Handlingsplan for IKT-kategorien 2025–2027

Flere virksomheter har behov for skjerpede sikkerhetskrav eller behov for kontroll på prosesser knyttet til kritisk infrastruktur.

Dette kan være fordi de representerer grunnleggende nasjonale funksjoner (GNF) eller skal iverksette og etterleve NIS2- direktivet. Flere virksomheter mangler kompetanse på IKT-området generelt og sikkerhet spesielt.

Vi skulle ønske Statens innkjøpssenter kunne bistå med veiledning og standardisert tilnærming til risikovurderinger og DPIA.

Innkjøpsressurs i stor virksomhet

Tildelingsbrevet for DFØ i 2024 har ny ordlyd på hovedmål 2, som legger sterkere føring på å bidra til grønn omstilling og bærekraftig utvikling gjennom anskaffelser: 

«Offentlig sektor gjennomfører effektive og innovative anskaffelser som bidrar til grønn omstilling og bærekraftig utvikling». 

Bærekraftig utvikling har tre dimensjoner: sosiale forhold, miljøforhold og økonomiske forhold. 

Vi representerer opptil 190 virksomheter og mange årsverk, noe som gir oss større forhandlingsmakt dersom markedsmekanismene og konkurransesituasjonen er velfungerende.

For å utnytte dette fullt ut, må vi ha god markedsinnsikt og kontinuerlig holde oss oppdatert på utviklingen i de markedene vi opererer i. Vi må også ha evne til å se gevinstpotensialene, både med standardisering og effektivisering.

Etter avtalene er etablert, må vi også benytte ressurser på å tilrettelegge for riktig bruk av avtalene. Effektivitetsgevinster oppnår vi ved å gjennomføre samlede prosesser, der vi kan utnytte ressurser og tilgjengelig kompetanse på en effektiv måte.  

• Like behov: I behovskartleggingen meldte 4 av 13 respondenter om behov for dette anskaffelsesområdet, særlig store virksomheter og innkjøpssamarbeid. De melder om at dette behovet må dekkes fort siden deres lokasjoner skal være flyttet over allerede våren 2027, og det er forventet at både anskaffelse og flytting av datasenter vil ta et par år. Flere av disse har dedikerte ressurser, og har påstartet anskaffelsesprosesser.  

• Stort volum: Det er mange usikkerheter knyttet til volum på dette anskaffelsesområdet, både fordi det kan ligge ført flere ulike steder i statsregnskapet i tillegg til at dette er et område der man kan vente stor bevegelse i fremtiden, også avhengig av hvilken skytilnærming de ulike virksomhetene velger å ta. Kostnadene vil avhenge av virksomhetens art, størrelse og kompleksitet, samt av markedets tilbudsside.  

• Lite individuell tilpasning: Tjenesten består av antall kvadratmeter og strømkapasitet. I tillegg kan det være individuelle behov for redundans med flere lokasjoner, strenge krav til digital og fysisk sikkerhet, krav om fysisk lokalisering eller bruk av enkel teknisk support på stedet («smart hands»).  For noen kan det være behov for å kjøpe tjenester for «flytting» fra eksisterende lokasjon. Disse behovene kan påvirke om hvorvidt det er gode markeds- og konkurransevilkår. 

• Marked og konkurranse: Vi har hatt samtaler med noen markedsaktører som nevner at det pr. dags dato er kapasitetsutfordringer på lokasjoner i Norge og Europa. Samtidig kan virksomhetene fortelle at de opplever tilbudet som tilstrekkelig. Det finnes flere aktører i markedet som har vist interesse for området, og vi anser derfor konkurranse og marked som tilstrekkelig velfungerende.  

• Sikkerhet: På samme måte som datasenterinfrastruktur, kan virksomheter ønske å ha kritiske data eller funksjoner på sin egen infrastruktur. NSM anbefaler i sin rapport «Norske datasentre og digital autonomi» at de funksjonene samfunnet er mest avhengig av, bør leveres fra datasentre i Norge. En colocation-tjeneste vil kunne ha gevinster i form av fysiske sikkerhetstiltak som avsperringer, vakthold, uregelmessighetsvarsling og beredskap. I tillegg kan man sikre stabil strømtilførsel og effektiv kjøling, som bidrar til sikker og stabil drift av infrastrukturen. Det er også flere etablerte standarder i bransjen som kan benyttes, herunder ISO/IEC 27000-familien og Tier-klassifiseringsstandard.  

• Grønn omstilling og bærekraftig utvikling: Det kan stilles krav om energieffektiv drift gjennom krav til PUE (Power usage effectiveness), bruk av overskuddsvarme og bruk av fornybare strømkilder.  

• Økonomi og effektivitet: Driftskostnader kan reduseres, det er mindre behov for store investeringer, og kostnader forbundet med driftsavbrudd kan senkes.  Virksomhetene forteller at det er tilfeller der colocation kan være mer kostnadseffektivt enn skytjenester, spesielt for organisasjoner med store mengder data eller spesielle krav til ytelse og tilgang til data.  

• Like behov: I behovskartleggingen meldte 6 av 13 respondenter om behov for dette anskaffelsesområdet. 

• Stort volum: Volumet er ikke forventet å være betydelig på dette avtaleområdet. Disse verktøyene leveres ofte som lisenser for å benytte verktøyet, og prises ofte ut fra antall enheter. Prisene varierer fra 10 kronerr. enhet årlig til en hel «bundle» for 100 00 kroner pr. år.  

• Lite individuell tilpasning: Det er ikke forventet store behov for individuelle tilpasninger i selve tjenesteleveransen for å imøtekomme behovene til de offentlige virksomhetene.  

• Marked og konkurranse: HAM er ofte «bundlet» sammen med avtalene for selve produktene. Dette gjør at man kan få en innlåsing mot en leverandør. Det vil kanskjevære en utfordring å få iverksatt et godt system for HAM alene. Vi kjenner ikke til omfanget av evt. registrering av allerede eksisterende portefølje inn i disse verktøyene.

• Sikkerhet: Virksomhetene får større innsikt og kontroll på sine IT-enheter. En fellesavtale kan bidra til å sikre forsvarlig bruk, oppdatering, avhending og sletting.  

• Grønn omstilling og bærekraftig utvikling: En fellesavtale vil gi større innsikt og økt påvirkningskraft på enheters levetid. Det vil også være mulig å følge opp ombruk og gjenvinning av brukte enheter. 

• Økonomi og effektivitet: En fellesavtale kan bidra til kostnadseffektivitet og reduserte driftsutgifter og økt operasjonell effektivitet. Å operasjonalisere en slik avtale vil imidlertid for mange virksomheter innebære å sette av ressurser til å registrere inn enheter, følge opp bruk og registrere avhending. 

• Like behov: I behovskartleggingen meldte 6 av 13 respondenter om behov for dette anskaffelsesområdet. Det er en kombinasjon av innkjøpssamarbeid, store, mellomstore og små virksomheter. Behovet for datasenterinfrastruktur er et likt behov for de virksomheter som selv håndterer all eller deler av egen IKT-infrastruktur. 

• Stort volum: Datasenterinfrastruktur går under postene 128 og 655 i statsregnskapet «Datamaskiner og annet IKT-utstyr». Totalt står disse postene for ca. 3,3 milliarder kroner. i statsregnskapet. Fellesavtalene på IKT-produkter som inngår i statsregnskapet under post 128 og 655 er: PC, MAC, mobiltelefoner, nettbrett, AV-utstyr og multifunksjonsmaskiner. Disse forplikter til sammen 53 %prosent av mulige årsverk i statlig sektor, og har et samlet estimert volum på ca. 1,3 milliarder kroner. /årlig. Forbruket til de virksomheter som har tatt fravalg, vil være i ca. samme størrelsesorden. Dette innebærer at ca. 2,6 milliarder kroner benyttes til IKT-produkter som nevnt over, og at det også kjøpes ytterligere IKT-produkter for ca. 1 milliard kroner . årlig, hvorav en andel vil være datasenterinfrastruktur. I opprinnelig IKT-kategoristrategi ble volumet identifisert til å være ca. 140 millioner kronerårlig. Flere virksomheter planlegger å bruke flere skytjenester, noe som kan redusere behovet for egen infrastruktur og avtalevolumet over tid. Likevel vurderes området til å ha tilstrekkelig stort volum for å være egnet som en fellesavtale.  

• Lite individuell tilpasning: IKT-produkter har få grensesnitt med andre avtaler og krever lite individuell tilpasning. Fellesavtalen må likevel sikre at sortimentet fungerer med eksisterende IKT-infrastruktur, noe som kan gjøre standardisering krevende.  

• Marked og konkurranse: Det er et relativt velfungerende marked av forhandlere som tilbyr et utvalg av ulike produsenter. Markedsmekanismene er såpass velfungerende at det kan hentes flere gevinster ved å konkurranseutsette.  

Vi har hatt konkurranse ute på servere og lagring. Konkurransen har blitt avlyst i flere omganger pga. en del vanskelige sikkerhetskrav

IT-ressurs i mellomstor virksomhet

• Sikkerhet: Ofte vil det være en rekke kritiske data eller funksjoner man ønsker å ha på egen infrastruktur. Årsakene kan være manglende tillit til skybaserte løsninger (særlig med tanke på hvor data behandles og lagres) eller at virksomheter ønsker å ha kontroll på egen infrastruktur eller data. En av virksomhetene forteller også om at den har forsøkt å dekke dette behovet, men opplever at sikkerhetskrav kan være vanskelige å håndtere.  

• Grønn omstilling og bærekraftig utvikling: Underkategorien «IKT-produkter» har størst negativ påvirkning på grønn omstilling og bærekraftig utvikling. Området ligger i DFØ sin høyrisikoliste for brudd på menneskerettigheter, og CO2-utslippene er de høyeste blant avtaleområdene. En fellesavtale kan bidra til miljøvennlige produkter og påvirke levetid, og det kan i større grad påvirke til ansvarlige leverandørkjeder. Det kan også legges til rette for effektiviseringsgevinster for oppfølging av ansvarlige leverandørkjeder.  

• Økonomi og effektivitet: Det økonomiske besparelsespotensialet kan man anta vil ligge som tidligere anslått i IKT-kategoristrategi på ca. 10 –20 prosent. Dersom vi benytter volumet som estimert ved utarbeidelse av opprinnelig IKT- kategoristrategi, blir dette ca. 15–30 milllioner kroner årlig. I tillegg vil det være effektiviseringsgevinster for både statlig sektor og leverandørmarkedet. Avtaleområdets økonomiske potensiale er ikke vurdert mot bruk av skybaserte løsninger. Virksomhetene melder likevel om at det er tilfeller der det viser seg dyrere å benytte skybaserte løsninger, enn å benytte egen infrastruktur. 

• Like behov: 7 av 13 respondenter melder om behov for fellesavtaler for IT-spesialister, IT konsulenter og/eller IT- driftstjenester. Alle virksomhetene har et behov for å ha en løpende tilgang til ulike type kompetanser. De konkrete behovene vil defineres av virksomhetens øvrige IKT-infrastruktur og portefølje. 

• Stort volum: Statens innkjøp av konsulenttjenester utgjør 5,9 milliarder kroner i året. Dette utgjør ca. 1/3 av IKT-kostnadene i staten. De siste årene har det vært en politisk føring om å redusere bruken av konsulenter i offentlig sektor. Volumet antas å være større for IT-konsulenter enn for IT-spesialister, selv om lønnskostnadene for spesialister er langt høyere enn for konsulenter. Kjøp av tjenester for løpende driftsoppgaver innen IKT går under post 675 i statsregnskapet. Totalt står denne for ca. 3,3 milliarder kroner i statsregnskapet. Det kan dermed antas at det finnes mulighet for å inngå fellesavtaler innen IT-drift som har et stort volum. 

• Lite individuell tilpasning: Behovene varierer avhengig av hvilken type kompetanse som trengs. Basert på tilbakemeldingene fra virksomhetene vil anskaffelser av IT-spesialister være spesifikke for hvert enkelt tilfelle. I disse tilfellene er personenes unike kompetanse viktigere enn hvilket konsulentselskap de tilhører. Det vil derfor alltid være behov for å skreddersy oppdragene som disse spesialistene skal levere. Vår vurdering er derfor at fellesavtaler for IT-spesialister ikke er hensiktsmessige. For IT-konsulenter vil det også være behov for individuelle tilpasninger. Men i oppdrag hvor driftsoppgaver skal gjennomføres, vil det være enklere å erstatte konsulenten med andre personer. For enkelte tjenester vil det være mulig å standardisere elementer som tjenestenivåavtaler (SLA), vedlikehold, sikkerhet, support og rapportering. 

• Marked og konkurranse: Leverandørmarkedet i denne kategorien er svært bredt, og består av aktører fra alle de store konsulentfirmaene, teknologifirmaene, nisjeleverandørene og totalleverandørene. Konsulentfirmaene operer svært ofte som bindeleddet mellom kunde og produsenten av varene/tjenestene nevnt i de øvrige kategoriene. Totalt sett anses Statens innkjøpssenter sin forhandlingsmakt som god i kategorien. 

• Sikkerhet: Med mindre sikkerhet i organisasjonen er tema for konsulentbruken antas ikke bruk av eksterne konsulenter å ha nevneverdig betydning for å skape gevinster knyttet til sikkerhet. 

• Grønn omstilling og bærekraftig utvikling: Bruk av konsulenter anses ikke å ha nevneverdig påvirkning for å skape gevinster knyttet til grønn omstilling og bærekraftig utvikling. 

• Økonomi og effektivitet: En fellesavtale antas å forenkle statens tilgang til nødvendig kompetanse kontinuerlig. Videre kan etablering av slike avtaler bidra til økt kontroll, effektivisering og etterlevelse av regelverk ved statlige konsulentkjøp. På denne måten kan fellesavtaler fungere som et verktøy for å oppnå regjeringens mål om å redusere bruken av konsulenter i staten. 

• Like behov: 9 av 13 respondenter melder om behov for dette anskaffelsesområdet. De fleste benytter et utvalg av standardisert programvare, og det kan se ut til at det er flere lisenstyper som går igjen på ulike verktøy, sikkerhetsprogramvare, fagsystemer ol. Det vil dermed være mange like behov. 

• Stort volum: Postene 104, 474 og 642 i statsregnskapet relaterer til leie av programvare og årlige lisenser. Totalt står disse postene for ca. 4,23 milliarder kroner  i statsregnskapet. Med utgangspunkt i noen store virksomheter vil opptil 25prosent av dette være lisenser knyttet direkte opp til Microsoft. Opptil 20prosent vil være formidlet gjennom lisensforvalter-avtaler (License service provider (LSP) Standardisert programvare og lisenser, utenom Microsoft, kan gi et volum på opptil 850 millioner kroner. En stor andel av dette går til produsenter som IBM, Oracle, Cisco, WMware, Citrix og Adobe. Det vil dermed være et stort volum på området.  

• Lite individuell tilpasning: Standardisering ligger til områdets natur, og det er ikke behov for noen særlig grad av individuell tilpasning.  

• Marked og konkurranse: Markeds- og konkurransesituasjonen er litt forskjellig, basert på type lisensområde. Det er noen monopolmarkeder, men også enkelte markeder der det finnes flere aktører og løsninger. Utfordringen er ofte innlåsing mot produsenter, kompatibilitet og behov for opplæring ved bytte.  For mindre virksomheter er det vanlig praksis å handle lisenser med den enkelte produsent eller forhandler etter hvert som behovet oppstår. For større virksomheter er det vanlig praksis å inngå «Enterprise Agreements» (EA-avtaler) med den enkelte produsent, eller inngå avtale med en lisensforhandler. For små og mellomstore virksomheter kan dette ofte bli betalt via kredittkortselskap eller ved utlegg o.l. Det er en risiko for at mange av disse kjøpene gjøres uten konkurranseutsettelse. Vi kan derfor anta at en fellesavtale på lisenser kan bidra til bedre regelverksetterlevelse og større kontroll knyttet til lisensforbruk, særlig for små og mellomstore virksomheter.    

Mastercard har lenge vært den største leverandøren av lisenskjøp i vår virksomhet

Innkjøpsressurs i liten virksomhet 

• Sikkerhet: Gevinster innen sikkerhet vil avhenge av type programvare. Gjennom fellesavtaler kan man standardisere sikkerhetskrav til ulike løsninger og stille krav til vedlikehold og sikkerhetsoppdateringer. En fellesavtale på dette området kan også bidra til bedre oversikt og kontroll på programvareporteføljen. Det gir videre anledning til å standardisere krav til eksempelvis. datalagring, personvern, vedlikehold og oppdateringer av programvaren. Sikkerhetsprogramvare kan være dyrt, og gjennom fellesavtaler kan små virksomheter få tilgang til disse produktene til en rimeligere pris.  

• Grønn omstilling og bærekraftig utvikling: Det ligger ikke noe særlig påvirkningsmulighet for å bidra til grønn omstilling og bærekraftig utvikling, litt avhengig av bruksformål. Dersom programvare erstatter behov for fysiske installasjoner kan man anta at det er noe gevinst, men dette antas å gjelde være et fåtall.  

• Økonomi og effektivitet: Det økonomiske gevinstpotensialet kan være stort ved å samle lisensbehov i en felles avtale, da volum gir bedre betingelser. De fleste statlige virksomheter trenger ulike lisenser, og en felles avtale for de mest brukte lisensene kan gi betydelige effektiviseringsgevinster. I tillegg kan en fellesavtale bidra til at en større andel virksomheter i statlig sektor har konkurranseutsatt kjøp av lisenser.