Fellesavtale for PC-skjermer

Avtalen er gyldig fra 4. desember 2018 og varer i to år med opsjon om forlengelse i inntil to år. Vi vil varsle virksomhetene i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon.

Status
Aktiv

Om avtalen

  • Ikrafttredelse: 04.12.2018
  • Varighet: 2 år + 4x6 måneder
  • Opsjon: Det er utløst opsjon på forlengelse av fellesavtalen med ytterligere 6 måneder, altså til og med 04.06.2022.

Det er inngått rammeavtale med tre leverandører. Følgende leverandører er innstilt i prioritert rekkefølge:

  1. Dustin Norway AS
  2. Komplett Services AS
  3. Advania AS

Avrop med estimert verdi inntil kr 50 000 ekskl. mva, skal gjøres direkte hos Dustin AS. Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk.

Rammedokument for fellesavtalen på PC-skjermer

Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte felles innkjøpsavtale.

Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltagende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Nedenfor finner du rammedokumentet for fellesavtalen på PC-skjermer.

De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:

  • kjøp fra standardsortiment
  • kjøp etter brukernes behov
  • ombruk når mulig
  • gjenvinn enhetene

Tiltakene er nærmere utdypet nedenfor.

Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen 

Her vil vi presentere hvilke potensielle gevinster din virksomhet, og staten som helhet, kan oppnå gjennom den statlige fellesavtalen på PC-skjerm. 

Økonomiske gevinster 

På fellesavtalen er det fremforhandlet priser på et utvalg enheter som utgjør et standardsortiment. Prisene på enheter fra dette standardsortimentet tilrettelegger for gode økonomiske betingelser på avtalen, dersom brukerne kjøper varer fra dette sortimentet. Et økonomisk besparelsespotensial estimeres ut fra avtalens totalvolum. Forutsatt at avtalen brukes på en følgende måte som anbefalt estimerer vi et besparelsespotensial på 15–30 % (15–30 millioner kroner).

I fellesavtalen er det utarbeidet en prismekanisme som vil sikre at enhetene på standardsortimentet har lavere pris enn markedsprisen. Denne prismekanismen tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren. Videre blir den tilbudt til virksomhetene og brukerne med en angitt påslagsprosent.

I fellesavtalen for PC-skjermer er det fremforhandlet vesentlig bedre priser enn på det åpne markedet. I forbindelse med dette avtaleområdet utgjør totalt fem skjermer av ulike spesifikasjoner avtalens standardsortiment. For at avtalen og virksomhetene skal oppnå best mulig økonomiske gevinster oppfordres det til å anskaffe skjermer som fyller behovet og arbeidsoppgavene til den ansatte som skjermen(e) er tiltenkt.

Standarden i markedet er 24 tommer i 16:9-format og er den skjermen det produseres mest av, har lavest produksjonskostnad og følgelig har den også lavest utsalgspris. Denne skjermen dekker i stor grad behovet og bruksområdene til ansatte som har behov for PC-skjermer i offentlige virksomheter. Der det er hensiktsmessig, anbefaler vi kjøp av skjermer på standardsortimentet, og i størst mulig grad standardmodell 1: 24" – 16:9 – 1920x1080.

Miljø- og klimagevinster 

Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid. Økt levetid på enhetene vil føre til mindre produksjon og transport og medfører sånn sett en ytterligere reduksjon i utslipp.

Dersom virksomheten ønsker å avhende produktene, så tilbyr leverandøren avhending mot betaling. Leverandør har ansvar for at PC-skjermer som oppdragsgivere ønsker å avhende i avtaleperioden eller levere til gjenbruk, oppbevares og klargjøres for gjenbruk avhending på en miljøvennlig og sikker måte. Denne bestemmelsen i avtalen vil kunne sikre riktig gjenbruk eller avhending av utstyr, som vil redusere belastningen på miljø og klima.

Andre gevinster 

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 50 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. For å kunne hente ut ytterligere økonomiske gevinster anbefaler vi virksomhetene å utforme mini-konkurransene slik at det oppstår reell konkurranse mellom aktørene.

For å få gode priser på ønskede enheter anbefaler vi å IKKE utforme kravene i mini-konkurransene slik at enhetene som etterspørres kun kan leveres fra én produsent. Det hensiktsmessige vil være å utforme krav til enhetene som dekker det reelle behovet og bruksområdet som enheten er tiltenkt. Da settes produsentenes enheter opp mot hverandre, og dere som virksomhet vil få bedre kjøpsbetingelser gjennom reell pris- og kvalitetskonkurranse.

Hvordan bruke avtalen for å oppnå tilrettelagte gevinster 

Avtalelojalitet 

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten. 

Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for kjøp av PC-skjermer, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:

  • Statlige virksomheter handler fra det oppgitte standardsortimentet. Enhetene som utgjør standardsortimentet på avtalen, har fremforhandlete priser og vil ha en lavere pris på avtalen i forhold til markedspriser enn enheter utenfor standardsortimentet.
  • Virksomhetene kjøper etter brukernes behov. En dyr en-skjermløsning kan være praktisk og lettvint for drift å administrere, men det gir brukeren ofte liten eller ingen merverdi. Vi oppfordrer følgende virksomhetene til å gjøre innkjøp etter brukernes behov, da dette i stor grad dekkes av standardmodell 1: 24" – 16:9 – 1920x1080.
  • Enhetene får lengst mulig brukstid gjennom ombruk. Den enkelte virksomhet oppfordres til å gjenbruke PC-skjermer i virksomheten, selv om ansatte som i utgangspunktet var tiltenkt PC-skjermer forlater virksomheten.  
  • Virksomhetene benytter seg av avhending. Det er lagt inn et element i avtalen at leverandør skal kunne tilby den enkelte virksomhet avhending av produkter. Virksomhetene oppfordres til å benytte seg av denne muligheten dersom det skulle være behov.

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.

Gjennomføring av mini-konkurranser

Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 50 000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen. Mini-konkurranse gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle 3 valgte leverandører på rammeavtalen.

Oppdragsgivere (bestillende virksomhet) med særlige behov for PC-skjermer, og som ønsker forutsigbarhet i leveranser, kan gjennomføre en mini-konkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter og tjenester for en periode på inntil 12 måneder ad gangen. 

Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.

Oppdragsgiverne kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i mini-konkurransene:

  • Pris 
    • Samlet pris 
  • Kvalitet
    • Support og service 
    • Garanti
    • Bestilling og levering
    • PC-skjermenes kvalitative egenskaper

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

Standardsortiment

Skjermene skal være av normalt god kvalitet og godt egnet for bruk som kontor PC skjermer. De skal følge normale krav til standarder for bransjen.

Skjermer Modell
Standardmodell 1
24" – 16:9 - 1920x1080

Samsung F24T450F

Standardmodell 2
24" – 16:10
Dell P2421
Standardmodell 3
27" – 16:9 – 1920x1080 
Samsung F27T450F
Standardmodell 4
27" – 16:9 – 2560x1440
Dell P2720D
Standardmodell 5
34" – 21:9 – 3440x1440 – buet skjerm
Samsung S34A650UXU

Tilgang til nettbutikk, punch-out eller EHF-katalog

Send oss en e-post til IKT-avtaler@dfo.no hvor dere  beskriver hvordan dere ønsker å bestille. Vi svarer fortløpende på dette med kopi til leverandørens kontaktperson. Vi svarer fortløpende på dette med kopi til leverandørens kontaktperson. Les mer om hvordan å bruke avtalene.

Samarbeidsområde i MS Teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se på avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser kring avtalen, vennligst kontakt oss på IKT-avtaler@dfo.no

Se hvordan du får gjestetilgang til Teams

Oppdatert: 25. januar 2022

Kontakt

E-post: IKT-avtaler@dfo.no  (Avtaleansvarlig)

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord