Konkurransepreget dialog

Gjennomføringen av en konkurransepreget dialog er forskjellig fra en konkurranse med forhandlinger. I en konkurranse med forhandlinger vil oppdragsgiveren ofte ha en klar formening om hvilken ytelse han skal anskaffe. I en konkurransepreget dialog vil oppdragsgiveren i større grad kun ha et behov, og er avhengig av markedets innspill på hvordan behovet best kan oppfylles. Det er gjennom dialogen oppdragsgiveren konkretiserer og definerer behovet nærmere, jf. forskrift av 12. august 2016 nr. 974 (FOA) § 23-8 (2).

Ved konkurransepreget dialog kan oppdragsgiveren i en innledende prosess med utvalgte tilbydere identifisere og fastslå hvordan behovene best kan oppfylles med hensyn til både tekniske løsninger, rettslige og finansielle forhold og prosjektgjennomføring. Oppdragsgiveren gjennomfører dialogen med tilbyderne individuelt for å optimalisere den enkelte tilbyderens løsning ut fra de angitte behovene.

Normalt er det ikke anledning til å avsløre løsninger eller andre fortrolige opplysninger overfor de andre deltakerne, men dersom tilbyderen aksepterer det, kan informasjon om hans løsning benyttes for å forbedre andres løsninger. Når løsningen er fastslått, kan det gjennomføres en endelig tilbudskonkurranse. 

Vilkår for å benytte konkurransepreget dialog

Du kan benytte konkurransepreget dialog når vilkårene i FOA § 13-2 er oppfylt. Prosedyren skal brukes for anskaffelser over EØS-terskelverdiene.

Prosedyren kan benyttes

• når ditt behov som oppdragsgiver ikke kan oppfylles med mindre det foretas tilpasninger i tilgjengelige løsninger
• når anskaffelsen omfatter design eller innovative løsninger
• når anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle

eller

• når de tekniske spesifikasjonene ikke kan beskrives tilstrekkelig presist ved henvisning til en standard, en europeisk teknisk bedømmelse, en felles teknisk spesifikasjon eller en teknisk referanse

I tillegg kan prosedyren benyttes dersom oppdragsgiveren i en forutgående anbudskonkurranse bare mottok uakseptable tilbud.

Prosedyren kan ikke benyttes ved kjøp av standard varer eller tjenester som er generelt tilgjengelige i markedet.

Prekvalifisering

Konkurransepreget dialog må innledes med en prekvalifisering. Denne fasen er åpen for alle interesserte leverandører. Bare de leverandørene som oppfyller oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav, vil bli invitert til å delta i dialogen. Som oppdragsgiver kan du i anskaffelsesdokumentene (kunngjøringen eller invitasjon til å innlevere tilbud) sette en grense for hvor mange leverandører du vil invitere til å delta i dialogen. Dersom det er flere enn den angitte grensen som oppfyller kvalifikasjonskravene, må du velge blant de kvalifiserte. Utvelgelsen skal skje etter objektive, ikke-diskriminerende kriterier. Se mer om utvelgelseskriterier under eget tema.

Dialog i flere faser

Som oppdragsgiver kan du velge å gjennomføre dialogen i flere faser og i hver fase redusere antall løsninger det er dialog om. En første reduksjon kan skje før dialogen starter. Reduksjonen skal skje på grunnlag av tildelingskriteriene. Dersom du planlegger å gjennomføre forhandlingene på denne måten, må du opplyse om det i konkurransegrunnlaget. Før dialogen begynner, må du spesifikt opplyse om at du har planer om å redusere antall løsninger. I den siste fasen skal det være igjen nok løsninger til å sikre reell konkurranse. Dette innebærer at det må føres dialog med minst to leverandører i den siste fasen.

Hvis du ønsker å gjennomføre dialog i faser, må du være oppmerksom på at det kan være svært krevende å vurdere hvilke løsningsforslag du skal gå videre med, på et tidlig stadium av dialogen og før leverandørene har inngitt tilbud.

Formålet med dialogen

Formålet med dialogen skal være å identifisere og definere hvordan oppdragsgiverens behov best kan oppfylles. Som oppdragsgiver kan du i dialogen drøfte alle sider ved anskaffelsen med leverandørene. Når du har funnet løsningene som kan oppfylle behovet, skal du avslutte dialogen. Så skal du invitere de gjenværende leverandørene i dialogen til å gi endelig tilbud basert på løsningene de har fremlagt og presisert i dialogen. De endelige tilbudene skal inneholde alle elementer som er obligatoriske og nødvendige for å gjennomføre løsningene.

Avslutningen av konkurransepreget dialog

Etter at du har funnet løsningene som kan oppfylle behovet ditt , det vil si funksjonskravene løsningene skal oppfylle, og tilfredsstillende løsninger hos den enkelte leverandøren, skal dialogen avsluttes. Det er vanlig å gjøre dette gjennom en henvendelse til leverandørene hvor det fremgår at dialogen er avsluttet, og hvor du ber leverandørene om å inngi tilbud basert på løsningsforslagene som er drøftet i dialogen.

Etter at dialogen er avsluttet og tilbudene levert inn, har du i henhold til FOA § 23-9 (2) mulighet til å avklare, presisere og optimere tilbudene. Det er uklart hvor langt adgangen til å foreta slike endringer strekker seg, men under enhver omstendighet må de ikke innebære endringer i grunnleggende sider ved tilbudene eller anskaffelsesdokumentene, inkludert behovene og kravene du har fastsatt, dersom det er sannsynlig at dette kan føre til konkurransevridning eller forskjellsbehandling.

Etter at du har valgt leverandør, har du rett til å ferdigforhandle kontraktvilkårene med den vinnende leverandøren for å få bekreftet finansielle forpliktelser eller andre vilkår i tilbudet. En slik forhandling kan med andre ord først skje etter at du har tildelt kontrakt i konkurransen, og er begrenset til å gjelde en bekreftelse på finansielle forpliktelser og andre vilkår. Disse forhandlingene kan ikke føre til endringer i grunnleggende sider ved tilbudet eller anskaffelsesdokumentene, inkludert behovene og kravene som du har fastsatt, dersom det er sannsynlig at slike endringer kan føre til konkurransevridning eller forskjellsbehandling. 

Eksempel på bruk av konkurransepreget dialog: anskaffelsen av verdens første helelektriske ferge Ampere

Ved anskaffelsen av verdens første helelektriske ferge, Ampere, ble konkurransepreget dialog benyttet av Statens Vegvesen. Statens Vegvesen ville lage en utviklingskontrakt som utstillingsvindu for norsk teknologi innen grønn skipsfart. Konkurransen ble utlyst i 2011. Løsningen skulle evalueres både på pris og energieffektivitet. I prekvalifiseringen ble tilbyderne evaluert på energieffektivitet, energiforbruk, utslipp og innovasjon.

Fire rederier ble valgt ut til å delta i konkurransen og ble alle premiert for utvikling av løsningen. Metoden sikrer at man kommer i dialog med leverandørene i en tidlig fase for å diskutere de tekniske løsningene. Dialogen underveis i prosjektet sikrer at leverandørene i større grad kan tilby et helt skreddersydd opplegg. Resultatet var verdens første helelektriske ferge, Ampere, i drift fra 2015.