EHF katalogprosess

Prosessen kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenester som kan beskrives på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF katalog prosess 
Prosess ID X.4.1.2 Informere brukere om avtalen
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Jan Mærøe
Henvendelser  

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.05.20 Dokument opprettet Jan Mærøe
       
       
       

3. Om prosessen

Dette er en prosess hvor en avtaleansvarlig mottar en katalog som viser avtalt sortiment på varer og tjenester på en maskinlesbar måte. Avtaleansvarlige sjekker om varen og tjenester som er beskrevet i katalog er i henhold til avtale. Avtaleansvarlige godkjenner katalog og sprer denne til virksomhetens bestillere. Neste gang det avtaleansvarlig mottar en katalog sjekker systemet den nye katalogen opp mot den gamle og gir en avviksrapport.  

4. Brukere og bruksområde 

Brukere: Leverandør, avtaleansvarlig - i virksomhet eller hos innkjøpssentral, og bestiller.  

Bruksområde: Den kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenster som kan beskrves på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.  

5. Formål

EHF katalog skal gjøre det enklere for oppdragsgiver og leverandør å: Inngå avtaler. Endre avtalesortiment underveis i kontraktasperioden. Og avvikle avtaler.  

6. Mål

At bestilling gjøres i henhold til avtalt sortiment.

7. Gevinster

Oppdragsgiver: Sparer tid. Økt avtalelojalitet som gir økt besparelse på avtalen, økt troverdighet i leverandørmarkedet for neste konkurranse. Sikrer en god implementering av avtalen hos alle bestillere som medfører redusert bruk av tid og økt kvalitet. Økt medarbeidertilfredshet.  

Innkjøpssentral: Enklere å sende ut kontrollert katalog til alle medlemmer av innkjøpssamarbeidet og deres bestillingssystemer. 

Leverandør: Sparer tid på implementering av avtale. Sikrer at riktig sortiment blir presentert, og slipper å bruke tid på å kontakte bestillere for å presentere ny avtale. for bestillere. . Økt avtalelojalitet – sikrer at man kjøper på avtalt sortiment. Leverandør er sikret at gamle avtaler (fra andre leverandører) fjernes fra system.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

Nei.

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger Katalogverktøy varsler om ny katalog 
Andre forutsetninger

Organisasjonen må ha definert bestiller med kompetanse på bestillingssystem og avtaleansvarlig med riktig kompetanse på katalogverktøy.   

Må stille krav om EHF katalog i konkurransegrunnlag og kontrakt (samhandlingsavtale).  

Leverandør må ha kompetanse til å lage en katalog. Enten via sitt eget system eller en tjenesteleverandør.  

Må kunne ta imot EHF katalog via PEPPOL eDelivery.  

10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Innsendt tilbudskatalog X.3.5.1 Ta imot tilbud Leverandør  
Innsendt katalog X.4.1.1 Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør Leverandør  
       

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer

Oppdragsgiver 

Person 

o-per 

 

Oppdragsgiver 

System 

o-sys 

 

Leverandør 

Person 

l-per 

 

Leverandør 

System 

l-sys 

 
       

12. Prosessdiagram

EHF Katalog prosess
xlsx 201.95 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse  

KP (x)

Kommentar
 

1. Oppdater eget vare/tjeneste system med beskrivelser og priser i henhold til kontrakt 

l-per 

>Legg inn avtale priser i vare- og prissystemet. >Trykk på knappen for eksport av EHF katalog.  

 
 

2. Send Katalog 

l-sys 

>Katalogen sendes som en EHF XML via PEPPOL eDelivery 

 

 
 

3. Last opp katalogen i katalogverktøy. Sjekk avviksrapport for endringer i henhold til kontrakt 

o-per 

Første gang: 

>Sjekk liste over mottatte kataloger 

>Gå inn på katalog og sjekk kataloglinjer for varer eller tjenester om de er i henhold til avtale 

>Når katalog er godkjent huk av for hvilke bestillere som skal motta katalog og tilgjengeliggjør dem for bestillere som skal ha denne type katalog.  

 

Andre gang: 

>Ved mottatt katalog skjekker systemet om det er avvik mellom den første katalogen og innsendt katalog.  

>Generer avviksrapport fra system.  

>Og sjekk om eventuelle avvik er i henholdt til ev. bestemmelser i kontrakt.  

>Godkjenn katalog  

>Tilgjengeliggjør for bestillere.  

>Ev. fjern gammel versjon om ikke systemet har den type funksjonalitet.  

 

 

 
 

4. Motta Katalog Respons 

l-sys 

>Hvis godkjent er det ok. 

>Hvis ikke godkjent gå til 5.  

 

 
 

5. Klargjør katalog for utsendelse til kunder av innkjøpssentralen 

o-per 

>Send til oppdragsgiver på nytt.  

 

 
 

6. Klargjør katalog og last den opp i bestillingssystemet 

o-per 

>Tilgjengeliggjør for bestillere 

 
 

7. Klargjør ny katalog med endret innhold 

l-per 

 

 

 
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig

Systemet kontrollerer om det riktige formatet er brukt 

Validatorfunksjon i system 

Unngå feil.  

Sjekk via system at katalog er tilgjengelig for bestiller 

Via søkemotor 

Unngå forsinkelser og gjøre bruk av bedre avtale med en gang.  

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse

Varer og tjenester er tilgjengelig 

Ordreprosessen 

Bestiller 

 

       

16. Sluttkriterier

Gammel katalog må være fjernet for å unngå utgått sortiment.  

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  
   

18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Nei        
         

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Ved spesielle varer/tjenester må kanskje avtaleansvarlige ha støtte fra spesialkompetanse for å kunne godkjenne katalog   
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Lenke til klassifisering av varer og tjenester https://www.gs1.no/support/standardbibliotek/dele/unspsc  

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 8. desember 2022

Kontakt

e-post: ehf.dfo.no

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord