Anskaffelsesprosessen steg for steg

Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er krav du stiller for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene i hele avtaleperioden.

Formålet med å stille kvalifikasjonskrav, er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig kompetanse, kapasitet og økonomi til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

FOA § 8-7 og kapittel 16
Grunnleggende krav til kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørens egnethet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. De er enten bestått eller ikke bestått og skal ikke rangeres.   

Det er noen grunnleggende krav til hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles.  Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

For at et kvalifikasjonskrav skal være lovlig å stille, må kravet

  • være relevant, det må knytte seg til kontraktens gjenstand, dvs forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre denne kontrakten
  • stå i forhold til leveransen, dvs ikke være urimelig byrdefult for leverandøren å oppfylle og dokumenter sett opp mot gevinsten for deg som oppdragsgiver
  • ikke begrense konkurransen unødvendig
  • ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet
  • være tilstrekkelig klart og konket formulert

Disse momentene må ses i sammenheng med formålet med å stille kvalifikasjonskrav, som er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder.

Kravene skal være relevante for det som skal leveres i kontrakten - Er det påkrevet at leverandøren har denne kompetansen for å kunne gjennomføre denne konkrete leveransen? Du bør derfor ikke ukritisk huke av på alle kvalifikasjonskravene i ESPD skjemaet, da kvalifikasjonskravet fort verken oppfyller kravet til relevans eller forholdsmessighet.

Kravene skal  være forholdsmessige (proposjonale) - Du skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.  Kostnadene ved gjennomføringen av anskaffelser skal ikke være unødig høye. Det betyr at du må vurdere om det er effektiv ressursbruk å bruke tid på å kreve omfattende kompetanse med dokumentasjonskrav som skal vurderes av deg.

I tillegg må du vurdere om kravet er for byrdefullt for leverandøren.

Spesielt om nye virksomheter og små og mellomstore virksomheter (SMB) Du må også vurdere om kravene hindrer deltagelse av leverandører du gjerne skulle hatt med deg i konkurransen.

Nye virksomheter vil typisk ikke kunne dokumentere lang erfaring, med mindre du åpner opp for at ansattes erfaring likestilles med leverandøren som sådan.

ilsvarende for små og mellomstore virksomheter (SMB), de kan kanskje ikke veldig høy omsetning, stor maskinpart, eller erfaring med mange store prosjekter. Du må her vurdere om det faktisk er viktig.

Det kan være forskjellige måter ulike bransjer sikrer overholdelse av kompteanse, kvalitetssikringsrutiner og miljøledelsestiltak. Du bør derfor sjekke hvordan bransjen oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er påkrevet og også hvordan de kan dokumentere dem.

Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav skal vurderes konkret for den enkelte anskaffelsen

Kvalifikasjonskravene og dokumentasjonskravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen for å sikre at leverandøren har de kvalifikasjonser som trengs for å gjennomføre kontrakten (krav til proporsjonalitet). I tillegg bør du legge til rette for å sikre en god konkurranse slik at du får tilbud fra de leverandører som kan inngi tilbud som kan dekke ditt behov. 

Du må derfor vurdere konkret hvilke kvalifikasjoner må leverandøren oppfylle for å være egnet til å gjennomføre kontrakten?

  • Hvilken økonomisk soliditet, kompetanse og kapasitet er det nødvendig og tilstrekkelig at leverandøren har for å kunne gjennomføre denne kontrakten ihht de mål som er satt for prosjektet. Dette gjelder for alle typer anskaffelser, enten det er varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.
  • Hvordan skal leverandøren dokumentere at han har den økonomiske soliditet, kompetanse og kapasitet jeg etterspør? Det er lurt å åpne opp for flere måter å kunne dokumentere et kvalifikasjonskrav slik at du ikke unødig begrenser konkurransen. Innen ulike bransjer er det forskjellige måter hvordan de kan dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjoner.

Det vil fort bli ulovlig å operere med "standard kvalifikasjonskrav", da kvalifikasjonskrav ikke vil være relevante for alle typer anskaffelser og fort blir urelevante og/eller uforholdsmessige.

Du bør derfor alltid undersøke hva som er vanlig i den bransjen du mener det er potensielle tilbydere slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Se nærmere om dialog med markedet.

  • Kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet, de kan enten oppfylle dem eller ikke.
  • Det er ikke en rangering av leverandørene ut fra kvalifikasjoner i motsetning til hvordan du evaluerer tilbud.
  • Du kan ikke sette strengere kvalfikasjonskrav enn nødvendig for å få med det kun de som har best kvalifikasjoner. Hvis du antar du vil kunne får tilbud fra veldig mange leverandører, bør du vurdere å bruke en begrenset konkurranse i stedet. Se nærmere om det nedenfor.
  • De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene plikter du å avvise fra konkurransen.
  • Der du har åpnet for å inngi delkontrakter, må du tilpasse kvalifikasjonene til den enkelte delkontrakt

Kravene skal stilles i kunngjøringen eller ved henvendelsen til markedet slik at leverandørene raskt ser om de er kvalifisert eller ikke til å kunne levere inn et tilbud. Kravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget (men obs! ingen nye krav).

Begrenset konkurranse - dersom du forventer mange tilbydere

Du kan ikke begrense konkurransen ved å stille strenge kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskraveneskal kun være de som er nødvendig for at leverandøren er egnet som leverandør, dvs den kompetanse, kapasitet og økonomisk soliditet som er nødvendig for å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Dersom du forventer mange tilbydere, kan en begrenset konkurranse være løsningen (begrenset tilbudskonkurranse for del II anskaffelser og begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring mm for del III anskaffelser).

Du skal da i kunngjøringen om å forespørre om å delta i konkurransen fastsette en nedre eventuelt en øvre grense for hvor mange leverandører som du vil invitere til å inngi tilbud. Dette antallet skal være tilstrekkelig til å sikre konkurranse, men kan ikke være færre enn 5 ved begrenset anbudskonkurranse og ikke færre enn enn 3 ved konkurranse med forhandling. Ved del II anskaffelser skal det ikke være mindre enn 3. Husk at det ikke er sikkert at alle leverandørene inngir tilbud, selvom de blir kvalifisert.

Du skal i tillegg angi i kunngjøringen hvordan du vil velge ut de leverandørene som får være med videre. Det skal være objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler for utvelgelse, såkalt utvelgelseskriterier. Det kan være feks de best kvalifiserte mht erfaring, kapasitet eller spesifikk kompetanse, eller du ønsker å velge ut de som gir best konkurransedynamikk (feks enden ut fra geografisk spredning, eller noen store og noen små leverandører. 

Se mer under Utvelgelse/prekvalifisering.

Hvordan sikre den beste konkurransen - Få med deg nyoppstartede virksomheter og små og mellomstore virksomheter (SMB)

Kravene bør ikke begrense konkurransen unødvendig.

Spesielt der du ønsker nye løsningsforslag eller innovative løsninger, kan for strenge kvalifikasjonskrav hindre små og nyetablerte bedrifter, som ofte har gode nytenkende løsninger i å delta i konkurransen.

Nyoppstarte virksomheter

Vær oppmerksom på nyoppstartede virksomheter kan bli utelukket fra å delta i konkurransen fordi du har stillet kvalifikasjonskravene uheldig. Vanligvis stilles kvalifikasjonskravene til leverandøren som sådan, dvs bedriftens kompetanse. Der du for eksempelstiller krav om at leverandøren skal ha erfaring fra x antall tilsvarende oppdrag, vil du ekskludere nyoppstartede virksomheter som er vel så gode til å levere.

For nyoppstartede virksomheter kan imidlertid de ansattes erfaring fra tidligere arbeidsforhold være meget egnet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Det er derfor klokt å angi i anskaffelsesdokumentene at leverandøren kan dokumentere sine kvalifikasjoner ved at det åpnes opp for å dokumentere kvalifikasjonene ved den erfaring leverandørens ansatte har fra tidligere arbeidsforhold.

Når det gjelder krav til leverandørens økonomi, så krever mange oppdragsgivere at det skal oppnå en viss skår på en uavhengig kredittvurdering. For å få en slik kredittvurdering må firmaet ha eksistert en tid. Du bør derfor vurdere om bankgaranti, morselskapsgaranti, garanti fra eierne er tilstrekkelig. Ved sistnevnte så bør eierne kredittsjekkes.

Små og mellomstore virksomheter (SMBer)

Også for SMBer kan det være utfordrende å levere inn tilbud fordi leveransen/tjenesten er for omfattende, noe som kan medføre at du går glipp av gode tilbud. Du bør derfor alltid vurdere å dele opp anskaffelsen i delkontrakter. Husk at kvalifikasjonskravene må tilpasses den enkelte delkontrakt. 

Vurder nøye hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav du stiller

Vær nøye med å vurdere konkret hva som er absolutt nødvendig. Ikke operer med "standard kvalifikasjonskrav", da det fort blir uforholdsmessig og lite relevant og dermed vurderes som ulovlig. Kravene skal alltid vurderes konkret. 

Ikke kryss av på alle krav i ESPD skjemaet (for sikkerhets skyld) - det kan være fort å gjøre feil her.

Vurder også hvilken dokumentasjon du ber om - også de skal oppfylle kravene til relevans og forholdsmessighet. Du må derfor vurdere om det blir tilfellet dersom du krever 3. parts sertifiseringer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller for eksempel visse kvalitetssikringstandarder eller miljøledelsesertifiseringer. Kan du sikre kvalifikasjonen på en annen måte?

Tilsvarende der du stiller krav om at produktene skal være 3. parts sertifisert med et Miljømerke. Er det et proporsjonalt krav? - i tillegg; er du sikker på at du får dekket behovet ditt ved å kreve 3. parts sertifisering?

Vurder om du bør stille kontraktsvilkår i stedet

Dersom det er få eller ingen leverandører som oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er nødvendig å stille, kan du vurdere å stille kravene som kontraktkrav, dvs at leverandøren må tilegne seg kompetansen i konktraktgjennomføringen. Dette er kun relevant ved langvarige kontrakter og rammeavtaler. ​​​​​​

Hvis du ikke tar høyde for modenheten i markedet, kan du ende opp med en mislykket konkurranse.

Hvordan sikre seg den beste kompetansen i kontraktsgjennomføringen

Kvalifikasjonskrav er krav til leverandøren som sådan. Dvs leverandørens samlede kompetanse, erfaring, utdanning osv. Det er imidlertid ikke sikkert at leverandøren tilbyr deg de personer/konsulenter som har de beste kvalifikasjonene. Du kan da bruke kompetanse til tilbudt personell som en tildelingkriterium. Forutsetningen er at kvaliteten på bemanningen er av stor betydning for gjennomføringen av kontrakten.  I tillegg må du passe på at vurderingstemaet er noe annet enn det kravet som ble stillet som kvalifikasjonskrav. Det gjør du ved å presisere at det er tilbudt personells kompetanse du leggr vekt på. Du kan også spisse hvilken kompetanse du særlig legger vekt på hos tilbudt personell som tildelingskriterium, dvs kompetanse utover det du har stillet som kvalifikasjonskrav.

Eksempel

Kvalifikasjonskrav: Tildelingskriterium

Leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 tilsvarende prosjekter

 

Den tilbudte prosjektlederen skal ha ledet minst 2 tilsvarende prosjekter
Pliktige kvalifikasjonskrav

Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer overordnet hvilke krav som kan stilles. Det er ingen obligatoriske kvalifikasjonskrav, men det er krav til skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr 500.000 ekskl mva. Denne plikten gjelder bare for norske leverandører. Ved bygge- og anleggskontrakter skal du også kreve skatteattest fra alle underleverandører for kontrakter over kr 500.000.

Kravet henger sammen med avvisningsbestemmelsene i FOA §§ 9-5 og 24-2. Disse paragrafene inneholder avvisningsbestemmelser for anskaffelser etter henholdsvis del II og del III.

Kvalifikasjonskrav i FOA del I

Kvalifikasjonskrav for anskaffelser under nasjonal terskelverdi

For anskaffelser som kun følger FOA del I, dvs anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 1.3 millioner ekskl mva er det ikke regulert hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonsbevis du kan be om.

Her er det de grunnleggende prinsippene særlig viktig, da det er de som legger føringer for hvilke krav som er relevante og forholdsmessige å stille. Det er ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I som betyr at du kan henvende deg til et tilstrekkelig antall leverandører som vil sikre konkurranse om oppdraget.

Hva som er tilstrekkelig må vurderes konkret. En tommelfingerregel er henvendelse til 3 leverandører, men jo mer du nærmer deg grensen på kr 1,3 mill eks mva må du vurdere om det er forholdsmessig å kontakte flere enn 3. Dersom det feks er 4 aktuelle leverandører, vil det kunne være et brudd på likebehandlingskravet å kun kontakte 3 av dem.

Dersom du ikke kunngjør, er det viktig at du på forhånd har sjekket hvilke kvalifikasjoner de har, slik at de faktisk er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at du også ved slike konkurranser stiller kvalifikasjonskrav og ber leverandøren redegjøre for sine kvalifikasjoner.

Kvalifikasjonskrav i FOA del II

For anskaffelser som følger FOA del I og II, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA § 8-7. Det står at du kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasistet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Du skal angi kravene i anskaffelsesdokumentene og samtidig angi hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kravene.

Forskriftens del II har ingen uttømmende liste over hvilke områder en oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav på slik som det er for del III. De grunnleggende kravene til lovlige kvalifikasjonskrav vil likevel sette begrensninger for hvilke krav du kan stille. Det følger også av forskriftens del II § 8-7 at kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å oppfylle kontrakten.

For anskaffelser etter del II i forskriften er det kunngjøringsplikt i Doffin. Det er ikke plikt til å bruke det europeiske egenerklæringskjemaet (ESPD), men det kan være en effektiv måte å stille kvalifikasjonskrav og vurdere den innsendte ESPD'en som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Kvalifikasjonskrav i FOA del III

For anskaffelser som følger FOA del I og III, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA kapittel 16. FOA angir ikke alle kravene direkte, men hvilke lovlig dokumentasjonskrav som kan stilles.

Du skal angi hvilke kvalifikasjoner som du krever for den konkrete konkurransen samtidig som du angir hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kvalifikasjonene. FOA regulerer hvilken dokumentasjon du kan be om.

  • Du kan kreve at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten han er registrert. Du kan også kreve at leverandøren er autorisert dersom det er påkrevet i hans hjemland, jf FOA § 16-2
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss økonomisk og finansiell kapasitet 
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss teknisk eller faglige kvalifikasjon
     
  • Du kan kreve at leverandøren enten beskriver hvordan han oppfyller kvalifikasjonene 

Kravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen.

For anskaffelser etter del III i forskriften er det kunngjøringsplikt i TED. Det er plikt til å bruke det europeiske egenerklæringskjemaet (ESPD),som er en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Økonomiske og finansiell stilling

Leverandøren bør ha så god økonomi at denne kan håndtere kontrakten uten at risiko for at leveransen uteblir eller blir mangelfull som følge av leverandørens økonomi. Kontraktens størrelse, varighet, risiko ved mangler ved leveransen og mulige konsekvenser ved en konkurs hos leverandøren vil være relevant i vurderingen av hvor strenge krav du bør stille.

Ofte bør du stille krav til økonomi ved langsiktige kontrakter, der du ønsker å sikre deg at leverandøren ikke går konkurs.

Krav til årlig mininumsomsetning

Hovedregelen er at krav til årlig minimumsomsetning ikke kan overstige to ganger verdien en den anslåtte verdien av kontrakten, jf. § 16-3 (1) se foa § 5-4. Det kan imidlertid stilles strengere krav dersom det er særlig risiko pga anskaffelsens karakter.

Der anskaffelsen er delt opp i delkontrakter, jr § 16-3 (2) gjelder kravet for hver delkontrakt.

Eksempel

Kvalifikasjonskrav Dokmentasjonskrav

Alternativ 1

Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføreoppdraget som tilsvarer opp til to ganger kontraktens anslåtte verdi.

Alterlnativ 1
Virksomhetens årsregnskap og en erklæring om virksomhetens totale omsetning de tre siste årene

Alternativ 2

Leverandøren skal ha tilstrekkelig soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene tilsvarende rating A

Alternativ 2

Kredittvurdering fra et kredittvurderingsselskap med lisens til å behandle personopplysninger.

Hvis du ønsker tilbud fra nyetablerte virksomheter, må du stille krav om egen kredittrating av slike. For nyetablerte kan alternativt bankerklæring eller en forpliktelseserklæring som bevis for kredittverdighet leveres.

Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Du kan stille relevante og forholdmessige krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf foa § 8-7 og §16-5. Dette må vurderes konkret. Regelverket regulerer indirekte hvilke kvalifikasjonskrav du kan stille ved at regelverket regulerer hvordan kvalifikasjonene kan dokumenteres.

Du må passe på å skrive konkret hva kvalifikasjonskrav erslik at det er forutsigbart for leverandørene hva som skal til for å bli kvalifisert for å kunne få tilbudet levert, event bli invitert til å innlevere tilbud ved begrensede konkurranser. Det er med andre ord ikke nok å si hva slags dokumentasjon leverandøren skal innlevere.

Dette er eksempler på kvalifikasjonskrav og hvordan det kan dokumenters

  • Leverandøren skal ha minst tre relevanteleveranser de siste tre årene (du kan godt angi kortere tid). Her bør du  presisere hva som er relevant leveranser
    Dette kan dokumenteres ved en oversikt om tidligere erfaring på vareleveranser eller tjenester de siste tre årene​​​
  • Leverandøren skal ha minst tre relevante bygge- og anleggsarbeider de siste fem årene (du kan godt angi kortere tid). Her bør du  presisere hva som er relevante arbeider.
    Dette kan dokumenteres ved en oversikt over de tre mest relevante bygge- og anleggsprosjektene de siste frem årene
  • Krav om en minimums kapasitet
    Dette kan dokumenteres med en oversikt over teknisk personell eller tekniske enheter
  • Krav til spesifikk teknisk fasiliteter eller forskningsmuligheter
    Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av tekniske fasiliteter eller forskningsmuligheter
  • Krav om at leverandøren skal ha kvalitetssirkringstiltak eller - rutiner for å ivareta  anskaffelsens målsetting
    Dette kam dokmenteres ved en beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringstiltak eller -rutiner
  • Krav om at leverandøren har miljøledelsestiltak eller - rutiner som kan sikre ivaretagelse av miljømålsettinger og miljøkrav i anskaffelsen
    Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse leverandørens miljøledelsestiltak og også en sertifisering dersom leverandøren er sertifisert
  • Krav om en spesifikk utdanning eller faglige kvalifikasjoner
    Dette kan dokumenteres med innlevering av CV med angivelse av hvor de faglige kvalifikasjoner er angitt. I tillegg skal det vedlegges dokumentasjon på bestått utdanning
  • Krav om at leverandøren skal ha en viss arbeidsstyrke tilgjengelig
    Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av leverandørens gjennomsnitlige arbeidsstyrke de siste tre årene 

Om det er hensiktsmessig å stille kvalifikasjonskrav til leverandørens kapasitet, må du vurdere i hvert enkelt tilfelle. Dersom manglende kapasitet til å gjennomføre oppdraget er en risikofaktor, vil det være fornuftig. Hvis risikoen er begrenset, vil tilstrekkelig kapasitet kunne være godt nok dokumentert ved at leverandøren allerede har dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag av tilsvarende art og omfang. Hvis du i tillegg planlegger å etterspørre og vektlegge oppdragets bemanning som tildelingskriterium, vil et slikt kvalifikasjonskrav være overflødig.

Råd ved utforming av kvalifikasjonskrav

Det kan være lurt å angi hvordan leverandøren skal besvare oppfyllelse av kvalifikasjoner for å begrense arbeidsmengden. For eksempel der kravet er 3 relevante oppdrag de tre siste årene, så kan det være lurt å si at beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av de 3 oppdragene. Leverandøren er selv ansvarlig for at beskrivelsen er av en slik art at den dokumenterer at kravet er oppfylt.

Det kan også være lurt å angi at nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som tilbudte personer/ressurser har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren.

Hvis du gjennomfører konkurransen med en pre-kvalifisering, vil det imidlertid være fornuftig å stille noen kvalifikasjonskrav også til leverandørenes kompetanse og erfaring som kvalifikasjonskrav. Da får du skilt ut de leverandørene som ikke vil ha reelle muligheter til å nå opp i den etterfølgende konkurransen.

Kompetanse og erfaring til tildelingskriterium

Vær klar over at det ikke er alltid er nødvendig å stille krav til leverandørens erfaring som kvalifikasjonskrav. Du kan i stedet vurdere om du skal bruke erfaring og kompetanse hos de konsulenter som skal gjennomføre oppdraget som et tildelingskriterium.

Kvalitetssikringstiltak

Dersom det er relevant for gjennomføringen av kontrakten kan det være relevant å stille krav til kvalitetssikringstiltak og - rutiner. Ved gjennomføring av konsulentoppdrag vil det fort kunne være relevant.

Dersom du stiller krav til leverandørens kvalitetssystem, er det for at leverandøren skal vise at han har en systematisk og strukturert tilnærming til den type leveranse konkurransen dreier seg om. Vurder hvor strengt et slikt krav skal være og om et slikt krav kan dokumenteres på annen måte. Et slikt krav kan ekskludere en del mindre leverandører fra å levere, særlig nyetablerte selskaper og små og mellomstore bedrifter (SMBer).

Eksempel på kvalifikasjonskrav:

Krav Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting. En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.

Merk at her åpnes de topp for flere typer dokumentasjonsmåter noe som sikrer god konkurranse blant leverandørene, dvs du utelukker ikke noen leverandørene som oppfyller kvalifikasjonene, men kan dokumentere dem på en annen måte.

Merk at for arkitekter og rådgivende ingeniører vil krav om kvalitetssystem mv. følge av lovpålagte krav. 

Miljøledelsestiltak og -rutiner

Det kan være relevant at leverandøren har utarbeidet miljøledelsestiltak for å kunne være kvalifisert til å gjennomføre kontrakten. Det kan være tilfelle der anskaffelsen har miljøegenskaper som skal oppfylles og for å bidra til å sikre at de miljømålsettinger som er satt i anskaffelsesdokumentene oppnås. 

Det kan da være viktig at leverandøren skal vise at han har en systematisk og strukturert tilnærming til den type leveranse konkurransen dreier seg om. 

Du kan stille krav om konkrete miljøledelsestiltak eller du kan be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak han vil anvende for å nå anskaffelsens miljømål og oppfylle miljøegenskaper som er angitt i anskaffelsesdokumentene.

Vurder hvor strengt et slikt krav bør være for ikke å ekskludere en del mindre konsulentselskaper fra å levere. Kravet skal ikke være strengere enn det som er nødvendig.

Eksempel på krav: Eksempel på dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha miljøledelsestiltak tilpasset leveransens miljømålsetting, miljøegenskaper, kompleksitet og risiko. En beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat under forutsetning av at miljøledelsestiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen.

Merk at her åpnes de topp for flere måter leverandøren kan dokumentere miljøledelsestiltak, noe som sikrer god konkurranse blant leverandørene, dvs du utelukker ikke noen leverandørene selvom de oppfyller kvalifikasjonene, men kan dokumentere dem på en annen måte.

Det er imidlertid viktig at du sikrer at de miljøledelsestiltak du mener er viktig for at leverandøren kan gjennomføre kontrakten på en forsvarlig måte er dekket i de sertifiseringer som vedlegges som dokumentasjon. Det kan da også være lurt å si at leverandøren skal angi hvor i sertifiseringen de relevante miljøledelsestiltakene er beskrevet.

Attest for tredjeparts sertifisering
Det kan i visse tilfeller være relevant og forholdsmessig at leverandøren har et sertifisert miljøledelsessystem som ISO14001, EMAS eller Miljøfytårn.  Dette er en spesialregel og vær oppmerksom på at det kan være et uforholdsmessig krav å kreve at leverandøren faktisk har en slik sertifisering. Dette kan spesielt være egnet til å utelukke SMBer.

Krav til dokumentasjon - Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

For anskaffelser etter forskriftens del III skal det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) benyttes, jf FOA kapittel 17. Dette er et elektronisk skjema som oppdragsgiveren skal fylle ut og gjøre tilgjengelig sammen med kunngjøringen.

Leverandørene skal fylle ut egenerklæringsskjemaet og levere dette sammen med tilbudet i åpne konkurranser, og ved forespørselen om å delta i begrensede konkurranser. Ved begrensede konkurranser skal oppdragsgiver angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterer og regler for utelgelsen i kunngjøringen.

Egenerklæringsskjemaet fungere da som foreløpig dokumentasjonsbevis på

a)    At leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

b)    At det ikke foreligger grunner for avvisning

c)     At leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene

Dersom annet ikke er nødvendig for å sikre gjennomføring av konkurransen på riktig måte, er det bare den leverandøren som blir tildelt kontrakt som skal levere etterspurt dokumentasjonsbevis. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kontrollerere om den valgte leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Den valgte leverandøren skal straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis. For eksempel skal skatteopplysningene ikke være eldre enn 6 måneder. Med "straks" menes at leverandøren mer eller mindre umiddelbart skal kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsvevisene. Enkelte bevis kan oppdragsgiveren nå hente inn selv, gjennom eBevis

Oppdragsgiveren kan imidlertid på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 

Ved begrensede konkurranser der oppdragsgiver har satt et tak på hvor mange leverandører som skal være med videre i konkurransen, er det hensiktsmessig å be de leverandørene som velges ut om å innlevere dokumentasjonen før prosessen går videre. Da unngår du risikoen for å ta med leverandøre  som senere viser seg å ikke oppfyller kvalifikasjonskravene videre i konkurransen. 

Som oppdragsgiver kan du ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom du tidligere har mottatt dem, eller dersom du har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en nasjonal database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger. Enkelte opplysninger er nå tilgjengelige gjennom eBevis

Les mer om ESPD

Kvalifikasjonskrav i DPS

Kvalifikasjonskravene skal som for alle andre anskaffelser være relevante og stå i forhold til det som skal anskaffes. Det betyr at du må vurdere konkret hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendig for hver DPS. Der ordningen er delt inn i kategorier, skal kvalifikasjonskravene angis for hver kategori.

Det er ikke spesielle kvalifikasjonskrav under en DPS, med unntaket av krav til skatteattest som gjelder for alle anskaffelser over kr 500.000 eks mva. Da ordningen omfatter ytelser som ikke trenger særlige tilpasninger, vil det normalt ikke være behov for særlig strenge eller omfattende kvalifikasjonskrav.

Når det gjelder eventuelle krav til årlig minimumsomsetning skal det beregnes på bakgrunn av den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal inngås i ordningen, jf. foa § 16-3 (4). Vær imidlertid oppmerksom på at dette er maksimumsverdien som kan kreves, slik at det å kreve for høy minimumsomsetning kan avholde små og mellomstore bedrifter (SMB) som kanskje nettopp har den spisskompetanse som vil dekke ditt behov.

Andre kvalifikasjonskrav kan for eksempel være krav til autorisasjoner, sertifikat, løyve, fagbrev, registrering i faglig register, tilsvarende erfaring (her bør du presisere i ESPD skjemaet hva du mener med «tilsvarende»), formell kompetanse og/eller erfaring fra tilsvarende leveranser, kapasitet krav om en viss omsetning, ansvarsforsikringsbevis mm. Se FOA kapittel 16.

Det kan være litt utfordrende å sette nivå på relevante og forholdsmessige kvalifikasjoner for ytelser når man ikke vet det totale omfanget. Reglene om etablering av ordningen forutsetter imidlertid at kunngjøringen av ordningen skal inneholde «den anslåtte mengden». Det betyr at oppdragsgiver må foreta en forsvarlig vurdering av mengden, enten ut fra planlagte prosjekter eller historiske data.

 

Oppdatert: 19. august 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord