Miljøinformasjon for bruk i EHF-katalog og -faktura

Det er viktig å benytte systemer i anskaffelsesprosessen basert på Elektronisk Handelsformat (EHF) som støtte for offentlige oppdragsgivere og deres leverandører. Systemstøtte brukes for å redusere tidsbruk for ulike prosesser som gjennomføres og øke informasjonskvalitet.

EHF-katalog er et standardformat som systemer implementerer for at deres brukere skal kunne utveksle beskrivelse av varer og tjenester på en effektiv måte.

EHF-katalog har tre ulike måter å registrere og utveksle miljøegenskaper for et produkt:

• Miljø, sosiale og økologiske merker (labels) for å vise oppdragsgiver at produktet har de egenskaper som er definert i merket
• Lenke til ulike databaser der oppdragsgiver kan hente ned relevant miljøinformasjon om produktet
• Maskinlesbar beregning av miljøfotavtrykk knyttet til det enkelte produkt (CO₂)

Les mer i forskriften.

Miljømerker (labels)

Kodeliste for miljø, sosial og økologisk benyttes i EHF-katalog for å informere bestillere om denne egenskapen for produktet. Kodelisten som benyttes, er levert fra GS1, og er inkludert i EHF-katalog-spesifikasjonen. Den aktuelle koden, knyttet mot produktet, fra katalog vises i bestillingssystemet. Listen gir en oversikt over et utvalg merkeordninger, med tilhørende kode. Merkene vil gjøre det enklere å velge de varene og tjenestene som vil redusere miljøfotavtrykket og sikre at tilbyder motvirker arbeidslivskriminalitet ved at de har sertifisert sine varer og tjenester. Basert på miljømerkene i EHF-katalog kan virksomheten gjennomføre analyser over det sortimentet de har i sine systemer. I kombinasjon med EHF-ordre kan innkjøpsatferd i virksomheten endres mot et mer miljøvennlig alternativ.

Kodelisten i EHF-katalog er hentet fra kodelisten Packaging Marked Label Accreditation Code fra GS1.

EHF-teknisk spesifikasjon for kodelisten:

• Forklaring
• Kodeliste

Du kan registrere nye merker i GS1-kodelisten.

Se også:

• Samleside fra GS1 for kodelister.
• Miljømerke-kodelisten: Packaging Label Guide (Nov 2022)

DFØ tar ikke ansvar for legitimiteten til de ulike merkene i kodelisten. Ta kontakt med GS1 hvis det er merker som du ønsker inn i listen. Hvis denne søkefunksjonaliteten ikke finnes i ditt innkjøpssystem, informer din systemleverandør om de mulighetene som en EHF-katalog gir.

Miljøverdier (CO2 A1-A3) som beskrivelse av produktets egenskaper

For å registrere data om miljøfotavtrykk direkte i EHF-katalog på linjenivå kan man benytte frie felter kalt Additional Item Properties. Det er anbefalt å benytte A1-A3-verdiene på produktnivå basert på krav stilt i anskaffelsen.

EHF-katalog

For miljøinformasjonen som er lagret i eksterne databaser, i form av maskinlesbare EPD-er eller Digital Product Passports, kan feltet ekstern referanse (ExternalReference) benyttes for å kunne hente ned utvidet miljøinformasjon for videre analyse. Denne informasjonen, sammen med informasjon fra bestillingsprosessen (EHF-ordre og -ordrebekreftelse) og leveranseprosessen (EHF-pakkseddel), kan danne et mer fullstendig av det miljøfotavtrykket.

Skal CO2-verdier uttrykkes som en del av produktets egenskaper, kan de fire frie feltene i EHF-katalog benyttes (Additional Item properties): Feltene i EHF katalog.

Name	Global warming potential (A1-A3)
NameCode	GWP
Value	[fylles inn for det enkelte produkt]
ValueQuantity	kgCO2-eq/funksjonelle enhet (functional unit)

På lengre sikt er det ønskelig å få inn dedikerte felter for miljøutslipp tilknyttet beskrivelsen av egenskaper for produktet. OASIS UBL, som er formatet som benyttes som grunnlag for EHF- og Peppol BIS-katalog, har følgende feltbeskrivelser: UBL 2.2 Catalogue.

Annen relatert informasjon:

• Systemer som støtter EHF-katalog: https://anskaffelser.no/verktoy/veiledere/erp-leverandorer
• Teknisk informasjon EHF-katalog (EHF Catalogue): https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
• Søkeside standard klassifiseringskode UNSPSC
  https://anskaffelser.no/verktoy/analyseverktoy/sokeside-standard-klassifiseringskoder-unspsc

EHF-faktura

EHF-faktura kan også benyttes for å uttrykke CO2-verdier for hvert enkelt produkt. EHF-faktura (Peppol BIS billing 3.0) har to frie felter (Additional Item Properties): et navnfelt og et verdifelt. Disse feltene kan benyttes av leverandør for å uttrykke CO2 verdien for produktet: Lenke til Peppol BIS billing 3.0

Dette aktualiserer at en EHF-faktura inneholder fakturalinjer for hver enkelt vare, og at ikke leverandør benytter vedlegg for å beskrive varelinjer. Dette for at oppdragsgiver skal kunne analysere hver enkelt varelinje og dets egenskaper.

Eksempel for hvordan inkludere CO2-verdier ved bruk av frie felter

Her finner du definisjoner og XML-eksempel på hvordan miljøinformasjon kan uttrykkes i EHF-faktura ved bruk av de frie feltene kalt Additional Item Properties.

Tekst fra europeisk norm (BG-32):

A group of Business Terms providing information about properties of the goods and services invoiced. This can be used e.g. for reporting the item´s CO2 information."

Tekst fra dansk spesifikasjon:

CO2 emissions data may be included in the invoice. This information is optional, but when provided must be in the structured syntax outlined below.

Emissions data uses the following data elements: AdditionalItemProperty.

Property	Description
EmissionFactor	Emissions per invoiced unit. Unit of measure is always kilogram CO2-eq (CO2e) per unit of InvoicedQuantity.
NetEmissionQuantity	NetEmissionQuantity is the total CO2e amount for the invoice line item (always in CO2e) Calculated as InvoicedQuantity * EmissionFactor Unit of measure is always kg CO2e.
EmissionFactorSource	The source for the CO2e calculation. Can be either an internal source (Internal) or external database(Database). This indicates whether the sender has done their own CO2e calculation or relies on third parties
EmissionFactorCalculationRate	The multiplication factor for converting the emission factor listed in EmissionFactorSource into emissions per invoiced unit listed in EmissionFactor. The EmissionFactorCalculationRate is required if the emission factor in the EmissionFactorSource is calculated on a different basis than InvoicedQuantity. For example: * The source specifies emission factor per kilogram (KGM), but InvoicedQuantity is each (EA). In this case EmissionFactorCalculationRate is the (average) number of kilogram per piece. If each piece is 10 kilogram (on average), the EmissionFactorCalculationRate is 10. * The source specifies the emission factor per 100 litre, but the InvoicedQuantity is in litre. In this case the EmissionFactorCalculationRate is equal to 0.01. This allows EmissionFactor to be calculated from first principles as (the emission factor from EmissionFactorSource) * EmissionFactorCalculationRate
EmissionFactorCalculationUnit	The EmissionFactorCalculationUnit is required if the emission factor unit code is different from the InvoicedQuantity unit code (e.g. source specifies emissions factor per kilogram (KGM) but InvoicedQuantity is each (EA)). EmissionFactorCalculationUnit is used to specify the base unit used by the source (e.g. KGM). Unit of measure shall contain a valid unit code (e.g. KGM (kilogram) or LTR (litre)), which must be different from the unit code of InvoicedQuantity.

NB! BaseQuantity does not impact the EmissionFactor and the EmissionFactorQuantity (which are defined per invoiced unit, not per price unit).

UBL XML eksempel

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice
xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:ID/>
<cbc:IssueDate/>
<cac:AccountingSupplierParty/>
<cac:AccountingCustomerParty/>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:PayableAmount/>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID/>
  <cbc:LineExtensionAmount/>
    <cac:Item>
                <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactor</cbc:Name>
             <cbc:Value>0.20</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>NetEmissionQuantity</cbc:Name>
             <cbc:Value>1.4</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorSource</cbc:Name>
             <cbc:Value>Database</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorCalculationRate</cbc:Name>
             <cbc:Value>0.25</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorCalculationUnit</cbc:Name>
             <cbc:Value>KGM</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
  </cac:Item>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>

Det er ønskelig med dedikerte felter for miljøutslipp tilknyttet beskrivelsen av egenskaper for produktet. OASIS UBL, som er formatet som benyttes som grunnlag for EHF- og Peppol BIS-faktura, har følgende feltbeskrivelser: UBL 2.2 Invoice.