Beskrivelse av bestillingsprosessen

DFØ støttar innkjøpsprosessen via katalog, bestilling og betaling. For alle desse prosessane har din systemleverandør mulighet å implementere Elektronisk handelsformet (EHF) og har ein standard måte for å utveksle desse meldingane på via Peppol nettverket (Peppol Network).

Beskriving av bestillingsprosessen 

Stille krav til digitale prosessar i planlegging og konkurransegjennomføringsfasen

I anskaffelsesdokumenta har oppdragsgevar stilt som krav til leverandørane om en digital bestilling til betalingsprosess som startar med å sende ein EHF katalog via Peppol nettverket.

Leverandør(ane) tek kontakt med enten ein systemleverandør som er kompatibel med EHF-katalog eller eit aksesspunkt hvis du har eit system som kan laga EHF katalog sjølv. Systemet saman med aksesspunktet sendar EHF katalog til di kunde. Leverandør lagrar beskrivingar av alle sine varer og tenester i systemet. Eigenskapane til varen/tenesta er viktig å legge inn korrekt, som f. eks. miljøeigenskapar, lenke til miljøeigenskapar, momskode og prosent, standard klassifiseringskoder (UNSPSC), bilete, beskriving, varenummer osv.

Du som oppdragsgivar må ha eit katalogverktøy som kan ta i mot EHF-katalog og sjekke innhaldet om det er i høve til avtalen du har inngått. Det er viktig at du etablerer ei rolle for katalogmottak i organisasjonen din.

Når katalogen er godkjent, lastar du opp katalogen (informasjon om varer eller tenester i høve til avtale) i søkemotoren der bestillarane dine kan finne vara eller tenesta dei skal bestille. Det er viktig at du stiller krav til systemleverandøren din at dei kan ta imot ein EHF-katalog, og at dei kan vise innhaldet på ein god måte. Katalogverktøyet kan ha ein teneste for avvikshandtering der dei visar endringar i nye katalogar som du motek. Det er også viktig at leverandøren ser det viktige i god kvalitet i den katalogen dei lagar. Døme på innhald er: 

• Varenummer
• Eit varenamn ein kan søkje i (utan forkortingar og spesialteikn)
• Ein generisk klassifiseringskode (sjå lenke over) for å kunne organisere varer og tenester i eit hierarki i søkemotoren samt organisere statistikken din i høve til generiske segment
• Pris, pakningseining (eks. STK-stykk), MVA-kode og prosent
• Beskriving av vara eller tenesta og nøkkelord om det trengs
• Lenke til bilete og HMS-dokumentasjon om dette er påkravd
• Miljø- eller sosiale ansvarsmerke (kode, namn på merket og lenke til informasjon om merket) – leverandøren din kan finne informasjon om dette i vår kodeliste.

Bestillaren hos oppdragsgevar har no innhald i si bestillingsløysing, og søker i søkemotoren for å finne varer og tenester verksemda di har inngått avtale på, for å dekke behovet sitt. Bestillar vel ut dei varene og tenestene hen treng, og legg dei i handlekorga. I tillegg legg bestillar inn konteringsinformasjon, og sender bestillinga enten rett til leverandør eller på godkjenning til den i verksemda som har godkjenningsstyresmakt (tilvising). Når handlekorga er godkjent/anvist, blir bestillinga sendt til leverandøren på EHF-ordreformatet via Peppol Network. 

Bestillingssystem har også høve til å sende ein førespurnad til leverandør om pris (fritekst) før endeleg bestilling blir sendt. Bestillingssystemet påfører bestillinga eit unikt nummer kalla ordrenummer eller PO-nummer. Dette nummeret skal brukast seinare i prosessen som lenke til bestillinga som er sendt. Leverandøren sender ei EHF-ordrebekreftelse som viser bestillar kva for varer og tenester som vil bli levert, eller om det er nokre varer som ikkje kan leverast eller som leverast seinare. Då er det opp til bestillar å avgjere om eventuelle avvik er akseptable.

For oppdragsgevar, ved bestilling av fysiske varer, er det viktig at leveranseadressa di er lagt inn i bestillingssystemet, og at du har eit maskinlesbart nummer som er knytt til kvar einskild adresse. Her kan eit såkalla GLN-nummer nyttast. Nummeret er viktig for at leverandøren skal kunne kople leveringsadressa di inn mot kundenummeret dei har oppretta i systemet sitt. Leverandøren har no ei presis leveringsadresse, og fraktar bestillinga til den staden bestillar har oppgitt. Det er viktig at verksemda di har definert ei varemottakar-rolle, og at det er ein person i verksemda som kan ta imot varene som kjem. Dei fleste bestillingssystem har høve for at varemottakar kan registrere inn dei varene som er komne, dei som ikkje har komne eller dei som må returnerast på grunn av feillevering eller brekkasje. Bestillinga blir oppdatert, og de kan sjekke faktura som kjem. DFØ har EHF-pakkseddel som støtte for denne prosessen. 

Når varer eller tenester er mottekne, vil leverandøren sende ein faktura for å få betalt. For offentleg sektor skal denne fakturaen sendast på EHF-formatet via Peppol nettverket (Network). Har alt skjedd på korrekt måte tidlegare i prosessen, vil EHF-faktura vere påført det bestillingsnummeret som bestillingssystemet ditt genererte. Det er også viktig at du krev av leverandør at leveransen av varar og tenestar beskrives som linjer i faktura så du kan analysere alle dine faktura. Stemmer fakturaen med bestilling og varemottak, kan systemet automatisk sjekke innhaldet og sende den til utbetaling utan at nokon i verksemda di treng å behandle den. Dette gir verksemda di ein stor innsparing.