Konkurransepreget dialog

For konkurransepreget dialog gjelder de samme vilkårene som for konkurranse med forhandling, men gjennomføringen er forskjellig. I en konkurranse med forhandling vil oppdragsgiveren ofte ha en klar formening om hvilken løsning han skal anskaffe. I en konkurransepreget dialog vil oppdragsgiveren i større grad kun ha et behov, og være åpen for ulike type løsninger. Det er gjennom dialogen oppdragsgiveren får innspill som skal hjelpe å identifisere og definere hvordan oppdragsgiverens behov best kan oppfylles.

I praksis vil en konkurransepreget dialog ofte være mer komplisert å gjennomføre enn en konkurranse med forhandling. Dette er fordi dialogen kan omhandle veldig forskjellige løsninger på oppdragsgiverens behov og måter å etterspørre løsningene på. Dette kan omhandle tekniske løsninger, rettslige og finansielle forhold og prosjektgjennomføring. Oppdragsgiveren gjennomfører dialogen med tilbyderne individuelt for å optimalisere den enkelte tilbyderens løsning ut fra de angitte behovene. Når løsningen er fastslått, inviteres leverandørene til å levere inn endelige tilbud.

Noen viktige stikkord for å lykkes med konkurransepreget dialog er:

• En god plan for dialogen – planen må være tydelig beskrevet i konkurransedokumentene (antall dialogrunder, innhold i hver av rundene, etc.)
• Et tverrfaglig anskaffelsesteam med mandat og kompetanse til å ta avgjørelser etter hvert som ting blir avklart i dialogen
• Tid og ressurser til å gjennomføre en god dialogprosess
• At kontraktsobjektet er av strategisk verdi for virksomheten og av en viss størrelse som rettferdiggjør tid og ressurser investert i dialogen – både for deg som oppdragsgiver og for leverandørene
•  Å lytte godt til alle innspillene som kommer i dialogen, og bruke disse aktivt for å få en best mulig anskaffelse

Vilkår for å benytte konkurransepreget dialog

Du kan bruke konkurransepreget dialog når vilkårene i FOA § 13-2 er oppfylt. Prosedyren skal brukes for anskaffelser over EØS-terskelverdi. I praksis vil vilkårene i de fleste tilfeller være oppfylt når anskaffelsen er så kompleks at det i en anbudskonkurranse vil være vanskelig for leverandørene å utarbeide tilbud eller forslag til løsning på behovet på en tilfredsstillende måte.

Minimum ett av følgende vilkår må være oppfylt for å bruke prosedyren:

• Når ditt behov som oppdragsgiver ikke kan oppfylles med mindre det foretas tilpasninger i tilgjengelige løsninger
• Når anskaffelsen omfatter design eller innovative løsninger
• Når anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle
• Når de tekniske spesifikasjonene ikke kan beskrives tilstrekkelig presist

I tillegg kan prosedyren benyttes dersom oppdragsgiveren i en forutgående anbudskonkurranse bare mottok uakseptable tilbud.

Bruk av prosedyren krever at ett eller flere av vilkårene over er ivaretatt. Dette må dere argumentere for og dokumentere. Det anbefales derfor at dere tidlig går i dialog med markedet for å få bekreftet at løsningen

• ikke er tilgjengelig i markedet
• krever innovasjon, eller
• er så kompleks at det i en anbudskonkurranse vil være vanskelig for leverandørene å utarbeide tilfredsstillende tilbud eller forslag til løsning på behovet

Det er viktig at dere legger til grunn egne undersøkelser, innkjøpsfaglige vurderinger og tilbakemeldinger fra markedet som dokumentasjon for valg av prosedyren.  

Forberedelser og plan for dialogen

Før konkurransen er det viktig å ha en gjennomarbeidet plan for dialogen. Du må vite hvilke behovsområder dialogen skal handle om. Du må også vite forutsetninger, rammer og framdrift for dialogen og hvordan den skal forløpe. Alt dette skal du beskrive i konkurransedokumentene. Det krever gode forberedelser.  

Målet med dialogen er at du skal bruke informasjon fra leverandørene til å ferdigstille behovsbeskrivelse og kravspesifikasjonen. Underveis i dialogen får du kjøtt på beinet til hvordan du skal etterspørre og få levert ytelsen, og på hvilken måte tilbyderne skal konkurrere om kontrakten. Du må derfor være klar for å ta avgjørelser underveis og «låse» innhold for så å gå videre. Du trenger en tydelig plan for hvordan og når du skal ta disse valgene. Derfor er det viktig med riktig kompetanse og beslutningsmyndighet i teamet til å kunne tolke og vurdere innspillene som leverandørene kommer med. At noen i teamet har tidligere erfaring fra prosedyren, kan også være lurt.  

Prekvalifisering

Konkurransepreget dialog må innledes med en prekvalifisering hvor alle interesserte leverandører først leverer en forespørsel om å delta i konkurransen, med beskrivelse av sine kvalifikasjoner og gjennomføringsevne. Dette gjøres for å sikre at kun de leverandørene som er i stand til å levere på oppdraget, vil bli invitert til å delta i dialogen.

I anskaffelsesdokumentene kan du sette en grense for hvor mange leverandører du vil invitere til å delta i dialogen, men for å sikre reell konkurranse skal det være minst tre. Dersom det er flere enn den angitte grensen som oppfyller kvalifikasjonskravene, må du velge blant de kvalifiserte. Du finner mer informasjon om dette i regjeringens veileder for konkurransepreget dialog (nederst på denne siden).

Det er anbefalt å også sette av tid til et informasjonsmøte om selve prosedyren. Det kan være mange leverandører uten tidligere erfaring med konkurransepreget dialog, så vær forberedt på mange spørsmål. Ta kontakt med DFØ om du ønsker bistand til å forberede eller gjennomføre dette.   

Dialog

Formålet med dialogen skal være å identifisere og definere hvordan ditt behov best kan oppfylles. Som oppdragsgiver kan du i dialogen drøfte alle sider ved anskaffelsen med leverandørene. Du har stor fleksibilitet, og har mulighet til å holde dialog om alle sider av anskaffelsen, som pris, tekniske løsninger, eller kontraktsvilkår. Du må likevel være tydelig på hva dialogen kan eller skal omhandle, og hva som ikke skal forhandles om.

I løpet av gjennomføringen av dialogen kan det komme flere situasjoner hvor man ser at det er behov for endringer eller tilpasninger i konkurransegrunnlaget. Når endringer i konkurransegrunnlaget skjer, skal de kommuniseres skriftlig og samtidig til alle deltagerne i dialogen. Når endringer og konkretiseringer er kommunisert, skal du låse dette, og gå videre til neste punkt i dialogen.

Det er ingen formkrav til hvordan dialogen skal gjennomføres, og du kan i stor grad velge den formen du anser som mest hensiktsmessig. Dette kan være både video, telefonmøter og fysiske møter. Dialogen kan også inkludere utvidet testing og verifisering av løsninger som omtales nærmere under.

Det å delta i en konkurransepreget dialog kan være ressurskrevende for leverandørene. Oppdragsgiveren har derfor anledning til å tilby premier eller betaling til leverandørene som deltar i dialogen. Det kan være hensiktsmessig i større og ressurskrevende dialoger å fastsette premier eller betaling for å oppmuntre til deltakelse fra flest mulige aktuelle leverandører.

Dialog i flere faser

Som oppdragsgiver kan du velge å gjennomføre dialogen i flere faser. Dette gir deg mulighet til å konkretisere punkter i konkurransegrunnlaget og løsningsforslagene etter hvert som flere detaljer blir avklart. Du innretter fasene slik at overordnede og prinsipielle valg tas først, og legger føringer for den videre dialogen. Dette kan være hva løsningen må omfatte eller ikke, kontraktslengde, minimumskrav eller tildelingskriterier. I avsluttende faser kommer de mer detaljerte temaene. Dette kan være kontraktsklausuler, opsjoner, garantier, vederlagsform eller format på det endelige tilbudet. Det kan også være oppfølging av testfaser eller prototyping som nevnt under.   

Du kan etter hver fase velge å redusere antall leverandører du har dialog med. Dersom du planlegger å gjennomføre dialogen på denne måten, må du opplyse om det i konkurransegrunnlaget. I den siste fasen skal det være igjen minimum to leverandører for å sikre reell konkurranse.

Ønsker du å gjennomføre dialog i faser, må du være oppmerksom på at det kan være krevende å vurdere hvilke løsningsforslag du skal gå videre med på et tidlig stadium av dialogen, og før leverandørene har inngitt endelige tilbud.

Testing og prototyping som del av dialogen

Ved anskaffelse av innovative løsninger som er nye i markedet, løsninger som ikke er fullt ut kommersialiserte, eller trenger tilpasninger til et nytt marked eller tjenesteområde, kan dialogfasen brukes for å teste og verifisere ulike løsninger.

Ved å tilrettelegge for at erfaringer og data fra testing (i testmiljøer eller faktiske brukertester) er del av dokumentasjonsgrunnlag og dialog, kan du som oppdragsgiver få bedre innsikt i hvordan løsningene fungerer, og hvordan du skal etterspørre og implementere disse på best mulig måte.  Dette kan inkludere vareprøver, integrasjonstester, stresstester, brukeropplevelser med mer. I dialogen vil det være naturlig å følge opp resultatene av testene for å få mer informasjon fra leverandør, og bygge forståelse for leveransen på begge sider av bordet. Dette kan omhandle feilrettinger, tilpasninger, brukerstøtte, ytelsesforbedringer og leveransekapasitet, garantier, back-up løsninger, og andre elementer som er viktige å inkludere i kontrakt.

Du må være bevisst på at test og prototyping som del av dialogfasen kan være krevende og ikke minst kostbart for leverandørene. Du burde derfor vurdere premiering og risikoavlastning i form av betaling hvis dette inngår som en del av konkurransen. Det må også tydelig framgå av konkurransegrunnlaget hvordan testingen skal foregå, og hvordan resultatene brukes som dokumentasjonsgrunnlag i evalueringen.

Hvordan ivareta grunnleggende prinsipper

Det er krav om etterprøvbarhet, og dialogen må derfor dokumenteres. Dette gjelder også dialogmøter og annen muntlig kommunikasjon mellom deg og leverandørene. Det anbefales derfor at dere også fører referat for møter og muntlig dialog.

Du må også sikre at forutberegnelighetsprinsippet overholdes ved å gjennomføre dialogen i samsvar med det som står i anskaffelsesdokumentene.

Kravet til likebehandling innebærer at oppdragsgiveren skal behandle alle leverandørene likt i dialogen. Oppdragsgiveren kan derfor ikke gi opplysninger til en eller flere leverandører som kan gi noen en fordel. Dersom styrkene og svakhetene ved et løsningsforslag påpekes og diskuteres med en leverandør, må oppdragsgiveren gjøre det samme ved andre forslag. Det er ikke krav om at det skal brukes like mye tid på hver leverandør eller å gjennomføre dialogen på en identisk måte. De ulike løsningsforslagene/tilbudene vil ha forskjellige styrker og svakheter, og du kan tilpasse dialogen avhengig av de ulike fordelene og svakhetene.

Det er ikke lov til å avsløre løsninger eller andre fortrolige opplysninger overfor de andre deltakerne, med mindre dette aksepteres av den aktuelle leverandøren. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som oppdragsgiveren planlegger å gi tilgang til.

Avslutningen av konkurransepreget dialog

Når du har funnet løsningene som kan oppfylle behovet, skal du avslutte dialogen, og invitere de gjenværende leverandørene i dialogen til å gi endelig tilbud, basert på løsningsforslaget. De endelige tilbudene skal inneholde alle elementer som er obligatoriske og nødvendige for å gjennomføre løsningene.

Etter at dialogen er avsluttet og tilbudene levert inn, har du i henhold til FOA § 23-9 (2) mulighet til å avklare, presisere og optimere tilbudene. Dette kan for eksempel være behov for å få bekreftet finansielle forpliktelser eller andre vilkår med den valgte leverandøren. Det kan likevel ikke gjøres endringer i de grunnleggende sidene ved anskaffelsesdokumentene (eksempelvis behov og krav), etter tilbudsfristens utløp. Slike endringer kan føre til en konkurransevridning eller forskjellsbehandling.

Det følger av anskaffelsesregelverket skal oppdragsgiveren tildele kontrakten på grunnlag av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. Les mer om reglene for avslutning av dialogen i regjeringens veileder (lenke nederst på siden).

Tilfeller hvor konkurransepreget dialog kan være spesielt godt egnet

Om konkurransepreget dialog passer eller ikke, vil være en individuell vurdering i hver enkelt anskaffelse (forutsatt at vilkårene for å ta prosedyren i bruk er til stede.) Det er imidlertid noen tilfeller hvor konkurransepreget dialog burde vurderes ekstra nøye.

Konkurransepreget dialog vil ofte være godt egnet ved kjøp av innovative løsninger som er helt nye på markedet eller løsninger som ikke er helt markedsklare. Ved anskaffelse av nye løsninger og/eller anskaffelse innenfor et nytt tjenesteområde har du ikke erfaring med anskaffelse av slike løsninger, mens leverandør ikke har erfaring med å selge løsningene. Det er med andre ord behov for å ha dialog om hvordan tjenesten skal anskaffes og leveres på best mulig måte.

Anskaffelser innen områder med rask teknologisk utvikling, eksempelvis  helseteknologi, digitalisering av offentlige tjenester, eller grønn teknologi, der dialog vil kunne være med på å avklare kritisk risiko underveis i anskaffelsesprosessen, vil generelt være aktuelle for vurdering.