Anskaffelser er et kraftfullt virkemiddel for å få til innovasjon og virksomhetsutvikling. Som innkjøpsleder kan du ha stor påvirkning på hvordan dette potensialet blir tatt i bruk.
Østfold fylkeskommunes anskaffelsesstrategi fra 2018-22 er et eksempel på en anskaffelsesstrategi med en tydelig satsning på innovasjon. Her heter det at fylkeskommunen skal være en motor for teknologiutvikling, innovasjon, leverandørutvikling og verdisskaping, for å møte dagens og morgendagens behov.
Innkjøpsmakten må fremme og etterspørre nye innovative, miljømessige løsninger i større grad enn dagens konvensjonelle løsninger.
Det skal tas i bruk ny teknologi og smarte løsninger for å bidra til det grønne skiftet, effektivisere arbeidsprosesser, bedre tjenestetilbudet og skape nye markeder for fylkets næringsliv.
Innovasjon og innovative anskaffelser - hva og hvorfor
Innovative anskaffelser handler både om hvordan vi gjennomfører anskaffelsesprosessen og om hva vi kjøper. Innovative anskaffelser er en måte å gjennomføre anskaffelsesprosessen på, slik at den muliggjør og/eller resulterer i innovasjon. Innovasjon definerer vi som noe nytt og nyttig som er tatt i bruk og skaper verdi.
Det er alltid behovet som er utgangspunktet for anskaffelser. Noen ganger vil nye og bedre løsninger være det som dekker behovet best. Innovative anskaffelser er en metode for å samarbeid med markedet og omgivelsene rundt om å utvikle bedre og nye løsninger.
Krav til omstilling og innovasjon i offentlig sektor, mer for mindre, nye utfordringer som følge av aldrende befolkning, klimaendringer og miljøkrav – dette er kjente utfordringer som er en del av forklaringen på hvorfor vi må søke innovasjon gjennom anskaffelser.
Eksempler på nye løsninger som resultat av innovative anskaffelser er utslippsfrie byggeplasser, dronetjenester til overvåking av skinnegangen, matvarer handlet på nett og levert på døren til eldre hjemmeboende.
Hvordan skal virksomheten oppnå innovasjon?
For å oppnå innovasjon gjennom anskaffelser er samarbeidsrelasjonen mellom virksomheten som innkjøper, og omgivelsene rundt, spesielt med brukere og leverandører avgjørende. Det krever at aktørene har evne (rett kompetanse), vilje (rette insentiver) og ressurser til å samarbeide.
Gi trygghet i organisasjonen
Som innkjøpsleder kan du gi trygghet i organisasjonen på at anskaffelser kan få frem innovasjon. Du kan være en døråpner for å ta i bruk de ulike fremgangsmåtene innovative anskaffelser innebærer, som for eksempel anskaffelsesprosedyrer som fremmer innovasjon. Blant annet tar du dialogen og avklarer med toppledelsen om hvor aktive dere skal være på å etterspørre nye løsninger, og å drive med leverandørutvikling. Gjennom en anskaffelsesstrategi som er vedtatt av ledelsen, gir det føringer på hvordan virksomheten skal bruke innovasjon for å oppnå bedre behovsdekning og virksomhetsmål.
Ta strategivalg for ulike vare- og tjenestegrupper
Hvordan virksomheten skal ta i bruk innovasjon handler blant annet om å ta stilling til på hvilke områder dere skal jobbe med kontinuerlig forbedring, kopiere fra andre eller drive frem nye løsninger? På hvilke områder må dere gjøre noe for å innfri krav om for eksempel kostnadseffektivisering, besparelser og økt kvalitet? Hvor er det kritisk er det å finne bedre løsninger enn de vi har i dag? Hvordan kan dere få pengene til å jobbe for seg på en best mulig måte? Dette handler om valg av strategi for ulike vare- og tjenestegrupper - se Kategoristyring av innkjøp.
Praktisk tilrettelegging for innovative anskaffelser
- Forankre mål og tiltak for innovasjon gjennom anskaffelser i anskaffelsesstrategien og koble til innkjøpsplaner
- Forankre i ledelsen og hos budsjetteier at å ta i bruk nye løsninger kan gi behov for endrede ressurser, bemanning, rutiner osv.
- Etablere rutiner for risikostyring tilpasset prosesser som går en litt ny vei, risikoreduserende tiltak i metodikken -> ikke bare fokus på å gjøre ting riktig, men å gjøre de riktige tingene
- Gjennomføre anskaffelser i tverrfaglige anskaffelsesteam
- Etablere rutiner som sikrer at
- Innkjøp kobles tidlig på prosesser og prosjekter som innebærer anskaffelser, allerede i behovsfasen
- Det settes av nok tid i planleggingsfasen til grundig behovsvurdering og tidlig dialog med leverandørmarkedet og brukere
- Innspill fra brukere og leverandører til utforming av konkurransen blir håndtert
- Sørg for at innkjøpsressursene har kompetanse og kapasitet til å bistå i planlegging og gjennomføring av dialogaktiviteter i samarbeid med fagressursene
- Sjekk om det er støtteordninger og finansieringsmuligheter som kan kobles til utviklingsprosjekter og innovative anskaffelser
- Husk kobling mellom innovative anskaffelser og ev. andre virksomhetsstrategier på områder som innovasjon, næringsutvikling, miljø osv.
Risikostyring
Innovative anskaffelser kan være forbundet med en del usikkerhet, knyttet til at noen ganger vil resultatene ikke være kjent på forhånd.
Husk å forankre at risiko forbundet med innovative anskaffelser er noe hele virksomheten tar som oppdragsgiver, og at den ikke ligger hos den enkelte innkjøper. Og grunnen til at virksomheten tar den økte risikoen, er å få til en forbedring. Samtidig kan du som innkjøpsleder bidra til å forankre en kultur som støtter de som jobber litt mer eksperimenterende og det at ting innimellom vil gå feil. Det er også en del av ditt lederansvar å stoppe prosesser som ikke fører frem.
Vurder også om det er en oppfatning av at innovative anskaffelser innebærer økt risiko, som har oppstått basert på manglende kompetanse og vilje, heller enn at et prosjekt i seg selv har høy risiko.