Kontraktsoppfølging

DFØ har i samarbeid med ulike samarbeidspartnere laget maler for evaluering som kan brukes under kontraktsgjennomføringen

Skriftlighet

• For å sikre etterprøvbarhet må erfaringene nedfelles skriftlig.

Kontradiksjon

Det gjelder ikke et krav om kontraktdiksjon, men leverandørene bør likevel få mulighet til å uttale seg om de forhold som ligger til grunn for oppdragsgivers erfaring, se nedenfor. I evalueringsskjemaene er det lagt opp til at det skal avholdes møter mellom oppdragsgiver og leverandør underveis i kontraktsgjennomføringen og at leverandøren skal få gi sine skriftlige kommentarer til skjemaet i forbindelse med sluttevaluering.

Objektivt konstaterbare erfaringer

Erfaringene som skal vektlegges må være basert på objektivt konstaterbare forhold, og ikke rene subjektive vurderinger. Erfaringene må altså ha sin basis i konkrete hendelser. Dette er for å ivareta likebehandlingskravet.

For at erfaringene skal kunne sies å være objektivt konstaterbare, er det viktig at disse tas opp med leverandøren jevnlig under gjennomføringen av leveransen. Det bør derfor som nevnt avholdes samarbeidsmøter som referatføres.

Det er lett å henge seg opp i negative forhold ved leveransen, men også positive erfaringer kan vektlegges, og det er nødvendig å få en oversikt over og være seg bevisst de forhold ved leveransen som går bra.

Ved utformingen av en evaluering er det viktig å ha fokus på hvordan man ordlegger seg. Oppdragsgiver må unngå positivt og negativt ladede ord for å opprettholde objektiviteten og unngå subjektive vurderinger.

Det er også viktig å se hen til reelle forhold ved leveransen og ikke la seg prege av utenforliggende momenter.

At man er i tvist med en leverandør er ikke relevant for evalueringen, men de underliggende forhold til tvisten kan være relevante. Foreligger det en tvist om forsinkelse og hvem som er årsak til denne, kan man ikke legge vekt på at man er i en tvist og evaluere dårlig på grunn av dette. Har man gode holdepunkter og dokumentasjon for at forsinkelsen skyldes leverandøren, kan man derimot vektlegge forsinkelsen i evalueringen. Skulle det senere vise seg at man tok feil, kan ikke denne del av evalueringen brukes ved vurderingene i en senere anskaffelsesprosess.

Om en person har vært veldig hyggelig eller lite imøtekommende, sier dette noe om personen, men ikke nødvendigvis noe om leverandørens evne til å levere på prosjektet. Dette gjelder særlig ved håndtering av feil og mangler, der meningsforskjellene normalt kan være nokså sterke. Er man ikke nøye på dette med objektivitet og saklighet, kan det senere være vanskelig å argumentere for at en vurdering er objektivt konstaterbar og ikke et utslag av personkjemi.

Forholdsmessighet

Ved vektleggingen av en erfaring er det viktig å tenke på at denne skal være forholdsmessig. Det er for eksempel ikke tilstrekkelig ved evalueringen å konstatere at det foreligger reelle mangler – det må også ses hen til alvorlighetsgraden av manglene og antallet mangler i forhold til den totale størrelsen på leveransen.

Egne erfaringer vil kunne inngå som et ledd i oppdragsgivers vurdering av en leverandørs egnethet til å utføre det nye oppdraget. Tidligere erfaringer kan altså inngå i et kvalifikasjonskrav om referansearbeider.

Egne erfaringer vil også kunne vektlegges ved oppdragsgivers vurdering av den forventede kvalitet på det nye oppdraget, og typisk være relevant nettopp som et ledd i tildelingskriteriet kvalitet (merk at det må presiseres nærmere hva som menes med «kvalitet»).

At oppdragsgivers egne erfaringer vil bli benyttet ved enten kvalifikasjons- eller tildelingsvurderingen må fremgå direkte av konkurransegrunnlaget. Dersom dette fremgår, vil oppdragsgiver kunne vektlegge erfaringer som denne er i besittelse av og som er dokumentert i henhold til kravene ovenfor – uten at leverandørene legger frem dokumentasjonen på egenhånd.

Erfaringen må være etterprøvbar

For at oppdragsgiver skal kunne vektlegge egne erfaringer i en anskaffelsesprosess, må det i ettertid kunne dokumenteres hvilke konkrete og relevante erfaringer som har blitt vektlagt.

Erfaringer fra andre oppdragsgivere må også vektlegges

For at oppdragsgiver skal kunne vektlegge egne erfaringer er det et krav at også erfaringer som andre har med leverandøren vil bli vektlagt. Dette kan presiseres i konkurransegrunnlaget på eksempelvis følgende måter:

• «Oppdragsgivers egne erfaringer, samt erfaringer fra andre oppdragsgivere, vil inngå i vurderingen av (…).»
• «Både eksterne og interne referanser vil innhentes.»

Leverandørene må altså gis anledning til å fremlegge dokumentasjon knyttet til oppdrag utført for andre oppdragsgivere.

Krav om likebehandling i relasjon til egne og andres erfaringer

Likebehandlingskravet innebærer at oppdragsgiver må søke å gjøre erfaringene som han selv har sammenlignbare med andres erfaringer og at egne og andres erfaringer må vektlegges på lik linje.

Dersom oppdragsgivers egne erfaringer er dokumentert i henhold til kravene ovenfor, mens andre oppdragsgiveres erfaringer er dokumentert kun gjennom navn og kontaktdetaljer på referansepersoner, er det viktig at oppdragsgiver sørger for skriftlige referater fra telefonsamtaler med referansepersoner. Det kan likevel være utfordrende å få utført objektive sammenligninger. Det vil ikke nødvendigvis være samme kvalitet over referanser som gis muntlig en tid etter at et prosjekt er gjennomført som over referanser som baserer seg på skriftlige nedtegnelser fra jevnlige kontraktsoppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver må ta hensyn til dette i evalueringen, og kan ikke la egne positive erfaringer få for stort utslag i evalueringen hvis det ikke er samme kvalitet over referansene fra andre oppdragsgivere. Det er også viktig å ta høyde for forskjellige uttrykksmåter hos de ulike oppdragsgiverne.

I den motsatte situasjonen – der det er oppdragsgivers egne erfaringer som ikke er skriftlig nedfelt fra før, er det også vesentlig å få erfaringene forsvarlig dokumentert når disse skal brukes i en kvalifikasjons- eller tildelingsvurdering. Men kanskje særlig når egne positive erfaringer skal måles opp mot andre oppdragsgiveres erfaringer, kan det lett oppstå mistanke om favorisering av leverandører som oppdragsgiver kjenner fra før. Oppdragsgiver må derfor være bevisst på saksbehandling og begrunnelse, samt hvilket utslag tidligere erfaringer gis i evalueringen.

Grenser for hvilke (egne) erfaringer som kan vektlegges?

Det er et krav om at erfaringene må være relevante for at de skal kunne vektlegges. For eksempel kan ikke oppdragsgiver legge vekt på eldre forhold som ikke gir uttrykk for dagens situasjon hos leverandøren.