Innovative anskaffelser er en anskaffelsespraksis som handler om å utvikle morgendagens løsninger for offentlig sektor. Innovasjonspartnerskap, før-kommersielle anskaffelser, konkurransepreget dialog og StartOff-modellen er alle eksempler på gjennomføringsmodeller som er godt egnet for kjøp i markedet av den nyeste teknologien. Så hva skal til for å lykkes med innovative anskaffelser? Her er fem tips.
1. Tør å ha fokus på behov og ikke løsning!
For å sette fokus på behov og funksjonelle krav blir ofte kravspesifikasjonen i en innovativ anskaffelse benevnt som en «behovsbeskrivelse». I en behovsbeskrivelse tar du utgangspunkt i behov og effekter som anskaffelsen skal gi. Dette til forskjell fra en mer tradisjonell kravspesifikasjon som i stedet tar utgangspunkt i mer eller mindre detaljerte krav til hvordan behovet skal løses.
Innovative anskaffelsesprosedyrer legger derfor opp til at behovsbeskrivelsen blir justert flere ganger i prosessen mellom utlysning og kontraktstildeling.
I StartOff-ordningen har vi en god modell for å utforme en behovsbeskrivelse. Den beskriver alltid nåværende situasjon, med de problemer som dette medfører, opp mot ønsket situasjon med de effekter som anskaffelsen skal bidra til.
Selv om man i en innovativ anskaffelse skal være forsiktig med bruk av absolutte krav, er det viktig at behovsbeskrivelsen også inneholder informasjon om forhold som påvirker behovet. Dette kan for eksempel være lovkrav eller tekniske krav til integrasjoner. Denne informasjonen er viktig for å gjøre leverandørene i stand til å kunne pris-sette tilbudene sine.
2. Tør å snakk med leverandørmarkedet!
Du må sette deg inn i hvilke muligheter som finnes i markedet – og hva hyllevareløsningene i markedet eventuelt ikke kan levere på. Utstrakt dialog med markedet er en forutsetning for å kunne legge til rette for innovasjon i en anskaffelse. I dialogen formidles behovet til markedet.
Det finnes flere former for dialog med markedet:
- Leverandørkonferanser: brukes når den offentlige virksomheten ønsker å presentere sine langsiktige innkjøpsbehov for leverandørmarkedet.
- Dialogkonferanser: brukes for å informere om en konkret anskaffelse
- En-til-en møter: brukes for å få innsikt i mulige løsninger i markedet.
- Utsendelse av «Request for information»: brukes for å hente inn skriftlige innspill på hva som finnes i markedet innenfor et spesifikt område.
- Konkurransegrunnlag på høring: brukes for å få innsikt i hvordan markedet reagerer på absolutte krav, funksjonskrav og standarder i et konkurransegrunnlag. NAV er et eksempel på en virksomhet som har positive erfaringer av dette. I tillegg til å treffe rett i kravstillingen, har høringsrundene bidratt til å redusere antall konflikter etter tildeling av kontrakt.
Husk at dialog er lov. Dialog i forkant av anskaffelsen er til og med uttrykkelig regulert i anskaffelsesforskriftens kapitel 12.
3. Anerkjenn viktigheten av tverrfaglig samarbeid i virksomheten!
Hvem sitter på innsikt om brukerbehovene? Anskaffelsesprosessene er et godt tidspunkt for å re-orientere seg om brukernes behov. Bruk av tjenestedesign, gjennomføring av brukerundersøkelser, intervjuer med ansatte er eksempler på arbeidsoppgaver som kan bidra til bedre behovsforståelse.
Du må derfor involvere medarbeidere som sitter med innsikt om brukerbehovet i arbeidet med behovsbeskrivelsen. Er det andre avdelinger i virksomheten som vil bli påvirket eller har interesse av anskaffelsen? Det kan for eksempel være avdelinger med tilgrensede arbeidsoppgaver. Dersom en IT-løsning kan være et alternativ, må de som jobber med IT for eksempel være involvert i arbeidet. De kan ha kompetanse på rammer og føringer som du må ta hensyn til. Typiske områder kan være personvern, informasjonssikkerhet, eierskap til data og andre IT-systemer som påvirker hvordan løsningen implementeres i virksomheten.
4. Bruk kontrakter som er tilpasset den innovative anskaffelsen!
DFØ har kontrakter som er tilpasset flere innovative anskaffelsesmodeller. Standardkontraktene for innovasjonspartnerskap, før-kommersielle anskaffelser, StartOff og smidigavtalen (SSA-S) er laget for innovative utviklingsløp. Disse kontraktene tar utgangspunkt i en behovsbeskrivelse som blir konkretisert og operasjonalisert i løpet av kontraktsperioden.
Det er viktig at tilbyderne i en konkurranse forstår føringene og reguleringene i kontrakten. Gjennom å arrangere et informasjonsmøte før tilbudsfristen, kan du presentere både den anskaffelsesmessige gjennomføringsmodellen og kontrakten. Dette vil gjøre leverandørmarkedet i stand til å skrive tilbud som ikke bryter mot forutsetningene for konkurransen. I tillegg vil leverandørene kunne vurdere om konkurransen er interessant for dem eller ikke.
DFØ kan gjerne bistå med innlegg om kontrakt og gjennomføringsmodell på denne type informasjonsmøter. Ta kontakt med oss!
5. Ha fokus på kjøp av løsning!
Innovativ utvikling innebærer en prosess hvor det gjøres mange endringer i forhold til utgangspunktet som er beskrevet i kontrakten. Dette krever aktiv deltakelse og kontinuerlige beslutninger fra oppdragsgivers side. Det er viktig at du sørger for å holde oversikt over de endringene som blir besluttet slik at du har oversikt over hva dere har avtalt når du skal teste og godkjenne leveransen. I noen anskaffelsesprosedyrer, som for eksempel innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog, kan man gå rett til kjøp av løsning etter at du har godkjent leveransen.
I StartOff-modellen og før-kommersielle anskaffelser må det gjennomføres en ny anskaffelse etterpå. I denne type prosjekter må det derfor være et mål at det gjennomføres en anskaffelse etter avsluttet utviklingsprosjekt.
Johan Englund, DFØ
Juridisk ekspert, StartOff og innovative anskaffelser