Plan- og designkonkurranser brukes i situasjoner hvor du har behov for å ta frem en plan-, et konsept eller et design. Prosedyren kan kun brukes ved kjøp av tjenesteytelser og er regulert i del V av forskriften. Her får du veiledning om når og hvordan du kan gå fram ved bruk av prosedyren for å ta frem innovative løsninger.
Hva er en plan- og designkonkurranse?
Plan- og designkonkurranser brukes i innovasjonssammenheng ofte tidlig i utviklingsprosessen, når du vet lite om hvordan behovet kan løses. Planer, konsepter eller design som tas frem i plan- og designkonkurransen vil gi input til ulike fremgangsmåter for å identifisere en endelig løsning på en problemstilling. Et spesielt trekk ved plan og designkonkurranser er at tilbudene skal avgjøres anonymt av en jury.
Ved bruk av plan- og designkonkurranse åpnes det i forskriften for å inngå en tjenestekontrakt for implementering av designet eller konseptet som er utarbeidet, uten en forutgående ny utlysning. Forutsetningen er at dette opplyses om i konkurransegrunnlaget. Du må derfor på forhånd ta stilling til om din virksomhet ønsker å inngå en tjenestekontrakt med vinneren av konkurransen der løsningen utvikles/implementeres. Som konsekvens finnes det derfor to typer av plan- og designkonkurranser:
- Konkurranse der det ikke skal inngås en etterfølgende tjenestekontrakt, og der det kun gis premier eller utbetalinger til deltakerne.
- Konkurranse som skal lede til inngåelsen av en tjenestekontrakt med eller uten premier eller utbetalinger til deltakerne.
Konkurranse der det ikke inngås en etterfølgende tjenestekontrakt
I en slik plan- og designkonkurranse kan det kåres en eller flere vinnere. Vinner eller vinnerne får betalt for å ha utviklet det foretrukne designet/konseptet. Hvis budsjettet tillater det, er det ofte en fordel å kåre flere vinnere. Din virksomhet får da muligheten til å videreutvikle ulike alternative løsningsforslag, og sammenligne disse opp mot hverandre. Det kan være ressurskrevende for leverandør å delta i en plan- og designkonkurranse, så det er også vanlig å tilby en viss godtgjørelse for alle som blir inviterte til å utvikle sine løsningsforslag.
Konkurranse der det inngås en etterfølgende tjenestekontrakt
Der det kun er en vinner av konkurransen åpner forskriften for at det inngås en etterfølgende tjenestekontrakt uten ny kunngjøring for leveranse av konseptet som er utviklet (jf. anskaffelsesforskriftens § 13-4 bokstav g.) Husk på at den etterfølgende kontrakten kun omfatter tjenester og ikke kjøp/produksjon av et produkt eller bygge- og anleggsarbeider. Tjenesten er vanligvis knyttet til utviklingstimene for å utvikle det vinnende konseptet til for eksempel en prototype eller første versjon av løsning. Etter regelverket kan kontrakten dekke materialkostnader til en slik prototype eller begrenset opplag, så lenge tjenestene tilknyttet til utvikling av slike produkter utgjør det vesentlige elementet.
Om det kåres flere vinnere åpnes det for å gjennomføre en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Alle vinnerne må inviteres inn i konkurransen og det kan da inngås en tjenestekontrakt (jf. anskaffelsesforskriftens §§ 8-17 (5) og 13-3 bokstav d). Dersom det er et ønske å inngå en etterfølgende tjenestekontrakt med vinneren, må dette angis i kunngjøringen. Oppdragsgiver bør også vurdere om det skal tilbys en viss betaling til alle som utvikler et løsningsforslag.
Tilstrekkelig godtgjørelse for deltagelse og vinnende forslag er spesielt viktig i tilfellene der du som oppdragsgiver ikke ønsker å gå videre med leveranse av tjenestene i en påfølgende kontrakt. Du som oppdragsgiver har nemlig ikke en plikt til å inngå en kontrakt for leveranse av tjenestene hvis dette ikke er hensiktsmessig eller mulig.
DFØs konkurransegrunnlagsmaler for plan- og designkonkurranse:
- Konkurransegrunnlagsmal for plan- og designkonkurranse (uten mulighet for inngå en etterfølgende tjenestekontrakt)
- Konkurranse for plan- og designkonkurranse (med mulighet for å inngå en etterfølgende tjenestekontrakt)
Her finner du to ulike konkurransegrunnlagsmaler for bruk i en plan- og designkonkurranse. En for konkurranser med inngåelse av en påfølgende tjenestekontrakt...
Hvordan gjennomføres en plan- og designkonkurranse?
Når du gjennomfører en plan- og designkonkurranse skal konkurransegrunnlaget inneholde reglene for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Konkurransegrunnlaget trenger ikke inneholde detaljerte spesifikasjoner.
En plan- og designkonkurranse kan være åpen, eller for et begrenset antall leverandører, etter en prekvalifisering. Antallet som inviteres må være stort nok til å sikre en reell konkurranse.
Her finner du eksempel på konkurransedokumenter for plan- og designkonkurranse. Bruk dem som inspirasjon i forberedelsen av en slik anskaffelse.
Juryen i en plan- og designkonkurranse
Hvilken plan, hvilket design eller konsept som vinner, skal avgjøres av en uavhengig jury. Juryen skal vurdere løsningsforslagene anonymt basert på kriteriene i konkurransegrunnlaget og skal ikke kjenne til identiteten til tilbyderne ved vurdering av forslagene. Den skal heller ikke ta hensyn til annen informasjon som den eventuelt har eller får underveis i prosessen som ligger utenfor kriteriene.
Hvem som deltar i juryen har stor betydning for sluttresultatet. Prøv derfor å inkludere et bredt utvalg av de faggrupper som vil ha noe å gjøre med det endelige produktet/løsningen.
DFØ har utviklet en enkel veileder som kan sendes ut til medlemmene i juryen.
Dialog mellom jury og leverandører
I gjennomføringen av en plan- og designkonkurranse skal løsningsforslagene anonymiseres. Dette betyr at den person som registrerer og anonymiserer innkomne forslag, ikke kan delta i juryen. Det bør derfor utnevnes en konkurransesekretær for plan- og designkonkurransen.
Selv om løsningsforslagene er anonyme, vil det være mulig for juryen å stille avklaringsspørsmål til deltakende leverandører. For å sikre anonymitet skal dialogen skje skriftlig. Det er altså ikke mulig å gjennomføre fysiske møter mellom juryen og leverandørene.
Plan- og designkonkurranse - illustrasjon av prosessen
