Lær om anskaffelsesprosedyrene åpen- og begrenset tilbudskonkurranse.
Når benytte tilbudskonkurranse?
Alle anskaffelser som er underlagt forskriftens del II skal gjennomføres etter prosedyren åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften § 8-3. Forskriftens del II gjelder for anskaffelser av kontrakter med en anslått verdi på minst 1.3 millioner kroner ekskl. mva, men som ikke overstiger EØS- terskelverdiene i § 5-3.
Stor fleksibilitet
En tilbudskonkurranse gir oppdragsgiver stor fleksibilitet. Oppdragsgiver kan tildele kontrakt kun basert på tilbudene slik de forelå ved tilbudsfristens utløp, eller oppdragsgiver kan ha en dialog med tilbydere før tildeling.
Om oppdragsgiver ønsker å ha dialog eller ikke kan han beslutte etter at tilbudsfristen er utløpt. En dialog med en tilbyder kan omfatte alle sider av tilbudet og kan omfatte alt fra korte avklaringer av uklarheter til fulle forhandlinger av alle sider ved tilbudet.
Forskjellen på begrenset og åpen tilbudskonkurranse
I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud.
I en begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å få delta i konkurransen. Det er imidlertid bare de leverandørene som oppfyller de kravene til kvalifikasjoner som oppdragsgiver har satt som vil bli invitert til å levere tilbud i konkurransen.
Ved bruk av begrenset tilbudskonkurranse har du som oppdragsgiver anledning til å sette en grense for hvor mange leverandører som skal få levere tilbud. Dersom denne muligheten benyttes må dette opplyses i anskaffelsesdokumentene. Grensen kan ikke settes lavere enn tre tilbydere, se forskriftens § 8-8.
Dersom du skal foreta en utvelgelse blant de kvalifiserte leverandørene skal dette gjøres etter objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler som er fastsatt i kunngjøringen. Disse objektive ikke-diskriminerende kriteriene kaller vi for utvelgelseskriterier og de omtales som et eget tema på disse sidene.
Når benytte åpen tilbudskonkurranse og når benytte begrenset tilbudskonkurranse?
En åpen tilbudskonkurranse vil være godt egnet for konkurranser hvor det ikke er for tid- og ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. En fordel med åpen tilbudskonkurranse er at du får vurdere tilbudene fra alle kvalifiserte leverandører.
En begrenset tilbudskonkurranse vil kunne være aktuelt å benytte dersom det er ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbud. I slike tilfeller kan det være hensiktsmessig å begrense antall tilbud. Dette for å begrense ressursbruken både på leverandørsiden og for oppdragsgiver. Her må du imidlertid vurdere leverandørmarkedet.
Dersom det ikke er så mange potensielle leverandører kan det likevel være aktuelt å benytte en åpen tilbudskonkurranse også i disse situasjonene. Da overlater du til leverandørene å selv vurdere om de ønsker å bruke ressurser på å utarbeide tilbud samtidig som du vet at man uansett ikke vil motta et uoverkommelig antall tilbud.
Ved valget av åpen eller begrenset prosedyre bør du ha i bakhodet at du ved en begrenset prosedyre med et redusert antall tilbydere vil kunne velge bort kvalifiserte leverandører uten å ha sett hva de kan tilby.
Hvordan gjennomføre en tilbudskonkurranse?
En tilbudskonkurranse kan gjennomføres med eller uten dialog med leverandørene i perioden fra tilbudsfristens utløp til du innstiller på valg av tilbud. Dialogen kan bestå av avklaringer og mindre korrigeringer til forhandlinger om alle sider av tilbudet.
Hvorvidt du skal ha dialog med en eller flere av leverandørene om deres tilbud kan du beslutte etter at du har mottatt tilbudene og tilbudsfristen har utløpt, se forskriften § 9-2(3). Etter § 9-3(3) må du opplyse i anskaffelsesdokumentene om du planlegger å ha dialog, hva dialogen eventuelt vil gjelde og så vidt mulig beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført.
Etter tilbudsfristens utløp må du beslutte om du skal tildele kontrakt kun basert på en vurdering av de tilbudene du har mottatt, eller om du skal ha dialog om ett eller flere tilbud. Du må altså ikke gjennomføre dialog med alle de leverandørene du har mottatt tilbud fra, se § 9-3(2).
Forskriften stiller heller ikke minimumskrav til antall leverandører det må føres dialog med dersom man skal gjennomføre dialoger med bare noen av tilbyderne. Det eneste forskriften krever er at utvelgelsen skal skje i samsvar med likebehandlingsprinsippet, se forskriften § 9-3(3).