EHF ordreforslag prosess

Leverandør registrerer informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF ordreforslag prosess
Prosess ID	X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon	Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.05.22	Opprettelse	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

I denne prosessen registrerer leverandør informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Prosessen kan benyttes av leverandør og oppdragsgivere.

Oppdragsgiver skal normalt sende en ordre til leverandør før varer og tjenester leveres. Dette kan i mange tilfeller være lite hensiktsmessig – forsinke prosessen med å utføre tjenesten. For eksempel: Det har oppstått en vannlekkasje på en skole hvor det ikke er tid til å vente på en ordre. Det er inngått avtale om vedlikehold hvor det er uhensiktsmessig å be om og vente på en ordre for hver oppgave som skal utføres. Det er tatt en policy beslutning i virksomheten om å bruke reiseselskapets web-side for å reserve plass. Uten en slik løsning ville du kunne tapt reservasjonen før bestillingen når leverandør (sanntids-bestilling).

6. Formål

Når leverandør sender faktura for et hasteoppdrag, må den behandles manuelt. Hensikten med denne prosessen er å sikre at innkomne faktura kan behandles maskinelt og effektivt.

7. Mål

Flest mulig maskinelt behandlede fakturaer, automatch.

8. Fordeler/gevinster

For leverandør: Dokumentasjon som kan brukes som input til faktura. Gjenbruk av informasjon sparer tid, reduserer feil og som følge av det reduserer kostnader. Ved statusmøter mellom oppdragsgiver og leverandør kan leverandør enkelt dokumentere sine prosesser/arbeid. Noe som sparer partene for tid samt øker tilliten til leverandøren.

For oppdragsgiver: Kunne dokumentere utført oppdrag ved ettersyn/revisjon – sparer tid og skaper tillit. Ved statusmøter blir det enklere å sammenligne informasjon som leverandør fremlegger med egen. Noe som sparer tid og reduserer kostnader. Fakturamatch sparer tid og reduserer risiko for feil. Enkel gjenbruk av strukturert informasjon forenkler planlegging – sparer tid ved nye konkurranser.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Et behov som må løses, for eksempel behov for flyreise, rask reparasjon av vannlekkasje.
Andre forutsetninger

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon
En ansatt eller bestiller reserverer for eksempel en reise.	Oppdragsgiver logger seg på reisesystemet	Oppdragsgiver
En vannlekkasje oppstår.	Varslingssystem eller rutinekontroll fra leverandør	Oppdragsgiver
Andre eksempler.

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	Godkjenner	o-god
Oppdragsgiver	Avtaleforvalter	o-avf
Oppdraggiver	System	o-sys
Leverandør		l
Leverandør	Person	l-per
Leverandør	System	l-sys

13. Prosessdiagram

EHF ordreforslagsprosess

xlsx

171.91 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Beskrivelse	KP (x)	Kommentar
1. Utfør arbeid i henhold til kontrakt og registrer tid og varekostnad	l-per	Situasjonsbestemt.
2. Oppdragsgiver har registrerer informasjon i system eks reise.	l-per	Situasjonsbestemt.
3. Lagre informasjon i system og klargjør forsendelse.	l-sys	Systemspesifikk		Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester
4. Send et ordreforslag basert på utført oppgave.	l-sys	Systemspesifikk
5. Lagre ordreforslag i system	o-sys	Systemspesifikk
6. Sjekk om ordreforslag er i henhold til kontrakt	o-bes/avf		x
7. Kontakt leverandør	o-bes/avf

15. Sjekkpunkter

Akt. nr.	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
6	Sjekk om leveranse er i henhold til kontrakt	Enten kan system brukes opp mot kontrakts arkiv eller manuelt.	Sikre at man får avtalte priser.

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Strukturert informasjon (EHF ordreforslag) lagret i system i påvente av faktura.	Fakturaprosessen (er definert)	Oppdragsgiver/Bestiller

17. Sluttkriterier

Leverandør må inkluderer ordreforslagsnummer i faktura slik at det er mulig for oppdragsgiver å koble ordreforslag mot faktura når den mottas.

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Nei.

20: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Nei.

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) .

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Ytterligere informasjon

For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes

23. Vedlegg

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)