Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (bokmål)

Når gjelder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter?

Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved tildeling av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for:

• statlige myndigheter
  • ved kontrakter som overstiger 1.3 mill. kroner eksl. mva.
• kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer
  •  ved kontrakter som overstiger 2.05 mill. kr. eksl. mva. 

Disse terskelverdiene justeres av Nærings- og fiskeridepartementet.

Rutiner og ansvar

Det overordnede ansvaret for arbeidet mot arbeidslivskriminalitet i offentlige kontrakter ligger hos ledelsen i virksomheten (oppdragsgiver), og bør omtales i relevante strategidokumenter. Dette kan for eksempel være virksomhetens anskaffelsesstrategi.

For kontrakter som er dekket av en allmenngjøringsforskrift, må du også følge forskriften om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Påseplikten gjelder både private og offentlige oppdragsgivere, og hvis leverandøren ikke bruker underleverandører er det oppdragsgiver som har påseplikt. Plikten innebærer at oppdragsgiver skal påse at allmenngjøringsforskriftene følges av underleverandører i bransjer som er dekket av disse forskriftene. Les mer om påseplikt på Arbeidstilsynets nettsider.

Dokumenter gjerne rutinene i en kontraktsstrategi slik at det er tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I kontraktsstrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten du skal inngå.

Kontraktsinngåelse

Kontraktskrav

Arbeidet mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping forutsetter at offentlige innkjøpere stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår i relevante kontrakter.

I kontrakten skal det stilles følgende krav:

• Kontraktsfeste krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for vedkommende bransje
• Kontraktsfeste krav om at leverandøren og underleverandører på forespørsel dokumenterer at kravene blir oppfylt
• Kontraktsfeste hensiktsmessige sanksjoner dersom leverandøren og underleverandøren(e) ikke oppfyller kravene til lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren og underleverandøren(e) til å oppfylle kravene

Allmenngjort tariffavtale

En allmenngjort tariffavtale er en forskrift som angir en minimumsstandard for lønns- og arbeidsvilkår innenfor en bransje. Den gjelder for alle som arbeider innen det området som allmenngjøringen omfatter, selv om de som utgangspunkt ikke er bundet av en tariffavtale. Formålet er å hindre at utenlandsk arbeidskraft får dårligere lønn- og arbeidsvilkår enn det som er vanlig i Norge. Du kan lese mer om dette på Arbeidstilsynets hjemmesider. 

Landsomfattende tariffavtale

En landsomfattende tariffavtale er en tariffavtale inngått mellom arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner som regulerer lønns- og arbeidsvilkår for en bransje eller sektor. Virkeområdet for den landsomfattende tariffavtalen skal være dekkende for kontraktsarbeidet. Dersom du er i tvil om hvilken eller hvilke tariffavtaler som finnes og virkeområdet til disse, anbefaler vi at du tar kontakt med partene som representerer henholdsvis arbeidstakere og arbeidsgivere.

Krav til lønns- og arbeidsvilkår er begrenset til ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvis det stilles krav til alle ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, vil kravet mangle tilknytning til leveransen.

Tips

Hvis du bruker en norsk standardkontrakt (NS), må du huske på å ta inn kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår i et av bilagene til kontrakten. Du kan for eksempel klippe inn DFØs mal for kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår i et av bilagene.

 Informasjon om krav til lønns- og arbeidsvilkår

Som oppdragsgiver har du plikt til å informere om at det i samsvar med forskriften stilles krav til:

• lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten
• dokumentasjon
• sanksjoner

Dette skal fremgå av kunngjøringen eller av konkurransegrunnlaget. Det er tilstrekkelig å legge ved kontrakten som inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, men vi anbefaler at du i tillegg opplyser om dette under «Spesielle kontraktsvilkår» i Doffin/TED.

Hvis en allmenngjøringsforskrift regulerer lønns- og arbeidsvilkårene for den bransjen som kontraktsarbeidet gjelder, anbefaler vi at du informerer om den aktuelle allmenngjøringsforskriften, og opplyser at leverandøren er forpliktet til å sørge for at arbeidstakerne hos leverandøren, og hos eventuelle underleverandører, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsforskriften.

 Egenrapportering

DFØ anbefaler at det benyttes et egenrapporteringsskjema for å innhente informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår leverandøren tilbyr sine ansatte. Denne informasjonen er en viktig informasjonskilde for å gjøre en risikovurdering av kontrakten. Det er viktig at du som oppdragsgiver bruker svarene fra leverandøren aktivt ved risikovurderingen og som grunnlag for dialog med leverandøren. I motsatt fall vil egenrapportering oppfattes som en byrde og en tidstyv. Det er derfor viktig å planlegge hvordan informasjonen skal brukes, og at det settes av nødvendige ressurser til dette arbeidet.

DFØ anbefaler at egenrapporteringsskjemaet innhentes innen en måned etter kontraktssignering. Du bør også innhente et nytt egenrapporteringsskjema fra leverandøren for hver gang kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal følges opp og kontrolleres.

Egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår

Vi anbefaler at oppdragsgiver krever egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår fra leverandøren innen den frist som er satt i kontrakten.

Kilde: DFØ

Risikovurdering

Oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Dette forutsetter at du gjør en risikovurdering for å avgjøre omfanget og behovet for å gjennomføre mer kontroll av kontrakten. Dersom risikovurderingen viser at det er lav risiko for brudd på kravene, vil det i de fleste tilfeller ikke være nødvendig å gjøre mer kontroll av kontrakten utover risikovurderinger. Avdekker du derimot høy risiko for brudd på kravene, må du som oppdragsgiver gjennomføre mer kontroll.

Vær oppmerksom på endringer i kontraktsperioden!

• Flere og hyppige klager på kvaliteten på utført arbeid
• Hyppige skifter av personell eller kontaktperson
• Om kontraktsarbeidet utføres til andre tidspunkter enn avtalt
• Firmaet endrer navn, men beholder organisasjonsnummer, eller omvendt
• Arbeidstilsynet gir leverandøren pålegg
• Medieoppmerksomhet om leverandørens forhold

Dette kan være signaler på at noe er galt, og at du bør gjennomføre en ny risikovurdering av kontrakten.

Du bør gjennomføre risikovurderinger som en del av den løpende kontraktsoppfølgingen gjennom kontraktens levetid. Risikovurderingen viser også hvor mye ressurser og tid virksomheten din må sette av til kontrollarbeidet.

Som oppdragsgiver må du også følge opp eventuelle endringer som skjer under gjennomføringen av kontrakten. Dette kan for eksempel være at leverandøren skifter underleverandører. Du bør da gjennomføre en ny risikovurdering av kontrakten. Resultatet kan i slike tilfeller bli at risikonivået i en kontrakt som i utgangspunktet ble vurdert som lavt, endrer status til høy risiko. 

Du bør dokumentere og arkivere resultatet av risikovurderingen på samme sak som kontrakten.

Risikomomenter

Risiko avhenger av konkrete forhold, og det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende. Enkelte risikofaktorer går likevel igjen:

Bransje

Risikoen for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår er erfaringsmessig stor i enkelte bransjer. Dette gjelder spesielt for bransjer hvor det finnes allmenngjøringsforskrifter.

Anskaffelser som gjelder bransjer med allmenngjøringsforskrifter, vil ofte kreve mer omfattende kontroll.

Underleverandører

Hvis leverandøren vil benytte underleverandører under utførelsen av kontraktsarbeidet, kan dette indikere høyere risiko. Dette kommer av at bruk av mange underleverandører gir deg mindre oversikt, og gjør det vanskeligere å følge med på hvordan de ansattes lønns- og arbeidsvilkår ivaretas. Du må derfor skaffe deg kunnskap om hvordan leverandøren skal utføre kontraktsarbeidet og hvilke underleverandører som utfører arbeidet.

Utenlandske leverandører

Dersom du forventer at det vil være utenlandske leverandører, eller at underleverandøren vil bruke utenlandsk arbeidskraft under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, kan dette tilsi behov for mer omfattende kontroll. Utenlandske arbeidstakere har erfaringsmessig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det norske arbeidstakere har i tilsvarende arbeidsforhold. Dette til tross for at de tilbudte lønns- og arbeidsvilkårene er akseptable i hjemlandet.

Leverandøren må i slike tilfeller justere lønns- og arbeidsvilkårene slik at disse tilfredsstiller kravene i forskriften om lønns- og arbeidsvilkår. Det betyr at utenlandske arbeidstakere skal ha samme lønn som norske arbeidstakere har krav på når de utfører arbeid på den aktuelle kontrakten i Norge.

Kontraktens verdi og varighet

Kontrakter med stor verdi og lang varighet kan ha større risiko knyttet til brudd på lønns- og arbeidsvilkår enn i kontrakter med mindre verdi og kortere varighet. Hvis kontraktsarbeidet er av et stort omfang, betyr dette at det vil være mange arbeidstakere involvert under utførelsen av oppdraget. Dersom kontrakten i tillegg har lang varighet, betyr dette høyere risiko for brudd på regelverket.

Du må likevel være oppmerksom på at risikoen for brudd på kravene kan være svært høy i for eksempel bygge- og anleggsarbeid av kortere varighet dersom kontraktsarbeidet må gjennomføres intensivt.

Innleid arbeidskraft

Er det en stor andel av innleid arbeidskraft, kan dette innebære høyere risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 

Lave krav til formell kompetanse

Lave krav til formell kompetanse hos arbeidstakerne kan være en risikofaktor. Dette kan for eksempel gjelde malebransjen og renholdsbransjen.

Tidligere erfaringer

Har dere tidligere anskaffet tilsvarende tjenester fra leverandøren, eller har kjennskap til leverandørens praksis vedrørende lønns- og arbeidsvilkår fra tidligere oppdrag, kan dette være viktig informasjon å ta med i risikovurderingen. Hvis dere er kjent med at leverandøren tidligere har operert med akseptable lønns- og arbeidsvilkår, kan det tilsi behov for mindre kontroll enn ved motsatt tilfelle.

Dialog med leverandørmarkedet

Hvis du gjennomfører markedsundersøkelser eller har dialog med leverandørene, anbefaler vi at du også inkluderer spørsmål om risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår; Leverandørene kjenner ofte til risikofaktorer innenfor sin egen bransje.

Dette kan for eksempel gjelde:

• hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er vanlige i bransjen
• om leverandørene planlegger bruk av underleverandører 
• om det benyttes utenlandske arbeidstakere

Kontroll

Etter kontraktsinngåelse har du som oppdragsgiver plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt i kontraktsperioden. Risikoen for brudd på kravene avgjør omfanget på kontrollen.

«Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv.»

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter § 7

Kontrollen gjelder bare de ansatte hos leverandøren eller underleverandøren som skal utføre arbeid på kontrakten når de medvirker til å utføre kontraktsarbeidet. Forskriften pålegger ikke at oppdragsgiver kontrollerer hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har hatt tidligere, eller hva de har når de ikke medvirker på kontrakten.

Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere kontroll. Selv om risikoen vurderes som lav, betyr det ikke at det ikke kan skje brudd på kravene. Det er viktig at du som oppdragsgiver prioriterer ressursene på oppfølging og kontroll av kontrakter der risikoen er størst. I slike tilfeller anbefaler vi at du lager en skriftlig rapport etter at risikovurderingen er gjennomført.

Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, anbefaler vi at du som oppdragsgiver vurderer om det skal gjennomføres mer kontroll av om kravene er oppfylt. Dette kan du for eksempel gjøre ved å gjennomføre en stikkprøvekontroll i form av en dokumentasjonsgjennomgang for enkelte arbeidstakere hos leverandøren (stikkprøvekontroll).

Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, anbefaler vi at du gjennomfører mer kontroll. Da bør du be om at leverandøren dokumenterer at kravene er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).

 Kontroll og gjennomgang av dokumentasjon

Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, må du som oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren(e). I slike tilfeller er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering. Forskriften gir deg rett til å be om at leverandøren og eventuelle underleverandører dokumenterer at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt for arbeidstakere som utfører kontraktsarbeidet.

Tips

Det er mulig å be om mer dokumentasjon. Dette kan for eksempel være innsyn i leverandørens kontoutskrifter for å se at lønnen faktisk er overført til arbeidstakerne. Du må da ta inn dette dokumentasjonskravet i kontraktsvilkåret.

Aktuell dokumentasjon å innhente kan være:

• kopi av arbeidsavtaler
• lønnslipper
• timeregistreringer
• avtaler om kost og losji 

Disse dokumentene sier noe om de lønns- og arbeidsvilkårene som arbeidstakeren har.

DFØ anbefaler at du innhenter informasjon om de allmenngjøringsforskriftene eller landsomfattende tariffavtalene som leverandøren har lagt til grunn. Uten slik kjennskap vil etterfølgende kontroll bli vanskelig å gjennomføre.

Du bør innhente dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren. Hva som er tilstrekkelig, avhenger av hvor mange arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten. 

Utvalget for kontroll og lengde på kontrollperioden avhenger av kontraktens varighet og omfang. Kontrollperioden bør være avgrenset, og du bør plukke ut et relevant utvalg ansatte. Utvalget for kontroll kan være basert på en vurdering av risiko; Kontrollen kan for eksempel konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere, mens i andre tilfeller kan det være hensiktsmessig med et tilfeldig utvalg.

Tips for utplukk av arbeidstakere

Du bør tenke gjennom hva du skal kontrollere når du gjør utplukket av arbeidstakere for kontroll:

Mannskapslister

I et bygg- eller anleggsprosjekt kan du ta utgangspunkt i mannskapslister og velge ut et representativt utvalg av arbeidstakere. I en renholdskontrakt kan du be leverandøren om å oppgi navn på ansatte som jobber for dem på kontrakten.

De arbeidstakerne som har jobbet mest

En mer generell tilnærming, uten å be om dokumentasjon for navngitte arbeidstakere, kan for eksempel være å be om dokumentasjon for de som har jobbet mest på kontrakten i en aktuell periode.

Underleverandører eller utenlandske arbeidstakere

Kontrollen kan også konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere. Dette kan være aktuelt dersom risikovurderingen har avdekket risiko knyttet til disse gruppene. 

Tilfeldig utvalg

Andre ganger kan det være mer relevant med en mer generell tilnærming og ta et tilfeldig utvalg av arbeidstakere som har arbeidet på kontrakten i en bestemt periode. 

Erfaring og tips

Utplukket kan noen ganger basere seg på lokalkunnskap, erfaring og tips. 

Ved middels risiko for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår kan du eventuelt gjennomføre en stikkprøvebasert kontroll. Du ber da om at leverandøren dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene for noen arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.

Behandling av personopplysninger

Personopplysningsloven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR - General Data Protection Regulation).

Når du som oppdragsgiver utfører kontroll, vil du behandle både alminnelige og kanskje også sensitive personopplysninger. Da må du forholde deg til reglene i personvernforordningen. Vi anbefaler deg å sette deg inn i og benytte Datatilsynets veileder for mer detaljert informasjon om fremgangsmåte ved behandling av personopplysninger.

Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gir deg grunnlag for å behandle personopplysninger. Dette er også tilstrekkelig grunnlag for å lagre opplysningene for å dokumentere at kontroll er utført.

Det er viktig å huske på to prinsipper i personvernforordningen:

• Prinsippet om dataminimering innebærer at du som oppdragsgiver ikke innhenter og lagrer mer informasjon enn det som er nødvendig for å kontrollere at kravene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt.
• Prinsippet om formålsbegrensning innebærer at du ikke kan benytte personopplysningene til andre formål enn det de er innhentet for.

Hva skal kontrolleres?

Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av den aktuelle allmenngjøringsforskriften.

For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere:

• bestemmelser om minste arbeidstid
• lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
• dekning av utgifter til reise, kost og losji, den grad tariffavtalen har slike bestemmelser

Arbeidsmiljøloven krever at det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Gjennom innsyn i arbeidsavtalene får du som oppdragsgiver informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår den enkelte arbeidstaker som har utført arbeid på kontrakten, har. Du skal som oppdragsgiver ikke kontrollere at arbeidsavtalene oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven, men hvis det mangler relevante opplysninger om arbeidsvilkårene, kan du be leverandøren om å dokumentere de opplysningene som mangler. I tillegg kan du gjøre leverandøren oppmerksom på at arbeidsavtalen ikke tilfredsstiller lovens krav og eventuelt melde fra om forholdet til Arbeidstilsynet.

Kontroll av lønn

Du må kontrollere innhentede lønnslipper opp mot arbeidsavtalen og den allmenngjøringsforskriften eller landsomfattende tariffavtalen som leverandøren baserer sine lønns- og arbeidsvilkår på.

For å sikre korrekt grunnlag for kontrollen bør du sjekke at virkeområdet for den tariffavtalen som leverandøren har oppgitt, er dekkende for kontraktsarbeidet.

Lønnsslipp

Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstakeren skal ha en skriftlig oppgave som viser:

• beregningsmåten for lønnen
• beregningsgrunnlaget for feriepenger
• hvilke trekk som eventuelt er foretatt

Dette gir deg mulighet til å kontrollere om arbeidstakerens lønn tilfredsstiller kravene til lønns- og arbeidsvilkår.

Sjekkliste for kontroll av lønn

Kontrollgrunnlag

• Gjeldende allmenngjøringsforskrift for den aktuelle bransjen
• Landsomfattende tariffavtale med et virkeområde som gjelder for kontraktsarbeidet

Du må avgjøre hvilken allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale som gjelder for kontrakten. Du må finne ut hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den kontrakten du skal kontrollere, og du kan for eksempel finne oppdaterte satser ved søk på lovdata. Du finner også informasjon om hvilken allmengjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale leverandøren har lagt til grunn i egenrapporteringsskjemaet. 

Dokumentasjon

• Arbeidsavtale
• Timeliste
• Lønnsslipper

Kontroll

• Er den avtalte lønnen minimum i samsvar med gjeldende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift?
• Er det samsvar mellom timelister og timer på lønnsslippen?
• Stemmer timelønn og eventuelle tillegg oppgitt på den enkelte arbeidstakers lønnsslipp med arbeidsavtalens opplysninger om timelønn og tillegg? 
• Er beregning av overtidstimer og overtidsgodgjørelse gjort i samsvar med arbeidsmiljøloven og eventuelle tariffavtaler?
• Ved mistanke om brudd - er utbetalt lønn i samsvar med lønnsslippen?

Tips

Det kan være lurt å involvere HR-avdelingen eller lønns- og personalavdelingen i din virksomhet ved innhenting og tolkning av dokumentasjon som for eksempel arbeidsavtaler, lønnslipper og timeregistreringer. I mange tilfeller kan disse også bistå med hjelp i eventuelle arbeidsrettslige tolkninger.

Kontroll av arbeidstid

Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Denne oversikten er godt egnet for å vurdere om det er samsvar mellom timelistene og timer på lønnsslippene, og du bør derfor sørge for å innhente denne fra leverandøren og eventuelle underleverandører. 

Dersom det er gjort unntak fra arbeidsmiljølovens hovedregler om arbeidstid hos leverandøren, bør du be om at den skriftlige avtalen om unntaket fremlegges.

Sjekkliste kontroll arbeidstid

Dokumentasjon

• Informasjon om leverandørens timeregistreringssystem
• Eventuelle rutinebeskrivelser vedrørende timeregistrering hos leverandøren
• Timelister
• Aktuell landsomfattende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift

Kontroll

• Er det samsvar mellom timelistene for den enkelte arbeidstaker og den registrerte oversikten over arbeidede timer for arbeidstakeren?
• Finnes det bestemmelser om arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen eller allmenngjøringsforskriften som gjelder i dette tilfellet?

Tiltak og sanksjoner

Kontrakten skal inneholde bestemmelser om sanksjoner hvis du har avdekket brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår. Du står relativt fritt til å iverksette passende sanksjoner, men det er et krav om at sanksjonen er egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkåret.

DFØ anbefaler at oppdragsgiver krever at brudd på kravene rettes ved mindre alvorlige brudd. Dette gir leverandøren en mulighet til å oppfylle kontrakten slik at arbeidstakerne får lønns- og arbeidsvilkår i tråd med regelverket.

Dersom det er større avvik som må rettes, kan du be leverandøren om en forpliktende handlingsplan for å sikre at retting skjer. Du bør gi leverandøren en rimelig frist til å rette forholdene og dokumentere at retting er gjennomført. Du kan også be om at leverandøren kommer med sin uttalelse om eventuelle avvik før du iverksetter andre sanksjoner.

Andre sanksjoner som kan vurderes, er dagbøter eller tilbakeholdelse av kontraktssum.

Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår kan føre til at vesentlighetskravet er oppfylt.

Rapport etter kontroll

Tips

Rapporten bør inneholde informasjon om:

• hva som ble kontrollert
• hvilken dokumentasjon som ble innhentet
• eventuelle funn
• hvilke tiltak som ble iverksatt som følge av eventuelle avvik
• hvilke frister som ble satt

Eventuelle brev, møtereferater, e-poster i forbindelse med saken bør ligge som vedlegg til rapporten.

En gjennomført kontroll av lønns- og arbeidsvilkår skal dokumenteres etter reglene i forvaltningsloven og arkivloven. Dette gjelder også gjennomførte risikovurderinger. Dokumentasjonen skal være skriftlig, og det bør utarbeides et notat eller en rapport etter at kontrollen er avsluttet. Denne rapporten vil, sammen med en skriftlig risikovurdering, vise at du har ivaretatt kontrollplikten etter forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

Rapporten vil også ligge til grunn for fremtidige kontroller, og som en erfaring som kan benyttes i fremtidige risikovurderinger av kontraktsforhold med denne leverandøren. Rapporten kan også legges til grunn hvis du vurderer å avvise leverandøren ved senere anskaffelser.