Digitalisering av anskaffingsprosessen

Digitalisering av offentlege innkjøp vil seie å bruke elektroniske verktøy i planlegginga, gjennomføringa og oppfølginga av eit kjøp av ei vare eller teneste. Digitalisering dreiar seg om å ta i bruk ulik programvare dels internt i verksemda og dels mellom verksemda og eksterne leverandørar.

Det er eit stort potensiale for å forenkle og forbetre offentlege innkjøp gjennom digitalisering. Målet er at digitaliseringa av offentlege innkjøp skal skje på ein måte som gjev størst mogleg nytte i form av:

• Meir effektive kjøp og enklare prosessar – at tidsbruk og kostnader for gjennomføring av innkjøp er lågast mogleg.
• Betre kjøp og behovsdekning – at riktig vare eller teneste kjøpast til riktig kvalitet og beste pris.
• Meir lovmessige innkjøp – at regelverkskrav og leverandørane sine rettar  blir ivaretekne, samt at ein unngår korrupsjon og misleghald.

For å kunne hente ut desse vinstane må følgjande føresetnader vere til stades:

• Prosjektet må ha god forankring og leiinga må vere interessert i vinstane av prosjektet
• Verksemda har sett seg realistiske mål for vinstrealisering
• Oppfølginga undervegs er systematisk og basert på gode analysar
• Vinstoppfølginga i etterkant følgjer avtalte planar

Nedanfor skildrar vi nærmare nokre moglege vinstområde.

Reduserte kostnader knytt til effektiv arbeidsform

Manuell gjennomføring av ein innkjøpsprosess, mellom dei manuell bestilling, fakturahandtering og utbetaling, kostar i form av arbeidstimar. Ved å digitalisere, automatiserer ein mykje manuell handtering. Til dømes kan det reknast at ei verksemd sparar 10 minutt på å ta i mot ein e-faktura samanlikna med ein vanleg faktura. I tillegg sparar avsendar porto og kontorrekvisita. 

Elektronisk innlevering av tilbod fører til at det blir langt enklare å levere tilbod i offentlege konkurransar. Det kan også føre til at færre tilbod og førespurnader om deltaking blir avvist på grunn av formelle feil i høve til prosedyrekrava i innkjøpsregelverket.

Avtalelojalitet, betre prisar og vilkår

Ein leverandør kan gje betre prisar og vilkår om kjøparen gjennomfører tiltak som sikrar at det blir så å seie ingen kjøp av avtaleprodukta utanfor avtalen. Elektronisk handel bidrar til auka avtalelojalitet fordi det rett og slett blir vanskelegare å få honorert kjøp utanfor avtalen om motteke vare eller teneste skal matche elektronisk ordre etter avtalen.

Indirekte kostnadsinnsparingar

Det kostar mykje for ein tilbydar å utvikle tilbod, passe på at alt er med på rett måte osv. Elektroniske verktøy bidreg til forenkling og standardisering i arbeidsoppgåvene.

Oppbygging av kunngjering og utarbeiding av konkurransegrunnlagsdokument blir meir gjenkjennelege og lettare å halde seg til. Likeins gjer eit system med elektronisk ordremottak, leveranseregistrering, lagerstyring, utfakturering og innbetalingsregistrering at leverandøren slepp det manuelle arbeidet med denne kontrolloperasjonen. Arbeidsoppgåvene kan integrerast i eit ERP-system (Enterprise Resource Planning, dvs. programvare som støttar opp om produksjon, lager, sal, innkjøp og økonomi.)

Saman med auka avtaleomsetning opnar dette for gunstigare prisar og vilkår frå tilbydar. Forenkling i seg sjølv stimulerer dessutan til auka konkurranse, spesielt mellom små og mellomstore bedrifter som ikkje har kapasitet til å delta når det blir for omfattande og komplisert å vere med.

Betre regeletterleving

Dei elektroniske verktøya er bygde opp slik at dei gjev brukaren auka tryggleik for at regelverket blir følgd. Ei klagebehandling kostar tid og pengar, ikkje berre for sjølve prosessen, men også til dømes det at ein planlagd leveranse let vente på seg.

Styringsinformasjon

Dei elektroniske verktøya gjev god styringsinformasjon gjennom detaljert tilgang til statistikk, leverandørregister og liknande. Ein oppdragsgjevar får då ut nøyaktig kor mykje som er kjøpt kva tid og til kva pris, kva som er kjøpt og av kven, leietider, leveringsdugleik osv. Denne informasjonen er viktig grunnlag for styring og planlegging av organisasjon og leverandørstrategiar. 

Digital samhandling mellom leverandør og deira kundar gjev store innsparingar.

Det finst ca. 1 000 offentlege verksemder i dag. Om kvar av desse skal ha sin eigen måte å kommunisere med leverandørane sine på, vil det bli ressurskrevjande for leverandørmarknaden. Leverandørar må då halde seg til mange ulike kanalar og format for å kunne gjennomføre handel. Difi legg til rette for bruk av éin sams infrastruktur og eitt sams format (CEF eDelivery og e-handelsformat (EHF)) for elektronisk samhandling mellom offentlege oppdragsgjevarar og leverandørmarknaden.

Høve for kompetanseheving og marknadsføring for leverandør

Den offentlege verksemda kan stille krav om leverandøren sine ferdigheiter når det gjeld elektronisk handel i eit innkjøp. Informasjon om EHF og infrastrukturen gjer det mogleg for ein leverandør, før ein blir tildelt ein kontrakt, å bli kjent med korleis elektronisk samhandling skal skje.

Stadig fleire offentlege verksemder krev bruk av elektronisk katalog. Mange nyttar eit e-handelsverktøy og stadig fleire krev katalog ved tilbodsinnlevering. Det blir stadig viktigare for leverandørmarknaden å tilby gode elektroniske varekatalogar. Bruk av EHF-katalog bør prioriterast av leverandørar og kan brukast mot alle offentlege verksemder som krev elektronisk katalog uavhengig og dei er abonnent på Ehandelsplattforma eller ikkje.

Aksesspunkter for EHF- og BIS-formater

Det er effektivt for leverandørar å levere tilbod elektronisk og gjer det langt enklare å levere fleire tilbod i offentlege tilbodskonkurransar. Kontraktsgjennomføring er også langt enklare og meir effektivt når den offentlege kjøparen nyttar eit bestillingsverktøy. Låge kostnader og høg vinst gjer digitalisering spesielt interessant for små lokale leverandørar som med det kan bli synlege utover sin lokale marknad utan behov for store investeringar i arbeidskraft eller materielle ressursar.

Avtaleinngåing og implementering av ny avtale hos offentleg verksemd

Fordelen for ein leverandør ved at den offentlege kjøparen brukar eit elektronisk innkjøpssystem er mange. Ved at dei har kontroll på sine prosessar vil ei implementering av ein avtale gå raskare med ein vesentleg lågare implementeringskostnad for leverandøren.

• Elektronisk katalog implementerast til avtalt dato og konkurrenten sin katalog fjernast.
• Leverandør treng ikkje eit stort salsapparat for å informere innkjøparar i den offentlege verksemda om den nye avtalen. Informasjonsberaren vil vere offentleg verksemd sitt innkjøpssystem samt intern informasjon. Dette er positivt, særleg for små leverandørar med færre ressursar.

Avrop på inngått avtale

Innkjøpsopplevinga for den enkelte bestillar i den offentlege verksemda er viktig. Difor er det laga ein katalogmal som skal gje innkjøpssystemet nok informasjon til å dekkje informasjonsbehovet til bestillar for å kunne lage ein riktig og kvalitetssikra ordre. EHF-katalog vil vere formatet som brukast og med det kan leverandørar halde seg til alle offentlege verksemder på eitt standardisert format. Då slepp leverandørar å lage katalogar på ulike format til offentlege verksemder. Formatet kan også nyttast mot private kundar via same infrastruktur på lik linje som mot offentlege kundar.

Innsparingar gjennom elektronisk katalog

• Papirkatalog fører med seg avgrensingar for endringar i sortiment og er lite fleksibelt i høve til ein elektronisk katalog som kan endrast kontinuerleg via leverandøren sitt system.
• Restopplag av ein utdatert papirkatalog må kastast og det utgjer ein kostnad samt ein miljøkonsekvens.
• Transport av ein papirkatalog til bestillar er kostnadskrevjande.
• Ein elektronisk katalog kan brukast i ulike medium og kan vere eit marknadsføringshøve for særleg små leverandørar som kan nå utover sin primærmarknad ved enkle hjelpemiddel.
• Ein elektronisk katalog kan også nyttast på leverandøren sine eigne internettsider eller system.
• Ein god elektronisk katalog er med på å auke avtalelojaliteten og reduserer lekkasjar til konkurrentar.
• Ved at leverandøren innførast i elektronisk handel kan dette føre med seg ei kompetanseheving av leverandøren sitt personell som kan føre til at konkurransekrafta styrkast.

Innsparingar gjennom elektronisk bestillingsprosess

• Ei rekke aksesspunkt har høve til å sende og ta i mot EHF ordre og ordrestadfesting. Det vil seie at leverandørar kan få hjelp og støtte for ein heilautomatisk ordre og ordrestadfestingsprosess.
• Den store innsparinga for leverandørar er å kunne ta i mot og sende elektroniske meldingar via ein kanal til fleire offentlege verksemder samt kunne dokumentere dette. Det å kunne behandle ein ordre maskinelt frigjer ressursar hos leverandøren for anna marknadsbearbeiding.
• Ein vil redusere høva for feilleveransar som påfører både kjøpar og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling.
• Den offentlege verksemda vil via innkjøpssystemet sitt kunne planleggje bestillingane sine betre og gjennom det redusere små hastebestillingar. Leverandøren sine fraktutgifter vil minke, miljøbelastning vil reduserast og mottakskostnadene for kjøpar vil reduserast.

Oppfølging av inngått avtale (kontraktsoppfølging)

Ved digital samhandling vil systema samle alle ordredata og gje offentleg verksemd høve til å kunne følgje opp handlemønster som finst i verksemda. På bakgrunn av desse dataa kan kjøpar og leverandør samarbeide om å finne optimale e-handels- prosessar som sparar dei begge for kostnader og ikkje minst sparar miljøet for unødvendige påkjenningar. Det er også enklare for leverandørane å kunne planleggje bestillingar og lagerhald.

Betre høve ved nye konkurranser frå offentleg verksemd

Basert på ein god elektronisk handelsprosess mellom leverandør og kjøpar kan høvet for kontraktsinngåing ved nye konkurransar auke. Ein leverandør som i samarbeid med den offentlege verksemda optimaliserer alle prosessar og som presenterer sine produkt og tenester på ein god måte gjennom ein lett tilgjengeleg elektronisk katalog vil styrke høva sine for å kunne inngå nye kontraktar med det offentlege i framtida.