Digitalisering av anskaffingsprosessen

Vinster for oppdragsgjevarar ved digitalisering

Digitalisering av offentlege innkjøp vil seie å bruke elektroniske verktøy i planlegginga, gjennomføringa og oppfølginga av eit kjøp av ei vare eller teneste. Digitalisering dreiar seg om å ta i bruk ulik programvare dels internt i verksemda og dels mellom verksemda og eksterne leverandørar.

Det er eit stort potensial for å forenkle og forbetre offentlege innkjøp gjennom digitalisering. Målet er at digitaliseringa av offentlege innkjøp skal skje på ein måte som gir størst mogleg nytte i form av:

• Meir effektive kjøp og enklare prosessar – at tidsbruk og kostnader for gjennomføring av innkjøp er lågast mogleg
• Betre kjøp og behovsdekning – at riktig vare eller teneste blir kjøpt til riktig kvalitet og beste pris
• Meir lovmessige innkjøp – at regelverkskrav og leverandørane sine rettar blir ivaretekne, og at ein unngår korrupsjon og misleghald
• Bedre tilgang på data med høg kvalitet for analyse og rapportering

For å kunne hente ut desse vinstane må følgjande føresetnader vere til stades:

• Prosjektet må ha god forankring, og leiinga må vere interessert i vinstane av prosjektet.
• Verksemda har sett seg realistiske mål for vinstrealisering.
• Oppfølginga undervegs er systematisk og basert på gode analysar.
• Vinstoppfølginga i etterkant følgjer avtalte planar.
• Toppleiing er interessert i å måla framgang og få gjevnlige rapportar om digitaliseringsarbeidet i verksemda.

Nedanfor skildrar vi nærmare nokre moglege vinstområde.

Reduserte kostnader knytt til effektiv arbeidsform

Manuell gjennomføring av ein innkjøpsprosess, mellom dei manuell bestilling, fakturahandtering og utbetaling, kostar i form av arbeidstimar. Ved å digitalisere automatiserer ein mykje manuell handtering. Til dømes kan ein rekne at ei verksemd sparar 10 minutt / 60 kr. på å ta i mot ein e-faktura samanlikna med ein vanleg faktura. I tillegg sparar avsendar porto og kontorrekvisita. Viss ein nyttar eit bestillingssystem, og kan automatisera fakturaprosessen basert på match av faktura mot bestilling, er innsparinga veldig høg (mellom 500 og 800 kr. per transaksjon).

Elektronisk innlevering av tilbod fører til at det blir langt enklare å levere tilbod i offentlege konkurransar. Det kan også føre til at færre tilbod og førespurnader om deltaking blir avvist på grunn av formelle feil i høve til prosedyrekrava i innkjøpsregelverket.

Avtalelojalitet, betre prisar og vilkår

Ein leverandør kan gi betre prisar og vilkår om kjøparen gjennomfører tiltak som sikrar at det blir så å seie ingen kjøp av avtaleprodukta utanfor avtalen. Elektronisk handel bidrar til auka avtalelojalitet fordi det rett og slett blir vanskelegare å få honorert kjøp utanfor avtalen om motteke vare eller teneste skal matche elektronisk ordre etter avtalen.

Indirekte kostnadsinnsparingar

Det kostar mykje for ein tilbydar å utvikle tilbod, passe på at alt er med på rett måte osb. Elektroniske verktøy bidreg til forenkling og standardisering i arbeidsoppgåvene.

Oppbygging av kunngjering og utarbeiding av konkurransegrunnlagsdokument blir meir gjenkjennelege og lettare å halde seg til. Likeins gjer eit system med elektronisk ordremottak, leveranseregistrering, lagerstyring, utfakturering og innbetalingsregistrering at leverandøren slepp det manuelle arbeidet med denne kontrolloperasjonen. Arbeidsoppgåvene kan integrerast i eit ERP-system (Enterprise Resource Planning, dvs. programvare som støttar opp om produksjon, lager, sal, innkjøp og økonomi).

Saman med auka avtaleomsetning opnar dette for gunstigare prisar og vilkår frå tilbydar. Forenkling i seg sjølv stimulerer dessutan til auka konkurranse, spesielt mellom små og mellomstore bedrifter som ikkje har kapasitet til å delta når det blir for omfattande og komplisert å vere med.

Betre regeletterleving

Dei elektroniske verktøya er bygde opp slik at dei gir brukaren auka tryggleik for at regelverket blir følgd. Ei klagebehandling kostar tid og pengar, ikkje berre for sjølve prosessen, men også til dømes det at ein planlagd leveranse let vente på seg.

Styringsinformasjon

Dei elektroniske verktøya gir god styringsinformasjon gjennom detaljert tilgang til statistikk, leverandørregister og liknande. Ein oppdragsgjevar får då ut nøyaktig kor mykje som er kjøpt kva tid og til kva pris, kva som er kjøpt og av kven, leigetider, leveringsdugleik osb. Denne informasjonen er viktig grunnlag for styring og planlegging av organisasjon og leverandørstrategiar. Bruk av standardardiserte verktøy (EHF) for dei ulike prosessane sikrar god kvalitet på data og ein digital samhandling med leverandør. Føresetnaden er at systemleverandøren implementerer støtte for formatet både på oppdragsgivaren og leverandøren si side.

Gode analysar krev god informasjon. Standard klassifiseringskodar hjelper oppdragsgivar i å kategorisera analysane sine på tvers av leverandørar. Ved å krevja f.eks. UNSPSC-kodar per vare i EHF-katalog og EHF-faktura vil oppdragsgivar ha moglegheit å analysera ulik kritikalitet for dei ulike varegruppene. Kontraktsnummer kan hjelpe oppdragsgivar å samanlikne krav i innkjøpsdokumenta med kva ein oppnår i levetida av kontrakten via bestilling til betalingsprosessen.

Miljøinformasjon i form av CO₂-verdiar per vare i digitale transaksjonar

System og standardar kan hjelpe oppdragsgivar å ta betre val ved bestilling av varer med mindre CO₂-utslepp. Dette vil medføre ein direkte reduksjon som kan målast via systema oppdragsgivar nyttar. EHF katalog kan innehalde miljøinformasjon, som ein del av eigenskapen til varen, så bestiller kan via bestillingssystemet sitt sjå verdiane og samanlikne før bestillinga blir sendt. Inkluderer ein CO₂- verdiar (A1-A3) per produkt, kan oppdragsgivar i kombinasjon med talet på bestilte varer, via EHF-ordre, måla CO₂-en for verksemdas avtrykk for varekjøpa sine

Vinster for leverandørar ved digitalisering

Digital samhandling mellom leverandøren og deira kundar gir store innsparingar.

Det finst over 1 000 offentlege verksemder i dag. Om kvar av desse skal ha sin eigen måte å kommunisere med leverandørane sine på, vil det bli ressurskrevjande for leverandørmarknaden. Leverandørar må då halde seg til mange ulike kanalar og format for å kunne gjennomføre handel. DFØ legg til rette for bruk av éin sams infrastruktur og eitt sams format (Peppol nettverk og EHF) for elektronisk samhandling mellom offentlege oppdragsgjevarar og leverandørmarknaden.

Høve for kompetanseheving og marknadsføring for leverandør

Den offentlege verksemda kan stille krav om leverandøren sine ferdigheiter når det gjeld elektronisk handel i eit innkjøp. Informasjon om EHF og infrastrukturen gjer det mogleg for ein leverandør, før ein blir tildelt ein kontrakt, å bli kjent med korleis elektronisk samhandling skal skje.

Stadig fleire offentlege verksemder krev bruk av elektronisk katalog. Mange nyttar eit e-handelsverktøy, og stadig fleire krev god kvalitet i vare- og tjenestebeskrivelser. Det blir stadig viktigare for leverandørmarknaden å tilby gode elektroniske varekatalogar. Ved å bruka EHF-katalog kan ein leverandør enkelt informere kundane sine om dei varer og tenester som er på dei ulike avtalane. Same katalog, med ulike avtaleprisar, kan nyttast mot fleire kundar.

Det er effektivt for leverandørar å levere tilbod elektronisk, og det gjer det langt enklare å levere fleire tilbod i offentlege tilbodskonkurransar. Kontraktsgjennomføring er også langt enklare og meir effektivt når den offentlege kjøparen nyttar eit bestillingsverktøy. Låge kostnader og høg vinst gjer digitalisering spesielt interessant for små lokale leverandørar som med det kan bli synlege utover sin lokale marknad utan behov for store investeringar i arbeidskraft eller materielle ressursar.

Avtaleinngåing og implementering av ny avtale hos offentleg verksemd

Det er mange fordeler for ein leverandør ved at den offentlege kjøparen brukar eit elektronisk innkjøpssystem. Ved at kjøparen har kontroll på sine prosessar vil ei implementering av ein avtale gå raskare med ein vesentleg lågare implementeringskostnad for leverandøren.

• Elektronisk katalog blir implementert til avtalt dato, og konkurrenten sin katalog blir fjerna.
• Leverandøren treng ikkje eit stort salsapparat for å informere innkjøparar i den offentlege verksemda om den nye avtalen. Informasjonsberaren vil vere den offentlege verksemda sitt innkjøpssystem samt intern informasjon. Dette er positivt, særleg for små leverandørar med færre ressursar.
• No kan også miljø kunna bli presenterte anten via miljømerke eller inkludera CO₂-utsleppsverdiar per vare. Ta kontakt med systemleverandøren din om dei har moglegheit å leggja inn verdiane i EHF-katalog eller EHF-faktura og senda til kundane dine

Det er også viktig at du legg inn standard klassifiseringskode som en del av EHF-katalog og EHF-faktura (f.eks. UNSPSC) for å hjelpe kundane dine til å utføra gode analysar. Du kan også nytta klassifiseringa i dei interne prosessane dine.

Avrop på inngått avtale

Innkjøpsopplevinga for den enkelte bestillar i den offentlege verksemda er viktig. Derfor er det viktig at du har god kvalitet på vare- og tenesteinformasjon i EHF-katalog og EHF-faktura. Vare- og tjensteinformasjon frå EHF-katalog blir nytta av kundane dine inn i søkjemotoren i bestillingssystemet. Med gode skildringar, bilete, lenkjer til eksterne nettstader eller databasar (f.eks. EPD eller produktsertifikat) er det lettare for kundane dine å ta ei kjøpsavgjerd. Kundane dine har moglegheit å leggja opp katalogar manuelt i bestillingssystemet sitt, men viss du gjer det for dei kan dei spara tid. EHF-katalog kan også nyttast mot kundar i privat sektor via same infrastruktur på same vis som mot offentlege kundar.

Innsparingar gjennom elektronisk katalog

• Papirkatalog fører med seg avgrensingar for endringar i sortiment, og er lite fleksibelt i høve til ein elektronisk katalog som kan endrast kontinuerleg via leverandøren sitt system.
• Restopplag av ein utdatert papirkatalog må kastast, og det utgjer ein kostnad og ein miljøkonsekvens.
• Transport av ein papirkatalog til bestillar er kostnadskrevjande.
• Ein elektronisk katalog kan brukast i ulike medium, og kan vere eit marknadsføringshøve for særleg små leverandørar som kan nå utover sin primærmarknad ved enkle hjelpemiddel.
• Ein elektronisk katalog kan også nyttast på leverandøren sine eigne internettsider eller system.
• Ein god elektronisk katalog er med på å auke avtalelojaliteten, og reduserer lekkasjar til konkurrentar.
• Ved at leverandøren innførast i elektronisk handel kan dette føre med seg ei kompetanseheving av leverandøren sitt personell som kan føre til at konkurransekrafta styrkast.
• Ved å inkludere miljøverdiar i form av CO₂-utslepp i produksjon av varen (A1-A3) kan du nytte desse verdiane til interne analysar, og du set kundane dine istand til å gjere det same. Dei same verdiane kan også nyttast i EHF-faktura. Spør systemleverandøren din om dei har denne moglegheita.
• Det er ein fordel at du knyter produkta dine mot ein standard klassifiseringskode. UNSPSC blir ofte nytta i offentleg sektor. Ved å nytte ein slik kode kan du lettare gjere interne analysar og setje kundane dine i stand også til å analysere forbruket sitt. Dermed slepp du som leverandør å levere inn statistikk til kundane dine. Ved å setje inn kontraktsnummer i EHF-katalog og EHF-faktura er det mogleg for deg og kundane dine å kople data mot kunngjering og kontraktsvilkår.

Innsparingar gjennom elektronisk bestillingsprosess

• Ei rekke aksesspunkt og systemleverandørar har høve til å sende og ta i mot EHF-ordre og -ordrestadfesting. Det vil seie at leverandørar kan få hjelp og støtte for ein heilautomatisk ordre og ordrestadfestingsprosess.
• Den store innsparinga for leverandørar er å kunne ta i mot og sende elektroniske meldingar via ein kanal til fleire offentlege verksemder samt kunne dokumentere dette. Det å kunne behandle ein ordre maskinelt frigjer ressursar hos leverandøren for anna marknadsbearbeiding.
• Ein vil redusere høva for feilleveransar som påfører både kjøpar og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling.
• Den offentlege verksemda vil via innkjøpssystemet sitt kunne planlegge bestillingane sine betre og gjennom det redusere små hastebestillingar. Leverandøren sine fraktutgifter vil minke, miljøbelastning vil bli redusert og mottakskostnadene for kjøpar vil bli redusert.
• Ved at begge partar nyttar system i prosessen vil dei bli fanga data på begge sider. Ved at kundane dine har tilgang til sine data så blir redusert behovet for at du som leverandør må laga statistikkar for dei.

Oppfølging av inngått avtale (kontraktsoppfølging)

Ved digital samhandling vil systema samle alle ordredata og gi offentlege verksemder høve til å kunne følgje opp handlemønster som finst i verksemda. På bakgrunn av desse dataene kan kjøpar og leverandør samarbeide om å finne optimale e-handels-prosessar som sparar dei begge for kostnader, og ikkje minst sparar miljøet for unødvendige påkjenningar. Det er også enklare for leverandørane å kunne planlegge bestillingar og lagerhald.

Betre høve ved nye konkurranser frå offentleg verksemd

Basert på ein god elektronisk handelsprosess mellom leverandør og kjøpar kan høvet for kontraktsinngåing ved nye konkurransar auke. Ein leverandør som i samarbeid med den offentlege verksemda optimaliserer alle prosessar, og som presenterer sine produkt og tenester på ein god måte gjennom ein lett tilgjengeleg elektronisk katalog, vil styrke høva sine for å kunne inngå nye kontraktar med det offentlege i framtida.

Statistikk

Kvar månad samlast det inn traksaksjonsdata frå dei prosessane som inneheld elektronisk handelsformat (EHF) og Peppol BIS. Det samlast også inn transaksjonsdata frå andre prosessar. Me har også ei oversikt over talet på mottakarar det finst for dei ulike prosessane.

Sjå også

Organisering og kompetanse

Digitalisering av innkjøpsprosesser – prosjektgjennomføring

Forum for digitale anskaffelser

Krav til digitalisering i offentleg regelverk

Veiledningspakke for systemleverandører