Anskaffelsesstrategi mal
Det finnes like mange måter å utforme en anskaffelsesstrategi (innkjøpsstrategi) på som det finnes strategier. Dette er vårt forslag til hvordan en anskaffelsesstrategi kan se ut. Malen er laget som en «ferdig» strategi, men den må tilpasses din virksomhet før den tas i bruk.
Slik bruker du malen
- Malen må tilpasses egen virksomhet. Den er ikke egnet for ren kopiering. Det vil være urealistisk å gjennomføre alt som står i maldokumentet i løpet av gitt strategiperiode. Det er heller ikke hensiktsmessig å ha med alle styringsparameterne (KPIene) som ligger i malen. Den må gjøres relevant for dere og tilpasses eget ambisjonsnivå.
- All tekst og bilder i dokumentet kan redigeres og tilpasses slik at det passer til den enkelte virksomhet. Pass på å legge inn egne tall og informasjon i tekst og figurer.
- Malen er laget i powerpoint. Det er lagt inn automatiske «handlinger» i malen som vil virke når powerpointen er i visningsmodus og når den er konvertert til pdf. Dere kan endre tekst i boksene og flytte disse som dere vil uten å endre «handlingslenkene».
- Når dokumentet er ferdig, trykk på «lagre som» og velg pdf som filtype.
Det er laget to maler for anskaffelsesstrategi. En enkel versjon og en «standard». Difi anbefaler at de som enten har laget anskaffelsesstrategi før, eller hvor innkjøp utgjør mer enn 30 prosent av tildelt budsjett, bruker «standard» malen. 80 % av innholdet i strategien er kopiert fra ulike reelle anskaffelsesstrategier.
– Strategien må være et lettlest dokument og enkel å kommunisere. Den må ha konkrete mål og må følges av handlingsplaner med praktiske tiltak.
Avdelingsdirektør Wenche Jørgensen, Utenriksdepartementet
– Ikke bruk innkjøpspråk i strategien. Brukes fremmede begreper får ikke resten av organisasjonen strategien til å stemme med deres virkelighetsforståelse.
Seksjonssjef Nils Christian Thomsen, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet
Hva er en god anskaffelsesstrategi?
- Den viser hvordan anskaffelser kan bidra til bedre tjenester i virksomheten
- Den er basert på analyse av status
- Den støttes med risikovurderinger
- Den har godt formulerte mål som er relevante og realistiske for virksomheten
- Den er vedtatt og følges opp av toppledelsen
- Den prioriterer tydelig hva virksomheten skal og skal ikke gjøre.
- Den måles og rapporteres jevnlig på
- Den har tilhørende handlingsplan(er) og styringsparametere (KPIer)
- Den gjelder for alle i virksomheten og forplikter alle til å gjennomføre løpende forbedringsarbeid
- Den fungerer samlende for ledere og ansatte, og er en god basis for utvikling av virksomheten