Organisering og kompetanse

For å kunne hente ut gevinstene av en digital anskaffelsesprosess er det viktig at virksomhetene evner å benytte styringsinformasjonen til forbedring. Styringsinformasjonen gjør virksomhetene i stand til å iverksette målrettede tiltak basert på økt faktagrunnlag om egne anskaffelser.

Organisering

Ved en digitalisering av anskaffelsesprosessen er det nødvendig å endre innkjøpsfunksjonens organisering. Målet med digitaliseringen er en prosessforbedring, både i effektivisering og kvalitet, som krever endringer i roller og ansvar. Det er viktig å se på organisering av selve den operative anskaffelsesprosessen i tillegg til styrende- og støttende prosesser med nye rolle- og ansvarsbeskrivelser.

Nye oppgaver må tildeles de rette personene og rolle- og ansvarsbeskrivelser må utarbeides for å kunne gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt.

Kompetanse

Digitalisering av anskaffelser krever kompetanse om endringer i prosesser, roller og ansvar. Denne kompetansen er nødvendig for å kunne gjennomføre en vellykket innføring i organisasjonen og for å kunne måle, styre og hente ut gevinstene.

Et digitaliseringsprosjekt på anskaffelsesområdet er mer et prosjekt som dreier seg om organisasjonsendring enn et rent IKT-prosjekt. Det er også viktig at lederkompetansen finnes både for å digitalisere kjerneprosessen men også å kunne bruke effektene av digitaliseringen til bedre styring og ledelse.

Anskaffelser vil støtte opp under virksomhetenes overordnede strategi og digitale verktøy vil sette toppledelsen bedre i stand til å følge opp og gjennomføre rette tiltak for strategisk endring.

Topplederopplæring og -kompetanse er viktig for å kunne hente ut styringsgevinstene et digitaliseringsprosjekt kan gi.

Styringsinformasjon og måling

Toppledelsen bør etterspørre jevnlig rapportering av styringsinformasjon fra anskaffelser for å kunne måle effekter og sette inn tiltak. Dette er en forutsetning for å kunne ha god økonomistyring på en stor andel av virksomhetenes kostnader.

Styringsinformasjon er data som er etterspurt fra departementer, etatseiere, kommunestyre samt data som er etterspurt og forankret internt i virksomhetsstyringen.

Data fra anskaffelsesprosessen gir:

• Beslutningsgrunnlag
• Rapporteringsgrunnlag
• Sammenligningsgrunnlag

For at man skal kunne nyttiggjøre seg av styringsinformasjonen er det vesentlig at den er nyttig, relevant og rettidig.

Suksesskriteriet for å få tilgang til denne datakvaliteten er at man har digitalisert anskaffelsesprosessen og at man benytter standardformater. Bruk av EHF som standardformat vil gi detaljert styringsinformasjon på alle faser av anskaffelsesprosessen.