Dynamisk innkjøpsordning

Når er dynamisk innkjøpsordning egnet i bruk?

Du kan bruke en dynamisk innkjøpsordning, på engelsk Dynamic Purchasing System (DPS) for anskaffelser av enkle og standardiserte varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider, som er alminnelig tilgjengelige i markedet som ikke trenger særlige tilpasninger for å oppfylle krav som dekker behovet, også kalt “hyllevarer”,  jf. foa § 26-4.

Kravet til hyllevarer setter visse skranker for hvilke ytelser som kan anskaffes ved DPS.  Forskriften regulerer ikke nærmere hva såkalte hyllevarer innebærer. Hva hyllevarer omfatter vil kunne endres over tid etter hvert som visse ytelser blir mer tilgjengelig i markedet og disse lar seg beskrive objektivt, kvantifiserbart og lar seg evaluere raskt og effektivt.

DPS skiller seg fra rammeavtaler først og fremst ved at nye leverandører kan søke om opptak i ordningen under hele ordningens varighet. Ordningen er godt egnet for små og mellomstore virksomheter (SMBer) og nyetablerte virksomheter.

DPS er ment for standard ytelser der oppdragsgiver vil gjennomføre invitasjon til å levere tilbud gjentagende ganger. Det vil derfor være smart å digitalisere prosessen evalueringen slik at den blir mest mulig effektiv.

DPS er en fleksibel ordning og formålet er å bidra til effektiv ressursbruk som gir deg som oppdragsgiver mulighet til å få inn et stort antall tilbud med markedets beste betingelser til enhver tid.

Ordningen er egnet for anskaffelser i et marked preget av rask utvikling (f.eks rask utvikling av teknologi, stadig lavere priser, stor variasjon av kapasitet i markedet eller stadig nye leverandører), noe som innebærer at det ikke er hensiktsmessig å låse kontrakten til én eller få leverandør over flere år som ved rammeavtaler.

Sjekk om ytelsen er egnet for DPS

Kan du svare "JA" på følgende tre spørsmål:

• Er ytelsen en standard vare eller tjeneste, dvs en «hyllevare»?
• Er det en ytelse som ikke krever særlige tilpasninger?
• Er det en anskaffelse der det ikke er nødvendig med muntlig kommunikasjon som for eksempel intervju under evalueringen?

Hvis "JA" på de tre spørsmålene, vurder følgende punkter på om ytelsen er egnet:

• Kommer det stadig nye leverandører på markedet?
• Ønsker du å få markedets beste betingelser til enhver tid?
• Er det en rask utvikling av ytelsene der det er vanskelig å ta høyde for produktutvikling, for eksempel nye modeller i kunngjøringen av ordningen?
• Er det er marked som er preget av stadig lavere priser? (For eksempel fordi nye metoder gjør det mulig med bedre og billigere produkter?)
• Kan du beskrive objektive krav og tildelingskriterier på en måte som muliggjør en effektiv evaluering av mange samtidige tilbud?
• Kan du legge til rette for elektroniske kataloger eller andre standardiserte måter å beskrive ytelsene på og evaluere tilbudene?

Hvis "JA" på de spørsmålene, vurder følgende spørsmål for å vurdere om ytelsen likevel ikke er egnet:

• Gjelder anskaffelsen en kritisk ytelse for virksomhetens drift? (Fordi leverandører ikke plikt til å innlevere tilbud i en DPS, kan det være risikabelt å anskaffe strategisk viktige varer og tjenester ved en DPS)
• Er det behov for ytelsen raskt og på kort varsel, dvs under 10 dager? (Tilbudsfristen er på minst 10 dager i en DPS og ved for eksempel vikartjenester kan det være for lang tid å få dekket behovet)
• Er du avhengig av å vurdere ytelsens egnethet ved å bruke skjønn under evaluering?
• Er du avhengig av å forhandle med leverandøren?

Eksempler på ytelser som kan egne seg for en DPS

Ytelsene kan bestå av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Typiske “hyllevarer” kan være møbler, kontorrekvisita, hvitevarer, PC og annet elektronisk utstyr, medisiner, medisinsk forbruksmateriell, standard byggemateriale som sement og asfalt. I tillegg visse “standard” tjenester som f.eks. revisjonsoppdrag, opplærings- og utdannelsesoppdrag, transportoppdrag, vakttjenester, rengjøringstjenester, oversettingstjenester, håndverkstjenester eller konsulentbistand under oppdragsgivers instruksjonsmyndighet.

Det er ikke plikt for leverandørene å innlevere tilbud i ordningen, derfor kan det være en utfordring for kritiske varer og tjenester. For slike ytelser, kan det være sikrere med en rammeavtale som pålegger leverandøren til å levere i henhold til kontrakten.

Dersom du erfaringsmessig vet at virksomheten vil ha behov for ytelsen på kort varsel, som for eksempel vikartjenester ved sykdom, vil DPS ikke være hensiktsmessig da tilbudsfristen skal være minimum 10 dager.

Valg av rammeavtale eller DPS

Vurderingstema for valg	DPS	Rammeavtale
Er det en begrensning på antall leverandører?	Nei	Ja
Kan nye leverandører tiltre ordningen/rammeavtalen?	Ja	Nei
Kan nye oppdragsgivere delta i ordningen/rammeavtalen?	Nei	Nei
Kan oppdragsgivere forlate ordningen/rammeavtalen?	Nei	Nei
Kan du tilpasse spesifikasjonene i forespørselen/minikonkurransen for å ta høyde for ny teknologi?	Ja	Nei, mer utfordrende
Kan du dele ytelsen inn i kategorier og delkontrakter?	Ja	Ja
Kan prisene være faste?	Nei	Ja
Kan kvalifikasjonskravene endres?	Nei	Nei
Plikter leverandørene å levere inn tilbud?	Nei	Ja, dersom de er kontraktsforpliktet til det
Kan forhandle prosedyre benyttes?	Nei	Ja
Kan elektroniske dokumenter og e-kataloger brukes?	Ja	Ja
Kan ordningen/rammeavtalen ha lang varighet?	Ja	Nei, hovedregel maks 4 år

Fordeler for oppdragsgiver

• DPS gir deg mulighet til enhver tid å få markedets beste tilbud ved at nye leverandører tas opp i ordningen. Du kan markedsføre DPS i hele ordningens varighet.
• Du er ikke bundet til samme leverandør(er) over en lengre periode som ved rammeavtaler
• Du kan fortløpende beskrive hva du har behov for og tilpasse spesifikasjonene til endringer i teknologi og marked
• Du kan dele ytelsen opp i ulike kategorier som legger til rette for at leverandører med spisskompetanse eller som har spesialisert seg på den spesifikke kategorien kan inngi tilbud
• Du kan åpne opp for å gi deltilbud på ytelsen, noe som legger til rette for at små og mellomstore virksomheter (SMB-er) og nyetablerte virksomheter kan inngi tilbud
• DPS gir gode muligheter til å standardisere og effektivisere prosessene ved smart bruk av elektroniske innkjøpsteknikker, som for eksempel elektroniske kataloger
• Fristen for å innlevere tilbud kan være relativt kort (minimum 10 dager)
• Evalueringen av tilbudene kan gjennomføres effektivt dersom du planlegger godt i forkant ved bruk av standardiserte dokumenter  

Fordeler for leverandørene

• Leverandørene kan når som helst søke om opptak i ordningen
• Leverandører som ikke ble funnet kvalifisert, kan søke på nytt om opptak i ordningen
• Leverandørene kan være med i nye konkurranser fortløpende og ikke være avskåret fra å delta som ved rammeavtaler der de ikke er avtalepart
• Ytelsen kan være delt opp i ulike kategorier som legger til rette for at virksomheter med spisskompetanse og små og mellomstore bedrifter (SMB-er) kan delta innenfor «sin» kategori
• Det kan også legges opp til at ytelsen er delt i delkontrakter, noe som også legger til rette for SMB-er og lokale leverandører kan delta
• Der oppdragsgiver legger til rette for standardiserte elektroniske dokumenter, vil det være enkelt og effektivt å delta i konkurransen
• Leverandører kan selv velge om de vil inngi tilbud i den aktuelle konkurransen, bla avhengig av om de har ledig kapasitet

Kravet til «en fullt ut elektronisk prosess»

En DPS skal gjennomføres som en fullt ut elektronisk prosess, jf. foa § 26-4 (3). Det betyr at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det er ikke anledning til muntlig kommunikasjon og det er heller ikke anledning til å forhandle. (Se premiss 52 i fortalen til EU direktivet om offentlige anskaffelser (direktiv 2014/24/EU)

Unntaket om bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler mellom oppdragsgiver og leverandører jf. foa § 22-1(2) og § 22-4 gjelder ikke for DPS.

Kommunikasjonen mellom oppdragsgiver og leverandører som skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler omfatter blant annet:

• Kunngjøring av den dynamiske innkjøpsordningen
• Mottak av forespørsler om å bli opptatt i ordningen 
• Meddelelse til leverandørene om de er tatt opp i ordningen eller ikke
• Invitasjon til å innlevere tilbud med konkurransegrunnlag, eventuelle spørsmål og svar
• Innlevering og mottak av tilbud
• Innhenting av dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjoner
• Meddelelse om valg av leverandør
• Inngåelse av kontrakt 
• Kunngjøring av konkurranseresultat
• Kunngjøring om avslutning av ordningen, eventuelt forlengelse av ordningen

Kommunikasjon internt hos oppdragsgiver er ikke underlagt krav om elektronisk behandling (men skal dokumenteres skriftlig).  Dette innebærer at oppdragsgivers evalueringsteam kan ha muntlig dialog seg imellom om vurdering og sammenligning av tilbudene.  

Det vil i utgangspunktet ikke være nødvendig med kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør under evaluering av tilbudene, men det kan være behov for avklaringer og det skal i så fall foregå med elektroniske kommunikasjonsmidler.

Kommunikasjonen mellom oppdragsgiver og leverandører etter kontraktsinngåelse er heller ikke omfattet av plikten til å bruke elektroniske kommunikasjonsmidler.

Muntlig dialog er ikke tillatt i DPS

Kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal skje skriftlig med elektroniske kommunikasjonsmidler, jf. foa § 22-1 (1). Det betyr at muntlig dialog ikke er tillatt. Samtaler med eller intervjuer av tilbyderne kan ikke gjennomføres, selv om de foregår elektronisk via teams, zoom og lignende, da det ikke oppfyller kravet til "fullt ut elektronisk prosess". Dette gjelder selv om kommunikasjonen skriftliggjøres i ettertid i form av referat og lignende.

Dersom oppdragsgiver mener at muntlig kommunikasjon eller intervju er nødvendig for å kunne avklare og evaluere tilbudene, kan DPS ikke brukes for slike ytelser.

DPS er ment for standardiserte ytelser der evaluering av tilbud ved muntlig avklaring eller intervju er overflødig da det ikke gir noen merverdi. En DPS skal tilrettelegge for effektiv ressursbruk ved anskaffelse av hyllevarer for både oppdragsgivere og leverandører, der det verken er lovlig eller formålstjenlig å ha mer omfattende og tidkrevende prosedyrer.

Slik etablerer du ordningen

Du skal først kunngjøre en begrenset anbudskonkurranse, jf. foa § 26-5 (1) som en alminnelig kunngjøring på Doffin (kunngjøringen blir videresendt til TED), jf. foa § 21-2 (1). Dette er en prosedyre der det ikke er anledning til å forhandle.

Skjema 02: Anskaffelsesforskriften – kunngjøring av konkurranse

pdf

515.31 KB

Skjemaer for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften

På skjemaet på Doffin skal du krysse av for at anskaffelsen innebærer at det opprettes en dynamisk innkjøpsordning. Prosessen innledes ved at du først inviterer leverandørene til å kvalifisere seg for ordningen ved å sette en søknadsfrist på minst 30 dager. Etter at ordningen er etablert, kan du invitere de kvalifiserte leverandørene til å inngi tilbud med en minimums frist på 10 dager.

Ikke-statlige virksomheter (kommunale- og fylkeskommunale virksomheter og andre offentligrettslige organer) kan i stedet for en alminnelig kunngjøring, kunngjøre ordningen ved en forhåndskunngjøring, jf. foa § 21-2 (2) og § 23-1 (2).

Kunngjøringen skal bla angi anskaffelsens art og omfang tilstrekkelig presist til at potensielle leverandører vil kunne vurdere om anskaffelsen er av interesse for dem. En anskaffelse som mangler forankring i den kunngjorte DPS må derfor kunngjøres som en egen anskaffelse dersom de overstiger verdiene i foa §§ 5-1 og 5-3. Se Kofa 2022/1187.

Kunngjøringen skal inneholde

• Hvilke oppdragsgivere som skal være omfattet av ordningen.
• Konkurransegrunnlaget, jf. foa § 26-5 (4) med angivelse av:
  • Hvilke ytelser som ordningen omfatter.
  • Den anslåtte mengden og estimert maksimumsverdi av alle kontrakter som forventes inngått i ordningens varighet.
  • Hvilke kategorier ordningen eventuelt er delt inn i og egenskapene ved dem.
  • Om det vil være anledning til å inngi delkontrakter og eventuelt innenfor hvilke kategorier.
• Hvilke kvalifikasjonskrav leverandørene skal oppfylle for å bli opptatt i ordningen.
  • Kvalifikasjonskravene skal angis i ESPD, jf foa § 17-1 (1). Der ordningen er delt inn i ulike kategorier, skal kvalifikasjonskravene angis for hver kategori. Her må oppdragsgiver fylle ut en ESPD for hver kategori som leverandøren skal besvare.
• Hvilke tildelingskriterier som gjelder for evalueringen av tilbudene i ordningen.
  • Der ordningen er del inn i kategorier skal det angis tildelingskriterier for hver kategori, jf § 21-2 (1) og 26-7 (4)
  • For ikke statlige virksomheter som bruker forhåndskunngjøring, jf. foa § 23-2 (2) kan de avvente med å angi tildelingskriteriene til når de ber leverandørene om å bekrefte interesse.
• Hvorvidt ordningen skal avsluttes som en elektronisk auksjon, jf. foa § 27-2 - § 27-5
• Andre opplysninger av betydning som hvordan ordningen virker, hvilket  elektronisk utstyr som brukes (hvilket konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)) og tekniske ordninger og spesifikasjoner for tilkobling. Eksempler på dette er krav til elektroniske kataloger og elektroniske fakturaer.
• Dersom leverandørene skal gi tilbud i form av elektroniske kataloger skal det opplyses om dette, jf. foa § 27-1 (2).
• Ordningens varighet.
• Frist for å søke om opptak i ordningen.  Fristen skal være minimum 30 dager fra kunngjøringen er sendt til TED.
• En eventuell lenger frist enn 10 virkedager for å vurdere søknader om å bli tatt opp i ordningen, jf. foa § 26-6 (4).

Konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra samme tidspunkt som kunngjøringen, i likhet med andre kunngjøringer. Konkurransegrunnlaget skal være elektronisk og være gratis, direkte og ubegrenset tilgjengelig gjennom hele ordningens varighet, jf. foa § 14-3.

Beregning av estimert verdi

Du skal angi den maksimale verdien av alle kontraktene som forventes inngått i løpet av ordningens varighet, jf. foa § 5-4 (5). En dynamisk innkjøpsordning er en prosedyre som innebærer at oppdragsgiver ikke helt presist vet verdien av det som vil bli anskaffet i ordningens varighet. Hovedårsaken er at prisene ikke er faste, men vil representere markedsverdien til enhver tid.

Du skal likevel foreta en konkret vurdering av totalverdien. Estimatet vil utgjøre den totale maksimumsverdien av kontrakter som kan tildeles under ordningens varighet uavhengig om ordningen er delt inn i kategorier, delkontrakter eller ikke.

Husk at der flere oppdragsgivere skal slutte seg til ordningen etter hvert, så må også verdien av disse oppdragsgiveres anskaffelser tas med.

Ved delkontrakter skal den estimerte totalverdien beregnes som summen av de maksimale verdiene av hver delkontrakt i ordningen, jf. foa § 5-4 (8).

Vurdering om ordningen skal åpne for delkontrakter

Oppdragsgiver plikter å vurdere om anskaffelsen skal deles i delkontrakter eller ikke, jf. foa § 16-3 (2). Oppdeling av anskaffelsen i delkontrakter er en anskaffelsesfaglig vurdering og et virkemiddel for å bedre konkurransen på kort og lang sikt, legge til rette for bedre tilbud og også åpne for deltagelse fra SMB-er og nyetablerte virksomheter.

Dersom du etter en anskaffelsesfaglig vurdering finner at anskaffelsen skal deles i delkontrakter, eller du forbeholder deg retten til det skal dette angis i kunngjøringen.

Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskravene skal som for alle andre anskaffelser være relevante og stå i forhold til det som skal anskaffes og du skal fylle ut en ESPD på vanlig måte. Det betyr at du må vurdere konkret hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendige for å gjennomføre kontraktene, eventuelt også for hver kategori eller delkontrakt.

Husk at et av formålene med DPS er å få tilgang til nye potensielle leverandører. Du bør derfor være spesielt nøye med å vurdere hvilke kvalifikasjonskrav som er «godt nok» slik at du ikke unødvendig begrenser antall leverandører som tas opp i ordningen.

Det er ikke spesielle kvalifikasjonskrav under en dynamisk innkjøpsordning, men unntaket er krav til skatteattest som gjelder for alle anskaffelser over kr 500.000 eks mva.

Et av formålene med ordningen er å bidra til at oppdragsgiver får tilgang på stadig nye markeder og at små og mellomstore bedrifter (SMB-er) skal kunne delta, for eksempel innen ulike kategorier eller delkontrakter. Det er derfor spesielt viktig å vurdere om kvalifikasjonskrav utelukker opptak i ordningen.

Et kvalifikasjonskrav om lang eller omfattende erfaring, vil nettopp kunne være et slikt kvalifikasjonskrav som utelukker SMB-er og nye virksomheter. Dersom erfaring likevel er nødvendig for gjennomføring av kontrakten, kan det være lurt å angi at ansattes erfaring likestilles med virksomhetens erfaring for at også SMB-er og nyoppstartede virksomheter ser at de kan delta i ordningen.

Krav til årlig minimumsomsetning er også et krav som kan ekskludere SMB-er og nyoppstartede virksomheter fra å bli kvalifisert. Omsetningskravet bør derfor vurderes konkret for å være forholdsmessig.

Vurder nøye om, og i tilfelle hvilket krav til omsetning som er nødvendig for å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Der ordningen er delt inn i kategorier skal eventuelle krav til minimumsomsetning vurderes og angis for hver kategori.

Det en funksjonalitet i konkurransegjennomføringsverktøyene (KGV) der oppdragsgiver kan opplyse om at det er kunngjort en DPS. Denne opplysningen vil bli synlig i kunngjøringsdatabasen TED.

Ordningens varighet

Du skal angi ordningens varighet i kunngjøringen og ordningen avsluttes automatisk. Du kan forlenge ordningen ved å kunngjøre en forlengelse, jf. foa § 26-5 (3). Det betyr at en DPS i teorien kan være uendelig, eller i hvert fall så lenge din virksomhet har de behov som er dekket av den dynamiske innkjøpsordningen.

Behandle søknader om opptak i ordningen

Vurdering av leverandørenes kvalifikasjoner

Det er samme regler for vurdering av kvalifikasjoner som ved ordinære prosedyrer, jf. foa kapittel 17. ESPD er en egenerklæring som virker som en foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonene er oppfylt og at det ikke foreligger utelukkelsesgrunner.

Som oppdragsgiver skal du kontrollere ESPD skjemaet senest innen 10 virkedager etter søknadsfristens utløp, med mindre du har forlenget fristen i kunngjøringen av ordningen, jf. foa § 26-6 (4). Som ved andre prosedyrer, er det først ved tildeling før signering av kontrakten at du plikter å innhente oppdaterte dokumentasjonsbevis, jf. foa § 17-1 (4) og (5).

I en DPS kan du starte kontrollen av ESPD skjemaet med en gang en forespørsel er kommet inn, selv om fristen for å søke ikke har gått ut. Dette skiller seg fra en ordinær begrenset anbudskonkurranse der du må avvente kontrollen til søknadsfristen har gått ut. Det er fordi alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonene skal tas opp i DPS ordningen i motsetning til ved en ordinær begrenset anbudskonkurranse der du velger ut det antallet leverandører du har angitt i kunngjøringen.

Du skal snarest mulig informere hver enkelt leverandør om de er tatt opp i ordningen eller ikke. Det er ingen regler om plikt til å opplyse hvilke leverandører som er opptatt i ordningen.

Du kan ikke sende ut en invitasjon til å innlevere tilbud før du har behandlet alle søknadene som kom inn før søknadsfristen angitt i kunngjøringen.

Dersom du får inn forespørsel om å bli tatt opp i ordningen etter fristen har gått ut, plikter du ikke å vurdere disse søknadene før første invitasjon sendes ut.

Nye leverandører kan fortløpende tas opp i ordningen

Leverandører kan når som helst under ordningens varighet søke om opptak i ordningen. Leverandørene må da fylle inn en ESPD for hver kategori ordningen eventuelt er delt inn i. Disse søknadene skal oppdragsgiver behandle innen 10 virkedager. I særlige begrunnede tilfeller kan fristen forlenges til 15 virkedager for den konkrete søknaden dersom det er nødvendig å vurdere supplerende informasjon eller på annen måte kontrollere at leverandøren oppfyller kvalifikasjonene, jf. foa § 26-6 (3).

Som oppdragsgiver kan du selv velge når du ønsker å behandle søknadene om opptak i ordningen, for eksempel en gang i uken. Forutsetningen er at den individuelle tidsfristen for hver søknad blir overholdt. Du skal informere leverandøren snarest mulig om de er tatt opp i ordningen eller ikke. Det er ingen plikt til å informere de leverandørene som allerede er tatt opp i ordningen om  hvilke nye leverandører som tas opp.

Kontroll av om leverandørene fortsatt oppfyller kvalifikasjonene

Du kan når som helst under ordningens varighet på vanlig måte be de leverandørene som er kvalifisert og tatt opp i ordningen levere en oppdatert egenerklæring (ESPD skjema) og sende det inn innen fem virkedager, jf. foa § 26-7 (6) og § 17-1 (3). Dette er særlig aktuelt der ordningen varer i flere år. Du skal da kontrollere ESPD skjemaet om kvalifikasjonene fortsatt er oppfylt. Du skal gi tilbakemelding til leverandørene om de fortsatt er med i ordningen eller er avvist.

Hvordan invitere leverandørene til å gi tilbud

Første gang du inviterer leverandørene til å gi tilbud, kan du ikke gjøre det før du har behandlet alle søknadene som er mottatt innen fristen for å søke om opptak i ordningen. Det betyr at det kan ta alt fra 30 dager til ca. 45 dager fra du kunngjør ordningen til du kan sende ut første invitasjon.

Følgende regler gjelder:

• Alle leverandører som er tatt opp i ordningen på tidspunktet for invitasjonen, skal samtidig inviteres til å gi tilbud, jf. foa § 26-7 (1) som viser til § 23-2
• Dersom du har delt inn ordningen i ulike kategorier, skal du kun invitere de leverandørene som er kvalifisert for den konkrete kategori
• Du skal angi ytelse, mengde og tildelingskriteriene
• Tildelingskriteriene som du oppga i kunngjøringen, kan presiseres i invitasjonen til å innlevere tilbud. Du skal angi tildelingskriterienes relative vekt eller angi dem i prioritert rekkefølge, jf. foa § 23-2 (4) e)
• Dersom du skal avslutte DPS ved en elektronisk auksjon, skal den automatiske evalueringsmodellen angis slik at tilbudene kan rangeres ihht til tildelingskriteriene jf. foa § 27-2 (2)
• Du kan kreve at leverandøren gir tilbud i form av en elektronisk katalog, jf. foa § 27-1 (5)
• Leverandørene skal ha gratis tilgang til konkurransegrunnlaget gjennom hele ordningens varighet
• Tilbudsfristen skal være på minst 10 dager for statlige oppdragsgivere
• Ikke statlige oppdragsgivere kan fastsette en kortere frist i samarbeid med leverandørene som er tatt opp i ordningen, jf. foa § 26-7 (3) som henviser til foa § 20-3 (3).

DPS er en effektiv prosess. Kombinasjon av elektronisk auksjon og DPS medfører det prosessen blir lengre og mindre effektiv, som innebærer at prosesskostnadene vil øke på begge sider. Du bør derfor vurdere om det er hensiktsmessig med elektronisk auksjon.

Hvordan utforme kravspesifikasjonen

Helt åpne kravspesifikasjoner som ytelse- og funksjonsspesifikasjoner ikke spesielt egnet ved DPS-er, fordi denne spesifikasjonsformen åpner opp for å få inn ulike løsningsforslag som nye metoder og innovative anskaffelser som er vanskelig å evaluere effektivt. En DPS er ikke ment for slike anskaffelser.

DPS er kun anvendelig for standard ytelser som hyllevarer, dvs. løsninger som allerede er tilgjengelig i markedet. I løpet av en DPSs varighet kan innovative løsninger ha blitt mer lik standard ytelser. Fordi DPS åpner for at spesifikasjonene kan oppdateres ved hver tilbudsforespørsel, kan det lede til en generell forbedring av muligheten for å anskaffe innovative ytelser.

Løsningen må beskrive hvilke behovselementer som skal dekkes, for eksempel møbler, men ikke det konkrete møbelet, merket eller produksjonen. En spesifikasjon i en DPS ligner en detaljspesifikasjon med mer eller mindre konkrete krav, fordi dere allerede har bestemt dere for å anskaffe en hyllevare. Det betyr at du må tenke nøye gjennom hvordan du beskriver behovet og hvilke behovselementer dere skal ha dekket.

Eksempler på behovselementer

Generelle behovselementer:

• Møbler som er universelt utformet og oppfyller Møbelfaktas krav til soliditet
• Bærbare PCer med minne som minimum tilsvarer X GB RAM
• Resirkulerbart byggemateriale

Eksempel med noen behovselementer for kurs- og konferansetjenester:

• Kurs- eller konferanserom for X antall deltagere
• Teknisk bistand til videomøter
• Antall måltider, for eksempel frokost, møtefrukt, lunsj og 3 retters middag
• Spesielle behov som skal dekkes som matallergi, vegetartilbud
• Tilgjengelighet for funksjonshemmede
• Mulighet for tur/fritidsaktivitet og
• Tidspunkt (evnt alternative tidspunkter) for når behovet skal dekkes

Du kan bruke elektroniske kataloger, standardiserte maler, excel mm i utforming av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene og be leverandøren besvare spesifikasjonen ved å fylle inn de malene dere vedlegger invitasjonen.

Hva du bør tenke på når du lager tildelingskriterier

Det er ingen spesielle tildelingskriterier som gjelder for DPS. Du kan velge de samme tildelingskriterier som ellers; laveste pris, laveste kostnad eller det beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet, jf. foa § 18-1.  Tildelingskriteriet «det beste forhold mellom kostnad og kvalitet" legger til rette for å vektlegge både livssykluskostnader og kvalitative forhold som for eksempel redusert miljøbelastning. Du skal angi tildelingskriterienes relative vekt, jf. foa § 18-1 (6).

Det er ikke lovlig å endre tildelingskriteriene i invitasjonen til å innlevere tilbud, men du kan presisere dem. Du kan for eksempel i kunngjøringen angi vekten på tildelingskriteriene innenfor en ramme med et passende maksimalt utslag og så kan du i invitasjonen til å inngi tilbud angi en mer presis vekt.

Der det ikke kommer inn tilbud etter invitasjonen

Som for alle andre konkurranser, kan konkurransen være mislykket ved at det ikke kommer inn noen tilbud. Da må du sende ut en ny invitasjon til de leverandørene som er tatt opp i ordningen. Du kan ikke gå over til forhandlet prosedyre eller be om tilbud fra et fåtall.

Før du sender ny invitasjon, bør du tenke gjennom hvorfor ingen av leverandørene var interessert. DPS er jo ment for hyllevarer der leverandørene burde være interessert i mersalg og å få kontrakter. Kan du ha satt for kort tilbudsfrist, husk 10 dager er minimumsfrist og ved ferier og høytider bør fristen settes lenger. Kan ytelsen ha vært for uklart formulert? Har du satt for kort frist for oppstart av leveransen?

Hvordan du tilrettelegger for effektiv evaluering

Fordi du kan forvente å få inn mange tilbud, bør du planlegge og tilrettelegge slik at evalueringen kan foregå effektivt.

Bruk av strukturerte og standardiserte dokumenter

Jo bedre du klarer å tilrettelegge for strukturerte og standardiserte dokumenter som elektroniske kataloger, jo mer automatisk og effektivt kan prosessen gjennomføres både for oppdragsgiver og leverandører. Digitale konkurransegrunnlag vil være mer likt et spørsmål-skjema som tilbyderne skal fylle inn. Du bør planlegge slik at du kan legge til rette for kvantifiserbare elementer i tilbudet, som gjør det mer effektivt å evaluere og rangere tilbudene.

Elektroniske kataloger

Elektroniske kataloger er en liste hvor egenskapene til en vare eller tjeneste er beskrevet på en standardisert måte. Elektroniske kataloger er et format for presentasjon og systematisering av informasjon på en måte som er felles for alle deltagende leverandører, og som er egnet for automatisk/elektronisk behandling. I dag er ofte slike standardiserte dokumenter utformet slik at tilbud blir presentert i form av et regneark (for eksempel excel) eller maskinlesbar form (typisk XML) slik det gjøres med EHF-kataloger.

DPS er en prosedyre der varer og tjenester bør være lett å beskrive og spesifisere, noe som gjør elektroniske kataloger spesielt egnet. Det er ikke et krav i anskaffelsesregelverket om å bruke elektroniske kataloger ved DPS, men det kan bidra til at DPS fungerer mer effektivt. Elektroniske kataloger kan også bidra til at oppdragsgivere får oversikt om hva markedet kan tilby og at leverandører får bedre kunnskap om oppdragsgiverens behov.

Elektroniske kataloger kan brukes på to måter i en DPS, den ene ved etablering av ordningen og den andre ved invitasjon til den konkrete konkurransen:

• Ved etableringen av DPS, kan du kreve at leverandørene i søknaden om opptak i ordningen skal levere en elektronisk katalog som oppfyller spesifikasjonene i formatet du har angitt i kunngjøringen, jf. foa § 27-1 (5).
  
  Når du så skal invitere leverandørene til å innlevere tilbud, må du informere leverandørene om at du vil bruke den informasjonen leverandørene har gitt i katalogen i den konkrete konkurransen. Leverandøren har anledning til å ferdigstille katalogen eller avkrefte (dvs forhindre) at oppdragsgiver kan bruke informasjonen i katalogene. Du skal angi en tilstrekkelig tidsfrist, dato og klokkeslett for leverandørene til å gi tilbakemelding om katalogene.
  
• Du kan også kreve at leverandørene gir tilbud på en bestemt kontrakt i form av en elektronisk katalog jf. foa § 27-1 (1) selv om du ikke har bedt leverandørene bruke elektronisk katalog ved søknad om opptak i ordningen.

Avklare opplysninger i tilbudet

Ved å legge til rette for standardiserte måter å besvare tilbudet på, vil det som regel ikke være nødvendig å be leverandørene avklare opplysningene i tilbudet, jf. § 23-5. Dersom du imidlertid avklarer noe med én leverandør, så må du av hensyn til likebehandlingskravet også avklare eventuelle uklarheter ved andre tilbud.

Avslutte konkurransen

Før du inngår kontrakt med den leverandøren som er innstilt som vinner, må du sjekke at leverandøren faktisk oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. foa § 17-1 (5). Du skal innhente oppdaterte dokumentasjonsbevis. Dersom ESPD skjemaet har en lenke til en database der du kan hente bevisene kostnadsfritt fra, plikter du selv å innhente dokumentasjonen, jf. foa § 17-1 (4)

Du skal meddele leverandørene hvem som er innstilt som vinner av konkurransen og gi en begrunnelse, jf. foa § 25-1.

Det er ingen plikt til karensdager, jf. foa § 25-2. Dersom du likevel har sendt en meddelelse med en frivillig karensperiode på minimum 10 dager og ikke har inngått kontrakt før etter utløpet av karensperioden, kan en domstol ikke kjenne kontrakten uten virkning, jf. loa § 13.

En domstol kan kjenne en kontrakt uten virkning dersom kontrakten er inngått i strid med reglene for DPS, jf. loa § 13.

Du skal kunngjøre hvilken leverandør du har inngått kontrakt med snarest og senest innen 30 dager etter kontraktsinngåelse, jf. foa 26-7 (5).

Endringer i ordningen

Der du ønsker å gjøre endringer i DPS, vil det fort kunne være en vesentlig endring som innebærer at ordningen må kunngjøres på nytt og leverandørene må søke om å bli tatt opp i ordningen på nytt.

Noen endringer kan imidlertid kunngjøres som en «modifikasjon» da de ikke utgjør en vesentlig endring og der leverandørene ikke trenger å søke om opptak på nytt.

Modifikasjoner

Forlengelse av ordningens varighet

Du skal oppgi varigheten av DPS i kunngjøringen når ordningen etableres. Der ordningen likevel ikke skal avsluttes, skal dette kunngjøres som en alminnelig kunngjøring, jf. foa § 26-5 (3).

Skjema 02: Anskaffelsesforskriften – kunngjøring av konkurranse

pdf

515.31 KB

Skjemaer for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften

En forlengelse av DPS er en modifikasjon som ikke innebærer at leverandørene som er tatt opp i ordningen må søke om opptak på nytt. Leverandørene kan når som helst fritt fratre ordningen og det gjelder selvfølgelig også når en ordning forlenges. Fratreden av leverandører krever ingen kunngjøring eller meddelelse til andre leverandører.

Avslutning av ordningen

Der ordningen skal avsluttes før det tidspunkt som ble angitt i kunngjøringen, skal dette kunngjøres på skjema for kunngjøring av kontraktsinngåelse, jf. foa § 21-6.

Skjema 03: Anskaffelsesforskriften – kunngjøring av kontraktsinngåelse

pdf

553.28 KB

Skjemaer for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften og avlysning av konkurranse eller manglende kontraktsinngåelse

Endringer i ordningen som krever etablering av ny DPS

Der ordningen endres vesentlig skal ordningen avsluttes og etableres på nytt ved en alminnelig kunngjøring der leverandørene igjen må søke om å bli tatt opp i ordningen.

Hensynet til de grunnleggende prinsipper om forutberegnelighet, likebehandling og konkurranse gjør at ordningen må kunngjøres på nytt dersom den endres vesentlig.

Leverandører som har sett den opprinnelige kunngjøringen vil ha vurdert om det er interessant for dem å søke om opptak i ordningen eller ikke. Der kvalifikasjonskravene endres, eller nye ytelser blir omfattet av ordningen, kan det nå være interessant for andre leverandører å søke om å bli tatt opp i ordningen. Antallet potensielle oppdragsgivere som vil invitere til konkurranse, kan også være et vurderingstema. Der ytelsene deles i nye kategorier, åpner for deltilbud eller tildelingskriterier endres, kan det bety at de nye leverandørenes tilbud har en større sjanse for å vinne konkurransen.

I tillegg kan den maksimale verdien av alle de kontrakter som oppdragsgiver forventer å inngå i ordningens varighet, jf. foa § 5-4 (5) kunne ha en økt verdi, spesielt der nye oppdragsgivere eller nye ytelser og kategorier blir omfattet av ordningen.

Kan en DPS kombineres med en rammeavtale?

Rammeavtale i kombinasjon med en dynamisk innkjøpsordning er ikke regulert i anskaffelsesregelverket. Det fremgår dermed ikke uttrykkelig om det er lovlig eller ikke. Det kan argumenteres med at man ikke kan bruke en åpen ordning som dynamisk innkjøpsordning til å inngå en mer lukket ordning som en rammeavtale.

Et av formålene med DPS er at leverandører fortløpende kan delta i konkurranser og ikke være utestengt fra å bli tildelt kontrakter.  

Det kan imidlertid være fordelaktig for oppdragsgivere å inngå en kortvarig rammeavtale i en DPS-ordning for visse ytelser der det er rask teknologisk utvikling og oppdragsgiver ikke kan estimere det totale behovet innledningsvis. Et eksempel er PC’er til en skole, der antallet er litt usikkert, men det er ønskelig å dekke behovet med samme type PC av hensyn til vedlikehold eller undervisning.

Fordi rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger ikke er regulert, er det en fare for at en kombinasjon kan bli påklaget av den/de leverandørene om ikke nådde opp i konkurransen.

Rammeavtaler i kombinasjon med dynamiske innkjøpsordninger har argumenter som taler både for og imot en kombinasjon. Det er usikkerhet knyttet til hva som vil være tillatt og det er til slutt domstolene som treffer den endelige beslutning.