Når det ikke finnes en dekkende løsning i markedet, kan du gå i samarbeid med leverandører og/eller forskningsmiljøer om å utvikle nye løsninger.
Hvis det etter en grundig behovsvurdering og markedskartlegging har blitt klart at behovet ditt ikke kan dekkes av eksisterende løsninger, kan det være aktuelt å utvikle nye løsninger sammen med leverandører og/eller forskningsmiljøer.
Ulike måter å gjennomføre en anskaffelse av innovasjon
Alle de ulike prosedyrene og metodene har ulike kjennetegn eller regler tilpasset de ulike formålene for hver av dem. Det er ikke alltid like lett å skjønne hvilken metode/ prosedyre som burde benyttes, og av og til kan flere metoder være aktuelle.
Her finner du kortfattet beskrivelse av de viktigste reglene og kjennetegnene for hver av prosedyrene / metodene:
Før-kommersiell anskaffelse
En før-kommersiell anskaffelse kan passe der det trengs ganske mye forskning og utvikling til for å utvikle en nytt produkt eller løsning, og der det kan være flere ulike måter å løse behovet på, men dere er usikre på hvilken vei til målet som er best egnet. I en før-kommersiell anskaffelse konkurrerer derfor flere ulike leverandører/ konsepter med hverandre i en parallell betalt utviklingsprosess, fram til det gjenstår to leverandører. Er resultatet vellykket kan løsningene etterspørres i en påfølgende tradisjonell anskaffelse.
En før-kommersiell anskaffelse er ikke en prosedyre i anskaffelsesregelverket, men en metode som benytter seg av anskaffelsesforskriftens unntaksbestemmelse i § 2-5 som åpner for at forsknings- og utviklingsprosjekter kan unntas reglene i anskaffelsesregelverket såfremt resultatet ikke:
a) fullt ut tilfaller oppdragsgiveren til bruk i sin virksomhet, eller
b) oppdragsgiveren fullt ut betaler for tjenesten
Les mer om før-kommersielle anskaffelser: Før-kommersielle anskaffelser
StartOff konkurranse
StartOff er en før-kommersiell anskaffelse i mini-format over seks måneder. Som en før-kommersiell anskaffelse faller et StartOff-prosjekt under anskaffelsesforskriftens unntaksbestemmelse i §2-5. StartOff passer avgrensede problemstillinger. Metoden er utviklet av DFØ og benytter seg av den samme unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriften som en før-kommersiell anskaffelse. Til forskjell fra en før-kommersiell anskaffelse er det kun én leverandør som tar del i et betalt utviklingsløp for framstillingen av en minimumsløsning. Som i en før-kommersiell anskaffelse må løsningen anskaffes i en påfølgende separat anskaffelse, eller videreføres i et utvidet utviklingsløp. I et StartOff-prosjekt blir du assistert av et profesjonelt team i gjennomføringen.
Les mer om StartOff: StartOff-konkurranse
Innovasjonspartnerskap
Et innovasjonspartnerskap passer for utvikling av en tjeneste, produkt eller bygg- og anleggsarbeider der en betalt produkt- og tjenesteutvikling i en samarbeidsprosess mellom oppdragsgiver og leverandør er nøkkelen for å lykkes. Det burde også foreligge en klar forståelse av at det er realistisk å lykkes med å framstille en tilfredsstillende løsning. Prosedyren åpner for direkte kjøp av den utviklede løsningen uten ny utlysning, hvis løsningen tilfredsstiller krav til ytelse og funksjon.
Prosedyren har ikke begrensning på antall parallelle utviklingsløp, men anbefales gjennomført med fortrinnsvis en, maksimalt to leverandører i samme partnerskap. Dette fordi prosedyren avhenger av tett samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør, noe som er ressurskrevende.
Prosedyren følger reglene i anskaffelsesforskriftens del III og en eller flere av kravene i anskaffelsesforskriftens §13-2 må være oppfylt for å kunne ta prosedyren i bruk. Behov for nye innovative løsninger er et slikt krav.
Les mer om innovasjonspartnerskap: Innovasjonspartnerskap.
Plan- og designkonkurranse
Denne prosedyren er godt egnet innovasjonsvennlige anskaffelser og anskaffelse av innovasjon der (løsnings)design utgjør behovet – Eller er en forutsetning for løsningen. Dette er gjerne der tjeneste- løsningsdesign, funksjon-/teknisk design eller annet er kritisk for å senere kunne gå til anskaffelse av en løsning. Bruk av prosedyren passer best der et tilfredsstillende løsningsdesign kan forventes som sluttresultat, uten omfattende behov for forskning og utvikling.
I Plan- og designkonkurranser benyttes en jury uten kjennskap til tilbydernes identitet til å avgjøre vinnende design/tilbud. Det anbefales å legge til rette for premiering/betaling til alle deltagerne i designfasen i tillegg til premieringen til det vinnende løsningsforslaget. En annen anbefaling er å legge til rette for brukersentrert design og testing av konseptene slik at det fungerer som tiltenkt, som del av konkurransen. Der resultatet er en tjenesteanskaffelse kan det legges inn en klausul i kontrakten om direktekjøp av denne etter plan- og designkonkurransen, under visse vilkår.
Les mer om plan- og designkonkurranser: Plan- og designkonkurranse
Konkurransepreget dialog
Konkurransepreget dialog kan benyttes til utviklings- og innovasjonsformål i tråd med anskaffelsesforskriftens §13-2. Til utvikling- og innovasjonsformål kan prosedyren passe godt der du har et godt definert behov og trenger markedets innspill på hvordan behovet best kan oppfylles, samtidig som det ikke er forventninger til omfattende forskning- og utvikling før en tilfredsstillende løsning kan presenteres. I en konkurranse med forhandling vil oppdragsgiveren ofte ha en klar formening om hvilken ytelse han skal anskaffe. I en konkurransepreget dialog vil oppdragsgiveren i større grad kun ha et behov, og er avhengig av markedets innspill på hvordan behovet best kan oppfylles. Det er gjennom dialogen oppdragsgiveren konkretiserer og definerer behovet nærmere
I konkurransepreget dialog presenteres ulike løsningskonsepter av leverandørene og er gjenstand for dialog/forhandlinger. Alle sider ved anskaffelsen kan drøftes i dialogen: Tekniske, økonomiske og kontraktuelle aspekter samt pris, tekniske løsninger og kontraktsvilkår. Dialogen kan skje i flere faser og kan redusere antall tilbud mellom fasene, eller reduksjon av ulike løsningsforslag hos en tilbyder.
Etter tildeling kan kontraktsvilkårene ferdigforhandles med vinnende leverandør (ikke vesentlige endringer, inkludert fastsatte behov og krav).
Les mer om konkurransepreget dialog: Konkurransepreget dialog
Konkurranse med forhandling
Konkurranse med forhandling kan også benyttes til design- og innovasjonsformål i tråd med anskaffelsesforskriftens §13-2. I en konkurranse med forhandling vil oppdragsgiveren ofte ha en klar formening om hvilken ytelse han skal anskaffe, men der forhandlinger gjerne er nødvendig for at du skal få en løsning som oppfyller behovet. Det er også en fordel i bruk av konkurranse med forhandling at konkurransesituasjonen i markedet er god. Det er mulig å forhandle om alle sider ved tilbudene, som tilbudets kvalitet, mengde, pris, sosiale, miljømessige og innovative aspekter, samt kontraktsvilkår. Det er ikke tillatt å forhandle om vesentlige avvik eller endringer, samt absolutte minstekrav som framgår av konkurransedokumentene.
Hvis det ikke er tjeneste- eller produktutvikling, men mer kunnskap og informasjon så kan det hende at en forsknings- og utviklingsavtale er verdt å se nærmere på: Forsknings- og utviklingskontrakter.
Hvordan velger du riktig prosedyre?
DFØ har ulike verktøy som kan hjelpe deg å velge den metoden/ prosedyren som best passer ditt behov for utvikling. Flytdiagrammet under er en forenklet oversikt over hvilke vurderinger du bør gjøre før valg av noen av prosedyrene nevnt ovenfor:
Sammenligning av de ulike kjennetegnene ved metodene kan også være nyttig for å finne den metoden som best passer ditt behov for utviklingsløp:
Tidsaspektet er også en viktig vurdering i valg av riktig metode eller prosedyre for gjennomføring. Her er en enkel visualisering av cirka hvor mye tid som må forventes at gjennomføring av ulike typer prosjekter vil ta:
DFØ har også utviklet et nettbasert verktøy som kan hjelpe deg til å finne riktig anskaffelsesprosedyre. Verktøyet vil også kunne benyttes i vurderingen av riktig metode for å anskaffe innovasjon, eller innovasjonsvennlige anskaffelser.
Prosedyrevelgeren er et verktøy til hjelp i vurderinger om valg av anskaffelsesprosedyre.