EHF katalogprosess

Prosessen kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenester som kan beskrives på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess-navn	EHF katalog prosess
Prosess-ID	X.4.1.2 Informere brukere om avtalen
Organisasjon	DFØ-ANS
Prosess-eier	Jan Mærøe
Henvendelser

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.05.20	Dokument opprettet	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

Dette er en prosess hvor en avtaleansvarlig mottar en katalog som viser avtalt sortiment på varer og tjenester på en maskinlesbar måte. Avtaleansvarlige sjekker om varen og tjenester som er beskrevet i katalog er i henhold til avtale. Avtaleansvarlige godkjenner katalog og sprer denne til virksomhetens bestillere. Neste gang det avtaleansvarlig mottar en katalog sjekker systemet den nye katalogen opp mot den gamle og gir en avviksrapport.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

Foreslå kode

Du kan benytte KI til å lese vare- og tjenestetekster for å fastslå om riktig UNSPSC-kode er brukt eller sette inn riktig UNSPSC-kode.

Forslag fra Bing Chat Enterprise

AI kan brukes til å forbedre kvaliteten og nøyaktigheten i katalogdataene, for eksempel ved å oppdage og rette feil, duplikater, inkonsistenser eller manglende informasjon. AI kan også hjelpe oppdragsgiver med å sammenligne og velge varer og tjenester fra ulike leverandører, for eksempel ved å rangere dem etter relevans, pris, kvalitet, miljø, sosialt ansvar, produsent og opprinnelsesland.

5. Brukere og deres behov

Brukere: Leverandør, avtaleansvarlig - i virksomhet eller hos innkjøpssentral, og bestiller.

Bruksområde: Den kan benyttes ved alle bestillinger av varer og tjenster som kan beskrves på en maskinell måte i form av en katalog. Benyttes når avtalen er inngått og avrop på avtale skal starte.

6. Formål

EHF katalog skal gjøre det enklere for oppdragsgiver og leverandør å: Inngå avtaler. Endre avtalesortiment underveis i kontraktasperioden. Og avvikle avtaler.

7. Mål

At bestilling gjøres i henhold til avtalt sortiment.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: Sparer tid. Økt avtalelojalitet som gir økt besparelse på avtalen, økt troverdighet i leverandørmarkedet for neste konkurranse. Sikrer en god implementering av avtalen hos alle bestillere som medfører redusert bruk av tid og økt kvalitet. Økt medarbeidertilfredshet.

Innkjøpssentral: Enklere å sende ut kontrollert katalog til alle medlemmer av innkjøpssamarbeidet og deres bestillingssystemer.

Leverandør: Sparer tid på implementering av avtale. Sikrer at riktig sortiment blir presentert, og slipper å bruke tid på å kontakte bestillere for å presentere ny avtale. for bestillere. . Økt avtalelojalitet – sikrer at man kjøper på avtalt sortiment. Leverandør er sikret at gamle avtaler (fra andre leverandører) fjernes fra system.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Katalogverktøy varsler om ny katalog
Andre forutsetninger	Organisasjonen må ha definert bestiller med kompetanse på bestillingssystem og avtaleansvarlig med riktig kompetanse på katalogverktøy. Må stille krav om EHF katalog i konkurransegrunnlag og kontrakt (samhandlingsavtale). Leverandør må ha kompetanse til å lage en katalog. Enten via sitt eget system eller en tjenesteleverandør. Må kunne ta imot EHF katalog via PEPPOL eDelivery.

Trigger

Katalogverktøy varsler om ny katalog

Andre forutsetninger

Organisasjonen må ha definert bestiller med kompetanse på bestillingssystem og avtaleansvarlig med riktig kompetanse på katalogverktøy.

Må stille krav om EHF katalog i konkurransegrunnlag og kontrakt (samhandlingsavtale).

Leverandør må ha kompetanse til å lage en katalog. Enten via sitt eget system eller en tjenesteleverandør.

Må kunne ta imot EHF katalog via PEPPOL eDelivery.

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon
Innsendt tilbudskatalog	X.3.5.1 Ta imot tilbud	Leverandør
Innsendt katalog	X.4.1.1 Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør	Leverandør

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Person	o-per
Oppdragsgiver	System	o-sys
Leverandør	Person	l-per
Leverandør	System	l-sys

13. Prosessdiagram

EHF Katalog prosess

xlsx

201.95 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Beskrivelse	KP (x)	Kommentar
1. Oppdater eget vare/tjeneste system med beskrivelser og priser i henhold til kontrakt	l-per	>Legg inn avtale priser i vare- og prissystemet. >Trykk på knappen for eksport av EHF katalog.	x	Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester i EHF katalog
2. Send Katalog	l-sys	>Katalogen sendes som en EHF XML via Peppol Network
3. Last opp katalogen i katalogverktøy. Sjekk avviksrapport for endringer i henhold til kontrakt	o-per	Første gang: >Sjekk liste over mottatte kataloger >Gå inn på katalog og sjekk kataloglinjer for varer eller tjenester om de er i henhold til avtale >Når katalog er godkjent huk av for hvilke bestillere som skal motta katalog og tilgjengeliggjør dem for bestillere som skal ha denne type katalog. Andre gang: >Ved mottatt katalog skjekk systemet om det er avvik mellom den første katalogen og innsendt katalog. >Generer avviksrapport fra system. >Og sjekk om eventuelle avvik er i henholdt til ev. bestemmelser i kontrakt. >Godkjenn katalog >Tilgjengeliggjør for bestillere. >Ev. fjern gammel versjon om ikke systemet har den type funksjonalitet.
4. Motta Katalog Respons	l-sys	>Hvis godkjent er det ok. >Hvis ikke godkjent gå til 5.
5. Klargjør katalog for utsendelse til kunder av innkjøpssentralen	o-per	>Send til oppdragsgiver på nytt.
6. Klargjør katalog og last den opp i bestillingssystemet	o-per	>Tilgjengeliggjør for bestillere	x
7. Klargjør ny katalog med endret innhold	l-per

15. Sjekkpunkter

Akt. nr.	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
1	Systemet kontrollerer om det riktige formatet er brukt	Validatorfunksjon i system	Unngå feil.
6	Sjekk via system at katalog er tilgjengelig for bestiller	Via søkemotor	Unngå forsinkelser og gjøre bruk av bedre avtale med en gang.

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Varer og tjenester er tilgjengelig	Ordreprosessen	Bestiller

17. Sluttkriterier

Gammel katalog må være fjernet for å unngå utgått sortiment.

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Nei

20: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Ved spesielle varer/tjenester må kanskje avtaleansvarlige ha støtte fra spesialkompetanse for å kunne godkjenne katalog

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS).

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Tilleggsinformasjon

Lenke til klassifisering av varer og tjenester: https://www.gs1.no/support/standardbibliotek/dele/unspsc

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)