Prosessen kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenester som kan beskrives på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF katalog prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.1.2 Informere brukere om avtalen |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.05.20 | Dokument opprettet | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Dette er en prosess hvor en avtaleansvarlig mottar en katalog som viser avtalt sortiment på varer og tjenester på en maskinlesbar måte. Avtaleansvarlige sjekker om varen og tjenester som er beskrevet i katalog er i henhold til avtale. Avtaleansvarlige godkjenner katalog og sprer denne til virksomhetens bestillere. Neste gang det avtaleansvarlig mottar en katalog sjekker systemet den nye katalogen opp mot den gamle og gir en avviksrapport.
4. Brukere og bruksområde
Brukere: Leverandør, avtaleansvarlig - i virksomhet eller hos innkjøpssentral, og bestiller.
Bruksområde: Den kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenster som kan beskrves på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.
5. Formål
EHF katalog skal gjøre det enklere for oppdragsgiver og leverandør å: Inngå avtaler. Endre avtalesortiment underveis i kontraktasperioden. Og avvikle avtaler.
6. Mål
At bestilling gjøres i henhold til avtalt sortiment.
7. Gevinster
Oppdragsgiver: Sparer tid. Økt avtalelojalitet som gir økt besparelse på avtalen, økt troverdighet i leverandørmarkedet for neste konkurranse. Sikrer en god implementering av avtalen hos alle bestillere som medfører redusert bruk av tid og økt kvalitet. Økt medarbeidertilfredshet.
Innkjøpssentral: Enklere å sende ut kontrollert katalog til alle medlemmer av innkjøpssamarbeidet og deres bestillingssystemer.
Leverandør: Sparer tid på implementering av avtale. Sikrer at riktig sortiment blir presentert, og slipper å bruke tid på å kontakte bestillere for å presentere ny avtale. for bestillere. . Økt avtalelojalitet – sikrer at man kjøper på avtalt sortiment. Leverandør er sikret at gamle avtaler (fra andre leverandører) fjernes fra system.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger | Katalogverktøy varsler om ny katalog |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Organisasjonen må ha definert bestiller med kompetanse på bestillingssystem og avtaleansvarlig med riktig kompetanse på katalogverktøy. Må stille krav om EHF katalog i konkurransegrunnlag og kontrakt (samhandlingsavtale). Leverandør må ha kompetanse til å lage en katalog. Enten via sitt eget system eller en tjenesteleverandør. Må kunne ta imot EHF katalog via PEPPOL eDelivery. |
10. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Innsendt tilbudskatalog | X.3.5.1 Ta imot tilbud | Leverandør | |
| Innsendt katalog | X.4.1.1 Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør | Leverandør | |
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
|
Oppdragsgiver |
Person |
o-per |
|
|
Oppdragsgiver |
System |
o-sys |
|
|
Leverandør |
Person |
l-per |
|
|
Leverandør |
System |
l-sys |
|
12. Prosessdiagram
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
|
1. Oppdater eget vare/tjeneste system med beskrivelser og priser i henhold til kontrakt |
l-per |
>Legg inn avtale priser i vare- og prissystemet. >Trykk på knappen for eksport av EHF katalog. |
x |
||
|
2. Send Katalog |
l-sys |
>Katalogen sendes som en EHF XML via PEPPOL eDelivery |
|
||
|
3. Last opp katalogen i katalogverktøy. Sjekk avviksrapport for endringer i henhold til kontrakt |
o-per |
Første gang: >Sjekk liste over mottatte kataloger >Gå inn på katalog og sjekk kataloglinjer for varer eller tjenester om de er i henhold til avtale >Når katalog er godkjent huk av for hvilke bestillere som skal motta katalog og tilgjengeliggjør dem for bestillere som skal ha denne type katalog.
Andre gang: >Ved mottatt katalog skjekker systemet om det er avvik mellom den første katalogen og innsendt katalog. >Generer avviksrapport fra system. >Og sjekk om eventuelle avvik er i henholdt til ev. bestemmelser i kontrakt. >Godkjenn katalog >Tilgjengeliggjør for bestillere. >Ev. fjern gammel versjon om ikke systemet har den type funksjonalitet.
|
|
||
|
4. Motta Katalog Respons |
l-sys |
>Hvis godkjent er det ok. >Hvis ikke godkjent gå til 5. |
|
||
|
5. Klargjør katalog for utsendelse til kunder av innkjøpssentralen |
o-per |
>Send til oppdragsgiver på nytt. |
|
||
|
6. Klargjør katalog og last den opp i bestillingssystemet |
o-per |
>Tilgjengeliggjør for bestillere |
x |
||
|
7. Klargjør ny katalog med endret innhold |
l-per |
|
|
||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
|
1 |
Systemet kontrollerer om det riktige formatet er brukt |
Validatorfunksjon i system |
Unngå feil. |
|
6 |
Sjekk via system at katalog er tilgjengelig for bestiller |
Via søkemotor |
Unngå forsinkelser og gjøre bruk av bedre avtale med en gang. |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
|
Varer og tjenester er tilgjengelig |
Ordreprosessen |
Bestiller |
|
16. Sluttkriterier
Gammel katalog må være fjernet for å unngå utgått sortiment.
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei | |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Nei | ||||
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Ved spesielle varer/tjenester må kanskje avtaleansvarlige ha støtte fra spesialkompetanse for å kunne godkjenne katalog | |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Lenke til klassifisering av varer og tjenester https://www.gs1.no/support/standardbibliotek/dele/unspsc
22. Vedlegg
Nei