Dynamisk innkjøpsordning

Teksten på denne siden er utdatert og ny tekst vil bli publisert i løpet av høsten. Vi anbefaler at du venter til ny veiledning er på plass.

Dynamisk innkjøpsordning (DPS) også kalt DIO er en fullt ut elektronisk prosess fra du som oppdragsgiver etablerer ordningen til du inngår avtale med leverandøren.

Dynamisk innkjøpsordning er ment for standardytelser som er generelt tilgjengelig i markedet og legger til rette for at nye potensielle leverandører fortløpende kan tas opp i ordningen. Målsettingen med DPS er en mer effektiv prosess som er egnet der det er en rask utvikling i markedet. Ordningen er regulert i foa §§ 26-4 til 26-7. Ordningen kan noen ganger være et alternativ til rammeavtaler.​​​​​​

Hva er en dynamisk innkjøpsordning?

En dynamisk innkjøpsordning, på engelsk Dynamic Purchasing System (DPS), er en fullt ut elektronisk prosess som kan brukes for anskaffelser av enkle og standardiserte varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som ikke krever særskilt tilpasning, såkalte “hyllevarer”, og det setter visse skranker for hvilke ytelser som kan anskaffes ved DPS.  Ordningen skiller seg fra rammeavtaler først og fremst ved at nye leverandører kan søke om opptak i ordningen under hele ordningens varighet.

DPS er en fleksibel ordning og formålet er å bidra til effektiv ressursbruk som gir deg som oppdragsgiver mulighet til å få inn et stort antall tilbud med markedets beste betingelser til enhver tid. Ordningen er egnet for anskaffelser i et marked preget av rask utvikling (f.eks. rask utvikling av teknologi, synkende priser, stor variasjon av kapasitet i markedet eller stadig nye leverandører), noe som innebærer at det ikke er hensiktsmessig å låse kontrakten til én eller få leverandør over flere år som ved rammeavtaler.

Fordeler for deg som oppdragsgiver

  • DPS gir deg mulighet til enhver tid å få markedets beste tilbud ved at nye leverandører tas opp i ordningen. Du kan markedsføre DPS i hele ordningens varighet 
  • Du er ikke bundet til samme leverandør(er) over en lengre periode som ved rammeavtaler
  • Du kan fortløpende beskrive hva du har behov for og tilpasse spesifikasjonene til endringer i teknologi og marked
  • Du kan dele ytelsen opp i ulike kategorier som legger til rette for at leverandører med spisskompetanse eller som har spesialisert seg på den spesifikke kategorien kan inngi tilbud
  • DPS gir gode muligheter til å standardisere og effektivisere prosessene ved smart bruk av elektroniske innkjøpsteknikker, som for eksempel elektroniske kataloger
  • Fristen for å innlevere tilbud kan være relativt kort (minimum 10 dager for statlige oppdragsgivere, mens ikke statlige oppdragsgivere kan fastsette kortere frist, jf. foa § 26-7 (3))
  • Evalueringen av tilbudene kan gjennomføres effektivt dersom du planlegger godt i forkant ved bruk av standardiserte krav og svaralternativer 

Fordeler for leverandørene

  • Leverandørene kan når som helst søke om opptak i ordningen
  • Leverandørene kan være med i nye konkurranser fortløpende og ikke være avskåret fra å delta som ved rammeavtaler der de ikke er avtalepart 
  • Ytelsen kan være delt opp i ulike kategorier som legger til rette for at små og mellomstore bedrifter (SMBer) kan delta innenfor «sin» kategori
  • Der oppdragsgiver legger til rette for standardiserte elektroniske krav og svaralternativer, vil det være enkelt og effektivt å delta i konkurransen
  • Leverandører kan selv velge om de vil inngi tilbud i den aktuelle konkurransen, bla avhengig av om de har ledig kapasitet
  • Leverandørene kan tre ut av ordningen dersom de ønsker det

TIPS

Da DPS er en relativt ny og ukjent ordning, så kan det være lurt å informere markedet om ordningen og fordeler for leverandørene. Informasjonen kan legges på hjemmesiden og også lenkes dit fra konkurransegrunnlaget, eventuelt inngå i dialogaktiviteter med leverandørene.

Slik fungerer en dynamisk innkjøpsordning

I en dynamisk innkjøpsordning er all kommunikasjon elektronisk, både når du etablerer ordningen og gjennomfører anskaffelsene.

Slik etablerer du ordningen:

  1. Du kunngjør først en begrenset anbudskonkurranse på Doffin.
  2. Du behandler alle søknadene og tar opp alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Du kan ikke begrense antallet leverandører.
  3. Først når du skal kjøpe inn en konkret ytelse, ber du om tilbud fra leverandørene.

 Avrop/anskaffelser skal gjennomføres på denne måten:

  1. Alle leverandører som er tatt opp på ordningen på tidspunktet for avropet, skal inviteres til å gi tilbud. Tilbudsfristen skal være på minst 10 dager.
  2. Du tildeler kontrakt etter å ha vurdert det/de tildelingskriteriene du har oppgitt i kunngjøringen. Tildelingskriteriene kan presiseres ved hvert enkelt avrop.

Nye leverandører kan tas opp så lenge ordningen varer

Den første søknadsfristen for kvalifisering gjelder bare for den første anskaffelsen i ordningen. Deretter kan nye  leverandører når som helst søke om å bli tatt opp. Alle nye kvalifiserte leverandører skal inviteres til å delta i de videre konkurransene under ordningen.

For at nye leverandører skal kunne få vite om ordningen og søke om å bli tatt opp, må ordningen ligge kunngjort på Doffin med all nødvendig informasjon tilgjengelig under hele dens levetid.

Hva er fordelene ved en dynamisk innkjøpsordning?

Når du skal kjøpe inn standardytelser, kan du velge mellom dynamisk innkjøpsordning og rammeavtale. Her er noen av forskjellene:

Dynamisk innkjøpsordning

Rammeavtale

Enkelt å etablere fordi alle som er kvalifisert, tas opp

Mer omfattende tilbudsprosess

Rask tilgang på mange tilbud

Begrenset antall leverandører

Sikrer konkurranse så lenge ordningen varer

Eksklusiv rett til en eller få leverandører

Nye leverandører, også nyetablerte, kan tas opp så lenge ordningen varer

Låst til en eller få leverandører i kontraktsperioden

Ubegrenset varighet

Tidsbegrenset

Prisen fastsettes for hvert avrop og vil følge utviklingen i markedet

Prisen fastsettes når kontrakten inngås

 

Oppdatert: 8. november 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord