For å komme i kontakt med relevante leverandører, kan gjerne Doffin brukes. Her finner du veiledning om hvordan du gjør det og eksempler på hvordan andre har gjort det.
Bruk gjerne Doffin når du ønsker å invitere leverandører til dialog. Du kan for eksempel ønske å:
- gi informasjon om en kommende anskaffelse
- invitere leverandører til å delta på møter
- be leverandører om å komme med skriftlig informasjon til en anskaffelse
- få innspill fra leverandørene på hele eller deler av konkurransegrunnlaget
For å gjøre dette i Doffin er det skjemaet veiledende kunngjøring som skal brukes.
Vær oppmerksom på at det å bruke veiledende kunngjøring til dette ikke er det samme formålet som veiledende kunngjøring i forskrift om offentlige anskaffelsers forstand – og gir ikke mulighet til å forkorte tidsfristen for å innlevere tilbud. Skjemaet veiledende kunngjøring kan brukes for å invitere til dialog fordi det ennå ikke finnes noe eget skjema for formålet dialoginvitasjon.
En veiledende kunngjøring brukt for å invitere til dialog forplikter ikke oppdragsgiver til senere å kunngjøre en konkurranse.
Når det er aktuelt å få med leverandører utenfor Norge, bruk skjemaet veiledende kunngjøring over EØS-terskelverdi og skriv på engelsk. Dette kunngjøringsskjemaet kan brukes selv om det senere viser seg at kontraktens verdi er under EØS-terskelverdi.
Utfylling av skjemaet for veiledende kunngjøring
Felt 1) Navn på anskaffelsen
Skriv hva kunngjøring gjelder, for eksempel «høring av konkurransegrunnlag». Deretter navn på anskaffelsen/ prosjektet/ behovet gitt av oppdragsgiver.
Felt 4) Kort beskrivelse av anskaffelsens art og omfang
Skriv så mye eller lite som du finner nødvendig for at det blir tydelig hva du ønsker å oppnå
- Hva er utfordringen og behovet
- Hvorfor du kunngjør (formålet med den veiledende
kunngjøringen)/ hva ønsker du at leverandøren(e) skal gjøre
- Hva du ønsker innspill på og evt. i hvilken form
Den veiledende kunngjøringen kan også være en henvisning til et annet nettsted, som oppdragsgivers nettside eller prosjektside der leverandørene kan finne den nødvendige informasjonen.
Felt 5) CPV- klassifisering
Bruk tid på å fylle inn CPV-koder. Flere leverandører abonnerer på søketjenester som gir informasjon ved kunngjøring på relevante CPV-koder.
Felt 8) Ytterligere informasjon
Eksempler på informasjon som kan være aktuelt å sette inn her:
- Denne kunngjøringen gir ingen konsekvens for eventuelt senere konkurranse.
- Denne veiledningen gjelder kun «invitasjon til dialogmøte» og vil ikke forkorte tidsfrister for senere kunngjøringer. Fullstendig kunngjøring av konkurransen vil komme senere.
- Deltakelse i eventuelt senere konkurranse er ikke på noe vis betinget av at leverandøren «besvarer høringen» eller «deltar på møtet».
- Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å endre konkurransegrunnlaget på bakgrunn av kommentarer eller innspill som kommer i høringsrunden.
- Informer om at både offentleglova og forvaltingsloven har bestemmelser som sikrer at det skal være et godt vern for leverandørenes idéer, forslag og forretningshemmeligheter som eventuelt deles i møter.
Fordeler ved å bruke Doffin
For oppdragsgivere
- Du når mange leverandører og interessenter.
- Det reduserer risiko for klager ved eventuelt senere anskaffelse.
- Ved å låse ett vedlegg slik at interesserte må registrere seg, vil oppdragsgiver se hvem som har meldt interesse.
For leverandører
- Doffin brukes for å søke etter konkurranser i offentlig sektor.
- Bokmerking og/eller profil gir treff.
- Likebehandling av alle leverandører.