Fellesavtale for mobiltelefoner og nettbrett

Fellesavtale for mobiltelefoner og nettbrett

Avtalen er gyldig fra 3. september 2018 og varer i to år med opsjon om forlengelse i inntil to år.

Om avtalen

  • Ikrafttredelse: 03.09.2018
  • Varighet: 2 år + 4x6 måneder
  • Opsjon: Det er utløst opsjon på forlengelse av fellesavtalen med 6 måneder, til og med 02.09.2022. Det arbeides med ny avtale, som skal tre i kraft 03.09.2022 
  • Vi vil varsle virksomhetene i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon

Avrop

Det er inngått rammeavtale med tre leverandører:

  1. Techstep Norway AS
  2. Dustin Norway AS
  3. Atea AS

Avrop med estimert verdi inntil kr 100 000 ekskl. mva, skal gjøres direkte hos Techstep Norway AS. Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk.

Send e-post til oddmund.gustavsen@techstep.no for å få tilgang til nettbutikk, punch-out eller EHF katalog. Se hvordan bruke avtalene.

Kortfattet presentasjon om administrasjonsverktøy, gjenbruk/gjenvinning av brukte mobiltelefoner, samt kontaktinformasjon til Techstep:

Techstep kort om avtalen
pdf 2.6 MB
Rammedokument

Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte felles innkjøpsavtale.

Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Nedenfor finner du rammedokumentet for fellesavtalen på mobiltelefoner og nettbrett.

Rammedokument for fellesavtalen på mobiltelefoner og nettbrett

De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:

  • kjøp fra standardsortiment
  • sett en rimelig beløpsgrense
  • sørg for at enheten for lengst mulig levetid
  • reparer når den er skadet
  • samle bestillinger
  • ombruk når mulig
  • gjenvinn enhetene
  • bruk skjermbeskyttelse og deksel

Tiltakene er nærmere utdypet nedenfor.

Hvilke tilrettelagte gevinster ligger i fellesavtalen?

Økonomiske gevinster 

På fellesavtalen er det fremforhandlet priser på et utvalg enheter som utgjør et standardsortiment. Prisene på enheter fra dette standardsortimentet tilrettelegger for gode økonomiske betingelser på avtalen, dersom brukerne kjøper varer fra dette sortimentet. Et økonomisk besparelsespotensial estimeres ut fra avtalens totalvolum. Forutsatt at avtalen brukes på en følgende måte som anbefalt estimerer vi et besparelsespotensial på 15–30 % (30–60 millioner kroner).

I fellesavtalen er det utarbeidet en prismekanisme som vil sikre at enhetene på standardsortimentet har lavere pris enn markedsprisen. Denne prismekanismen tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren. Videre blir den tilbudt til virksomhetene og brukerne med en angitt påslagsprosent.

De økonomiske gevinstene fra en fellesavtale for mobiltelefoner vil være vesentlig høyere enn bare reduksjon i pris dersom virksomhetene etterfølger anbefalinger for bruk av avtalen. Det vil følgelig ligge vesentlige økonomiske gevinster dersom virksomhetene klarer å oppmuntre brukerne til å forlenge levetiden på en mobiltelefon med 6–12 måneder før den byttes.

Miljø- og klimagevinster 

Det er stilt miljøkriterier for å

  • redusere energibruket fra bruksfasen og stand-by
  • minimere bruk av stoffer farlige for miljø og helse
  • forlenge produktlevetiden ved å tilrettelegge for oppgraderinger og robusthet
  • redusere bruk av naturressurser ved å øke/støtte resirkulering

Økt fokus på miljø og bærekraft, både fra forbrukere og i EU, har ført til at produsenter må sikre, tilrettelegge for og inkludere bærekraftige/miljøvennlige løsninger. Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid.

Avtalen som er inngått med Techstep gir brukere 3 års garanti på enhetene som kjøpes. Alle tilbudte standardmodeller kan bytte ut både batteri og skjerm, etter at produktets garantiperiode er utløpt.

Andre gevinster 

Avtalen tilrettelegger for at brukerne (de ansatte i virksomhetene) kan få anledning til å velge ønsket utstyr mot en egenandel, samtidig som virksomhetene kan begrense utgiftene til et standardisert beløp. Dette har en positiv effekt på tilfredsheten til brukerne på avtalen.

Hvordan bruke avtalen for å oppnå tilrettelagte gevinster 

Avtalelojalitet 

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten. 

Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for mobiltelefonkjøp, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:

  • Statlige virksomheter oppfordrer brukerne til å handle fra standardsortiment. Enhetene som utgjør standardsortimentet på avtalen, har fremforhandlete priser og vil ha en lavere pris på avtalen i forhold til markedspriser for enheter utenfor standardsortimentet.
  • Beløpet staten betaler for den enkelte mobiltelefonen eller nettbrettet holdes på et rimelig nivå. Arbeidsgiver dekker inntil et fastsatt beløp (for eksempel NOK 5 000 ekskl. mva. ved kjøp), som er tilstrekkelig til å anskaffe en mobiltelefon som dekker de tjenstlige behov. Den ansatte kan velge en mer kostbar telefon, mot å betale det overskytende beløpet selv.
  • Enhetene får lengst mulig brukstid. Mobiltelefonen bør som hovedregel benyttes i minst tre år før den skiftes ut. Den enkelte virksomhet bør oppfordre de ansatte til å ta godt vare på telefonene, og ikke oppmuntre til uvøren bruk ved å tilby nye telefoner ved skade. Vi oppfordrer videre virksomhetene til å benytte seg av garantiordningen som er fremforhandlet på avtalen slik at enhetene får lengst mulig brukstid.
  • Enhetene repareres når det er fornuftig. Ved skade eller feil på telefonen skal IT-avdelingen vurdere om reparasjon er lønnsomt.
  • Anskaffelsene planlegges i god tid og virksomheten forsøker å gjøre mest mulig samlebestillinger. Av miljøhensyn oppfordrer vi bestillere i virksomheten til å planlegge anskaffelsene, gjøre samlebestillinger og unngå hasteleveranser da dette kan medføre økt miljøbelastning.
  • Virksomhetene tilrettelegger for ombruk og gjenvinning. Ved tildeling av ny telefon skal den gamle leveres tilbake til virksomheten, uavhengig av tilstand (uavhengig av om ansatt har betalt egenandel på telefonen).
  • Enhetene har skjermbeskyttelse og deksel. Alle enheter bør leveres med skjermbeskyttelse og deksel for å redusere skader og forlenge levetiden på produktene.

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.

Gjennomføring av mini-konkurranser

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 100 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. Mini-konkurranse gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle 3 valgte leverandører på rammeavtalen.

Oppdragsgivere (bestillende virksomheter) med særlige behov for mobiltelefoner og nettbrett, tilhørende utstyr og tilhørende tjenester, og som ønsker forutsigbarhet i leveranser, kan gjennomføre en mini-konkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter for en periode på inntil 12 måneder ad gangen. Dette kan for eksempel være oppdragsgivere som ønsker å standardisere spesielle modeller og tilhørende utstyr som ikke inngår blant standardmodellene. En rekke oppdragsgivere vil også ha behov for å kjøpe mobiltelefoner og nettbrett levert med tjenester som betinger leveranse fra samme leverandør.

Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov, se Bilag 4 punkt 2.2 og 2.3.

Last ned malen for minikonkurransegrunnlag ved avrop på Statlig fellesavtale for mobiltelefoner og nettbrett (docx)

Tildelingskriterier i mini-konkurransene

Oppdragsgiverne kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i mini-konkurransene:

  • Pris, herunder: 
    • Samlet pris på produkter
    • Samlet pris på tjenester 
  • Kvalitet, herunder:
    • Service og garanti
    • Bestilling og leveringstider
    • Avhending
    • Opsjon tilleggsutstyr og/eller tilleggstjenester

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

Kontakt leverandørene

Kontaktpersoner hos leverandørene er som følger:

Samarbeidsområde i MS Teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se på avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser kring avtalen, vennligst kontakt oss på IKT-avtaler@dfo.no 

Se hvordan du får gjestetilgang til Teams

Oppdatert: 3. juni 2022

Kontakt

E-post: IKT-avtaler [at] dfo.no  (Avtaleansvarlig)

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord