Miljøinformasjon for bruk i EHF-katalog og -faktura

Det er viktig å benytte systemer i anskaffelsesprosessen basert på Elektronisk Handelsformat (EHF) som støtte for offentlige oppdragsgivere og deres leverandører. Systemstøtte brukes for å redusere tidsbruk for ulike prosesser som gjennomføres og øke informasjonskvalitet.

EHF katalog

EHF-katalog er et standardformat som systemer implementerer for at deres brukere skal kunne utveksle beskrivelse av varer og tjenester på en effektiv måte.

EHF-katalog har tre ulike måter å registrere og utveksle miljøegenskaper for et produkt:

• Miljø, sosiale og økologiske merker (labels) for å vise oppdragsgiver at produktet har de egenskaper som er definert i merket
• Lenke til ulike databaser der oppdragsgiver kan hente ned relevant miljøinformasjon om produktet
• Maskinlesbar beregning av miljøfotavtrykk knyttet til det enkelte produkt (CO₂)

Les mer i anskaffelsesforskriften

Miljømerker (labels)

Kodeliste for miljø, sosial og økologisk benyttes i EHF-katalog for å informere bestillere om denne egenskapen for produktet. Kodelisten som benyttes, er levert fra GS1, og er inkludert i EHF-katalog-spesifikasjonen. Den aktuelle koden, knyttet mot produktet, fra katalog vises i bestillingssystemet. Listen gir en oversikt over et utvalg merkeordninger, med tilhørende kode. Merkene vil gjøre det enklere å velge de varene og tjenestene som vil redusere miljøfotavtrykket og sikre at tilbyder motvirker arbeidslivskriminalitet ved at de har sertifisert sine varer og tjenester. Basert på miljømerkene i EHF-katalog kan virksomheten gjennomføre analyser over det sortimentet de har i sine systemer. I kombinasjon med EHF-ordre kan innkjøpsatferd i virksomheten endres mot et mer miljøvennlig alternativ.

Kodelisten i EHF-katalog er hentet fra kodelisten Packaging Marked Label Accreditation Code fra GS1.

EHF-teknisk spesifikasjon for kodelisten:

• Forklaring
• Kodeliste

Du kan registrere nye merker i GS1-kodelisten.

Se også:

• Samleside fra GS1 for kodelister
• Miljømerke-kodelisten: Packaging Label Guide (Nov 2022)

DFØ tar ikke ansvar for legitimiteten til de ulike merkene i kodelisten. Ta kontakt med GS1 hvis det er merker som du ønsker inn i listen. Hvis denne søkefunksjonaliteten ikke finnes i ditt innkjøpssystem, informer din systemleverandør om de mulighetene som en EHF-katalog gir.

Sirkulær økonomi

I EHF-katalog og andre transaksjoner som inneholder produktinformasjon, har man mulighet å merke et brukt produkt. En bestiller har da mulighet å se i sitt bestillingssystem om et produkt er nytt eller brukt. og kan ta et valg å bestille produktet med minst CO₂-fotavtrykk. En leverandør kan dermed inkludere brukte produkter som en del av den totale oversikten over de produkter de tilbyr på avtalen. Det kan også være at leverandør ønsker å lage egne kataloger med brukte produkter og tilby disse til sine oppdragsgivere. Uansett er det viktig å merke produktet med "Used".

Definisjon på "brukt" (Used):
Brukt vil si at varen er gjenbrukt, second hand, ikke ny vare, men vare som er brukt av minst én annen eier/bruker.

Miljøverdier (CO₂ A1-A3) som beskrivelse av produktets egenskaper

For å registrere data om miljøfotavtrykk direkte i EHF-katalog på linjenivå kan man benytte frie felter kalt Additional Item Properties. Det er anbefalt å benytte A1-A3-verdiene på produktnivå basert på krav stilt i anskaffelsen.

Skal CO₂-verdier uttrykkes som en del av produktets egenskaper, kan de fire frie feltene i EHF-katalog benyttes (Additional Item properties): Feltene i EHF katalog.

Name	Global warming potential (A1-A3)
NameCode	GWP
Value	[fylles inn for det enkelte produkt]
ValueQuantity	kgCO2-eq/funksjonelle enhet (functional unit)

Innhente miljøinformasjon for enkeltprodukter via ekstern database

For miljøinformasjonen som er lagret i eksterne databaser, i form av maskinlesbare EPD-er eller Digital Product Passports, kan feltet ekstern referanse (ExternalReference) benyttes for å kunne hente ned utvidet miljøinformasjon for videre analyse. Denne informasjonen, sammen med informasjon fra bestillingsprosessen (EHF-ordre og -ordrebekreftelse) og leveranseprosessen (EHF-pakkseddel), kan danne et mer fullstendig av det miljøfotavtrykket.

Videre utvikling av EHF-katalog

På lengre sikt er det ønskelig å få inn dedikerte felter for miljøutslipp tilknyttet beskrivelsen av egenskaper for produktet. OASIS UBL, som er formatet som benyttes som grunnlag for EHF- og Peppol BIS-katalog, har følgende feltbeskrivelser:

Annen relatert informasjon:

EHF-faktura

EHF-faktura kan også benyttes for å uttrykke CO₂-verdier for hvert enkelt produkt. EHF-faktura (Peppol BIS billing 3.0) har to frie felter (Additional Item Properties): et navnfelt og et verdifelt. Disse feltene kan benyttes av leverandør for å uttrykke CO₂-verdien for produktet: Lenke til Peppol BIS billing 3.0

Dette aktualiserer at en EHF-faktura inneholder fakturalinjer for hver enkelt produkt, og at ikke leverandør benytter vedlegg for å beskrive varelinjer. Dette for at oppdragsgiver skal kunne analysere hver enkelt varelinje og dets egenskaper.

Utslippsfaktorer

Leverandør av varer og tjenester er best egnet til å definere CO2 verdier for sine produkter. Vi har anbefalt at utslipp (CO2 verdier) fra selve produksjonen av varen skal legges inn i katalog og faktura (A1-A3). CO2 verdier for transport kan man hente fra transportdokumenter som eksempel EHF pakkseddel eller Peppol BIS advanced despatch advice. Under finner du lenker til utslippsfaktorer definert av DFØ sortert på artskonto og utslippsfaktorer laget av Gov.uk:

Eksempel for hvordan inkludere CO₂-verdier ved bruk av frie felter

Her finner du definisjoner og XML-eksempel på hvordan miljøinformasjon kan uttrykkes i EHF-faktura ved bruk av de frie feltene kalt Additional Item Properties.

Tekst fra europeisk norm (BG-32):

A group of Business Terms providing information about properties of the goods and services invoiced. This can be used e.g. for reporting the item´s CO₂ information."

Property	Description
EmissionFactor	Emissions per invoiced unit. Unit of measure is always kilogram CO2-eq (CO2e) per unit of InvoicedQuantity.
NetEmissionQuantity	NetEmissionQuantity is the total CO2e amount for the invoice line item (always in CO2e) Calculated as InvoicedQuantity * EmissionFactor Unit of measure is always kg CO2e.
EmissionFactorSource	The source for the CO2e calculation. Can be either an internal source (Internal) or external database(Database). This indicates whether the sender has done their own CO2e calculation or relies on third parties
EmissionFactorCalculationRate	The multiplication factor for converting the emission factor listed in EmissionFactorSource into emissions per invoiced unit listed in EmissionFactor. The EmissionFactorCalculationRate is required if the emission factor in the EmissionFactorSource is calculated on a different basis than InvoicedQuantity. For example: * The source specifies emission factor per kilogram (KGM), but InvoicedQuantity is each (EA). In this case EmissionFactorCalculationRate is the (average) number of kilogram per piece. If each piece is 10 kilogram (on average), the EmissionFactorCalculationRate is 10. * The source specifies the emission factor per 100 litre, but the InvoicedQuantity is in litre. In this case the EmissionFactorCalculationRate is equal to 0.01. This allows EmissionFactor to be calculated from first principles as (the emission factor from EmissionFactorSource) * EmissionFactorCalculationRate
EmissionFactorCalculationUnit	The EmissionFactorCalculationUnit is required if the emission factor unit code is different from the InvoicedQuantity unit code (e.g. source specifies emissions factor per kilogram (KGM) but InvoicedQuantity is each (EA)). EmissionFactorCalculationUnit is used to specify the base unit used by the source (e.g. KGM). Unit of measure shall contain a valid unit code (e.g. KGM (kilogram) or LTR (litre)), which must be different from the unit code of InvoicedQuantity.

NB! BaseQuantity does not impact the EmissionFactor and the EmissionFactorQuantity (which are defined per invoiced unit, not per price unit).

UBL XML eksempel EHF katalog

<cac:CatalogueLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:ActionCode>Add</cbc:ActionCode>
  <cbc:OrderableIndicator>true</cbc:OrderableIndicator>
<cbc:OrderableUnit>XBD</cbc:OrderableUnit>
  <cac:LineValidityPeriod>
<cbc:StartDate>2025-04-18</cbc:StartDate>
  </cac:LineValidityPeriod>
 <cac:ItemComparison>
        <cbc:PriceAmount currencyID="NOK">447.13</cbc:PriceAmount>
<cbc:Quantity unitCode="XBD">1</cbc:Quantity>
  </cac:ItemComparison>
<cac:Item>
<cbc:Name>ARBOR SPONPL GULV 2420 FUKTB</cbc:Name>
        <cac:SellersItemIdentification>
<cbc:ID>20004866</cbc:ID>
</cac:SellersItemIdentification>
<cac:StandardItemIdentification>
<cbc:ID schemeID="0160">7038840000105</cbc:ID>
</cac:StandardItemIdentification>
<cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>CO2EmissionFactorSource</cbc:Name>
<cbc:Value>https://klimatdatabasen.boverket.se</cbc:Value
</cac:AdditionalItemProperty>
  <cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>EmissionFactor</cbc:Name>
<cbc:Value>0.39</cbc:Value>
</cac:AdditionalItemProperty>
<cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>NetEmissionQuantity</cbc:Name>
<cbc:Value>7.92597</cbc:Value>
</cac:AdditionalItemProperty>
<cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>EmissionFactorSource</cbc:Name>
<cbc:Value>Database</cbc:Value>
</cac:AdditionalItemProperty>
<cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>EmissionFactorCalculationRate</cbc:Name>
<cbc:Value>20.323</cbc:Value>
</cac:AdditionalItemProperty>
<cac:AdditionalItemProperty>
<cbc:Name>EmissionFactorCalculationUnit</cbc:Name>
<cbc:Value>KGM</cbc:Value>
</cac:AdditionalItemProperty>
</cac:Item>
</cac:CatalogueLine>

UBL XML eksempel EHF faktura

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice
xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:ID/>
<cbc:IssueDate/>
<cac:AccountingSupplierParty/>
<cac:AccountingCustomerParty/>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:PayableAmount/>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID/>
  <cbc:LineExtensionAmount/>
    <cac:Item>
                <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactor</cbc:Name>
             <cbc:Value>0.20</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>NetEmissionQuantity</cbc:Name>
             <cbc:Value>1.4</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorSource</cbc:Name>
             <cbc:Value>Database</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorCalculationRate</cbc:Name>
             <cbc:Value>0.25</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
        <cac:AdditionalItemProperty>
             <cbc:Name>EmissionFactorCalculationUnit</cbc:Name>
             <cbc:Value>KGM</cbc:Value>
        </cac:AdditionalItemProperty>
  </cac:Item>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>

Innhente miljøinformasjon for enkeltprodukter via ekstern database

For innhenting av miljøinformasjonen som er lagret i eksterne databaser, i form av maskinlesbare EPD-er eller Digital Product Passports, kan de frie feltene også benyttes. Hensikten er at de digitale filene som sendes ikke blir for store. Informasjonen som hentes inn av oppdragsgiver/kjøper kan benyttes i analyse av virksomhetens adferd og brukt til ulike rapporteringsformål. Miljøegenskapene til produktet i kombinasjon med informasjon fra bestillingsprosessen (EHF-ordre og -ordrebekreftelse) og leveranseprosessen (EHF-pakkseddel), kan danne et mer fullstendig datagrunnlag av miljøfotavtrykket fra produksjon til produktet er hos oppdragsgiver/bestiller. Under finner du et xml-eksempel:

<cac:InvoiceLine>
      <cbc:ID/>
      <cbc:LineExtensionAmount/> 
           <cac:Item>
                      <cac:AdditionalItemProperty>
      <cbc:Name>CO2EmissionFactorSource</cbc:Name>                              
                                    <cbc:Value>[lenke til miljødatabase]</cbc:Value> 
</cac:AdditionalItemProperty>

Fremtidig utvikling

Det er ønskelig med dedikerte felter for miljøutslipp tilknyttet beskrivelsen av egenskaper for produktet. OASIS UBL, som er formatet som benyttes som grunnlag for EHF- og Peppol BIS-faktura, har følgende feltbeskrivelser: