EHF katalog

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Sikre at alt kjøp er i henhold til kontrakt

EHF katalog skal gjøre det enklere for både oppdragsgiver og leverandør å inngå avtaler, endre avtalesortiment og avvikle avtaler.

Formatet kan brukes til å motta informasjon om varer og tjenester fra en leverandør det er inngått kontrakt med, på en standardisert måte.

Katalogfamilien består av forespørselskatalog, tilbudskatalog og katalog. Alle tre katalogtyper dekker hver sin del av anskaffelsesprosessen og er harmonisert slik at de henger sammen og man kan overføre data fra en katalogprosess til den neste.

En katalog kan brukes til å

• gjøre avrop på en rammeavtale via et bestillingssystem
• oppdatere avtalesortiment hvis avtale tillater det
• implementere nye avtale på en effektiv måte
• avvikle en avtale på en effektiv måte

Hvordan lage, sende og motta en EHF katalog

Leverandør: Det finne flere systemleverandører som kan hjelpe deg med å lage og sende en EHF katalog. Her finner du en liste over de systemleverandørene vi har registrert. Se de leverandørene som har markert om de kan behandle EHF katalog i kolonnen med samme navn.

Oppdragsgivere: Hvis du har anskaffet et bestillingssystem har man som regel to måter å registrere vare og tjenesteinformasjon på. Enten kreve at din leverandør sender en EHF katalog som du behandler via katalogverktøyet før varer og tjenester tilgjengeliggjøres for dine bestillere eller legge opp en katalog selv i bestillingssystemet. Her finner du en liste over de systemer vi har registrert som kan ta i mot EHF katalog.

Rollene må være definert i organisasjonen

For at prosessene skal fungere, er det viktig at de roller som er definert inn i prosessen er etablert både i oppdragsgivers og leverandørs organisasjon.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• En god katalog som kommer rett inn i bestillingssystemet, vil gjøre det enklere å søke vare eller tjeneste for bestiller.  
• Reduserte kostnader i form av mindre tidsbruk og riktigere bestillinger (riktig vare eller tjeneste til riktig pris).  
• Oppdateringer vil være sporbare fordi EHF katalog sendes og lagres elektronisk. Man har dermed mulighet å gi innkjøpsavdelingen gode data som grunnlag for nye konkurranser.  
• Krav til miljø, sosialt ansvar, produsent og opprinnelsesland, vil sette oppdragsgiver i stand til å følge opp krav fra konkurransen. Den merkeordningen varen eller tjenesten tilhører kan legges ved på linjenivå i katalogen, se siden "Koder for bruk i EHF katalog for merkeordninger - miljø og samfunnsansvar".
• Vare- og tjenesteinformasjon som følger med i katalogen fra leverandøren vil gi god kvalitet i bestillingen. Denne informasjonen kan igjen danne grunnlag for automatisering av matching av faktura.

For leverandører

• Kan presentere sitt sortiment av varer og tjenester på en god måte for bestillere, i bestillerens egen innkjøpsløsning. Det er viktig både med tanke på å forhindre feilbestillinger, en mest mulig effektiv implementering av ny avtale, og en effektiv måte for å holde sortimentet oppdatert hvis avtalen tillater dette.
• Det er også kritisk for leverandør at avtalelojaliteten er maksimal. Det sikres ved at bestiller får god informasjon om varen og tjenesten via bestillingssystemet. Oppdragsgiver på sin side sikrer avtalelojalitet ved å ha klare definisjoner av roller og en god prosessforståelse i egen virksomhet.