Anskaffelsesprosessen steg for steg

Kontraktsoppfølging

Når du følger opp en kontrakt sikrer du bedre måloppnåelse ved at du får kontraktsmessig ytelse. Omfanget og ikke minst lengden på kontraktsoppfølgningen varierer fra kontrakt til kontrakt.

Flere verktøy for kontraktsoppfølging og evaluering av leveransen
Roller og ansvar under kontraktsoppfølging

Budsjetteier/ avtaleeier

  • Sørge for beregning av effekter og kontrollere måloppnåelse og risiko
  • Rapportere iht. gjeldende retningslinjer
  • Beslutte bruk av dagbot, heving, oppsigelse
  • Godkjenne å utløse opsjon, tilleggs- og endrings-ordrer
  • Initiere eventuelt ny anskaffelse

Innkjøper

  • Tilrettelegge for bruk av kontrakt
  • Tilrettelegge for elektroniske bestillinger i bestillingssystem
  • Publisere informasjon om kontrakten
  • Ivareta de formelle forhold til leverandøren:
    • Følge opp kontraktens kommersielle vilkår herunder prisregulering, reklamasjoner, garantikrav, sanksjoner og tvister
    • Vurdere og gjennom­føre utløsing av opsjoner
  • Gjennomføre evt. minikonkurranser i KGV
  • Samle og dokumentere erfaringer fra anskaffelsesprosessen
  • Arkivere relevant dokumentasjon

Kontraktsforvalter

  • Bruk av KAV for gjennomføring av kontrakt
  • Implementere kontrakten i virksomheten
  • Jevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren
  • Gjennomføre brukeropplæring
  • Løpende oppfølging av kontrakt:
    • Akseptere leveranser i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted)
    • Administrere oppfølging av avvik og garantier
    • Vurdere sanksjoner
    • Sørge for måloppnåelse
    • Utforme tilleggs- og endringsordrer iht. kontraktens bestemmelser
  • Oppdatere risikoanalyse og tiltaks­plan ved behov
  • Sluttevaluering
  • Samle og dokumentere erfaringer med leveransen og leverandøren

Fagansvarlig

  • Forberede mottak av leveranse
  • Undersøke leveransen og godkjenne og/eller melde evt. avvik til kontraktsforvalter
  • Bistå kontraktsforvalter ved oppfølging av evt. avvik, reklamasjon m.m
  • Melde erfaringer med leveransen og bruk av denne til kontraktsforvalter

Bestiller

  • Sjekke inngåtte avtaler for å se om behovet kan dekkes av bestilling på en av avtalene
  • Opprette/registrere bestilling i bestillingssystemet
  • Påføre korrekt kontering på bestillingen
  • Bidra til styrket avtalelojalitet
  • Leverandøroppfølging på operativt nivå
  • Leveranseoppfølging på operativt nivå. Følge opp status på leveranse med kontraktsforvalter

Mottaker

  • Ansvar for at motatt vare eller tjeneste er i henhold til bestilling og kontrakt
  • Registrering av mottak i elektronisk bestillingssystem (attestasjon)
  • Arkivere fraktbrev

Gjennom kontraktsoppfølgingen sikrer du at de ytelsene du har avtalt faktisk blir levert. I tillegg bidrar kontraktsoppfølgingen til et godt samarbeid med leverandøren og å avverge mulige misforståelser og konflikter.

På sidene under kontraktsoppfølging får du tips og råd for hvordan du skal gjøre en avtale kjent i virksomheten og hva du bør opplyse om. Videre får du tips om hvordan du bør gjennomføre et oppstartsmøte med leverandøren for å sikre en smidig kontraktsgjennomføring.

Du får også vite hvilke forpliktelser oppdragsgiver har og hvilke forpliktelser leverandøren har. I tillegg får du vite hva du skal gjøre dersom du mener du ikke har fått kontraktsmessig ytelse mm.

Det er viktig å vite hvilke endringer som lovlig kan gjøres i en kontrakt, og hvilke endringer som ikke er lovlige. 

Dersom ytelsene som leveres endres i forhold til det som er avtalt i kontrakten, kan endringen i realiteten være en ulovlig direkte anskaffelse. Det er derfor viktig å ha kontroll på eventuelle endringer som gjøres i kontrakten.

Se også

Oppdatert: 20. september 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord