Elektronisk Handelsformat - EHF - Prosessdefinisjoner

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør, i hele anskaffelsesprosessen.

Følges standarden, vil dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses inn i leverandørens datasystem selv om systemene er ulike. Virksomhetene unngår dermed dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer.

EHF kan være både anbefalt eller obligatorisk i henhold til lov/forskrift se Referansekatalogen.

EHF støtter oppunder regjeringens tiltak i henhold til Meld. St. 22 Smartere innkjøp-effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser:
16.7 Regjeringens tiltak: det finnes standardformater og fellesløsninger som muliggjør sømløs flyt av informasjon mellom ulike verktøy i hele anskaffelsesprosessen og på tvers av landegrenser

Det Europeiske formatet kalles PEPPOL BIS. EHF er kompatibelt med formatet  PEPPOL BIS fo de meldinger som dette formatet dekker. Ved å tilpasse dine systemer til EHF-standarden, vil du dermed kunne kommunisere med andre Europeiske land som følger BIS-standarden. Målet er å standardisere prosesser og meldingsinnhold på tvers av landegrenser.

En EHF prosess er i denne sammenheng den prosess som understøttes av én eller flere EHFer. Mens  EHF ordre er navnet på EHFen, er EHF ordre prosess navnet på prosessen. Legger prosess til EHF navn. Dersom prosessen har digital støtte som ikke inkluderer EHF kalles den Digital prosess. For eksempel støttes kunngjøringsprosessen digitalt, men ikke av EHF. Som følge av det kalles den Digital kunngjørings prosess.

Hvorfor har vi EHF prosesser?

Anskaffelse er en prosess - en systematisk serie med aktiviteter rettet mot oppnåelse av ett eller flere mål for anskaffelsen. For å oppnå en god anskaffelse må man ha en god anskaffelsesprosess. Digitalisering er bruk av teknologi i forbedring av prosesser. Man kan ikke lykkes med digitalisering, for eksempel ved bruk av EHF, uten en prosessorientert tilnærming. For eksempel: 
Før vi skal utvikle en EHFer må vi vite hvilken prosess som EHF skal benyttes i. Når vi utvikler EHF  tegnes disse inn i prosessen slik at vi kan analysere og identifiseres hvilke tekniske, prosessuelle og organisatoriske endringer og gevinster som kan oppnås. Etter utviklingen får brukerne en beskrivelse av prosessen og et prosessdiagram. Hensikten er å forenkle arbeidet med implementering og sikre at alle som deltar får den informasjon de trenger for å utføre og samarbeide på en effektiv måte.

Hvordan utvikles EHFer og EHF prosesser?

Prosessen for utvikling og forvaltning av EHF og prosessene de(n) benyttes i består av 5 faser:

1. Analysere behov

I første fase identifisere vi interessentene – hvem som må inkluderes i utviklingen. Vi kartlegger prosessen slik den utføres og nåsituasjon for interessentene – hva de er fornøyd med, hva de har problemer med, og andre tanker om forbedring og fornying. Etter kartleggingen gjennomføres det analyser for å identifisere og velge den beste løsningen, mål og krav til EHF. Fasen oppsummeres i en rapport som danner grunnlag for planlegging og gjennføring av utviklingsarbeidet.

2. Utvikle EHF

Etter kartlegging og analyse utvikles EHFen(e). Første trinn er utvikling av en informasjonsmodell – beskrivelse av informasjonselementene i EHF. Informasjonsmodellen gjøres så om til en datamodell som knytter sammen alle elementene til en helhet med avhengigheter og regler. Datamodellen danner grunnlag for den tekniske beskrivelsen som systemleverandører trenger for å implementere EHFen.

3. Utbredelse og implementering

Når utviklingen er ferdig vil brukerne motta:

• En EHF/Implementeringsveileder for systemleverandører. 
• Valideringsstøtte for systemleverandører. 
• EHF prosessdefinisjon som gir nøkkelinformasjon om prosessen og hvordan den skal brukes og implementeres, samt et prosessdiagram. Denne kan og bør benyttes av alle faggrupper som skal delta i implementering- og gevinsterealiseringsarbeidet. 
• Eventuelle veiledere tilpasset målgruppens behov. 
• System for å gi tilbakemeldinger.  
• Brukerstøtte.  

4. Gevinstrealisering

Målet er at systemleverandører, oppdragsgivere, leverandører og andre som skal benytte prosessen får den informasjon de trenger (se over) for å implementere, nyttiggjøre, gi tilbakemeldinger og komme med forslag til forbedringer og nyutvikling av EHF.

5. Forvaltning

Samtidig som fase 4 er slutten på utviklingsfasen er den starten på en ny fase – forvaltning av EHF. Hensikten med denne fasen, som aldri tar slutt, er gjennom kontinuerlig forbedring å sikre at brukerne til enhver tid har de tjenestene som dekker deres behov.  

Hvem har nytte av prosessdefinisjonene? 

Prosessdiagrammene og definisjonen er i utgangspunktet generiske og kan derfor brukes av alle i alle typer prosessarbeid, ikke bare digitalisering. Vårt prosessrammeverk og definisjoner kan med stor fordel benyttes av alle.  
Dersom du er interessert i å vite mer om vårt prosessrammeverk, hvordan det kan benyttes og fordelene med. Ta kontakt med Jan Mærøe. 

EHF prosessrammeverk består av tre elementer: Prosessoversikt. Prosessdefinisjoner. Og metoder for prosessarbeid.
EHF prosessrammeverket har to formål:  

• Det ene er å sikre at det arbeides med riktig prosess på riktig måte - sikre at EHF har riktig kvalitet.  
• Det andre er å sikre at alle som skal delta i utviklingen, og bruke EHF prosessen - oppdragsgivere, leverandører, systemleverandører, osv., får den informasjonen de trenger for å forstå og bruke prosessen på en riktig måte.  

1. Prosessoversikt

Prosessoversikten er en tabell som viser alle typer/former for aktivitet som utføres i en anskaffelsesprosess uavhengig av type anskaffelser. Det er viktig å forstå at oversikten IKKE beskriver en prosess eller prosedyre – hvilke aktiviteter som skal utføres i hvilken rekkefølge på hvilken måte -  kun de ulike typer aktiviteter. Det samme som en liste med ingredienser du trenger for å lage en matrett, eller hvilke typer legoklosser du trenger for å lage en legofigur, osv.

I en anskaffelse er det mange forskjellige aktiviteter. For å forenkle arbeidet er alle aktiviteter gruppert og organisert i et hierarki etter følgende mønster.

Når man kartlegger og beskriver prosesser er det vanlig å begynne på et detaljert nivå. Ulempen med det er at det fort blir uoversiktlig og kanskje også unødvendig. Fordelen med hierarkisk modellering hvor du begynner på et overordnet nivå, er at du beholder oversikten og sammenhengen samtidig som du ikke detaljerer mer enn det du trenger – mer effektiv og bedre måte å kartlegge og beskrive prosesser på.

Oversikten er en tabell som består av disse 4 kolonnene:

ID

Identifikatoren består som sagt av en bokstav som beskriver hvilken type/kategori prosess det er, samt et antall siffer som samlet sett angir hvilket nivå man er på. 

ID endres ikke. Fordelen med det er at vi kan spore aktiviteten over tid. Ulempen er at den ikke gir noen mening ut over å beskrive hva slags type prosess og hvilket nivå den er på.

Aktivitet

Navn på aktiviteten som utføres i en anskaffelse. Dette skal være de samme aktivitetene som står beskrevet på anskaffelser. no. Det er lagt inn lenker på overordnet nivå som tar deg til den siden på anskaffelser.no hvor denne aktiviteten står beskrevet.

EHF Prosess

Er navnet på den prosess som understøttes av EHFer. Aktivitetene som står beskrevet i kolonne 2 hentes fra anskaffelser.no og er beskriver kun hva som må gjøres av aktivtet uavhengig av om det er en person eller et system.

Når disse digitaliseres ved bruk av EHFer får vi en digital variant med et eget navn, for eksempel «EHF spørsmål og svar», som er den digitale varianten av aktiviteten «Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjon» som du finner i beskrivelsen av prosessen på anskaffelser.no.

Dersom du ikke finner navn på EHF i denne kolonnen betyr det at den ikke er utviklet, eller er under utvikling.

Dersom du klikker på navnet til EHF prosessen får du opp en prosessdefinisjon, se nærmere forklaring under

Rolle

Beskriver hvilke organisasjoner som deltar i prosessen, for eksempel oppdragsgiver, leverandør, publiseringstjeneste.  

EHF prosessoversikt

EHF prosessoversikt er en utvidet delprosess/aktivitetsliste basert på anskaffelsesprosessen på Anskaffelser.no.

2. EHF prosessdefinisjon

Alle EHFer har en egen prosessdefinisjon, et dokument som inneholder både et prosessdiagram og all grunnleggende informasjon du må ha for å forstå prosessdiagrammet.
Hensikten med prosessdefinisjonen er å sikre at alle som skal bidra i utvikling, implementering og vedlikehold – oppdragsgivere, leverandører, systemleverandører, prosjekter, etc. Får den informasjon de trenger for å arbeide og samarbeide på en effektiv måte.

3. Metode for prosessarbeid

I utvikling av prosessrammeverket legger vi til grunn den tilnærming og de erfaringer man har med utvikling av verdens mest utbredte prosessrammeverk – APQC process classification framework.
I arbeidet med prosesser benytter vi de grunnleggende BPM – business process management – metodene og verktøy.
Prosessdiagram følger BPMN 2.0 notasjonen – den mest avendte notasjonen i verden og anbefales av Rammeverk for digital samhandling.

Alle kan bruke prosessrammeverket

Arbeidet med kartlegging og beskrivelse av prosesser krever kompetanse, tid og ressurser som mange ikke har. Et mål for utvikling av prosessrammeverket er at det skal kunne brukes av alle som ønsker det. Fordelene er blant annet.

• Virksomheten sparer tid og ressurser.  
• Når alle bruker samme rammeverk utvikler man felles språk, forståelse og metoder som gjør det langt enklere å samarbeide og lære av hverandre.  
• Det forenkler og forbedrer både opplæring og ledelse av medarbeidere. 

Analyse av effekter av digitalisering av 9 delprosesser

Kilde: Oslo economics og Inventura

Vil du vite mer?

Dersom du vil vite mer om hvordan vi arbeider og hvordan du kan nyttiggjøre deg dette, ta kontakt med Jan Mærøe.

Alle delprosesser som er dekket av EHF henger sammen da arbeidet med standarder tar hensyn til den totale anskaffelsesprosessen.

Det europeiske formatet PEPPOL BIS forvaltes og utvikles av Peppol. Formatene Peppol BIS og EHF er igjen basert på resultater fra arbeidet til CEN BII, UBL og andre enheter som har blitt gitt mandat til å virke som en koordinerende enhet. Et eksempel på dette er eForms og ESPD som administreres av Publication Office.

Gjennom nasjonal standardisering av meldingsinnholdet i de forskjellige transaksjonene (EHF- Elektronisk Handelsformat) som igjen er koordinert med Europeisk standardisering (Peppol BIS formater og andre), vil man utvikle og vedlikeholde innhold og oppsett på en enhetlig måte som dermed reduserer kostnadene for de enkelte virksomhetene betraktelig ved implementering av systemstøtte.

For effektiv kommunikasjon med interessentene i anskaffelsesprosessen, ved endrede behov og regulereringer, forvaltes EHF og BIS etter gitte regler og med fastsatte tidsfrister for endringen. Dette for at alle parter skal høres og at systemleverandørene skal få tid til å implementere endringene. Regler for endringer relatert til endringens natur med forskjellig varslingstid for å gi tid til systemendringer finner du her.

Det er fullt mulig for alle å spille inn ønsker i denne prosessen nasjonalt og internasjonalt- ehf@dfo.no

Digitaliseringsdirektoratet benytter forskjellige kanaler for informasjonsspredning om endringer. Hovedkanalen er Anskaffelser.no samt LinkedIn gruppen "Elektronisk handelsformat- EHF. Offentlige anskaffelser har også en gruppe på Facebook. Den tekniske siden som bærer informasjonen og endringer finner du på Anskaffelser.no.

Vi anbefaler systemleverandører å laste ned vår RSS-feed for å holde seg oppdatert: https://anskaffelser.no/