Hva må du tenke på hvis du ønsker å teste en innovativ løsning, eller når du ønsker å kjøpe en slik løsning i etterkant av en test eller et utviklingsløp? Her kan du lese om hvilke vurderinger og forberedelser du bør gjøre for å få gode anskaffelsesprosesser for helt nye løsninger.
Teste en ny løsning
Har dere oppdaget løsninger som er helt nye eller ikke helt markedsklare, som virker lovende for de tjenestene og leveransene som din offentlige virksomhet leverer? Dette kan være løsninger som bygger på ny teknologi dere ikke har erfaring med, etter inspirasjonen fra andre sektorer eller bransjer, andre land, fra nettverk eller fra salgsframstøt fra leverandører.
I en slik situasjon ønsker dere kanskje å bli mer kjent med løsningen og se om den fungerer i deres kontekst, før dere beslutter om og hvordan løsningen kan anskaffes og tas i bruk. Dette kan oppfattes som utfordrende fordi offentlige anskaffelser som hovedregel skal konkurranseutsette. Det finnes likevel flere muligheter for å teste nye løsninger gjennom anskaffelser, både med og uten konkurranse, blant annet:
Anskaffelse under minimumsverdi
Anskaffelser av verdi inntil 500 000 kroner er fra 1. juli 2026 unntatt reglene i anskaffelsesregelverket. Dette gir mulighet for å gjøre begrensede første kjøp eller kjøp av testmoduler av en løsning som er ny for dere som oppdragsgiver. Husk å følge interne rutiner og god praksis for hvordan slike mindre anskaffelser skal gjennomføres, og andre relevante regler, slik som økonomistyringsreglementet i staten, forvaltningslovens regler om forsvarlig saksbehandling, offentlighetsloven og arkivloven.
Selv om det ikke er krav til konkurranse for kjøp under 500 000 kroner, betyr ikke det at det ikke kan være lurt. DFØ anbefaler offentlige virksomheter å vurdere om det kan være fordeler med å åpne for konkurranse også for anskaffelser under 500 000 kroner. I mange tilfeller kan det også være aktuelt å teste flere løsninger parallelt, valgt ut blant flere aktuelle kandidater. Konkurranseutsetting og bruk av innkjøpsmetodikk i utvelgelse og gjennomføring er i disse tilfellene veldig nyttig.
Forskning- og utviklingstjenester untatt anskaffelsesregelverket
Hvis testen dere ønsker å gjennomføre, kan anses som forskning- og utviklingstjenester, kan anskaffelsen også være unntatt fra anskaffelsesloven og anskaffelsesforskriften, jf. anskaffelsesforskriften (FOA) § 2-5. Dette forutsetter at du som oppdragsgiver ikke betaler fullt ut for tjenesten (eksempelvis ved at leverandør bidrar med egne midler), eller at utbyttet ikke fullt ut tilfaller deg som oppdragsgiver (eksempelvis ved at leverandør beholder de kommersielle rettighetene).
I anskaffelser av forskning- og utviklingstjenester utenfor regelverket er det ikke krav om konkurranseutsetting, men som nevnt ovenfor kan det likevel være nyttig å gjennomføre en konkurranse. Dette er også av relevans statsstøttemessige vurderinger.
Les mer om unntaket i FOA § 2-5.
Konkurranse med forhandling uten utlysning
For produkter (varekjøp) finnes det muligheter for å gjennomføre forhandlinger uten forutgående kunngjøring etter vilkårene i §13-3 punkt c i anskaffelsesforskriften dersom:
en varekontrakt gjelder varer som produseres utelukkende for forsknings-, forsøks-, undersøkelses- eller utviklingsformål. Dette gjelder likevel ikke dersom varene produseres i større mengder for å påvise deres kommersielle muligheter eller for å dekke forsknings- og utviklingskostnadene
I slik tilfeller vil du kunne gjennomføre forhandlinger for test av løsninger kun med de som anses som relevante/aktuelle.
Tilbudskonkurranse
Anskaffelser etter reglene om tilbudskonkurranse opp til nasjonal terskelverdi (1,63 MNOK for statlige og 2,5 MNOK for andre virksomheters vare-, tjeneste- og plan- og designkonkurranser) kan også være aktuelt for test- og utprøvingsbehov som innebærer betydelige kostnader. Ved slike anskaffelser må oppdragsgiver sikre reell konkurranse mellom et utvalg leverandører som inviteres til å gi tilbud, men har utover dette forholdsvis stor fleksibilitet i hvordan konkurransen ønskes gjennomført.
Andre former enn anskaffelser
Ovenfor er behov for test og utprøving av nye løsninger behandlet som anskaffelser, det vil si at du som oppdragsgiver betaler en leverandør for varen eller tjenesten du ønsker å teste, gjennom en bindende avtale med gjensidige forpliktelser.
Det finnes imidlertid også andre måter å prøve ut nye løsninger på. To eksempler:
- Leverandøren stiller løsningen gratis til disposisjon for oppdragsgiveren i en avgrenset periode.
- Den offentlige virksomheten stiller seg til disposisjon for leverandøren, for eksempel som test- og utviklingsarena. Dette kan være aktuelt der leverandøren mottar finansieringsstøtte gjennom en innovasjonskontrakt fra Innovasjon Norge.
Hvis den offentlige oppdragsgiveren ønsker å gå videre med å anskaffe og implementere en løsning, er det etter slike samarbeid (som ved anskaffelser av testløp) viktig å ikke forskjellsbehandle leverandører i den senere anskaffelsen. Du kan lese mer om dette nedenfor.
Hva bør du tenke på?
For å få mest ut av test og pilotering av nye løsninger kan følgende være nyttig:
- Gjør undersøkelser, og test ut flere løsninger. Det første er ofte ikke det beste.
- Gjør testen så naturtro som mulig. Isolerte tester i kontrollerte miljøer og med generaliserte datasett som utgangspunkt kan gi begrenset innsikt i hvordan løsningen vil fungere i praksis hos dere.
- Få de som skal bruke løsningen til å være de som tester. Tverrfaglige team er ofte både nyttige og nødvendige. Få både IT-avdelingen som skal forvalte løsningen, og lærerne, legene eller saksbehandlerne som skal bruke løsningen, til å komme med sine innspill.
- Ta utgangspunkt i tydelige behov: Hvilket problem er det denne nye løsningen skal løse for dere på en bedre måte? Dette gjør det enklere å identifisere funksjonalitet og ytelse som trengs, og sile ut det som ikke passer for behovet og jobben dere trenger skal bli gjort i praksis.
- Ha dialog med leverandøren/produsenten underveis i testingen. Det kan hende at manglende positive resultater skyldes feil bruk eller misforståelser, heller enn at løsningen ikke fungerer. Få avklaringer så raskt som mulig, og gi innspill til leverandøren.
- Bruk erfaringene fra testfaser inn i konkurransegrunnlag og kontrakt for en senere anskaffelse for å sikre nødvendige justeringer og ytelsesoptimaliseringer. NB! Ikke gjør dette med utgangspunkt i kjennetegn og spesifikasjoner ved løsningen du har testet, men med utgangpunkt i funksjoner og ytelser ditt behov avhenger av.
Kjøp av utviklet løsning
Etter å ha testet nye løsninger som beskrevet over er det som oftest ikke mulig å direkte anskaffe akkurat den løsningen du har testet, uten at det medfører et behov for å konkurranseutsette anskaffelsen. Dette vil i mange tilfeller også gjelde der du som oppdragsgiver selv har bestilt utvikling av en ny løsning gjennom en innovativ anskaffelse, som for eksempel en førkommersiell anskaffelse hvor det kun er utvikling som inngår, og ikke kjøp av selve løsningen. I det videre beskriver vi hvordan kjøp av utviklet løsning kan gjøres, og hvilke vurderinger du må gjøre.
I gjennomføringen av innovasjonspartnerskap eller plan- og designkonkurranser ligger det inne en mulighet for direkte kjøp av utviklet løsning uten at det må kunngjøres en ny konkurranse.
Før du går videre til å anskaffe løsningen som er blitt utviklet, enten i en førkommersiell anskaffelse eller på annen måte er blitt testet, bør du vurdere følgende:
- I hvilken grad har utviklings- og testfasen vist og dokumentert at løsningen faktisk dekker behovene og kravene (behovsbeskrivelsen) som ble definert innledningsvis? Har løsningen mangler, og hvordan skal disse adresseres ved kjøp? Kreves det eventuelt ytterligere forbedring og videreutvikling før løsningen kan fungere tilstrekkelig?
- Er behovet det samme, eller har utviklings- og testfase gitt ny innsikt og endret forståelse av det egentlige bakenforliggende behovet og hva dere ønsker å oppnå?
- Har forhold utenfor prosjektet (som regulatorisk, teknologisk, organisasjonsmessige endringer) gjort at behovet må uttrykkes annerledes nå eller justeres når løsningen skal implementeres?
- Har forhold internt i prosjektet (som organisasjon, økonomi, kompetanse) endret forutsetningene for å gå videre eller kjøpe løsningen?
- Hvordan er kapasiteten i markedet? Er utviklingspartneren (leverandøren) eller andre rigget for å kunne tilby løsningen du trenger når det gjelder omfang, tidsramme, forutsigbarhet og kvalitet?
- Hvordan ser markedet ut nå sammenlignet med da utviklingsprosjektet eller testen startet? Har det kommet ny teknologi, nye løsninger eller nye leverandører som kan dekke behovet?
Vurderingene over vil ha betydning for om det er grunnlag for å gå videre med løsningen, og hvordan anskaffelsen av den bør innrettes og hvilken prosedyre som bør brukes. Er løsningen fortsatt umoden på flere av disse områdene, kan det være nødvendig med ytterligere utvikling eller testing før du anskaffer en endelig løsning. Dette er nærmere omtalt i gjennomgangen av ulike måter å anskaffe innovasjon på.
Hvordan du stegvis innarbeider disse vurderingene i planleggingen av anskaffelsen, kan du lese nedenfor.
Behov for mer forskning og utvikling
Dersom løsningen som er utviklet, virker lovende, men fortsatt er så uferdig eller ikke er testet nok til å unngå uhensiktsmessig risiko ved kjøp av løsningen, kan ytterligere forskning og utvikling være en vei å gå. Dette kan ta ulike former. Det kan være som et oppskalert eller videreført FoU-prosjekt eller en innovativ anskaffelse som er åpen for nye leverandører.
I noen tilfeller vil det være mulig å avtale videre utviklingsløp i form av en avtale om FoU-samarbeid direkte med opprinnelig leverandør. Vær oppmerksom på at dette vil både kunne omfattes av statsstøtteregelverket, og må være gjenstand for vurderinger i lys av anskaffelsesregelverket. Ta kontakt med DFØ for råd og veiledning på dette.
Felles for ulike former for videre FoU-samarbeid er at det ikke vil være snakk om kjøp av en endelig eller fullskala løsning.
Forberedelser til å kjøpe den type løsning som er utviklet eller testet
Ta utgangspunkt i behovsbeskrivelsen
Når du skal anskaffe en ferdig løsning etter et utviklingsløp eller test, er et godt tips å ta utgangspunkt i den opprinnelige behovsbeskrivelsen. Behovsbeskrivelsen uttrykte problemstillingen og ønsket resultat før utviklingen startet, og det er fortsatt dette behovet som er styrende, men nå oppdatert med innsikten og erfaringene dere har fått underveis, og eventuelle endringer i forutsetningene.
En åpen behovsbeskrivelse, og ikke en detaljert kravspesifikasjon, er også viktig for å legge til rette for flere tilbydere og løsningsforslag. Unngå å bruke for mange tekniske spesifikasjoner basert på løsningen fra det forutgående utviklingsløpet. Ellers risikerer du å låse deg til én bestemt leverandør, noe som i mange tilfeller er ulovlig.
Når du kjøper en løsning som er utviklet i et tidligere forsknings- og utviklingsprosjekt eller en innovativ anskaffelse, skal konkurransen være åpen, ikke tilpasset leverandøren som utviklet løsningen. Beskriv heller den ytelsen og kvaliteten du har behov for. Det gir også andre leverandører mulighet til å tilby konkurrerende løsninger.
For å sikre likebehandling bør du gjøre dokumentasjon fra det tidligere utviklingsprosjektet eller innovative anskaffelsen tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Dette kan for eksempel være utvalgte rapporter, testresultater, modeller, skisser og tegninger. Derfor er det viktig å avklare allerede i utviklingsprosjektet hvordan resultater skal dokumenteres og overleveres til dere som oppdragsgiver. I DFØs kontraktsmaler for før-kommersielle anskaffelser og innovasjonspartnerskap ligger det kontraktsbestemmelser som sikrer dere som oppdragsgiver en vederlagsfri «utvidet bruksrett» til resultatet. Det gjør det enklere å benytte resultatene fra utviklingen også i senere anskaffelser.
Markedsundersøkelser
Neste steg kan være å gjøre en ny markedsundersøkelse. Undersøk hvordan markedet ser ut nå, er det bare utviklingspartneren som kan levere, eller finnes det også andre aktuelle leverandører? Har teknologien eller tilgjengelige løsninger endret seg siden prosjektet startet, og hvordan påvirker eventuelle nye løsninger rettighetene dere har til den utviklede løsningen? Ha dialog med markedet for å få innspill til hvordan anskaffelsen bør innrettes.
I dialogen med markedet bør du også ta opp forventet omfang og volum. Dette er særlig viktig ved kjøp av nyutviklede løsninger, der det sjeldent finnes etablerte produksjonslinjer eller markeder. For leverandørene kan en førstegangsleveranse kreve investeringer i produksjon eller nye ansettelser, og jo større omfang, jo lavere risiko for leverandøren. Hvis flere oppdragsgivere deler samme behov, kan en fellesanskaffelse være et godt alternativ for å etablere et stort nok marked for å sette en ny løsning i produksjon.
Publiser gjerne en veiledende kunngjøring før dere starter markedsdialogen. Kunngjøringen bør inneholde informasjon om dialogen og en foreløpig tidsplan for den påfølgende konkurransen. Det gir leverandørene god tid til å forberede seg.
Om resultatansvar ved utvikling og ved kjøp av løsning
Til forskjell fra et forsknings- og utviklingsprosjekt, der dere som oppdragsgiver er med på å bekoste utviklingen uten garanti for et tilfredsstillende resultat, bærer du ved kjøp av den utviklede løsningen i utgangspunktet ingen direkte utviklingskostnader. Det er dermed leverandøren som har risikoen for restutvikling og optimalisering som gjenstår før løsningen og som har ansvaret for at løsningen fungerer som den skal i tråd med kontraktsforpliktelsene. Imidlertid vil leverandøren prise eventuell slik restutvikling og optimalisering inn i sitt tilbud.
Forhold som bør vurderes for konkurransegrunnlag og kontrakt
I tillegg til kvalitetssikring og eventuell revidering av den opprinnelige behovsbeskrivelsen, er det viktig å vurdere om følgende forhold skal inkluderes i konkurransegrunnlag og kontrakt for kjøp av nye løsninger:
Behovsbeskrivelse og spesifikasjon av løsning
Du bør vurdere om det er forhold som må stilles som minimumskrav eller detaljspesifikasjoner. Dette kan være krav som ikke var avgjørende i utviklingsfasen, men som er viktige når løsningen skal tas i bruk, som for eksempel krav til oppetid, sertifiseringer/godkjenninger, teknisk grensesnitt, service og vedlikehold, opplæring eller leveringsfrister.
Husk likevel at omfattende detaljspesifisering ofte er for tidlig når en nyutviklet løsning skal tas i bruk. Det begrenser også leverandørenes handlingsrom for optimalisering og videreutvikling. Husk også at spesifikasjoner ikke må utformes slik at bare leverandøren fra utviklingsprosjektet kan levere tilbud.
Ved kjøp av en ferdig løsning vil det i større grad enn i utviklingsløpet være aktuelt å kreve dokumentasjon, både på selve løsningen og på leverandørens forutsetninger. For løsningen kan dette være sertifiseringer og standarder som den må oppfylle. For leverandøren kan det være krav til soliditet og kvalitetssystemer. Målet er å få bekreftet at leverandøren kan levere en ferdig løsning i større volum og gjerne over tid.
Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier: Slik utformer du krav som åpner for konkurranse
Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier avgjør henholdsvis hvilke leverandører som kan levere tilbud, og hva som legges til grunn for å velge det beste tilbudet. Ved kjøp av nye løsninger fra nye leverandører er det derfor viktig å vurdere hvordan krav og kriterier påvirker anskaffelsen. Krav som settes for høyt (eksempelvis krav til regnskapstall fra siste tre år eller revisors beretning) kan utilsiktet stenge ute nyetablerte leverandører som faktisk ville levert godt. Her kan for eksempel bankgarantier vurderes som et mulig alternativ.
For høye krav til tidligere erfaring, eksempelvis krav om erfaring fra tilsvarende prosjekter i offentlig sektor eller en bestemt bransje, kan ha samme effekt: Det kan stenge ute leverandører som ville levert godt. Kvalifikasjonskrav burde kun speile det som anses som kritisk for evnen til å levere. Tidspunkt for når kravet skal være ivaretatt, kan også være relevant – for eksempel at nødvendige sertifiseringer skal være på plass senest 6 måneder etter kontraktsignering framfor ved tidspunkt for kvalifikasjon eller tilbudsfrist.
For gründere og oppstartsselskaper kan kvalifikasjonskrav av og til være en utfordring. Hvis du ser at en leverandør sannsynligvis ikke vil oppfylle kvalifikasjonskravene, bør du informere dem tidlig (gjerne i forutgående utviklingsfase, eller i markedsdialogen), og oppfordre dem til å vurdere å levere tilbud sammen med en partner (i konsortium med en annen leverandør).
Dere bør også vurdere om det er bedre å stille krav til selve leveransen (kravspesifikasjon). Det kan for eksempel være
- krav til godkjent metodikk og gjennomføringsplan
- krav til antall ressurser eller tilgjengelig personell i leveransen
- sertifiseringer eller kvalitetsikringsrutiner for løsningen
- krav til løsningens funksjonalitet og tekniske egenskaper
Hvis pris er eneste eller høyest vektede tildelingskriterium, vil nye løsninger sjelden vinne fram. Det anbefales derfor å vektlegge kriterier som kvalitet (hvor godt løsningen adresserer behovet), gjennomføringsevne (kapasitet og kompetanse til å levere som lovet) og bærekraft høyt, selv om pris ofte er viktig.
Under vurdering av kvalitet som tildelingskriterium for nye teknologiløsninger er det særlig nyttig å vurdere funksjonelt baserte kriterier som:
- tilpasningsmulighet og modifiserbarhet – i hvilken grad kan løsningen justeres etter endrede behov?
- modularitet – kan den bygges ut i steg?
- videreutvikling – legger løsningen til rette for framtidig utvikling?
- integrasjonsmuligheter – kan den kobles til eksisterende eller kommende systemer?
Inkluder gradvis utrulling og videreutvikling i kontrakten
Selv om en løsning er utviklet og i utgangspunktet dekker behovet ditt, vil det som regel være behov for testing og tilpasning før den kan tas i bruk i full skala. Sørg derfor for at krav til testing og justering inngår som en del av anskaffelsen og i kontrakten. Dette er særlig viktig hvis løsningen skal integreres med eksisterende systemer eller prøves ut på ulike brukergrupper.
Krav til testing og justering er også viktig fordi du i en åpen konkurranse kan motta tilbud fra leverandører med løsninger du ikke har hatt mulighet til å vurdere på forhånd. For å sikre likebehandling bør anskaffelsen legges opp slik at flere leverandører kan delta. Samtidig bør det vurderes å sette av tid og rom for testing og verifisering som del av
av konkurransegjennomføringen, slik at både dere som oppdragsgiver og leverandørene kan få bekreftet at løsningene faktisk fungerer som forutsatt.
En slik testing og verifisering kan gjennomføres på flere måter, for eksempel ved at leverandørene sender inn vareprøver og testresultater før kvalifisering eller forhandlinger, eller at testing gjøres som en del av forhandlingene. Et annet alternativ er et første kjøp i begrenset omfang, med opsjon på større volum etter en periode med justeringer og optimalisering. En slik trinnvis anskaffelse, gjerne i form av en rammeavtale, omtales nærmere nedenfor.
Ved testing og verifisering som del av forhandlinger eller dialog i gjennomføringen av konkurransen anbefaler vi å ha betaling til deltagende leverandører, siden dette kan være ressurskrevende for leverandørene. Vurder også å legge til rette for videreutvikling og innovasjon i kontraktsperioden. Det innebærer at forbedringer i løsningen kan inkluderes i kontrakten på avtalte vilkår, for eksempel at kostnadsreduksjoner deles likt mellom dere som oppdragsgiver og leverandøren. Dette er særlig nyttig i langvarige kontrakter, der den første versjonen av løsningen sannsynligvis vil bli forbedret med tiden. Hvis du legger til rette for innovasjon i kontraktsperioden, må dette beskrives tydelig i konkurransedokumentene (og ta det gjerne opp i dialogen med markedet før konkurransen kunngjøres). Statens standardavtale SSA-V har klausuler som støtter dette.
Planlegg for innføring og risiko
Å anskaffe og ta i bruk en innovativ løsning vil innebære en viss risiko, både for dere som oppdragsgiver og for leverandøren, blant annet fordi dere har begrenset erfaring med hvordan løsningen fungerer over tid. For å sikre at løsningen dekker behovet på en god måte, er det for dere som oppdragsgiver viktig å planlegge for
- opplæring
- tilpasninger som trengs hvis den nye løsningen innebærer endring i måten en tjeneste leveres på eller i hvordan oppgaver utføres
- tilpasning som trengs i egen organisering eller ansvarsforhold
For leverandøren er det viktig å planlegge for
- kapasitet, produksjon og ev. råvaretilgang
- nye underleverandører og samarbeidspartnere
- nyansettelser og opplæring av disse
Anskaffelsen bør derfor tilpasses disse behovene med betingelser og vilkår, som igjen vektlegges i evalueringen av tilbud og følges opp i kontraktsperioden. Ved å strukturere kontrakten i flere faser reduserer du risiko. Det kan gjøres med et begrenset første kjøp, og opsjoner på større volum, eller lengere kontraktsperiode etter en evaluering av erfaringer. Første del av kontraktsperioden vil eksempelvis da være å implementere løsningen, med nødvendig opplæring, tilpasning til ny organisering, ansvarsforhold osv., etterfulgt av en periode der løsningen er i ordinær drift.
Vurderinger om rettigheter
Vurderinger rundt materielle og immaterielle rettigheter er spesielt viktig ved kjøp av innovative løsninger. Siden kjøp av innovative løsninger omfatter markedsnære, ikke-kommersialiserte løsninger vil leverandørene ha behov for å sikre seg rettighetene til løsningene. Du må vurdere om det skal kontraktsfestes eller dokumenteres at leverandør ivaretar dette for å hindre at rettighetsspørsmål setter leveransen i fare. SSA-kontraktene (deriblant SSA-K), har bestemmelser som skal ivareta dette.
Kjøp av innovative løsninger: Flere måter å velge mellom
Det finnes flere måter å anskaffe en innovativ løsning på. Nedenfor går vi gjennom de vanligste fremgangsmåtene, hvilke prosedyrer som er aktuelle, og hvilke krav som må være oppfylt for at du skal kunne bruke dem.
Forhandlede prosedyrer
Forhandlede prosedyrer omfatter konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling. Vurder forhandlede prosedyrer når løsningen fortsatt trenger utvikling eller forbedring, eller det trengs å gjøres avklaringer før tildeling av kontrakt. Forhandlingene kan handle om funksjonalitet, kontraktsvilkår, prising, eller optimalisering, videreutvikling og testing av tilbudt løsning. Forhandlede prosedyrer gir deg også mulighet til å validere nye tilbydere og løsninger som har kommet på markedet siden utviklingsfasen.
Det vil også være aktuelt å bruke forhandlede prosedyrer der det har meldt seg alternativer eller konkurrerende løsninger i mellomtiden, eller der det har kommet til flere leverandører i markedet med forutsetninger for å levere løsninger. Disse tilbyderne og løsningene deres har du behov for å gjøre avklaringer om gjennom forhandlinger eller dialog. Merk at konkurransepreget dialog gir deg større frihet enn konkurranse med forhandling: I en konkurransepreget dialog kan testresultater påvirke både hva du etterspør i en endelig løsning, og hvordan du utformer kravene til leverandørens endelige tilbud.
Tilbuds- eller anbudskonkurranse
Hvis løsningen som er utviklet, ikke har behov eller potensiale for ytterligere endringer eller forbedringer, så kan løsningen kjøpes gjennom en tilbudskonkurranse eller åpen anbudskonkurranse. En tilbuds- eller anbudskonkurranse kan også vurderes når det har kommet til andre og bedre alternativer eller konkurrerende løsninger på markedet, eller når det finnes flere leverandører i markedet som kan levere en fungerende løsning fra dag én.
Merk at en anbudskonkurranse kan være uegnet ved kjøp av innovative løsninger på grunn av begrensningene i å gjøre justeringer i konkurransegrunnnlaget og tilbudene. Ta gjerne kontakt med DFØ hvis du er usikker på hvilken fremgangsmåte som passer din situasjon.
Andre muligheter
Et kjøp med verdi på under 500 000 kroner er fra 1. juli 2026 unntatt reglene i anskaffelsesregelverket. Dette gir mulighet for å gjøre begrensede første kjøp eller kjøp av testmoduler av en løsning som er ny for dere som oppdragsgiver. Husk å følge interne rutiner, regler og god praksis for hvordan slike mindre anskaffelser skal gjennomføres, blant annet etter Økonomistyringsreglementet i staten.
Offentlige ansatte er forpliktet til å følge blant annet forvaltningslovens regler om forsvarlig saksbehandling, offentlighetsloven og arkivloven. Selv om det fra 1. juli 2026 ikke er krav til konkurranse for kjøp under 500 000 kroner, betyr ikke det at det ikke kan være lurt. DFØ anbefaler offentlige virksomheter å vurdere om det kan være fordeler med å åpne for konkurranse også for anskaffelser under 500 000.
Direkteanskaffelse – helt unntaksvis
I helt særlige tilfeller kan du direkteanskaffe den utviklede løsningen med hjemmel i FOA § 13-4. b 3. om leverandørens enerett. Hjemmelen kan komme til anvendelse når:
- konkurranse er umulig av tekniske årsaker, eller
- leverandøren har enerett, inkludert immaterielle rettigheter
To tilleggsvilkår må også være oppfylt:
- Det finnes ingen alternativer som med rimelighet kan vurderes, og
- Den manglende konkurranse skyldes ikke at du som oppdragsgiver har tilpasset anskaffelsesdokumentene til en bestemt leverandør.
Et direktekjøp kan få konsekvenser utover selve anskaffelsen: EØS-regelverket for statsstøtte kan få tilbakevirkende kraft på den forutgående anskaffelsen eller FoU-prosjektet. Vurder dette nøye før du velger direkteanskaffelse. Ta gjerne kontakt med DFØ hvis du er usikker.
Krav til likebehandling
I anskaffelser innenfor regelverket om offentlige anskaffelser er det viktig å ivareta prinsippet om likebehandling. For anskaffelser av en type løsning som tidligere har vært testet eller utviklet i samarbeid med den offentlig oppdragsgiveren, er det derfor viktig å ivareta at leverandøren som var involvert i test eller utvikling, ikke drar urettmessige fordeler av dette. Det må gjøres inngripende tiltak for å utjevne eventuelle fordeler der nødvendig i tråd med § 8-2 og § 12-2.
Slike tiltak kan være
- å sørge for at de andre leverandørene som deltar i konkurransen, mottar de samme relevante opplysningene som er utvekslet i dialogen med leverandøren ved planleggingen av konkurransen
- å fastsette en tilstrekkelig frist for mottak av tilbud for å utjevne eventuelle fordeler
Mer spesifikt burde avhjelpende tiltak være å gi god informasjon om den forutgående testen eller utviklingsløpet og å tilgjengeliggjøre relevant dokumentasjon og erfaringer fra utviklingsløpet tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Det er likevel viktig å huske at dette må gjøres i en form som ikke avslører ting som er forretningssensitivt for leverandøren som har vært involvert i test eller utvikling (prisinformasjon, kildekode, eller lignende).
Videre bør du legge til grunn ytelses- og funksjonsbaserte kravspesifikasjoner og ikke bruke begrensende tekniske beskrivelser som i praksis beskriver en løsning fra en spesifikk leverandør. Det er smart å ta utgangspunkt i den opprinnelige behovsbeskrivelsen justert med erfaringene fra test- eller utviklingsløpet.
Du bør dokumentere hvilke tiltak du har gjort for å sikre at en eventuell leverandør fra utviklingsfasen eller test ikke har urettmessig konkurransefordel.
Lurer du på noe eller trenger bistand i kjøp av nye innovative løsninger. Ta kontakt med oss i DFØ, så hjelper vi deg videre.