EHF-ordreprosess

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

2. Historikk

3. Om prosessen

Prosessen starter med at en person/enhet har et behov for varer og/eller tjenster. Behovet beskrives og sendes til en bestiller (kan være samme person som behovshaver). Så søker bestiller opp varer og tjenester i bestillingssystemet basert på katalog og/eller punch-out. Så lagres dette i handlekurven til bestiller, som påfører den handlekurven konteringsinformasjon (prosjekt, kostnadssted, etc.). Dersom organisasjonen har en beløpsgrense der bestilling skal godkjennes, sendes bestillingen til den som har autorisasjonsfullmakt. Dersom godkjenner ser at bestillingen må endres, sendes den tilbake til bestiller som gjør endringer. Hvis alt er ok, sender godkjenner bestilling til leverandør. Er bestillingen under vedtatt beløpsgrense, sender bestiller direkte til leverandør.

Leverandør mottar bestillingen og sjekker tilgjengelighet på varen/tjenesten. Leverandør sender ordrebekreftelse med eller uten endringer. Dersom endringer, må bestiller ta stilling til de endringer som er kommet – enten ta kontakt med leverandør for å endre bestilling eller kansellere bestilling.

Forskjellen på denne prosessen og avansert ordre er at endring og kansellering kan gjøres via system.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Oppdragsgiver med følgende roller: Behovshaver, bestiller og godkjenner

Leverandør v/den som tar i mot bestillingen/ordre og sender bestillings-/ordrebekreftelsen, eller leverandørsystem som elektronisk importerer bestilling og automatisk genererer ordrebekreftelse basert på tilgjengeligheten til varen/tjenesten. 

6. Formål

Effektivisering i betydningen redusert bruk av tid, ressurser og økt kvalitet

7. Mål

• At oppdragsgiver automatiserer bestilingsprosessen basert på inngåtte avtaler i form av katalog/punch-out
• At leverandør automatiserer prosess for mottak av bestilling/ordre og automatisk kan sende en ordrebekreftelse
• At man automatisk kan matche faktura og ordre/bestilling

8. Fordeler/gevinster

For oppdragsgiver: Spart tid og ev. ressurser/kostnader. Økt kvalitet i betydningen ingen feil i utførelsen. Fange data for analyse som kan benyttes i planlegging og oppfølgning av leverandør i avtaleperioden, som gir mulighet for å bedre kontroll og forbedring av prosesser. Bedre planlegging kan redusere transportbehov, som vil gi miljøgevinster.

For leverandør: Få inn bestillingen elektronisk i system og slippe manuell punching på for eksempel kundesenter og redusere/eliminere feil som krever tid og ressurser. Slippe å sjekke varer/tjenester og sende ordrebekreftelse manuelt – kan kreve mye tid og ressurser, og medføre risiko for feil, som kan gå ut over kundetilfredshet. Kan dokumentere bestilling fra oppdragsgiver slik at man slipper tvister i ettertid. Oppdragsgiver oppgir presise leveransetider og -steder – reduserer transportkostnader og transportbehov som gir miljøgevinster. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver 

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger 

11. Input og leverandører

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

13. Prosessdiagram

EHF Ordre prosess

xlsx

230.24 KB

14. Aktiviteter

15. Sjekkpunkter  

16. Output og bruker

17. Sluttkriterier

Nei

18. Unntak og alternativer

19. Risiko

20. Behov for støtte

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) 

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Tilleggsinformasjon

For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes.

23. Vedlegg

Nei