Fellesavtale for PC-klienter med tilhørende utstyr og tjenester

Fellesavtale for PC-klienter med tilhørende utstyr og tjenester

Avtalen er gyldig fra 19. november 2018 og varer i to år med ytterligere opsjon om forlengelse i to år.

Om avtalen

  • Ikrafttredelse: 19.11.2018
  • Varighet: 2 år + 4x6 måneder
  • Opsjon: Det er utløst opsjon på forlengelse av fellesavtalen med ytterligere 6 måneder. Avtalen er gyldig til og med 19.11.2022.

Det er inngått rammeavtale med tre leverandører. Følgende leverandører er innstilt i prioritert rekkefølge:

  1. Advania AS
  2. Atea AS
  3. Dustin Norway AS

Avrop med estimert verdi inntil kr 250 000 ekskl. mva, skal gjøres direkte hos Advania AS. Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk.

Vil du vite mer om avtalen med Advania? Presentasjon om blant annet hva kan kjøpes på avtalen, livssyklushåndtering av IT-utstyr, samt kontaktinformasjon til Advania:

Itello kort om avtalen
pdf 659.43 KB
Rammedokument

Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte felles innkjøpsavtale.

Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltagende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Nedenfor finner du rammedokumentet for fellesavtalen på PC-klienter med tilhørende utstyr og tjenester.

Rammedokument for fellesavtalen på PC-klienter med tilhørende utstyr og tjenester

De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:

  • kjøp fra standardsortiment
  • kjøp etter brukernes behov
  • sørg for at enheten har lengst mulig levetid
  • reparer når den er skadet
  • ombruk når mulig
  • gjenvinn enhetene

Tiltakene er nærmere utdypet nedenfor.

Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen 

Her vil vi presentere hvilke potensielle gevinster din virksomhet, og staten som helhet, kan oppnå gjennom den statlige fellesavtalen på PC-klient. 

Økonomiske gevinster 

På fellesavtalen er det fremforhandlet priser på et utvalg enheter som utgjør et standardsortiment. Prisene på enheter fra dette standardsortimentet tilrettelegger for gode økonomiske betingelser på avtalen, dersom brukerne kjøper varer fra dette sortimentet. Et økonomisk besparelsespotensial estimeres ut fra avtalens totalvolum. Forutsatt at avtalen brukes på en følgende måte som anbefalt estimerer vi et besparelsespotensial på 15–30 % (75–150 millioner kroner).

I fellesavtalen er det utarbeidet en prismekanisme som vil sikre at enhetene på standardsortimentet har lavere pris enn markedsprisen. Denne prismekanismen tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren. Videre blir den tilbudt til virksomhetene og brukerne med en angitt påslagsprosent. Påslagsprosenten er fremforhandlet i avtalen, og på PC-klientene vil den aldri overstige 5 %. Ved kjøp av tilleggsutstyr vil påslagsprosenten aldri være høyere enn 7 %.  

Miljø og klimagevinster 

Det er avdekket at produksjon og langtransport av PC-klienter står for opp mot 85 % av CO2-utslippene til PC-klienter. Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid. Økt levetid på enhetene vil føre til mindre produksjon og transport og medfører reduksjon i utslipp.

Andre gevinster 

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 250 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. For å kunne hente ut ytterligere økonomiske gevinster anbefaler vi virksomhetene å utforme mini-konkurransene slik at det oppstår reell konkurranse mellom aktørene.

For å få gode priser på ønskede enheter anbefaler vi å IKKE utforme kravene i mini-konkurransene slik at enhetene som etterspørres kun kan leveres fra én produsent. Det hensiktsmessige vil være å utforme krav til enhetene som dekker det reelle behovet og bruksområdet som enheten er tiltenkt. Da settes produsentenes enheter opp mot hverandre, og dere som virksomhet vil få bedre kjøpsbetingelser gjennom reell pris og kvalitets-konkurranse.

Hvordan bruke avtalen for å oppnå tilrettelagte gevinster 

Avtalelojalitet 

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten. 

Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for kjøp av PC-klienter, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:

  • Statlige virksomheter handler fra det oppgitte standardsortimentet. Enhetene som utgjør standardsortimentet på avtalen, har fremforhandlete priser og vil ha en lavere pris på avtalen i forhold til markedspriser enn enheter utenfor standardsortimentet.
  • Virksomhetene kjøper etter brukernes behov. Vi anbefaler virksomhetene å anskaffe PC-klienter som dekker brukernes behov og bruksområder, uavhengig av merke og produsent. Dette gjelder standard avrop i lik grad som gjennomføring av mini-konkurranser.  
  • Enhetene får lengst mulig brukstid gjennom ombruk. Den enkelte virksomhet oppfordres til å gjenbruke PC-klienter i virksomheten, og unngå å unødige nye kjøp. Brukte, men velfungerende bærbare PCer, kan gjenbrukes til eksempelvis innleide konsulenter eller andre ressurser.  
  • Enhetene repareres når det er fornuftig. Ved skade eller feil på PC-klienten skal IT-avdelingen vurdere om reparasjon er lønnsomt.

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.

Gjennomføring av mini-konkurranser

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 250 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. Mini-konkurranse gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle 3 valgte leverandører på rammeavtalen.

Oppdragsgivere (bestillende virksomheter) med særlige behov for PC-klienter, og som ønsker forutsigbarhet i leveranser, for eksempel på grunn av tilhørende docking stasjoner eller andre behov, kan gjennomføre en mini-konkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter og tjenester for en periode på inntil 12 måneder ad gangen.

Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.

Oppdragsgiverne kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i mini-konkurransene:

  • Pris, herunder: 
    • Samlet pris på produkter
    • Samlet pris på tjenester
  • Kvalitet, herunder:
    • Ytelse, batteritid og vekt
    • Support, service og garanti
    • Bestilling og levering
    • Løsningsbeskrivelse

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

Standardsortiment

Alle tilbudte PC-modeller skal leveres med siste Microsoft Windows Pro lisens.

Stasjonære PCer Modell
Standard kontor-PC
(Bordmodell med liten formfaktor)
HP EliteDesk 705 65W G5
Standard arbeidsstasjon
(Kabinett med plass til minimum 3 stk 3,5" disker)
HP EliteDesk 800 G4 TWR G6 
Kraftig arbeidsstasjon
(Tårn-chassis med plass til minimum 3 stk 3,5" disker)
HP Z4 G4 Workstation
Tynnklient Dell Wyse 3040 
Bærbare PCer Modellbetegnelse
14" standard bærbar PC
(13,7"-14,6", maks 1800g)
HP ProBook 445 G8 (AMD)
Liten bærbar «reise-PC»
(12,5"-14,1", maks 1400g)
HP EliteBook 835 G7 
Stor bærbar PC
(min 15", maks 3000g)
HP ProBook 455 G8 (AMD)
Kraftig bærbar arbeidsstasjon
(min 15", maks 3500g)
HP ZBook Fury 15 G7 
  • Image stabilitet for tilbudt modell skal ha en varighet på minimum 12 mnd.
  • Tilleggsutstyr og tilleggstjenester kan bestilles sammen med PC-klienten, eller som egne bestillinger.

Tilgang til nettbutikk, punch-out eller EHF-katalog

Send oss en e-post til IKT-avtaler@dfo.no hvor dere  beskriver hvordan dere ønsker å bestille. Vi svarer fortløpende på dette med kopi til leverandørens kontaktperson. Les mer her om hvordan bruke avtalene

Samarbeidsområde i MS Teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se på avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser kring avtalen, vennligst kontakt oss på IKT-avtaler@dfo.no

Les mer her om hvordan du får gjestetilgang til Teams

Oppdatert: 2. desember 2022

Kontakt

  •  IKT-avtaler [at] dfo.no  (Avtaleansvarlig)

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord