De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:

• kjøp fra standardsortiment
• kjøp etter brukernes behov
• sørg for at enheten har lengst mulig levetid
• reparer når den er skadet
• ombruk når mulig
• gjenvinn enhetene

Tiltakene er nærmere utdypet nedenfor.

Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen 

Her vil vi presentere hvilke potensielle gevinster din virksomhet, og staten som helhet, kan oppnå gjennom den statlige fellesavtalen på PC-klient. 

Økonomiske gevinster 

På fellesavtalen er det fremforhandlet priser på et utvalg enheter som utgjør et standardsortiment. Prisene på enheter fra dette standardsortimentet tilrettelegger for gode økonomiske betingelser på avtalen, dersom brukerne kjøper varer fra dette sortimentet. Et økonomisk besparelsespotensial estimeres ut fra avtalens totalvolum. Forutsatt at avtalen brukes på en følgende måte som anbefalt estimerer vi et besparelsespotensial på 15–30 % (75–150 millioner kroner).

I fellesavtalen er det utarbeidet en prismekanisme som vil sikre at enhetene på standardsortimentet har lavere pris enn markedsprisen. Denne prismekanismen tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren. Videre blir den tilbudt til virksomhetene og brukerne med en angitt påslagsprosent. Påslagsprosenten er fremforhandlet i avtalen, og på PC-klientene vil den aldri overstige 5 %. Ved kjøp av tilleggsutstyr vil påslagsprosenten aldri være høyere enn 7 %.  

Miljø og klimagevinster 

Det er avdekket at produksjon og langtransport av PC-klienter står for opp mot 85 % av CO₂-utslippene til PC-klienter. Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid. Økt levetid på enhetene vil føre til mindre produksjon og transport og medfører reduksjon i utslipp.

Andre gevinster 

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 250 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. For å kunne hente ut ytterligere økonomiske gevinster anbefaler vi virksomhetene å utforme mini-konkurransene slik at det oppstår reell konkurranse mellom aktørene.

For å få gode priser på ønskede enheter anbefaler vi å IKKE utforme kravene i mini-konkurransene slik at enhetene som etterspørres kun kan leveres fra én produsent. Det hensiktsmessige vil være å utforme krav til enhetene som dekker det reelle behovet og bruksområdet som enheten er tiltenkt. Da settes produsentenes enheter opp mot hverandre, og dere som virksomhet vil få bedre kjøpsbetingelser gjennom reell pris og kvalitets-konkurranse.

Hvordan bruke avtalen for å oppnå tilrettelagte gevinster 

Avtalelojalitet 

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten. 

Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for kjøp av PC-klienter, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:

• Statlige virksomheter handler fra det oppgitte standardsortimentet. Enhetene som utgjør standardsortimentet på avtalen, har fremforhandlete priser og vil ha en lavere pris på avtalen i forhold til markedspriser enn enheter utenfor standardsortimentet.
• Virksomhetene kjøper etter brukernes behov. Vi anbefaler virksomhetene å anskaffe PC-klienter som dekker brukernes behov og bruksområder, uavhengig av merke og produsent. Dette gjelder standard avrop i lik grad som gjennomføring av mini-konkurranser.  
• Enhetene får lengst mulig brukstid gjennom ombruk. Den enkelte virksomhet oppfordres til å gjenbruke PC-klienter i virksomheten, og unngå å unødige nye kjøp. Brukte, men velfungerende bærbare PCer, kan gjenbrukes til eksempelvis innleide konsulenter eller andre ressurser.  
• Enhetene repareres når det er fornuftig. Ved skade eller feil på PC-klienten skal IT-avdelingen vurdere om reparasjon er lønnsomt.

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.