Interessentanalyse
For å kartlegge interessenter kan det gjøres en interessentanalyse. Hensikten med kartleggingen er å identifisere behov for hver interessent og prioritere de viktigste.
En interessentanalyse skal gi deg et overblikk over de interne og eksterne parter som enten er en del av prosjektet, eller som prosjektet er avhengig av. En interessent er en part som stiller krav eller har en forventning til resultatet av anskaffelsen. Her følger et forslag til hvordan du kan gjennomføre en interessentanalyse. Analysen kan gjøres gjennom følgende tre trinn:
Trinn 1 Identifisering
Hensikt: Identifisere aktuelle interessenter til resultatet av anskaffelsen.
Gjennomføring:
- Ta frem et flip-over-ark
- På arket tegner du følgende figur: En sirkel i midten og flere sirkler rundt for å skrive inn ulike interessenter (se figuren under punkt 3.).
- Fyll inn navn på anskaffelsen (i sirkelen i midten) og alle aktuelle interessenter (i sirklene rundt).
Trinn 2 Prioritering
Hensikt: Prioritere hvilke interessenter som er viktigst.
Forutsetning: Gjennomført trinn 1.
Gjennomføring:
- Se på arket.
- Sirkle rundt de tre til fem viktigste interessentene, de som primært har en interesse av resultatet for anskaffelsen. Ved evt. motstridende behov må det gjøres en avveining av hvilke som skal søkes dekkes. Prioriteringen av interessentbehov bør forankres i virksomhetens ledelse.
Trinn 3 Forventningsavklaring
Hensikt: Avdekke hva slags forventninger interessenten har til anskaffelsen. Hva vil de være opptatt av når det gjelder anskaffelsen?
Trinn 4 Involvering
Hvordan kan de viktigste interessentene involveres i behovsavklaringen og i risikovurderingen?