Piloter på kontraktsoppfølging

Fire piloter viser hvordan offentlig sektor kan øke sin verdiskaping gjennom effektivisering og profesjonalisering av kontraktsoppfølgingen. Prosjektet gjøres i samarbeid med DFØ og Høyskolen Kristiania, som forsker på pilotene.

Kunnskapsdeling underveis i prosjektet
  • 4. juni 2020 oppstartwebinar - Pilotene presenterer seg og forskningsprosjektet til Høyskolen Kristiania blir lagt fram

Nettsidene oppdateres når pilotene har rapportert inn utvilking i prosjektene.

Om du ønsker kontakt med pilotene for erfaringsutveksling, ta kontakt med prosjektleder Fredrik R.Y. Mortensen, fredrik.mortensen@dfo.no, tlf. 908 56 704, eller Hege Strandhagen, hege.strandhagen@dfo.no, tlf. 912 44 858, så videreformidler vi kontaktinfo.

Webinar om kontraktsoppfølging 11. juni 2021

Nordre Follo

Nordre Follo er en kommune i Viken fylke. Nordre Follo ble etablert 1. januar 2020 ved sammenslåing av Ski og Oppegård kommuner. Antall innbyggere er ca. 60.000.

Status september 2020

Mål

Nordre Follo antar at de har tilnærmet lik organisering i juni 2021, den interne organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser skal gjennomgås i løpet av september. Dette vil være en prosess med medvirkning fra alle ansatte i Anskaffelser.

Innkjøpsfunksjonen (Anskaffelser) i Nordre Follo er sentralisert, og har i dag 11 ansatte fordelt på 9 team (innkjøpsrådgiverne sitter i flere ulike team).

I dag er anskaffelser overordnet organisert sammen med blant annet enhetene regnskap, og byggeprosjekter. Det er positivt for oppgavene anskaffelser skal gjennomføre i forhold til kontraktsoppfølging og gevinstrealisering.

Det arbeides med en ny anskaffelsesstrategi som ferdigstilles og besluttes på slutten av året, denne vil kunne gi føringer for hva som skal prioriteres.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Vurdere organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser, september 2020.
  • Avventer eventuelt føringer etter at kommunestyret har godkjent anskaffelsesstrategien, desember 2020.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Mål

Det skal fortsatt være ressurser som skal ha kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave.  Hvor mange, og om det skal være en eller flere dedikerte ressurser er noe som organiseringen innad i Anskaffelser vil ses på i september.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021, sammenlignet med i dag?

Mål

Nordre Follo skiller i dag mellom:

  1. Rammeavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging, som i dag.
  2. Entrepriseavtaler, her er målet at vi, for å sikre at nødvendig oppfølging blir gjort, går opp en grenseoppgang og en rollefordeling med avdeling Byggeprosjekt, Vann og anlegg og Vei og park (som er de enheter som i hovedsak har entrepriseavtaler) på hvordan og hvem som følger opp hva.
  3. IT avtaler, her er målet å utarbeide en struktur for hvordan og hvem som skal ha ansvar for kontraktsoppfølging av IT avtaler. (I dag er det IT avdelingen som følger opp lisensavtaler, GDPR/databehandleravtaler følges opp av eget team).

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Møter og dialog med entreprisemiljøet i NFK, i løpet av oktober 2020.
  • Møter og dialog med IT miljøet for å avklare hvordan og hvem som skal følge opp IT avtaler.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Nordre Follo bruker Mercell-KAV verktøy, Excel og Forms.

Mål 

Fortsette med de verktøy som benyttes i dag, vurdere å ta i bruk DFØ sitt verktøy for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Vurdere DFØ sitt verktøy på lønns- og arbeidsforhold

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Vi følger opp myndighetspålagte lover og regler på dette området. Det er laget et forslag til rutiner for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold (skjema etter DFØ’s mal).  Vi innhenter «Egenerklæring, lønns og arbeidsforhold» på aktuelle avtaler ved kontraktsinngåelse, og gjentatte ganger gjennom kontraktsperioden etter behov, og foretar risikovurdering av disse.

Mål

Målet er å følge opp det vi er forpliktet til å følge opp, det vil si følge opp lønns- og arbeidsvilkår i henhold til minste krav i lov og forskrift om offentlig anskaffelser, samt å imøtekomme eventuelt krav utover dette som blir besluttet i ny anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesstrategien skal vedtas av kommunestyret i desember 2020.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Ferdigstille rutine for lønns- og arbeidsforhold, oktober 2020
  • Tilpasse anskaffelsene eventuelt etter ytterligere krav i anskaffelsesstrategien.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Innkjøpsleder har behov for:

  • At det leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
  • Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontaktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
  • Avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser og som er forankret med ledergruppen i Nordre Follo kommune.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Bedre og tettere dialog med virksomhetsledere og brukerne av avtalene.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • God dialog med virksomhetsledelsen og kommunalsjefene
  • Samarbeidsmøter med virksomhetene
  • Rapportering på status og avvik
  • Fortsette å gi tilgang til inngåtte avtaler i Mercell
  • Eventuelt endring av rutiner og maler ved behov

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Rapporteringspunkt på innkjøpspraksis relatert til etikk, klima og miljø.

Mål

Fortsette å rapportere på de mål som er satt pr i dag, og justere disse dersom det komme andre føringer på nye eller endrede rapporteringspunkter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • En ny anskaffelsesstrategi vil synliggjøre NFK sitt ambisjonsnivå på områdene etikk, klima og miljø. Det er forventet at dette vil bidra til nye eller endrede rapporteringspunkter.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Mål

Målet er at Nordre Follo sin kontraktslojalitet skal være økende, og i tråd med de målene som er satt. Lojalitetsteamet analyserer leverandør «spendet» ved inngangen og utgangen av et år, og sjekker omsetning mot avtaleleverandører vs. ikke avtaleleverandører

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

For å øke avtalelojaliteten:

  • Flere rammeavtaler
  • Flere avtaler på e-handel
  • Gjennomføre samarbeidsmøter med virksomhetene
  • Følge opp lojaliteten til avtalene, gjennom direkte dialog med bestillere
  • Evaluering av tidligere rammeavtaler og det som kommer frem gjennom kontaktsoppfølgingen. Hvilke endringer må eventuelt gjøres i ny konkurranse for å få en bedre avtale med større avtalelojalitet?
Status juni 2021

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunsjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

Nordre Follo har i har i dag redusert antall team fra 9 til 4 etter en gjennomgang av teamstrukturen september 2020.

Anskaffelsesstrategien er vedtatt og det jobbes med en handlingsplan med konkrete punkter og hvem som har ansvaret for hva, og om disse vil bidra til nye eller endrede rapporteringspunkter.

NFK sitt ambisjonsnivå på områdene seriøst arbeidsliv og klima og miljø, kommer tydelig frem i anskaffelsesstrategien. Handlingsplan og egen seriøsitetsmodell fremmes for politiske behandling høst 2021.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Nordre Follo har oprettet et dedikert team, med 4 personer. Det er ingen personer som jobber 100% med kontraktsoppfølging

Hvor mye ressurser det faktisk er mulig å legge i kontraktsoppfølging avhenger også av behovet for gjennomføring av konkurranser. Behov for kapasitet til gjennomføring av konkurranser er så langt høyere i 2021 enn i 2020, pga. blant annet større investeringer.

Hvordan forvalter dere avtalene deres september 2021, sammenlignet med juni 2021?

Nordre Follo har hatt dialog med Entreprisemiljøene, rutine er utarbeidet og vi er omforent om en overordnet fordeling på hvem som gjør hva. Detaljgraden på hva som gjøres og hvem som følger opp hva diskuteres i hver enkelt entreprise. Dette forventes videreutviklet etter vedtak om seriøsitetsmodell. IKT-kontrakter følges opp av IKT.

 

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Ingen endring i hvilke system og hvordan vi bruker systemene. Vi bruker fortsatt Mercell KAV, Excel/ mail og i noen grad Forms. NFK har ikke tilgang (systemteknisk utfordring) til DFØ sitt verktøy på lønns- og arbeidsforhold dette er derfor ikke tatt i bruk.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

Lønns- og arbeidsvilkår følges i hovedsak opp i forbindelse med generell kontraktsoppfølging, dersom det ikke oppstår spesielle hendelser som må tas tak i umiddelbart.

Rutinen for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold er ferdigstilt og følges, noen av punktene er i ettertid justert som en konsekvens av erfaring med bruken av rutinen.

Dette er et område vi fortsatt bygger kompetanse på.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

Mål

Nordre Follo kommune har nylig vedtatt en temaplan for klima og miljø, de overordnede målene vil legges til grunn for anskaffelser fremover

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Dette vil framkomme når handlingsplan etter anskaffelsesstrategien er besluttet, ref svar på spørsmål 1.

Miljøkrav følges opp på lik linje med andre krav gjennom den generelle kontraktsoppfølgingen. Nordre Follo har pr juni 2021 i hovedsak ikke innført sanksjoner ved brudd på miljøkravene. Vi har et høyt ambisjonsnivå i mange entrepriser og det følges opp av byggeprosjektene.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Mål: (Ingen endringer på dette punktet siden september 2020)

Innkjøpsleder har behov for:

  • At de leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
  • Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontaktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
  • Avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan:

Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser og som er forankret og med ledergruppen i NFK

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

Nordre Follo jobber suksessivt med de konkrete aksjonspunktene for å nå målet som ble definert.

Vi inviterer virksomhetsledere og brukere med på statusmøter med leverandørene, vi har gjennomført møter med virksomhetene på hvordan rammeavtaler skal inngås og brukes. Vi har rapportert på avvik og på kjøp utenom avtaler.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

Det jobbes fortløpende med aksjonspunktene for å øke avtalelojaliteten. I 2020 ble det inngått 12 nye rammeavtaler på områder Nordre Follo tidligere ikke har hatt rammeavtaler. 1. tertial 2021 ble det inngått 2 nye. I 2020 fikk vi 21 nye avtaler på e-handel. 1 Tertial 2021 var tallet 3. Vi har gjennomført flere samarbeidsmøter med virksomhetene og sendt mailer og hatt møter med virksomheter vedr avtalelojalitet. Høster mye erfaring gjennom kontraktsoppfølging både fra virksomhetene men også fra leverandørene, noe som vil bidra til bedre og mer målrettede konkurranser og kontrakter i fremtiden.

Sammendrag juni 2021

Nordre Follo

I Nordre Follo har de organisert seg med ett dedikert kontraktsoppfølgingsteam på fire personer, som til sammen utgjør en hundre prosents stilling. De fordeler kontraktene mellom seg i teamet og gjør prioriteringer hvilke kontrakter de starter med først.  For teamet er det viktig å gjennomføre statusmøter med leverandørene i samarbeid med brukerne. Ved å jobbe på denne måten fører dette til en bevisstgjøring om hvorvidt kontraktene fungerer slik de er tenkt å fungere.

Hva er viktig å tenke på for å få til en god kontraktsoppfølging?

  • Tenk kontraktsoppfølging allerede i behovsfasen
  • Være sikker på behovet
  • Sett krav som er viktig (funksjonell kravspekk som gir mere handlingsrom)
  • Sett krav som er mulig å følge opp
  • Definere statistikker (KPI’er) og knytt sanksjoner til manglende statistikker
  • Informer godt om avtalene
  • Ansvarliggjøre virksomhetene/avdelingene på sin rolle i kontraktsoppfølgingen
  • Lønns- og arbeidsvilkår er et eget fagfelt, krever spisskompetanse
  • Bedre fakturakontroll gir mer effektiv kontraktsoppfølging
  • Sett av tilstrekkelig med tid til kontraktsoppfølging
Organisering av innkjøpsfunksjonen i Nordre Follo

Innkjøpsfunksjonen i Nordre Follo har én fagsjef og én fagutvikler, samt ni innkjøpsrådgivere som er fordelt på ni team. Hver innkjøper sitter i tre-fire ulike team.

Fem av innkjøperne er medlemmer i ett kontraktsoppfølgingsteam med 20 % dedikert ressursbruk hver. I praksis én stilling delt på fem.

Organisasjonsstrukturen skal gi bredde i kompetansen samtidig som de får en form for spissing av kompetansen. Organiseringen innad i innkjøpsfunksjonen gjaldt fra ny Nordre Follo kommune 01.01.20, og skal evalueres i september 2020.

Hvordan avtalene forvaltes

Rammeavtaler

Nordre Follo kommune har i dag ca 130 rammeavtaler som Kontraktsoppfølgingsteamet følger opp:

  • Rammeavtalene er fordelt på de fem som er i kontraktsoppfølgingsteamet.
  • Det er laget en rutine for kontraktsoppfølging som vi jobber etter.
  • Det ville ikke være alle punkter i rutinen som gjelder alle rammeavtaler, det kommer an på størrelse og kompleksitet.

Andre avtaler

Teamet følger også opp entreprisekontrakter og øvrige avtaler på enkelte områder, f.eks lønns- og arbeidsforhold.

Oppfølgingen av entreprisekontrakter ligger i hovedsak hos Byggeprosjekter/juridisk avdeling og IKT – kontrakter hos Digitalisering og innovasjon. Det vil si hos fagenheter som skal ha særlig kompetanse på dette, både faglig og juridisk.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

  • KAV (brukes på det som er mulig)
  • Excel
  • Forms i tidlig testfase (kun startet med å definere spørsmål som skal ut som en spørreundersøkelse til brukere av en avtale)
  • Ellers så har hver enkelt kontraktsoppfølger sitt system i forma v mappestruktur etc for sine rammeavtaler.
Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Nordre Follo

  • Spend
    • Leverandør spend (kr)
    • Totalt antall leverandører
  • Avtalelojalitet
    • Andel av total spend til avtalelev i %
    • Andel avtalelev av total lev i %
  • E-handel
    • Antall omsetning gjennom e-handelsløsningen
    • Antall ordre gjennom e-handelsløsningen
    • Antall matche faktura
  • Besparelse
    • Rammeavtaler, forhandlinger, feilfaktureringer, matchefaktura, endrede behov, bortfall av kjøp, stamdardisering etc
  • Gjennomføring av konkurranser
    • Antall nye rammeavtaler
    • antall gjennomførte konkurranser med forhandling
  • Kontraktsoppfølging
    • Antall gjennomførte statusmøter
  • Miljø (klimaregnskap)
    • Antall gjennomførte konkurranser med miljøkrav

Ønsker for rapportering i fremtiden

Nordre Follo ønsker å rapportere på en så enkel måte som mulig, og ser at andre viktig områder å rapportere på kan være:

  • Lønns- og arbeidsvilkår
  • Lærlinger
  • Etiske krav
  • Miljøkrav

En anskaffelsesstrategi skal fremmes til politisk behandling høsten 2020. Anskaffelsesstrategien og kommunens overordnede planverk vil gi noen føringer for hva kommunene skal rapportere på.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Kommuneplan legger føringer for oss i forhold til samfunnsansvar, klima og miljø. Anskaffelsesstrategi, overordnet klimaplan, strategi – og handlingsplan og virksomhetsplaner vil legge flere føringer for aktuelle rapporteringspunkter i tiden fremover. 

Nordre Follo kommune er en ny kommune, det er fortsatt mange ting som ikke har kommet helt på plass.

Kontraktslojalitet

Nordre Follo kommune består av to kommuner (Oppegård og Ski) som slo seg samme pr 1.1.2020.

  • De to kommunene hadde ulike regnskapssystem som gjorde det noe utfordrende gjennom en enkel analyse få opp oversikten over det totale spendet.
  • Det forelå heller ikke en beslutning i de to kommunene om at alle avtaler skulle lagres sentralt, hvilket vil si at Anskaffelsesenheten ikke p.t har oversikt over alle inngåtte avtaler og lojaliteten på disse.
  • Heller ikke en totaloversikt på kjøp på områder som er unntatt anskaffelsesregelverket.

De vet at det er et stort forbedringspotensiale i forhold til å:

  1. Få opp lojaliteten til allerede inngåtte avtaler
  2. Kartlegge avtaler som ligger ute i virksomhetene
  3. Kartlegge behov for nye rammeavtaler
  4. Få oversikt over innkjøp som unntatt lov og forskrift om offentlig anskaffelse.

Anskaffelsesenheten har startet jobben med å forbedre disse områdene, noe som også gjenspeiler seg i de målene de jobber etter.

Nordre Follo kommune har derfor ikke konkrete tall de kan gå ut med på hva som er den faktiske kontrakts lojaliteten pr i dag.

 

Kystverket

Kystverket er en nasjonal etat for kystforvaltning, sjøsikkerhet og beredskap mot akutt forurensing og ligger under Samferdselsdepartementet.

  • Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringas behov for framkommelighet og effektive havner.
  • Kystverket driver forebyggende arbeid og reduserer skadeeffektene ved akutt forurensing, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen.
Status september 2020

Mål

Kystverket har som hovedmål å arbeide systematisk for sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser, og gjennom dette oppnå at Kystverket får «mer for pengene». Gjeldende innkjøpsstrategi for 2018-2020. Kystverket er i en OU- prosess og vi regner med at omorganiseringen vil påvirke handlingsplan for kommende strategiperiode, selv om hovedmålene og delmålene nok vil bestå. Delmålene i strategien 2018-2020 er:

1. Kystverket skal gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger.

2. Alle faser av anskaffelsesprosessen skal gjennomføres effektivt (digitalisering).

3. Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Revisjon av gjeldende innkjøpstrategi høst 2020.
  • Utarbeide ny handlingsplan basert på ny innkjøpsstrategi for kommende periode 2021-2023. Arbeidet kan starte opp først vi vet hvordan ny organisasjonsstruktur som skal gjelde for innkjøpsfunksjonen
  • Implementere innkjøpsstrategi 2021-2023 i ny organisasjon.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Mål

Kystverket har som mål å redusere antallet kontraktsforvaltere i organisasjon. Pr. i dag er det 120 kontraktsforvaltere der tilnærmest alle har rollen kontraktsforvalter i tillegg til andre roller i organisasjonen. Kystverket ønsker i større grad dedikerte ressurser og har derfor som mål og minimum «halvere» antallet kontraktsforvaltere innen juni 2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Kartlegge kontraktsoppfølgingsprosesssen
  • Kartlegge kompetanse og kapasitet blant de som utøver rollen Kontrakstforvalter i organisasjonen
  • Redusere antallet kontraktsforvaltere i Kystverket
  • Kompetanseheving
  • Implementering

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021 sammenlignet med i dag?

 

Mål 

Kontraktsoppfølging foregår mer systematisk og Kystverkets kontraktsregister og administrasjonsverktøy brukes aktivt. Den som utøver rollen Kontraktsforvalter har tilstrekkelig faglig, kommersiell og kontraktsrettslig kompetanse til å forvalte kontrakter på vegne av Kystverket. Kontrakstoppfølging skjer i henhold til Kystverkets gjeldende retningslinjer som fremkommer av kvalitets- og styringssystemet og i overensstemmelse med overordnede målingspunkt (KPI).

Kystverkets internrevisjon gjennomførte en revisjon på området kontraktsoppfølging i 2019. Tiltak fra rapporten er allerede innarbeidet i Kystverkets handlingsplan i gjeldende innkjøpsstrategi og vil bli videreført hvis målene ikke er oppnådd.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Viderefører kontraktsoppfølgingsarbeidet som fungerer godt og jobber videre med konkrete aksjonspunkter fra internrevisjonens rapport fra 2019, der målene ikke er innfridd.
  • Dedikerte kontraktsforvaltere følger opp avtalene sammen med fagansvarlige.
  • Fortsetter å måle aktiviteten i KAV

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Kystverket har som resultatmål at alle kontrakter skal følges opp via Kystverkets kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden Mercell.

Kystverket har ikke systematisert hvordan evaluering av mottatte varer og tjenester foregår, derfor er målet å utarbeide og teste ut system for evaluering, som i neste strategiperiode kan implementeres i organisasjon.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Finne piloter i organisasjon som kan teste ut de evalueringsverktøy som er utarbeidet av DFØ.
  • Videreutvikle system (instruks og retningslinjer i KS) for evaluering av leverandører.
  • Implementering i organisasjonen, full skala.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

Fra Kystverkets innkjøps- og anskaffelsesstrategi 2018-2020:

Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Alle tjenestekontrakter skal ha krav til lønns- og arbeidsvilkår, og kystverket skal gjennomføre risikobaserte tilsyn og etterleve påseplikt.

Kystverket gjør tilsyn i bransjer med allmenngjøringsforskrifter, slik som:

renholds-, transport-, verksteds-, verfts-, og bygg- og anleggsbransjen. Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser ved hovedkontoret gjør utvalgte tilsyn i større prosjekter. Kontraktsforvaltere i linjeorganisasjon følger opp sine kontrakter selv, også hva angår oppfølging av krav om lønns- og arbeidsvilkår. Stabsenheten gjorde 10 tilsyn i 2019 og vil fortsette denne tilsynsordning i 2020/2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Lage handlingsplan for gjennomføring av tilsyn av påseplikten og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår 2020/2021.
  • Gjennomføring av tilsyn med oppfølging av funn.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Kystverket har som mål at kontraktregisteret til enhver tid er oppdatert med gyldige avtaler slik at Kystdirektøren og den enkelte leder har oversikt over de økonomiske og ressursmessige forpliktelser, som er bundet opp i avtaler.

Slik Kystverket er organisert med desentraliserte innkjøpsfullmakter, er det leder i linjeorganisasjonen som er budsjettansvarlig og avtaleeier. Innkjøpsleder på hovedkontoret har behov for å sikre seg styringsinformasjon knyttet til rollene som utøves desentralisert, vedrørende kompetansenivå, kapasitet/ ressursbruk, bruk av systemløsning (KGV og KAV), etterlevelse av anskaffelsesregelverk og interne instrukser (kvalitets- og styringssystemet).

I samarbeid med Økonomi- og virksomhetsstyringsstaben utarbeides SPEND- analyse som linjeorganisasjonen kan bruke for å analysere, kategorisere og planlegge sine innkjøp.  I forbindelse med OU- prosessen kystverket er i kan det bli aktuelt å sentralisere noe av innkjøpsfunksjonen, som i dag gjøres desentralisert. Innkjøpsleder kan da komme til å få en annen rolle i organisasjonen enn tidligere, noe som vil kunne påkreve en annen type styringsinformasjon. Dette er foreløpig uklart.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Innkjøpsleder bidrar inn i OU- prosessen og kommer med innspill knyttet til hva slags styringsinformasjon som må etterspørres, avhengig av hvordan man velger å organisere innkjøpsfunksjon i ny struktur. En mer sentralisert innkjøpsfunksjon krever en annen styringsinformasjon til virksomhetsledelsen enn dagens desentraliserte struktur med delegerte innkjøpsfullmakter og kontraktsforpliktelser.

- Dersom virksomhetsledelsen velger å sentralisere innkjøpsfunksjonen må det utarbeides et nytt sett av styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Rapportering

Alle virksomheter i Kystverket rapporterer tertialvis på innkjøp. Det er leder sitt ansvar å sikre etterlevelse av innkjøpspolitikken og måloppnåelse på Kystverkets innkjøpsstrategi.

1. Enheten skal gjør rede for iverksatte tiltak for måloppnåelse på innkjøpsstrategi.

2. Enheten skal legge ved en samlet oversikt over sine anskaffelser og kontrakter.

Måleindikatorer:

Innkjøp utgjør omtrent halve budsjettet til Kystverket, det medfører at måten man inngår avtaler på og forvalter disse har betydning for i hvilken grad man har styring og kontroll med denne delen av budsjettet, og virksomheten. Hovedmålet er at Kystverket systematisk skal arbeide for å sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser. For å oppnå denne målsetningen har vi valgt å operasjonalisere oppgaven i tre underpunkter, vi gjengir noen av målepunktene:

  1. Gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger. I dette ligger det et ønske om å gjennomføre lovlige anskaffelser, og måle dette gjennom indikatorer. Vi måler gjennom antall klagesaker til KOFA hvor vi ikke får medhold. Dette skjer ikke ofte, men det skjer og vi forsøker da å dra lærdom av dette og korrigere organisasjonen adferd på bakgrunn av slike avvik. Likeledes korrigere når egenkontroll, internrevisjon eller Riksrevisjon finner avvik, noe vi også måler på. Ved rullering av innkjøpsstrategi ønsker vi å spisse indikatorene i større grad mot gode anskaffelser, i tillegg til lovlighet. Vi ønsker også å måle på anskaffelser der vi har gjennomført dialog med leverandøren i forkant eller har initiert en innovativ anskaffelse. 
  2. Effektive anskaffelser. Per i dag er indikatorene på effektive anskaffelser knyttet til bruk av tekniske system. Vi måler på antall anskaffelser over 100 000 kr som gjennomføres i konkurransegjennomføringsverktøy. Vi er bevisst på at vi ut 2020 har indikatorer som primært går på bruk av systemer (prosess) og grad av digitalisering. Vi vil i neste innkjøpsstrategiperiode legge til kriterier som går på avtaledekning, oppfølging og besparelser i tid, kroner og kvalitet. Vår organisasjon er i en modningsprosess, med tanke på innkjøpsteori.
  3. Vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Dette er ett vidt område der arbeidslivskriminalitet og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt gjennomføring av risikobaserte tilsyn og etterlevelse av påseplikten er prioritert. Krav til lærlingordning skal også følges opp og Kystverkets miljømål skal etterleves. Generelt har vi ett mål om at vi ikke skal ha negative medieoppslag knyttet til samfunnsansvar, vi vil være flinke på samfunnsansvar.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Kompetansebygging og utvikling for alle med roller i innkjøpsprosessen er avgjørende.
  • Innkjøpsstrategien går ut i 2020 og skal derfor revideres i år.

- Vi forsøker å gjøre den tertialvise rapporteringen så enkel og effektiv som mulig, målet er at man på sikt ikke skal bruke tid på å fremskaffe rapporteringsdata, alle kan lese av rapporteringsdata i sann tid.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

I tildelingsbrevet fra departementet har vi tydelige krav til Kystverket knyttet til økonomireglementet og lovlighet og spesifikke krav til arbeidslivskriminalitet.

I oppdraget fra Kystverket til Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser er det i store trekk knyttet til innkjøpsstrategi. Konkret er det i denne perioden krav knyttet til implementering og bruk av «nytt» konkurransegjennomføringsverktøy og verktøy for kontraktsadministrasjon. Motvirkning av arbeidslivskriminalitet og sikring av lovlighet knyttet til anskaffelser. Dette er primært knyttet til  styring, gjennom bruk av kvalitetssystem og etterlevelse av dette i organisasjonen. Dette måles gjennom bruk av systemer, og avvik gjennom egenkontroll, internrevisjon eller riksrevisjon.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Mål

Gjennom arbeidet med ny innkjøpsstrategi vil kystverket gjennomgå målene, samt tiltak og vurdering av ønsket effekt. Kystverket har vedtatt en ny organisering som medfører større grad av sentralisering, ved at man korter inn styringslinjer. Per nå avventer vi detaljer på hvordan dette skal gjøres i praksis og hvordan «produksjonslinjen blir seende ut. De som jobber med innkjøp ønsker at dette medfører en større sentralisering av innkjøpsarbeidet.

Kontraktslojalitet er enklere å få til med bruk av bestillingssystem (e-handel) Kystverket er veldig spent på utviklingen av disse systemene, de har ventet i mange å på en god løsning som kan digitalisere en større grad av bestillingene og dermed sikre kontraktslojalitet.

Inntil så skjer, kan de måle antallet elektroniske bestillinger og avtaledekning.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Utarbeide ny innkjøpsstrategi.
  • Avventer ny organisasjon og hvordan styring og produksjon skal foregå.
Status juni 2021

Hva har skjedd i kystverket siden våren 2020 og fram til våren 2021?

Kystverket brukte tiden i 2020 på å omorganisere seg, i slike prosesser så stopper ting opp, for så å komme tilbake i ny versjon. Det er årsaken til at vårt utviklingsarbeid har stagnert med tanke på systemutvikling, men kontraktsoppfølging går sin gang. Arbeidet har i perioden endret karakter, har mer fokus på ny organisasjon og lederforankring/ansvarliggjøring. I egen organisasjon er det uttalt at 2021 blir ett år der organisasjonen skal sette seg, og hvor vi må finne oss selv og bygge opp om ny kultur.

Forenklet kan man si at Kystverket nå er organisert i fire divisjoner, med stab/støtte rundt Kystdirektøren. Den største endringen, med tanke på kontraktsoppfølging er at man har fjernet regionleddet og regiondirektørene (5 stk.). Konsekvens er at styring og bruk av penger i større grad vil skjer innenfor rammene av fire Virksomhetsområder, en åpenbar, og typisk problemstilling i slike konstellasjoner er utfordringer med å få til samhandling på tvers. Typisk utfordring er hvem skal eie kontrakter som flere virksomhetsområder skal benytte seg av?

Da regionledet forsvant var det mange avtaler som skiftet eier, og rollene som kontraktforvaltere og innkjøpere er i noen tilfeller tillagt nye personer. Antallet kontrakteier er noe redusert, fortsatt uklart om vi klarer å redusere antallet kontraktforvaltere og innkjøpere, men vi forventer en reduksjon. Nye personer i nye roller medfører fokus på kompetansebygging og opplæring.   

Innkjøpsfunksjonene i Kystverket er i stor grad desentralisert i virksomhetsområder, innkjøp og kontraktoppfølging gjøres i stor grad ute i organisasjonen, fullmakter ligger i divisjonene. Målet er fortsatt å begrense antallet kontraktforvaltere og innkjøper. Styringssystemer på innkjøp er beholdt, kvalitetssystem og KGV/KAV.

Innkjøpsenheten har fokus på forbedring av innkjøpsprosessen, det er bevilget midler til ett eget prosjekt for forbedring av innkjøpsprosessen.  Det vi håper med dette prosjektet er mer fokus på innkjøp, effektive innkjøp, sterkere forankring i organisasjonen, samhandling og kontinuerlig forbedring av prosess. Målet med prosjektet er å kartlegge, etablere og implementere en felles praksis på tvers av intern organisasjonsstruktur, som skaper merverdi både for Kystverkets brukere og øvrige interessenter. Fasene i prosjektet er: kartlegging, optimalisering, utarbeide og implementere resultatmål og gjennomføre kompetansehevingstiltak. Herunder kontraktsoppfølging som ett av flere områder.

Som leder av Innkjøpsenheten, og deltager i DFØ sitt mentorprogram, har ett av mine mål vært å få en bedre dialog og større fokus på innkjøp og samhandling med ledergruppen i Kystverket. I første omgang har jeg kartlagt, intervjuer med direktørene, etter planen skal vi gjennomføre en workshop med ledergruppen i løpet av august der målet er samhandling og strategisk bruk av innkjøp i ledergruppens arbeid. Allerede nå ser jeg toppledernes utfordringer litt mer klart, også med tanke på kontraktsoppfølging. Stikkordet her er hva har man dialog om? Ett eksempel som ble brukt av en av mentorene i programmet beskrev utfordringen godt: «Topplederne bryr seg ikke om hvordan du får ett tett tak, de er opptatt av at taket er tett». Læring: Vi må bli flinkere til å fokusere på hva som er viktig for topplederen slik at vi får oppmerksomhet og forståelse, viktig at vi fokuserer på det som er viktig for topplederne – resultater for dem. Som innkjøpsnerder blir man veldig fokusert på lovlige og gode prosesser, men det er ikke det viktigste for topplederen, de har fokus på resultatet!

Så åpenbart, når man får det fortalt, like vel så fjernt når man står i prosessene og ikke fokuserer på det overordnede målene. Vi kan selvsagt ha fokus på prosess, men det må knyttes opp mot resultatene til direktørene. Det har vært mitt viktigste læringspunktet det siste året.

Som resten av samfunnet har også Kystverket vært preget av pandemi, selv om produksjonen i stor grad har vært som normalt.

Hva er status på arbeidet med kontraktsoppfølging?

Vi bruker fortsatt kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) fra Mercell, og sporadisk ser vi på andre verktøy, uten at vi ser de store nyvinningene. Vi har fortsatt som mål at alle kontrakter over 100 000 kroner skal registreres, men vi er litt usikre på om KAV er riktig havn for alle typer kontrakter. Vi ser på muligheten for å bruke andre forvaltningssystem for å holde kontrollen på mindre avtaler og avtaler som ikke er hjemlet i lov om offentlige anskaffelser, slik som husleiekontrakter og eiendeler. Tydeligere skille mellom avtaler der Kystverket kommer i ansvar etter lov om offentlige anskaffelser, slik at vi lettere kan prioritere kontraktsarbeidet. 

Våre grunnprinsipper og strategi står fast: I Kystverket er hovedmålet at Kystverket systematisk skal arbeide for sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser. For å oppnå denne målsetningen har vi valgt å operasjonalisere oppgaven i tre underpunkter:

  1. Gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger.
  2. Effektive anskaffelser
  3. Vise samfunnsansvar i alle anskaffelser

Det vi nå satser på gjennom «optimaliseringsprosjektet» er å fokusere på effektiv produksjon, hvordan kan vi optimalisere arbeidet og flyten i organisasjonen og hvordan får vi involvert topplederne i strategiarbeidet.

Hva er viktigst for Kystverket i arbeidet mot arbeidslivskriminalitet?

  • Kystverket har videreført arbeidet med å vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Vi stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår og vi gjennomføre risikobaserte tilsyn og etterleve påseplikt. 
  • Vi leverer en rapport på dette årlig, der vi redegjør for hva vi har gjort og eventuelle funn.
  • Det siste året har vi gjort tilsyn innen entreprise, verksted og renhold.

Hvordan følger dere oppmiljøkrav der dere har satt slike krav?

  • Miljøkrav skal følges opp i linjen, der man har stilt krav skal disse følges opp.
  • For Kystverket er Samfunnsansvar viktig, herunder miljø. Samfunnsansvar erett av tre fokusområder i strategien. Med tanke på utvikling av arbeidet med kontraktsoppfølging har vårt fokus vært på etikk og sosialt ansvar, og miljø har blitt fulgt opp på lik linje med andre kontraktkrav.

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

  • Det er fortsatt mange som driver med kontraktsoppfølging, det var 120 personer, noen færre i dag og det er nok noen nye fjes med rollen. Antallet kontrakter er omtrent det samme. Målet er fortsatt å redusere antallet kontraktoppfølgere.  

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

  • Som omtalt ovenfor er Kystverket blitt inndelt i fire «divisjoner», fire virksomhetsområder. Det betyr en klar innramming av fag og ansvar. En slik omorganisering medfører selvsagt at alle planer endrer seg. Vi har ikke klart å forenkle og effektivisere arbeidet med kontraktoppfølging, i den grad vi har ønsket. Vi har de samme målene i dag som i fjor. Men de kommer i en ny struktur: Tiltakene blir nå knyttet opp mot ett forbedringsprosjekt/optimaliseringsprosjekt. Det viktigste endringen er at vi i større grad må involvere brukere og ledere, ansvarliggjøring av de ansvarlige. Målet er at vi i fellesskap skal forbedre innkjøpsprosessen, og at direktører og andre med roller blir bevisste ansvaret og mulighetene for å profesjonalisere innkjøpsarbeidet.
  • Vi har en solskinnshistorie å vise til: strukturert oppfølging av strømavtalen har ført til store besparelser. Arbeidet med kontraktsoppfølgingen har redusert antall faktura fra mer enn 400 per mnd. til 32 per måned, en årlig stipulert besparelse på 1,8 millioner kroner.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

  • Alt ble snudd opp ned. Organisasjonen hadde sterkt fokus på egen organisasjon, fagområde og endringer. I slike situasjoner prioriterer man det aller viktigste, lovlighet – og da glipper normalt utviklingsarbeid. Vi leverte på etterlevelse av lønns og arbeidsvilkår, prioriterte dette fordi det var ett resultatkrav og ett lovlighetskrav – og at vi har gode rutiner på gjennomføring, slik at gjennomføringen blir god og effektiv. 
  • All utvikling ble permittert med tanke på ny organisasjon. Fokus på utvikling våknet opp igjen omtrent i mars 2021, og nå er det fokus på å bygge og utvikle.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

  • Vi er nok på samme plass, vi bruker KAV som kontraktsadministrasjonsverktøy. Vi har forlenget gjeldende innkjøpsstrategi, som egentlig gikk ut i 2020. Målet er å kunne levere en ny strategi, i tett samarbeid med den nye organisasjonen og med tettere involvering fra ledergruppen.

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

  • Kystverket har fortsatt som resultatmål at alle kontrakter skal følges opp via Kystverkets kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden Mercell. Vi har ikke tatt i bruk flere verktøy for kontraktsoppfølging.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

  • Vi er litt tilbake til start på dette punktet, rammevilkårene er endret gjennom ny organisasjon, vi må ha på plass noen nye personer. Det er selvsagt fortsatt flere gode kontraktoppfølgere som fortsatt gjør en god jobb, men det har ikke vært tid til å bruke nye systemer.

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

  • Kystverket er en miljøetat og har som målsetning at havet og havområdene skal være verdens reneste og sikreste.
  • Miljøkrav kan ofte være en del av kravspesifikasjonen og kontrakt, at vi har ivaretatt miljø ved å velge en miljøvennlig løsning, slik som elektrisitet som energibærer fremfor diesel.
  • Miljø som tildelingskriterium blir selvsagt også benyttet.

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt?

  •  Lovlighetskrav: vi skal stille krav og følge opp disse. 

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  •  Behovet har ikke endret seg, og vi ønsker fortsatt at all styringsinformasjon er digital og levert i sann tid. Vi ønsker ikke å bruke tid på rapportering.

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

  • Vi skal bygge nye KPI' er og dette henger sammen med ny organisasjon, og hvordan den skal styres.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

  • Vi har ikke jobbet spesielt med dette.

 

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

  • I tidligere organisasjon rapporterte alle virksomheter tertialvis på sine innkjøp, nå vil vi forsøke å flytte denne dialogen over i ledermøtene, kanskje månedsvis gjennomgang av produksjonen, informasjon om hva som skjer.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

  • Ny organisasjon, ny rapportering. 

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  • Som tidligere 

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

  •  Kontraktlojalitet er omtrent som tidligere, vi har dårlig tallgrunnlag.
Sammendrag juni 2021

Kystverket

Kystverket er gjennom en større omorganisering. «To steg frem og ett tilbake, eller var det ett skritt fram og to tilbake?» Ved omorganisering stopper utviklingsarbeidet opp.  

Ny organisasjon og nye rammer gir muligheter for å endre produksjonslinjen. Det prøver Kystverket å utnytte:

  • Hos Kystverket har fagperspektivet erstatter regionsperspektivet
  • De har fått klarere styringslinjer

Muligheter på innkjøpsområdet:

  • Muligheter - vilje til å utvikle organisasjonen
  • Mindre og mer konsentrert ledergruppe
  • Nye rammer gir rom for nye synspunkt, og det er rom for ny kultur
  • Samhandling er ett felles ønske – men vanskelig å få til. «Man vil gjerne vite hva andre holder på med, men man vil ikke ha innblanding i egen virksomhet»

Utfordringer:

  • Ny organisasjon og nye personer skal bekle nye roller. De bruker mye tid på opplæring, og at de får ikke samlet innkjøpskompetansen nok.

Utvikling:

Selv om kystverket har omorganisert har de også fått til utvikling:

Kystverket handler strøm for 10 mill. NOK per år.

Status før 2020:

  • Over 100 leverandører
  • Mer enn 5000 bilag, nesten halvparten var på mindre enn 500 kr. De fikk over 400 fakturaer pr. måned.

Kystverket så behovet for bedre oversikt og kontroll, samt forenkling av arbeidet med faktura.

Status 2021:

  • Fra 400 til 32 fakturaer per måned
  • Tidsbesparelse med verdi på 1,8 mill. NOK
  • Alle fakturaer er knyttet opp til rammeavtalen
  • Et slikt eksempel kan gi mersmak på effektivisering
Hvordan avtalene forvaltes

Kystverket har til enhver tid omtrent 500 aktive avtaler fordelt på 120 kontraktsforvaltere.

Kontraktsansvarlige har ansvar for at kontrakter blir etterlevd og fulgt opp. Kontraktsforvalter har som regel ansvaret for etterlevelse og kontraktsoppfølging. Variasjon i kompetanse og måten disse forvaltes på.  Typisk vil forvaltere med stor portefølje ha større kunnskap å utøve større profesjonalitet.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

I dag bruker Kystverket Mercell. Fra 1. april skiftet de systemleverandør fra TendSign til Mercell og er i prosess med å implementere nytt KAV.

Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Kystverket

Kystverket rapporterer grovt sett på tre parameter:

  • Lovlighet (etterlevelse og bruk av system,
  • Effektivisering/digitalisering
  • Samfunnsansvar

Ønsker for rapportering i fremtiden

Kystverket ønsker ikke å rapportere i fremtiden. De vil at alle nøkkeltall skal kunne leses ut av systemene i sann tid. Heldigitalisering er målet.

Det må være interesse/fokus på:

  • Lovlighet (etterlevelse og bruk av system)
  • Effektivisering/digitalisering
  • Samfunnsansvar

Typisk: fokus på kontraktsoppfølging fra ledelsen, derfor er KPI på kontraktsoppfølging viktig. (Arbeidslivkriminalitet etterspørres i dag, men bør desentraliseres til alle kontraktseiere.)

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Tildelingsbrev:

  • Lovlige anskaffelser
  • Samfunnsansvar, tiltak for å hindre arbeidslivskriminalitet
  • Effektivisering, indirekte krav som bla. trigger digitalisering.

 

 

Kontraktslojalitet

Kystverkets kontraktslojalitet er varierende. Noen er veldig flinke og pliktoppfyllende. Andre er kanskje bare sporadisk eksponert for kontraktslojalitet.

Bestilling på avtaler, er stort sett veldig bra. Dersom man vet om en kontrakt så brukes denne, man handler på kontrakten. I en ideel verden ville all handel foregå gjennom en ehandelsløsning, først da vil kystverket ha 100% etterlevelse. Kystverket har mange lokasjoner langs kysten, noe som medfører ulikt behov og desentraliserte beslutninger, som igjen gir risiko for feil. 

Når det gjelder kontraktsoppfølging, så er det fra de som lager kontraktoppfølgingsplaner, og dokumenterer kontraktsoppfølgingen- til de som sjekker faktura før de betaler. Dette henger ofte sammen med kompetanse og omfanget av kontraktsoppfølgingen.

Viken

Viken fylkeskommune består av de tidligere fylkene Akershus, Buskerud og Østfold, samt noen omliggende kommuner. Til sammen har Viken 1,2 millioner innbyggere.

Status september 2020

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Mål 

Som anskaffelsesavdeling i et nyetablert fylke har vi vært gjennom en lang prosess for å lande dagens organisering. Det er ikke planlagt store endringer det neste året, men en videreutvikling av det vi har begynt på. Vi ønsker å øke ressurskapasiteten i alle seksjoner, slik at vi kan ha et økt fokus på utvikling og spesialisering, og ikke la den daglige driften styre hvilken retning vi beveger oss i.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Utarbeide kategori-tre per kategoriseksjon (Kategoriseksjonene er: IKT, Varer og Tjenester)

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Mål

Totalt har vi i juni 2020 fire ansatte som er dedikert til kontraktsoppfølging, tilsvarende 400 % stilling fordelt på 2 av 3 seksjoner. Målet er å øke dette med 100 % - 400 %, fortrinnsvis ved å dedikere flere personer, eller ved å frigi og dedikere 20-50 % av stillingene til de som i dag jobber med andre ting dersom dette er eneste alternativ.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Frigi anskaffelses-ressurser for å dedikeres til kontraktsoppfølging.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021 sammenlignet med i dag?

Mål

Vi har to overordnede mål for kontraktsoppfølgingen i fylket det neste året. 1. Vi vil samordnes mellom seksjonene mht. arbeidsmetodikk, slik at vi oppleves som én enhet. 2. Vi ønsker å bli mer proaktive i kontraktsoppfølgingsarbeidet. Særlig ønsker vi her å lande rutiner for undersøkelser, både rettet mot brukere og leverandører, slik at vi oppleves som proaktive og bl.a. kan fange opp og optimalisere bruk av rammeavtalene før det oppstår alvorlige avvik hos begge parter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Vi skal videreutvikle og enes om vår overordnede rutine for kontraktoppfølging, med tilhørende veiledere. Dette vil være de førende dokumentene for all kontraktsoppfølging i fylket.

- Ferdigstille konkrete rutiner på leverandør- og brukerundersøkelser

- Ferdigstille konkrete rutiner på oppfølging av KPI’er per avtale

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? For eksempel Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger og spørreundersøkelser.

Mål

Vi benytter Excel og Vismas KAV-verktøy aktivt for å holde oversikt. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere, sammen med Microsoft teams, hvor vi løpende oppdaterer innkjøpskontaker på nye avtaler og andre nyheter.

Vi benytter forms for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, brukerundersøkelser og leverandørundersøkelser for å følge opp tilfredshet på begge sider av en avtale.

Vi benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. I 2021 er dette fullt operativt i alle seksjoner, slik at kontraktsrådgiverne følger opp sine egne avtaler.

Det neste året kjøres pilotprosjekt på Visma CLM, fullføres i juni 2021. Dersom det viser seg at verktøyet er godt nok til å ta over for en del av oppgavene KAV benyttes til i dag, og/eller til å fungere som avvikssystem, vil dette implementeres høsten 2021.

På sikt er ønsket å nærme oss obligatorisk bruk av ehandel ved bestilling på rammeavtaler.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Fullføre implementering av KMD innkjøpsanalyse, herunder ferdigstille datagrunnlag og opplæring av brukere

- Starte opp og gjennomføre CLM-prosjekt

- Sette opp maler for leverandør- og brukerundersøkelser i Forms, basert på forms-verktøy fra Digdir.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

Mål

Egenrapporteringsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av eventuell prolongering.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Følge opp at de nye rutinene benyttes for alle aktuelle områder

- Sette i gang prosjekt i etterkant av vedtak av nye seriøsitetskrav (Viken-modellen) for å vurdere videre oppfølgingsmuligheter.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Ledelsen har behov for all informasjon som kan forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.

Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD skal implementeres ferdig slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en utgiftspost, men «et besparelsessenter». Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. Dette bør blant annet være tall på besparelse som følge av rammeavtaler og andre avtaler.

I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel andel økologiske- , miljømerkede- og Fairtrade produkter, bruk av lærlinger mm.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Viken fylkeskommune har ikke fått på plass en kommunestrategi enda. Vårt mål er å utrede rapporteringspunkter fra denne så fort den er på plass.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Hente rapporteringspunkter ut fra strategi så fort den foreligger.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Mål

Vi benytter KMD Innkjøpsanalyse for å kontrollere og rapportere på avtalelojalitet. Målet er alltid å være 100 % lojale til avtalene våre, men for bestillerne våre er det mange nye avtaler, nye retningslinjer, nye informasjonskilder og nye systemer. Vi tror derfor ikke det er realistisk å oppnå dette allerede i 2021. Målet står likevel på 100 %, da alt annet vil være å sikte mot avtalebrudd.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan

- Utvikle våre informasjonskanaler, finne måter å nå ut til flest mulig

- Etablere innkjøpskontakter på alle virksomheter og ved alle avdelinger

- Tilrettelegge for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler

- Fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten

- Samordne avtaler løpende for å redusere duplikater

Status juni 2021

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

  • Vi satt oss en målsetning om å utarbeide kategoritre for hver av våre tre seksjoner innen juni 2021, og ønsket å få på plass rollen «kategoriansvarlig». Vi har kommet et stykke på vei, ved at det foreligger en del underkategorier, og vi har et godt utgangspunkt for kategoritre. I tillegg har vi gjennomført en formell prosess knyttet til rollen som kategoriansvarlig, valgt de første områdene som skal dekkes, og fått på plass de første ansvarlige.
  • Vi har nå dedikerte ressurser til kontraktsoppfølging (kontraktsrådgivere) i alle tre seksjoner. Vi har dermed også nådd målet om å øke de dedikerte ressursene totalt sett, med 200 %. I tillegg til dette har vi opprettet et forum for kontraktsrådgiverne på tvers av seksjonene, og for alle anskaffelsesrådgivere som har en dobbeltrolle og som også skal følge opp kontrakter. Forumet har møter hver 6. uke, i tillegg til Teams-kanal hvor ulike utfordringer og nyttig info kan deles. Møtene brukes bl.a. til gjennomgang av systemer, rutiner og verktøy, slik at vi blir mer samkjørte og kan gjøre endringer og tilpasninger der hvor vi ser at det er behov.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

  • Vi har ansatt nye personer og økt kapasiteten til daglig drift, samt mulighetene til å spesialisere anskaffelses- og kontraktrådgiverne i større grad. På sikt ønsker vi at dette skal frigjøre mer ressurser til å drive utviklingsarbeid.
  • Kategoritre er påbegynt, og de første to nivåene i kategoritreet er snart landet.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

  • Vi benytter de samme verktøyene i dag som ved forrige rapportering
  • Vi har delvis gjennomført et prosjekt for å se på kost/nytte ved implementering av CLM, et kontraktsoppfølgingsverktøy fra Visma. Dette har ikke vist store fordeler ved å ta det i bruk, og konklusjonen er så langt at det ikke prioriteres.
  • Ehandelsbruken øker i hele Viken. Neste steg er å arbeide med å tilgjengeliggjøre flere tjenesteavtaler i verktøyet.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

  •  Vi øker gradvis kompetansen og bruken av KMD innkjøpsanalyse til kontraktsoppfølging
  • CLM-prosjekt delvis gjennomført
  • Mal for leverandørundersøkelse og utkast til mal for brukerundersøkelser er på plass i forms

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

  •  Egenrapporterinsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av ev prolongering. Vi må jobbe med å få på plass rutiner for ytterligere kontroll.
  • E-læring fra DFØ skal gjennomgås av alle kontraktsrådgivere som vil ha behov for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

  • Den nye Viken-modellen (seriøsitetskrav) er vedtatt av politikerne, og det jobbes med en veileder som skal synliggjøre hvilken oppfølging modellen krever av oss.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav? 

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

  • Viken fylkeskommune skal i alle relevante anskaffelser stille minstekrav til klima og miljø og/eller vekte klima- og miljøkrav høyt. Dette skal bidra til å minimere klimafotavtrykket til anskaffelsen og øke etterspørselen etter nye løsninger. Fylkeskommunen skal hindre forurensning og forsøpling.

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt? 

  • Krav til klima og miljø stilles i alle anskaffelser og kontrakter. Hvordan kravene følges opp avhenger av hvilke krav som er stilt og hvilke produkter/tjenester som leveres
  • For produkt-avtaler følger vi opp sortiment og forbruk ut fra hvordan kravene er stilt i konkurransen. Det kan være krav til et visst antall miljømerkede produkter i katalog fra leverandør og det kan være interne krav og føringer på at vi må handle en viss andel av produktene med merking
  • Vi legger til rette for lokalproduksjon i relevante anskaffelser, eksempelvis norske produkter i sesong og kortreist mat
  • Vi skal legge til rette for sirkulære løsninger, vi skal benytte livssykluskostnader der hvor det er mulig og vi skal legge til rette for at drivstoff som benyttes på våre avtaler i all hovedsak skal være fossilfritt
  • Vi skal legge til rette for fossilfrie bygg- og anleggsplasser

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

  • Ledelsen har behov for all informasjon som kan både sikre og forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.
  • Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

  • Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD er ferdig implementert på ledelsesnivå, slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon. Rutiner for jevnlig rapportering er på plass.
  • Datakvaliteten er under kontinuerlig forbedring, slik at analysene gir bedre/mer presise resultater

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

  • Vi har samme målsetninger som i september 2020. Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en «utgiftspost», men «et besparelsessenter» for hele organisasjonen. Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel andel økologiske produkter, andel miljømerkede produkter, andel fairtrade, lærlingebruk mm.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere virksomhetsledelsen trenger, fra september 2020 til juni 2021.

  • Fra januar 2021 leverer vi halvårlige rapporter på mye av det vi anser som relevante KPI’er.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Har målsettinger på rapporteringspunkter fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l i juni 2021 endret seg, sammenliknet med september 2020?

  • Anskaffelsesstrategien til Viken Fylkeskommune er nå vedtatt. Denne definerer fire tiltaksområder med en rekke mål og tiltak og herunder rapporteringspunkter.
  • De fire tiltaksområdene er; 1. Klima, miljø og samfunnsansvar, 2. God utnyttelse av offentlige budsjetter, 3. Innovasjon og tjenesteforbedring og 4. Utvikling av region og næringer

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

  • Det har vært et enormt arbeid å få på plass anskaffelsesstrategien. Denne ble vedtatt i slutten av februar, og siden det har vi jobbet med å implementere tiltak og finne måter å rapportere på. Vi er ikke i mål med dette arbeidet, og vil bruke god tid på å gjennomføre og følge opp tiltak på riktig måte. Per i dag ser vi at tiltakene i strategien medfører mye ekstra jobb, og at vi mangler ressurser for å få til alt.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

Har målsettingen endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  • Vårt mål er fremdeles å jobbe mot 100 % lojalitet til våre rammeavtaler, men vi har endret litt på hvordan vi ser for oss å måle det. Vi har litt for store hull i dataen til få korrekte tall på den totale lojaliteten til hele porteføljen før en større del av avtalene våre er samkjørte på tvers av det nye fylket, mens vi i større grad kan måle det på enkeltavtaler. Fokuset vil derfor ligg på de største avtalene våre.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

  •  Vi arbeider kontinuerlig med å spre informasjon, samt å utvikle våre informasjonskanaler for å finne måter å nå ut til flest mulig
  • Vi har etablert innkjøpskontakter på alle virksomheter og alle aktuelle avdelinger
  • Vi tilrettelegger for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler, og holder fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten
  • Vi arbeider videre med å samordne avtaler løpende for å redusere duplikater
  • Vi analyserer fylkets forbruk innenfor UNSPSC-kategorier som er dekket av avtale, og kontakter/veileder de som eventuelt ikke benytter seg av rammeavtalene våre

 

Sammendrag juni 2021

Viken

Viken har startet et forum for kontraktsrådgivere våren 2021. Forumet er for alle kontraktsrådgivere, også for de som ikke er 100% dedikerte. Målsettingen for forumet er å sikre oppfølgingen på tvers av seksjoner og at Viken anskaffelser skal fremstå mer helhetlig. Forumets oppgaver er å drive med kompetanseheving og erfaringsdeling. Det er opprettet en egen Teamskanal i tillegg til faste møter.

Verktøy for kontraktsppfølging

Viken bruker flere verktøy for kontraktsoppfølging:

  • KMD innkjøpsanalyse
  • Tendsign KAV avtaleadministrasjon
  • Pureservice- avvikshåndtering og registrering av henvendelser
  • Microsoft Forms- for leverandør og brukerundersøkelser
Organisering av innkjøpsfunksjonen i Viken

01.01.2020 slo Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner seg sammen til nye Viken fylkeskommune. Anskaffelsesavdelingene i de tre fylkene var tidlig ute med å begynne planleggingen rundt sammenslåing, og alle ansatte møttes for første gang i juni 2018.

Jobben med å kartlegge hvordan de tre fylkene jobbet med anskaffelser var høyt prioritert, for å danne en forståelse av hvordan fylkene sammen kunne danne en felles avdeling i 2020. Mye var likt, men mye var også veldig forskjellig med tanke på hvordan de tre avdelingene jobbet, og det var ikke alle ting det var like lett å bli enige om.

Mange ulike løsninger ble diskutert for å komme frem til struktur på ny avdeling, og til slutt ble det bestemt at beste løsning var å gå for en helt ny organisering. På den måten hadde alle «blanke ark», og ingen skulle føle at «deres måte å jobbe på» ble nedprioritert.

Det var også mange som hadde fått med seg at flere offentlige anskaffelsesavdelinger gikk mer og mer i retning av kategoribasert arbeid, og dette ble grunnlaget ved byggingen av ny organisasjon.

Viken fikk ekstern konsulentbistand for å komme i gang med organiseringen, og våren 2019 var endelig struktur spikret.

Organisasjonskart

Hver seksjon har egen leder og mellom 5 og 10 ansatte.

  • Kategori IKT har totalt 5 ansatte, med utlysning ute for å få på plass to stillinger til.
  • Kategori profesjonelle tjenester har totalt ni ansatte.
  • Kategori varer har totalt 7 ansatte
  • Kategori Fagutvikling og støtte har totalt 10 ansatte, fordelt på:
    • Seksjonsleder
    • En fagleder og fire ansatte innen jus
    • En fagleder for kontraktsforvaltning (50 %) og innkjøpsanalyse (50 %)
    • En fagleder for innkjøpsanalyse (50 %) og ehandel (50 %), med to ansatte i ehandelsteamet

Ser vi på hele Viken fylkeskommune som organisasjon er ansaffelsesavdelingen plassert på nivå 3. Fylkesrådet/politikerne er naturligvis øverste nivå, deretter er organisasjonen delt i 7 rådsområder, hvorav Finans og administrasjon er ett av områdene.

Anskaffelser plassert under Finans og administrasjon, på linje med Digitalisering, Eiendom, HR, Kvalitet/Innovasjon og Økonomi. Dette må sies å være en veldig god plassering, med «kort tjenestevei» opp til toppledelsen.

Kontraktsoppfølging i Viken

Det er per i dag én fagansvarlig for kontraktoppfølging (50 %) med overordnet ansvar for blant annet:

  • Oversikt over totalportefølje
  • Felles rutiner, veiledere og maler knyttet til implementering, bruk på avtaler, avvikshåndtering, systembruk, kontrolling, undersøkelser, CSR
  • Informasjons- og kommunikasjonskanaler, herunder SPOC, intranett, nyhetsbrev mm

Hvordan kategoriseksjonene velger å løse oppgavene til kontraktsoppfølging er opp til seksjonsleder, så fremt oppgavene løses.

Per i dag har én av tre kategoriseksjoner valgt å ha dedikerte ressurser til oppfølgingsarbeidet. Det er kategori varer som har tre ansatte som kun jobber med kontraktsoppfølging.

IKT-seksjonen har én ansatt som kun jobber med kontraktsoppfølging, én ansatt som kun jobber med anskaffelser, de øvrige jobber med begge deler.

Kategori tjenester har valgt å jobbe slik at alle ansatte jobber med begge deler.

Hvordan avtalene forvaltes

I dag forvalter Viken følgende avtaler:

  • 42 avtaler innen IKT
  • 61 avtaler innen varer
  • 52 avtaler innen tjenester

Blant disse avtalene er det mange duplikater, fordi hvert fylke har hatt med seg hver sin avtale på samme område inn i sammenslåingen. Dette betyr at antallet avtaler trolig vi være fallende fremover, etter hvert som vi får samordnet avtaler mellom hele fylket. Viken har eksempelvis tre ulike avtaler på mobiltelefoner, tre ulike avtaler på kontorrekvisita og tre ulike avtaler på matvarer. Alt dette er i prosess med samordning, slik at vi en gang i 2021/22 kun vil ha én avtale per område der hvor det er hensiktsmessig.

Det er mange ulike avtaler som forvaltes av fylket. Det som er gjort per i dag er å sette opp en disposisjon og tre overordnede veiledere som i første rekke omhandler rammeavtaler og andre løpende avtaler som anskaffelsesavdelingen har ansvaret for, og der oppfølgingen vil være omfattende og vare over flere år.

Det er videre gjort avgrensninger mot entreprisekontrakter innenfor bygg og anlegg og infrastruktur, som følges opp av de selv.

De tre veilederne tar for seg hver sin fase av kontraktsoppfølgingen, som Viken har valgt å inndele i 1. implementering 2. Oppfølging 3. Erfaringsoverføring til ny anskaffelse.

Disposisjonen og de tre veilederne er pr. mai ute på intern høring hos anskaffelsesavdelingen, for å sikre at alle får komme med innspill og at medarbeiderne har et grunnlag alle er enige om at de kan jobbe videre ut fra.

Bruk av systemer

Per i dag benyttes Excel i stor grad for å holde oversikt over porteføljene våre, mens KAV aktivt benyttes ved oppfølging. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere.

Det er satt opp rutiner for brukerundersøkelser (forms), men der er ikke seksjonene i gang enda (mai 2020)

Viken benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. Viken vil jobbe mye med å optimalisere bruk og få på plass gode rutiner og implementering frem mot sommeren 2020.

I tillegg til dette har Viken CLM, kontraktsoppfølgingsverktøyet fra Visma, som en del av kontrakten for KGV/KAV, og har planer om å få i gang en gruppe som skal se på bruken av dette frem mot sommer og høst 2020.

Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Viken

Den systematiske rapporteringen i dag er ikke veldig omfattende. I denne omstillingsprosessen går det meste av rapportering på hvor mange avtaler som foreligger og hvordan det går med samordning. Målet i denne perioden har vært å få selve organisasjonen på beina, og rapporteringen har derfor vært svært enkel og ikke satt i særlig system.

Ønsker for rapportering i fremtiden

Arbeidet med å bestemme hva, hvor ofte og hvordan Viken skal rapportere i tiden fremover er satt noe på vent. Det jobbes med å utarbeide en ny anskaffelsesstrategi i disse dager, og planen er at denne skal vedtas like over sommerferien 2020. I dette arbeidet ligger det også en utforming av egen seriøsitetskrav-modell (Viken-modellen). Tanken er at strategien må ligge til grunn for hva som skal og må rapporteres på, og at det derfor er litt prematurt å gjøre dette før den er på plass.

Kontraktslojalitet

Avtalelojaliteten i Viken beskrives som varierende, men god. Vi ser tendenser til at lojaliteten er høy i sentrale strøk, mens det i større grad benyttes lokale butikker og leverandører (på utlegg eller annet) i de mer landlige områdene. Viken er et langstrakt fylke, med skoler og virksomheter hele veien fra Halden ved svenskegrensa til Numedal og Hallingdal i innlandet.

Viken har det nevnte innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD som vil hjelpe oss å følge opp dette på en god måte. Viken er per i dag ikke klare med noen konkret prosent, fordi implementeringen av et så tungt verktøy tar en del tid, men mye data er på plass og de er ikke veldig langt unna å ha analyser.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo Kommune (EBY)

Eiendoms- og byfornyelsesetaten er kommunens grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Oslo er i endring, både sjøsiden og flere andre områder skal i de kommende årene utvikles.

EBY arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å:

  • Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål
  • Inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter
  • Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak
  • Kjøpe og selge eiendom
  • Forvalte og leie ut eiendommer
  • Arbeide for universell utforming
  • Bidra til et attraktivt bysentrum
Status september 2020

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Mål

EBY ønsker en innkjøpsfunksjon hvor innkjøperne kan bruke mest mulig av sin tid på det de er best til; å drive med innkjøp. Dette arbeidet skal understøttes av standardiserte kontraktoppfølgingsprosesser og bedre styringsinformasjon til både den enkelte og til innkjøpslederen. Deler av denne prosessen innebærer et ensartet kontraktsoppfølgingsregime, samt bedre muligheter for å sammenstille data fra de forskjellige datasystemene.

  • Systematisk oppfølging og informasjonsoppsamling på alle kontrakter.
  • Bedre overblikk over forbruk og gjennomføring basert på data fra regnskapssystemet og eget kontraktsoppfølgingsskjema.
  • Strukturert fokus på oppfølging av kontraktklausuler, særlig de som understøtter politiske føringer, slik som miljø, arbeidslivskriminalitet, SMB’ er mm.
  • Vi kan sømløst koble målepunkter fra kontraktsoppfølging, HMSreg og KGV sammen med fakturainformasjon fra regnskapssystemet.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Etablering av dataoverblikk og analyser i MS Power BI.
  • Etablering av nye rutiner for datainnsamling i forbindelse med fakturering (kontraktsnummer, prekontering).
  • Etablering av kontraktsoppfølgingssystem basert på spørreskjema.
  • Etablert systematikk for oppfølging av kontraktklausuler.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Innkjøpsfunksjonen arbeider med kategoristyring. Det er den enkelte kontraktsansvarlige innkjøper som også følger opp kontraktene. Denne organiseringen har fordelen at innkjøper alltid har overblikk over styringsutfordringer og utfordringer på leverandørmarkedet, som kan påvirke fremtidige innkjøp.

I tillegg har EBY dedikert en 100% ressurs som skal ha kontraktsoppfølging som hovedansvarsområde. EBY arbeider med å gjøre en skikkelig gjennomgang av kompetansekrav og har identifisert behov for å dele ansvarsoppgavene på to ulike ressurser (50% på hver). Dette gjøres fordi strategisk kontraktsoppfølging krever ulik type kompetanse for å utføres best mulig:

  • En ressurs med økonomisk kompetanse er hovedansvarlig for utarbeidelse av skjemaer, analyse av tallene og etablering av rapportering videre til toppledelse.

En ressurs med juridisk kompetanse er ansvarlig for å styre tidsplanen for når ulike avtaler skal følges opp, samt sikre at alle respondenter har tilstrekkelig kompetanse til å fylle ut skjemaene. Dette gjøres for å sikre korrekt videreformidling og dokumentasjon av informasjon til de involverte (bestiller/leverandør/avtaleansvarlig), og ikke minst juridisk støtte i statusmøter og den videre kontraktsoppfølgingen.

Mål

  • Den enkelte kategoriansvarlige følger opp på egne kontrakter. Nåværende oppfølging er delvis personavhengig. I fremtiden vil vi etablerer en strammere systematikk for deler av kontraktsoppfølgingsarbeidet.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Etablering av strukturert kontraktsoppfølgingsregime som sikrer ensartet høy kvalitet og dokumentasjon av oppfølgingen.
  •  Stor del av dette understøttes av kontraktsoppfølgingsskjema.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021, sammenlignet med i dag?

Overordnet ønsker EBY en mere proaktiv forvaltning av avtalene. Dette innebærer mere systematisk informasjonsinnsamling og erfaringsdeling, enn det som gjøres i dag.

EBY har som mål at leverandørene er kjent med at de blir fulgt opp på samtlige av de krav og kriterier som stilles i kontraktene – systematisk under HELE kontraktsperioden. 

Mål

  • System for å få systematisk feedback fra våre leverandører og tidlig håndtere utfordringer.
  • Systematisk oppfølging på alle utfordringer i trekanten mellom fagperson/bestiller, innkjøper og leverandøren.
  • Kunnskap og erfaring om leverandører og prosjekttyper ikke kun forankret i enkelt individer, men også i organisasjonens systemer.
  • Høyere grad av løpende informasjonsinnsamling på hver enkelt kontrakt – målet er å kunne identifisere og håndtere problemer tidligere, samt å ha informasjon tilgjengelig i tilfelle konflikt.
  • Se mønstre på tvers av kontrakter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Test og innfasing av nytt kontraktsoppfølgingsregime er gjennomført innen 2021. Test begynner august 2020.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

  • EBY mangler et godt samlet verktøy til kontraktoppfølgingen. Nå benyttes en kombinasjon av flere forskjellige systemer, både med og uten integrasjon mellom disse.
    • SurveyXact: Benyttes til spørreundersøkelser som innsamler viktig informasjon om alle kontrakter, samarbeidsrelasjoner og evaluering av kontraktskrav.
    • Power BI: Benyttes til å samle rådata fra forskjellige systemer (så vidt mulig – API’ er har ofte ikke vært prioritert) til overskuelige dashboard med kjerneinformasjon, både på prosjektnivå og på tvers av alle innkjøp.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Arbeider med automatisert uttrekk av data fra forskjellige systemer.
  • Jobber opp mot sentrale deler av Oslo Kommune og DFØ for å avklare muligheter for mere helhetlig oppfølgingssystem.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

EBY har en rekke prosedyrer for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår. Denne oppfølgingen blir dokumentert i saksbehandlingssystemet, men det er ikke optimalt for systematisk erfaringsinnsamling, overblikk over tiltak, og som styringsinformasjon. Derfor har EBY blant annet etablert et nytt system for kontraktsoppfølgingen.

  • Arbeidsvilkår sjekkes ved stedlig kontroll på byggeplasser og kontroll av timelister både etter kontraktsignering, og ved mottak av den enkelte faktura.
  • Det kan også gjøres dokumentasjonskontroll ved stikk-kontroller hvor utvalg av arbeidskontrakter o.l. blir etterspurt.
  • SHA prosedyrer følges etter byggherreforskriften.
  • HMSreg er koblet opp mot startBanks overordnet analyse av bedrifter for å sikre seriøse aktører.

Mål

  • Etablering av system for helhetlig styringsinformasjon på området med fastsatt rutine for stikkontroller.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • EBY’ s nye kontraktsoppfølgingsregime kommer også til å inneholde elementer på lønns og arbeidsvilkår.
  • Felles internrutine for helhetlig arbeid med lønns- og arbeidsvilkår.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Systematisk kontraktsoppfølging med informasjonsinnsamling skal sikre innkjøpsleder direkte adgang til oppdatert styringsinformasjon på blant annet disse punktene:

  • Avtale- og budsjettoverskridelser.
  • Overblikk over forbruk per kontrakt, seksjon og prosjekt.
  • Informasjon om etterlevelse av politiske føringer, slik som bruk av lærlinger, faglærte, og miljøfaktorer.
  • Overblikk over konflikter med leverandørene.
  • Løpende evalueringer av leverandører.
  • Løpende evalueringer av samarbeidsutfordringer med internt fagpersonell.
  • Løpende evalueringer av innkjøpsfunksjonen fra leverandører og internt fagpersonell.

Mål

  • Hurtig oppsett av plattform (Power BI) som samler informasjon fra forskjellige systemer, med løpende tilføyelse av ny styringsinformasjon.
  • Oppsett av spørreskjemabasert evalueringssystem.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

EBY er i gang. Utvikling og testing gjøres løpende over høsten 2020.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen skal få løpende overblikk over:

  • Forbruk i forhold til budsjett
  • Oppnåelse av politiske føringer (miljø, lærlinger, faglærte mm.).
  • Evaluering av vår innsats som innkjøpere fra leverandører og fagpersonell
  • Overblikk over kostnadsbesparelser

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

EBY arbeider med dette og skal ha løpende samtaler om tilgjengeliggjøring av informasjon for virksomhetsledelsen.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Oslo kommunes anskaffelsesstrategi gir klare politiske føringer på en rekke områder, her er noe av de viktigste:

  • Klare føring fra Oslomodellen
    • Overblikk over bruk av underleverandører, samt utelukkelse av useriøse aktører. Kun ett ledd underleverandører.
    • Minst 10 prosent lærlinger.
    • Minst 50 prosent faglærte.
  • Miljøtiltak:
    • Andel utslippsfrie byggeplasser.
    • Fraksjonsdeling og resirkulering av avfall fra byggeplasser.
    • Krav til fossilfri transportløsninger
  • Samarbeidsklima: Økt evaluering av samarbeid mellom leverandører og interne fagmiljøer
  • Rapportering av andel SMB’ er og ivareta økt antall tilbud i konkurransene.
  • Økt bruk av livssyklusvurderinger.

Mål

  • Disse punktene er prioritert i arbeidet med systematisk kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Sørge for at alle punkter blir rapportert på

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

  • Alle anskaffelser i EBY skal gjennomføres i samarbeid med Innkjøpsseksjonen. Dette fører til tilnærmet full avtalelojalitet. Dessverre har ikke EBY per nå mulighet til å oppgi et eksakt tall.

Mål

  • Definert kontraktlojalitet som holdes stabilt over 95+ prosent.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Innføre kontraktsnummer på samtlige fakturakonteringer
Status juni 2021

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

  • Kontraktsoppfølging er en integrert del av å ha ansvar for ett kontraktsområde. Størstedelen av innkjøpsseksjonens medarbeidere har forskjellige former for kontraktsoppfølgingsoppgaver. Disse er forskjelligartet, f.eks. oppfølging miljø- og klimakrav, krav til lønns- og arbeidsvilkår, håndtering av uenigheter rundt faktura, løpende møter, løpende sjekk av krav til leverandørbedriften, overordnede spendanalyser, mm.

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

  • Grunnet høy medarbeideromsetting har løpende drift hatt mye fokus i perioden. Analyse av regnskapsdata er dog blitt forbedret og strukturert bedre – både i forhold til tilgang til data og typen av analyser vi gjør. Vi har etablert bedre oversikter over en rekke dimensjoner for alle kontrakter.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

  • Vi har etablert system for analyse av innkjøpsdata og for å tilgjengeliggjøre denne for alle kontraktsansvarlige.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

  • Det meste av arbeidet gjennomføres via maler i vårt sak- og arkivsystem. Utover dette har vi systemet HMSreg, som brukes i forbindelse med bygge- og anleggsplasser.

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

  • Vi har ikke kunne prioritere videreutvikling av spørreskjemaer siden sist – men ser at vi har fått nye, gode IT-muligheter innkjøpt sentralt i Oslo kommune, som kan støtte oss i arbeidet. Per nå foregår det meste kontraktsoppfølging basert på egne veiledere og statiske dokumentmaler i vårt arkiv-/saksbehandlingssystem.

  • Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

 

  • Vi har vært gjennom en periode hvor vi måtte prioritere driftsoppgaver. Vi har fokusert mye arbeide på spend-analyser.

  • Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?
  • Samme system som tidligere, forankret i Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og kravene til lønns- og arbeidsvilkår i vår standard kontraktsstrategi.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

  • Fortsatt samme gode kontrollsystem, primært basert på maler i arkivsystemet, samt Oslo kommunes HMSreg system.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

  • Vi har ønsket bedre muligheter for å trekke data ut av HMSreg på tvers av prosjekter. Etter nåværende utrulling av ny versjon av HMSreg er dette et tema vi skal ta opp igjen.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

  • Oslo kommune har en rekke standard miljø- og klimakrav som er innarbeidet i våre kontraktsmaler, og en veileder til oppfølging av disse. Vi forholder oss primært til disse standardkravene og Oslo kommunes veileder. Oppfølgingen er en kombinasjon av kjøretøysregister og punkter som kan følges opp i forbindelse kontraktsmøter og stedlige kontroller. På felles rammeavtaler for hele kommunen gjøres det meste av dette arbeidet sentralt.

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

  • Vi forholder oss til Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og de føringer denne gir for våre anskaffelser. Sentralt for oss er kommunens «Standard klima- og miljøkrav til bygg og anlegg».

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt?

  • Vi arbeider på å få bedre løpende oversikt over resultatene av de foretatte kontroller. Per i dag utfylles dokument-maler som gjemmes i arkivsystemet.

Hvilken styringsinformasjon har innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  • Det er behov for å tilgjengeliggjøre den informasjon som i dag arkiveres i statiske Word-maler, på den måten kan vi trekke informasjon ut på tvers av gjennomførte tiltak – samt se utviklingen av planlagte og gjennomførte tiltak.

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

  • Enda mere lett tilgjengelig og oppdatert informasjon. Vi er kommet et godt stykke i forhold til bruken av regnskapsdata, men også her kan vi bli bedre. Kommunen er i gang med å implementere en rekke nye IT-systemer, som vi håper kan støtte opp om dette arbeidet.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

  • I perioden er det primært blitt arbeidet med å operasjonalisere eksisterende målepunkter.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

  • Vi har etablert gode oversikter over nøkledimensjoner for våre avtaler og kontraktstyper, samt detaljerte oversikter over forbruk på disse. Vi ønsker å kunne gi samtidsoversikt over kontraktsoppfølgingstiltak.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

  • Grunnet høy medarbeideromsetting og langsommere enn ventet utrulling av Office365 har dette ikke blitt prioritert, utover arbeidet med å tilgjengeliggjøre data fra regnskapssystemet.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere virksomhetsledelsen trenger, fra september 2020 til juni 2021.

Se forrige svar.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  • Rapporteringspunktene er de samme som i juni 2020.

Har målsettinger på rapporteringspunkter fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l i juni 2021 endret seg, sammenliknet med september 2020?

 Overordnet er det de samme rapporteringspunkter. Noe endringer er gjort på operasjonaliseringen

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

  • Det har vært noen løpende diskusjoner angående å få praktisk gjennomførbare rapporteringspunkter, som både understøttes av kontraktene vi inngår og ikke er for kostnadskrevende å innsamle.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

  • Vårt estimat basert på analyser av regnskapsdata sammenstilt med avtaleoversikt, er at vi har en kontraktslojalitet på +95% av volumet.

Har målsettingen endret seg fra september 2020 til juni 2021?

  • Målsettingen har ikke endret seg

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021

  • Gjennom systematisk analyse av regnskapsdata har vi fått bedre oversikt over forbruk og kontraktslojalitet.
Sammendrag juni 2021

Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY)

I EBY skal oppfølgingen kobles eksplisitt mot risikoanalyse, på den måten blir man mindre avhengig av enkeltpersoner. Bruk av Power BI, Excel og Micrsoft Forms muliggjør innsamling av styringsinformasjon. Systemene passer til mange forskjellige typer kontrakter. Systemene muliggjør også bedre bruk av regnskapsdata.

Eksempler på bruk av regnskapsdata i planlegging av kontraktsforløp:

  • Styringsinformasjon:
  • Identifisering av forbruksmønstre på avtaler og mellom behovshavere.
  • Planlegging og sammenligning basert på historisk info.
  • Fordeling av forbruk på parallelle rammeavtaler.
  • Prioritering av arbeidsinnsats.
  • Kontrollaktiviteter:
  • Identifisering av forbruk utenfor avtaler.
  • Fordeling av forbruk på parallelle rammeavtaler.
  • Vekting av stikkprøver.

Overordnet konsept for kontraktsoppfølgingen:

  • Ansvarlig i innkjøpsseksjonen skal overordnet legge til rette for godt samarbeide, gjennomførsel av kontrolltiltak og innsamling av styringsinformasjon.
  • Trinn i overordnet konsept:
  1. Analyser
  2. Planlegg
  3. Utfør
  4. Rapporter
Organisering av innkjøpsfunksjonen i EBY

Innkjøpsseksjonen i Eiendoms- og Byfornyelsesetaten i Oslo kommune (EBY) er organisert under Organisasjonsavdelingen sammen med HR, IT/Arkiv og Regnskap/Lønn. Innkjøpssjefen rapporterer til Organisasjonsdirektør som rapporterer til Etatsdirektøren.

Innkjøpsseksjonen har 11 ansatte, hvorav 5 stk er jurister, 2 stk har hovedoppgaver innen internservice og resten er innkjøpsansvarlig med hovedsakelig økonomibakgrunn.

I løpet av 2019 etablerte vi kategoristyring. De er enda ikke helt ferdig med å rulle ut dette i hele organisasjonen, men har etablert den nye styringsrutinen i de seksjoner som har de største anskaffelsesbehovene.

EBY har per nå en ressurs som har kontraktsoppfølging som hovedoppgave. Denne ressursen er ansvarlig for å bygge opp systemet, etablere forståelse for kontraktsoppfølging i organisasjonen.

Ressursen skal også identifisere hvilke endringer i rutiner som grenser mot denne nye prosessen som det må gjøres noe med for å få etablert kontraktsoppføling som en naturlig del i innkjøpsvirksomheten i EBY.

Planen er å øke antall kontraktforvaltere når ordningen er skikkelig etablert.

Hvordan avtalene forvaltes

EBY forvalter ca. 75 rammeavtaler i dag.

Samtlige fakturaer som kommer til EBY, blir først godkjent/kontert av ansvarlig innkjøper. Det er ansvarlig innkjøper og ikke behovshaver sitt referansenummer som står på fakturaen.

Ansvarlig innkjøper kontrollerer at pris/mengde/kvalitet er iht kontrakt og tidligere godkjente behovsmelding av budsjetteier, før faktura sendes videre til behovshaver for attestering og betaling. Ansvarlig innkjøper er byggherrens representant og vil være kontraktens oppfølgingsansvarlig ved byggemøter o.l. i løpet av kontraktsperioden.

Bruk av systemer

I dag gjøres det stikkontroller via HMSreg samt stedlige kontroller som begge arkiveres i arkivsystemet på egen mappe som heter kontraktoppfølging.

EBY har også tatt i bruk et system for kontraktsoppfølging som heter Survey Excact..(kommer utfyllende informasjon)

Rapportering til ledelsen

Ønsker for rapportering i fremtiden

EBY ønsker å øke rapporteringen til å speile de strategiske mål som kan trekkes ut av tildelingsbrevet fra Rådhuset.

I tillegg ønsker EBY å rapportere på kravene som stilles i konkurransene, slik at man sikrer at kontraktene blir fulgt opp på alle strategiske målepunkt. De strategiske målepunktene er: prisavvik, antall lærlinger, antall faglærte og avvik på HMS-registreringer som blir rapportert via UKE sin kontraktsoppfølging.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Rapporteringspunktene fra vår kommunestrategi er delt i tre hovedbolker:

  • Klima/miljøhensyn:
    • Gjenbruk av byggematerialer
    • Fossilfrie og avfallsfrie byggeplasser
    • Fossilfrie transportløsninger
  • Samfunnsansvar/GDPR
    • % andel av kontrakter over 500 000 hvor HMS-reg boks/HMS App er på byggeplass
    • % av kontrakter over 500 000 vi har gjennomført minst en stedlig kontroll
    • % av oppdrag over 500 000 hvor krav om bruk av faglærte / lærlinger er oppfylt
    • % andel av konkurranser der GDPR/Informasjonssikkerhet er vurdert
  • Effektivisering/Innovasjon/Digitalisering
    • SAMARBEID: % andel av anskaffelser hvor INN har vært involvert i tidligfase
    • TILLIT OG HANDLINGSROM: Tidsbruk og resultat av anskaffelser der det er høy bruker/markedsinvolvering i tidligfase og kontraktsoppfølging
    • BRUK AV DIGITALE HJELPEMIDLER: for å øke effektivisering og markedskommunikasjon
Kontraktslojalitet

Måltallet for kontraktslojalitet har ikke tidligere vært etterspurt av ledelsen og EBY har per nå ingen oversikt over dette. Kontraktslojalitet er en av målene vi ønsker å få kontroll på gjennom satsningen på kontraktsoppfølging.

 

Forskningsprosjektet til Høyskolen Kristiania

Høyskolens prosjekt "Kontraktsoppfølging i Offentlige Anskaffelser" (KOA) utføres av forskere fra Høyskolen Kristiania og deles inn fire forskningsområder:

1. Relasjonskompetanse

Tidligere forskning (Rognes, 2015) har vist at relasjonsstil har stor påvirkning på samarbeidsforholdet og utfallet av kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål

Hvordan foregår kontraktsoppfølging i offentlige virksomheter og hvordan påvirker valg av samarbeidsstrategi kvaliteten i kontraktsoppfølgingen?

2. Tids- og kapasitetsstyring

Tidligere forskning (Hollnagel 2009) har vist hvordan organisasjoner gjør avveininger mellom de ressurser (tid og krefter) de bruker på å forberede en aktivitet og de ressursene (tid og krefter) de bruker på og utføre aktiviteten.

Det må med andre ord gjøres en avveining mellom grundigheten på den ene siden og effektiviteten på den andre siden. Dette må ses i sammenheng med hvordan ledelsen forstår tidsbruk, organisering og «innkjøperens hverdag».

Forskningsspørsmål

Hvordan forstår ledelsen tidsbruk og organisering av innkjøpsfunksjonen?

På bakgrunn av dette spørsmålet: Hvilke avveininger mellom effektivitet og grundighet gjør innkjøpere og hvilken betydning har dette for kontraktsoppfølging?

3. Digitalisering

Tidligere forskning (Karltun 2014) viser at innføring av ny teknologi er avhengig av god balanse mellom faktorene medarbeider, organisasjon og teknologi for å bli vellykket. 

Denne delen vil se nærmere på innføring av nye digitale verktøy og hvordan ny teknologi kan fremme og hemme god kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål

Hvordan kan digitalisering fremme og hemme god kontraktsoppfølging?

4. Arbeidslivskriminalitet

Arbeidslivskriminalitet innebærer handlinger som bryter med norske lover om lønns- og arbeidsforhold, trygder, skatter og avgifter, gjerne utført organisert, som utnytter arbeidstakere eller virker konkurransevridende og undergraver samfunnsstrukturen.

Store summer tappes fra den norske stat hvert år. Samfunnsøkonomisk analyse anslo i 2015 skatte- og avgiftsunndragelser relatert til arbeidslivskriminalitet i et spenn mellom om lag 12 og 60 milliarder kroner.

Samfunnsøkonomisk analyse har også beregnet omfanget av verdiskaping som er skjult for omverdenen. Dette omfatter data for avdekket inntekt og grunnlag for arbeidsgiveravgift knyttet til arbeidslivskriminelle handlinger, samt et anslag for verdien av relevant trygdesvindel.

Samfunnsøkonomisk analyse anslår et spenn for skjult verdiskaping på mellom 28 og 108 milliarder kroner i 2015.

Forskningsspørsmål

I lys av dette ønsker vi å vite om hvilke krav som stilles og følges opp relatert til lønns og arbeidsvilkår?

5. Miljø

I lov om offentlige anskaffelser står det blant annet at anskaffelsespraksisen skal gjennomføres slik at den "bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant".

Forskningsspørsmål:

I lys av dette ønsker vi å vite hvordan virksomhetene følger opp krav til miljø de har satt i konkurransene?

Gjennomføring av prosjektet til Høyskolen Kristiania

I fase én av prosjektet ble det gjennomført intervjuer med syv virksomheter. Resultater fra dette prosjektet er publisert i et et eget bokkapittel (kapittel 5) i forskningsantologien "Å kjøpe for Norge".

Prosjektet følger fire av de syv virksomhtene videre for å undersøke utvikling og endring over tid. Prosjektet er forlenget til juni 2022. Den kvalitative studien fortsetter. Dette for å få en bedre ‘inside forståelse’ i arbeidshverdagen til innkjøpere og bestillere.

Det vil gjennomføres totalt 20 intervjuer i de fire utvalgte pilotvirksomheter. Intervjuene vil transkriberes, analyseres for så å fortolkes i lys av teori. Forskerne vil også gjennomføre intervjuer med leverandørsiden.

Arbeidet vil kunne brukes videre i DFØ sitt arbeid med å videreutvikle kompetansetilbudet for innkjøpere, inkludert veiledning, maler og eksempeldokumenter, særlig rettet mot planleggingen og oppfølgingen av anskaffelsene.

Ønsker du å lese en kortversjon om funnene i undersøkelsen, kan du lese "Offentlige innkjøpere må følge opp kontrakten bedre"

Oppdatert: 18. august 2021

Fant du det du lette etter

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord