Spørsmål og svar knyttet til prosedyren innovasjonspartnerskap.
Er rammen for budsjettet absolutt ved utvelgelse av leverandører?
Utviklingen i et innovasjonspartnerskap skjer i utgangspunktet basert på fastpris. Når det er sagt har forskriften (i §28-1 (1) b) 2. en bestemmelse som tillater endringer på 10 prosent av opprinnelig kontraktsverdi (10 prosent gjelder vare- og tjenestekontrakter, men for bygg- og anleggskontrakter er det 15 prosent som gjelder).
I Avtale om innovasjonspartnerskap punkt 3.1 er det dermed samme endringsnivå som i forskriften, dvs. 10 prosent. På bakgrunn av at 10 prosentsgrensen i forskriften gjelder dersom det ikke står noe i kontrakten, bør det vurderes i hvert enkelt tilfelle om høyere endringsprosent bør angis i kontrakten.
Kan innkjøper kreve at leverandør bidrar med egne midler?
Innkjøper kan ikke kreve at leverandørene bidrar med egne midler, som for eksempel i en forsknings- og utviklingskontrakt (FoU-kontrakt). Innovasjonspartnerskap gjennomføres til fastpris. Det betyr at leverandøren gir et fastpristilbud på utviklingen av løsningen med utgangspunkt i oppdragsgivers behovsbeskrivelse.
Likevel er det ikke noe i veien for at leverandørene kan bidra med egne ressurser for å nå målene i innovasjonspartnerskapet, for eksempel ved å levere et tilbud som ikke dekker leverandørens totale kostnader. Vi anbefaler imidlertid ikke at leverandørene konkurrerer eksplisitt på hvor mye økonomiske midler de selv legger inn siden det vil være vanskelig for oppdragsgiver å etterprøve.
Hva gjør en innkjøper som blir tilbudt to gode løsninger som totalt har kostnader som overstiger budsjettet?
I slike situasjoner bør oppdragsgiver forsøke å forhandle ned prisen for utviklingen av løsningene (og/eller nedskalere prosjektet).
Er tids- og beløpsrammen fra Innovasjon Norge absolutt?
Det er ikke noe i forskriften som forhindrer oppdragsgiver/innkjøper i å åpne for at leverandøren tilbyr en lengre kontraktsperiode/utviklingsfase enn 1 år (uten at dette går utover utviklingskostnadene) dersom løsningen skulle tilsi det. Det må i så fall spesifiseres i kontrakten, f.eks. i bilag 4.
Hvordan er bestemmelser knyttet til patent integrert i avtalen, for eksempel utsatt publisering?
Avtale om innovasjonspartnerskap vil på sikt bli en formell SSA (SSA-I). SSA-ene er i utgangspunktet laget for IT-anskaffelser. Eiendoms- og disposisjonsrettsbestemmelsene avspeiler dette. I avtalen er kun opphavsretten til programvaren spesifikt regulert. Andre rettigheter (som for eksempel patenter) er kun regulert indirekte.
Avtale om innovasjonspartnerskap regulerer dette i punkt 10.1.1 på følgende måte: "Partneren beholder alle materielle og immaterielle rettigheter til programvare og alle andre resultater som utvikles eller utarbeides under denne avtalen, med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet". Dette betyr at partene kan avtale bestemmelser knyttet til patenter separat. Bestemmelsene kan enten legges inn i bilag 1, eller inngå i avtalens hovedtekst (dvs. bruke bilag 8 "Endringer til avtalen før avtaleinngåelse").
Hvorfor er innovasjonspartnerskapsavtalen innrettet mot programvare og IT-løsninger?
Det er valgt å lage partnerskapsavtalen som en IT-avtale basert på hypotesen om at prosjektene som blir igangsatt sannsynligvis vil inkludere elementer av teknologi. HVis det er behov for å endre/gjøre tillegg i avtalen går det selvsagt helt fint. Det kan gjøres i bilag 8.
Betyr utvidet disposisjonsrett at oppdragsgiver blir eier/får rettigheter bare ved kjøp, eller også når løsningen ikke kjøpes? Hva om leverandør bidrar med egne økonomiske midler?
Den utvidede disposisjonsretten er en utvidet bruksrett, og ikke en økonomisk rettighet. Oppdragsgiver kommer altså ikke til å eie løsningen(e). Den utvidede disposisjonsretten er tidsubegrenset og vederlagsfri. Den gjelder det som blir utviklet spesielt for kunden i prosjektet samt rett til å videreutvikle dette ved hjelp av tredjepart. Den utvidede disposisjonsretten gjelder også dersom innovasjonspartnerskapet blir avsluttet før løsningen er ferdig.
Oppdragsgiver får i tillegg en begrenset disposisjonsrett til standardprogramvaren som inngår i løsningen (punkt 10.1.2). Disposisjonsretten gjelder kun til det som utvikles i prosjektet og ikke det som leverandøren eventuelt utvikler på egenhånd etter at partnerskapet er avsluttet. Avtalen forsøker å balanserer interessene til både den offentlige virksomheten og den private leverandøren. Det er flere argumenter for hvorfor offentlige virksomheter ikke bør stå igjen med kun bruksrett etter avsluttet prosjekt:
a) Oppdragsgiverne som gjennomfører innovasjonspartnerskapet setter av store ressurser til dette. De bidrar med tid, kompetanse og stiller anlegg til rådighet for å hjelpe leverandører med å utvikle løsninger som skal kommersialiseres videre. Derfor anses det som naturlig at oppdragsgiveren gis en utvidet disposisjonsrett bl.a. som kompensasjon for den risiko og den innsats som legges ned i prosjektet.
b) For oppdragsgiver er det ikke ønskelig å låse seg til én leverandør for kjøp av drift- og vedlikeholdstjenester. Erfaringsmessig innebærer monopolsituasjoner ofte høyere priser for drift og vedlikehold, og mindre insitament for leverandøren til å videreutvikle løsningen.
c) Det er en viss risiko for at små gründerbedrifter ikke er stabile på lang sikt. Noen små nyoppstartede bedrifter går konkurs, men det er også større sjanse for at den/de som har laget/utviklet produktet/programvaren slutter, samt at firmaet blir kjøpt opp av nye eiere som ikke ønsker å satse videre på produktet/programvaren som oppdragsgiver har kjøpt. Vi ser her altså et annet risikobilde enn om man for eksempel kjøper produkter og tjenester fra store og etablerte leverandører.
Kan/bør oppdragsgiver legge til en bestemmelse i avtalen om at bruksretten kan gis videre til andre offentlige organer (jf. regionsreformen)?
Det skal gå greit. Overdragelse av rettigheter er regulert i partnerskapsavtalens punkt 15.3.
Hva anses som mislighold (jf. punkt 11.1)? Er det samme vurderingstema som ved å avslutte partnerskapet i forbindelse med de ulike fasene?
Der er ikke samme vurderingstema. Misligholdsbetsemmelsene i punkt 11.1 gjelder ytelsen fra Partneren (leverandøren), mens avslutningen av innovasjonspartnerskapet i punkt 2.6 (og 2.2.3, 2.3.1 og 2.4.1) går på selve løsningen som utvikles. MIsligholdsbestemmelsen skal ses i lys av dette avsnittet.
Hva trengs av "tilslutningserklæring" for følgevirksomheter?
For virksomheter som kun skal skrives inn med en opsjon for kjøp, holder det at de gir skriftlig tilbakemelding om dette. Virksomheter som kun skal skrives inn med en opsjon for kjøp vil ha en passiv rolle i innovasjonspartnerskapet, og det er ikke behov for noe formell avtale.
Kjøp av utviklet løsning for følgevirksomheter; kan de kjøpe direkte fra leverandøren?
Dersom en følgevirksomhet er skrevet inn i kunngjøringen av innovasjonspartnerskapet som potensiell kjøper, og virksomheten som er hovedoppdragsgiver har tatt høyde for dette i de avtalte maksimumskostnadene for kjøpet, kan følgevirksomheten kjøpe utviklet løsning uten konkurranse.
En oppdragsgiver ønsker å gjøre endringer på omfang eller måten en løsningen skal utvikles, etter at kontrakt er signert. Er det tillatt?
Oppdragsgiver kan gjøre mindre endringer eller tillegg innenfor rammen av behovsbeskrivelsen. Dette er tillat selv om det medfører endringer i leverandøren eller oppdragsgiver forventede kostnader, så lenge endringene samlet sett ikke utgjør mer enn 10 prosent av kontraktsverdien. DFØs kontraktsmal håndterer denne type endringer i punkt 3.1. Det må opprettes en endringsavtale som signeres av begge partene. Endringsavtalen vil bli en del av bilag 9 i avtalen.