Elektronisk handel
Med e-handel mener vi elektronisk handel som er å bruke elektroniske verktøy i planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen av et kjøp av en vare eller tjeneste. Slike verktøy tas gjerne i bruk når man har bestemt seg for hva man skal kjøpe, og så ønsker å definere og konkretisere dette. E-handel dreier seg om å ta i bruk ulik programvare dels internt i virksomheten og dels mellom virksomheten og eksterne leverandører.
Regjeringen legger stor vekt på at det offentlige skal ta i bruk elektroniske verktøy ved innkjøp. Det gir en mer effektiv offentlig sektor. Resultatene av effektiviseringen gir gevinster som i stedet kan benyttes i tjenesteproduksjonen. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er gitt i oppdrag å legge til rette for en økt satsing på e-handel. Fra 1. juli 2011 skal alle statlige virksomheter ta i bruk elektronisk fakturering (e-faktura), og deretter kommunale virksomheter året etter.
Standardisering av arbeidsprosesser
En sentral forutsetning for vellykket bruk av elektroniske verktøy er standardisering. Det er her effektiviseringsgevinstene ligger. Vi snakker da om en standardisering av arbeidsprosessene som utføres fra start til mål – fra et nytt kjøp eller ny avtale forberedes til kjøpet eller avtalen er avsluttet. I offentlig sektor er det tre områder som egner seg til å standardisere i elektroniske verktøy: konkurransegjennomføring, ordrehåndtering og fakturahåndtering. Nedenfor er en gjennomgang av disse.
- Konkurransegjennomføring: Gjennomføring av anskaffelsen omfatter utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, leverandørvalg og kontraktsinngåelse. I et elektronisk verktøy vil alt fra anskaffelsesprosedyre, kvalifikasjons- og tildelingskriterier, dokumentasjonskrav, kravspesifikasjon, kontrakt, gjennomføringsmodell og tidsplan kunne håndteres. Gjennom Difi kan du få gode tilbud på konkurransegjennomføringsverktøy, da Difi har inngått parallelle rammeavtaler med to leverandører med relativt like verktøy som offentlige virksomheter anbefales å benytte.
Krav til leverandørene om elektronisk handel: Det er i konkurransegjennomføringen du stiller krav til dine leverandører om deltakelse på Ehandelsplattformen og ber om gode elektroniske kataloger basert på sortimentet du avtaler i kontrakten. Til hjelp har Difi utarbeidet Samhandlingsavtalen for å sikre elektroniske aktiviteter som kataloghåndtering, ordrehåndtering og fakturahåndtering. For å oppnå god innkjøpsopplevelse er det viktig å stille klare krav til leverandørmarkedet og ha presise vare- og tjenestekataloger som fremstiller produktene på en god måte.
- Ordrehåndtering: Når avtale er inngått, starter selve kjøpsprosessen med bestilling (avrop), ordrebekreftelse og leveringsdokumenter, mottakskontroll, faktura og betaling. Prosessen er lik enten det er enkeltkjøp eller rammeavtalekjøp – gjerne basert på kataloger. En integrering med eller et egnet grensesnitt til virksomhetens økonomisystem er nødvendig dersom man skal få full nytte av e-handelbruken.
- Fakturahåndtering: Elektronisk faktura er en faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker, og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker. (NS 4175:2008.) E-post eller PDF regnes ikke som en elektronisk melding innenfor denne definisjonen. Elektronisk fakturabehandling sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.
Annen elektronisk funksjonalitet
Funksjonalitet som statistikk gir gode muligheter for kontrollaktiviteter. Bruk av leverandørregister inngår også som elektronisk funksjonalitet som gir bedre, raskere og mer effektiv oversikt og kontroll enn manuelle systemer.