Få kontroll og øk avtalelojaliteten via funksjonalitet i katalog-, bestilling- og fakturasystemer ved bruk av EHF og Peppol nettverket (Peppol Network).
Det finnes mange varianter av bestillingsløsninger i markedet i dag, fra helt enkel bestillingsfunksjonalitet til mer komplekse systemer som har flere tjenester og som dekker mer enn bestillingsprosessen.
DFØ jobber for at offentlig sektor skal fremstå som enhetlig mot leverandørmarkedet. Flest mulig systemer som dekker anskaffelsesprosessen må være kompatible med standardformatene Elektronisk Handelsformat (EHF).
DFØ ønsker også å benytte en infrastruktur for meldingsutveksling så systemleverandører ikke trenger å opprette og vedlikeholde en-til-en integrasjon som er kostnadskrevende.
Forskrift om offentlige anskaffelser - Kapittel 27. Elektroniske kataloger og elektroniske auksjoner
Standarder for å få kontroll på bestillingene
For å kunne bestille varer eller tjenester fra din leverandør må du kunne beskrive hva du skal ha. Dette er informasjon leverandør har kontroll på som du som oppdragsgiver kan hente ut gjennom bestillingssystemet på flere måter.
EHF-katalog
EHF-katalog er en liste hvor egenskapene til varene eller tjenesten er beskrevet på en standardisert måte. Som oppdragsgiver skal du være sikker på at ditt system skal kunne presentere vare og tjenesteinformasjonen til dine bestillere slik at de kan ta riktige beslutninger.
Ved at informasjonen kommer på en enhetlig måte kan innkjøpere sjekke og godkjenne innholdet, via katalogverktøy tilknyttet bestillingsløsning, så avtalelojalitet oppnås.
Finn mer informasjon om EHF-katalogprosess.
Finn teknisk informasjon om EHF-katalog.
Opprette kataloger
Bestillingssystemer tilbyr også funksjonalitet der du selv kan opprette kataloger. Dette er som regel kataloger med lite innhold da opprettelsen er manuell.
En annen variant er at du legger opp et fast skjema (smart form) for enkeltvarer for å guide bestiller bedre. Eksempel kan være støvler med forskjellig skonummer og farge.
For leverandører av varer og tjenester finnes det katalogverktøy som lager og sender EHF-katalog. Her finner du oversikt over slike leverandører
Punchout/Roundtrip
Punchout/Roundtrip er en tjeneste bestillingssystemet setter opp der du klikker på en lenke, blir rutet over i leverandørs system, samler de varer og tjenester du trenger i leverandørens handlekurv.
Leverandørens handlekurv sendes over til oppdragsgivers innkjøpssystem der den legger seg i oppdragsgivers handlekurv for påføring av konteringsinformasjon.
Prosessen finner du her: EHF punch-out
Teknisk spesifikasjon EHF Punch-out
EHF-ordreforslag
En prosess som er definert er kalt Ordreforslag. Vi utvikler nå et EHF-BIS format i samarbeid med OpenPeppol.
Denne prosessen er designet uten en spesifikk bestilling som første steg, men informasjonen kommer fra leverandøren som et resultat av en rammeavtale for tjenester eller bestilling via leverandørs systemer.
Hensikten er å fange disse dataene for å kunne effektivisere senere prosesser.
Prosessen finner du her: EHF Ordreforslag
Mer informasjon om formatet ligger under EHF Ordreforslag (EHF Order agreement)
EHF-ordre og ordrebekreftelse
For å utføre en bestilling må varer og tjenester som er hentet fra nevnte kilder påføres konteringsinformasjon.
Virksomheten må også beslutte grenseverdier for hvor stort beløp en bestiller kan ta beslutning om. Større beløp enn grenseverdien må da sendes til en godkjenner.
Ved godkjennelse sendes bestillingen til leverandør. Du finner beskrivelse for noen prosesser og roller her For at offentlige virksomheter skal fremstå som like overfor leverandørmarkedet, er det viktig at systemene benytter EHF Ordre som format. Leverandørene må sørge for at sine systemer som skal ta imot en bestilling, er kompatibel med dette formatet.
De fleste bestillingsløsninger har funksjonalitet som støtter en bekreftelse av bestillingen / ordren som sendes. Noen systemer kan bare ta imot hodeinformasjon, det vil si at de kan bekrefte om ordren en godkjent eller avvist. Andre systemer kan ta imot informasjon helt ned på linjenivå.
Det er en fordel for bestiller å få en bekreftelse på linjenivå med status på om varen eller tjenesten kan leveres, delvis leveranse ved at noe leveres med en gang og resten senere, eller ikke kan levere.
Mer informasjon om prosessen finner du her: EHF ordreprosess
Mer informasjon om formatet ligger her: EHF Ordre og ordrebekreftelse.
Registrere varemottak
Et bestillingssystem kan ha funksjonalitet for registrering av varemottak, det vil si at en varemottaksrolle er definert i virksomheten.
Denne rollen har som oppgave å registrere inn mottatte varer eller tjenester. Det viktig da at varemottakstjenesten har en kobling mot bestillinger/ordren, så denne kan oppdateres.
Sjekke mot faktura
Et bestillingssystem kan ha egen funksjonalitet der bestilling / ordre automatisk kan sjekkes mot faktura, men de fleste bestillingssystemer har en tett integrasjon / kommunikasjon mot et fakturasystem. Dermed er det viktig at standardformater benyttes så bestillingsnummer / PO nummer kan benyttes som fellesnevner mellom disse to prosessene for automatisert kontroll.
Mer om hvordan anskaffe et faktureringsystem.
Mer informasjon om prosessen finner du her: EHF-faktura og kreditnotaprosess
Mer informasjon om formatet ligger her: EHF-faktura
Statistikk
For å se hva som blir bestilt gjennom systemet, er det viktig at innkjøpsatferden kan presenteres i form av statistikk fra systemleverandør.
Det er også viktig at virksomheten stiller krav om at all relevant informasjon fra bestillingen skal kunne tilgjengeliggjøres for gjenbruk i neste anbudsprosess.
Vi har laget lister som kan være til hjelp for å finne innkjøpssystemer. Listene er ikke uttømmende, så offentlige virksomheter må gjøre søk også andre steder: