Anskaffelsesprosessen steg for steg

ESPD - europeisk egenerklæringsskjema

Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) er et midlertidig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner på grunn av forhold ved leverandøren.

Det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD) skal benyttes i alle anskaffelser som følger anskaffelsesforskriftens del III og forsyningsforskriften del II. Skjemaet må fylles ut elektronisk, ikke på papir.

Merk at EU-kommisjonens ESPD-tjeneste ble lagt ned 1.5.2019. KGV-verktøy i det norske markedet har funksjonalitet for å lage og fylle ut en ESPD, både for oppdragsgiver og leverandør.

ESPD skal fylles ut av både oppdragsgiver og leverandør 

Oppdragsgiver plikter å lage et elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD-forespørsel) for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. For norske oppdragsgivere gjøres dette i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).

Leverandører som ønsker å delta i konkurransen må levere et utfylt ESPD egenerklæringsskjema. ESPD fylles ut av leverandør i oppdragsgivers KGV. ESPD er en foreløpig dokumentasjon på at leverandøren oppfyller følgende krav:

  • Kvalifikasjonskravene
  • At det ikke foreligger avvisningsgrunner som følge av forhold ved leverandøren
  • Eventuelle utvelgelseskriterier

Som hovedregel skal ikke underleverandører levere en ESPD. Det er to unntak fra dette:

  • Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Da skal også den virksomheten som hovedleverandør støtter seg på levere en ESPD-erklæring med skjemaets del II generelt om virksomheten, del III avvisningsgrunner og de relevante kvalifikasjonskravene i del IV.
  • Flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap (som et konsortium). Da skal alle de deltakende leverandørene levere hver sin komplette ESPD-egenerklæring.

Nærings- og fiskeridepartementet har laget en god faglig veiledning om ESPD der alle deler av ESPD gjennomgås.

Hva er ESPD

Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) er et midlertidig bevis på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Kravene fylles først ut av oppdragsgiver, og denne ESPD-forespørselen følger anskaffelsesdokumentene. ESPD er en forkortelse for European Single Procurement Document.

Leverandøren legger inn sine svar med utgangspunkt i de kravene oppdragsgiver har stilt, og leverer det utfylte skjemaet (ESPDen) til oppdragsgiver sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurranse.

 Flytskjema ESPD

Norsk standardformular for det europeiske egenerklæringsskjemaet

Egenerklæringsskjemaet har de samme feltene med samme innhold i hele EØS-området, og det er Nærings- og fiskeridepartmentet som har laget det norske standardformularet. Utdypende informasjon om ESPD og hvordan du skal fylle ut en ESPD finner du i Nærings- og fiskeridepartementets veileder for ESPD.

Se PDF som viser spørsmålene i ESPD-skjemaet. NB! PDF-en skal ikke brukes til utfylling, den er kun en visning. Oversettelsen er oppdatert per 16.2.2017.

Hvordan du som oppdragsgiver lager en ESPD egenerklæring

Det er nødvendig med et elektronisk verktøy for å kunne lage en ESPD forespørsel. De mest brukte KGV-løsningene i det norske markedet tilbyr integrert funksjonalitet for ESPD. Leverandør fyller også ut ESPD i din KGV-løsning i samme prosess som de leverer sitt tilbud. DFØ anbefaler at integrert ESPD-funksjonalitet legges inn som et krav når virksomheten kjøper KGV. Se også Referansekatalogen med obligatoriske krav til EHF ESPD.

Se også spørsmål og svar oppdragsgivere kan ha til ESPD.

Hvordan du som leverandør besvarer en ESPD forespørsel

Det er nødvendig med et elektronisk verktøy for å kunne fylle ut ESPD. De fleste leverandører har ikke egen løsning for innlevering av tilbud, og må fylle ut ESPD-erklæringen i oppdragsgivers KGV. Har du imidlertid egen innleveringsløsning med integrert funksjonalitet for ESPD, vil du kunne besvare forespørselen der.

EU sin nettbaserte tjeneste for utfylling av ESPD ble lagt ned 1.5.2019. Leverandører må besvare ESPD-forespørselen i oppdragsgivers KGV eller i egen innleveringsløsning. Merk at leverandør skal fortsatt kunne levere en ESPD kostnadsfritt. Ta kontakt med oppdragsgiver dersom du ikke får levert ESPD uten å måtte betale.

Se også spørsmål og svar leverandører kan ha til ESPD.

Regler for dokumentasjon

Leverandøren trenger ikke legge frem dokumentasjon som oppdragsgiveren har mulighet til å hente kostnadsfritt selv, eller som oppdragsgiveren allerede har fra tidligere kontraktsforhold.

Dokumentasjon underveis i anskaffelsesprosessen

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i anskaffelsesprosessen be leverandørene om å levere den dokumentasjon som er nødvendig for en korrekt gjennomføring av prosessen. 

Oppdatert informasjon før tildeling av kontrakt

Før oppdragsgiveren tildeler kontrakten, skal den leverandøren som oppdragsgiveren vil tildele kontrakt, legge frem oppdatert dokumentasjon for de forholdene han tidligere bare har lagt frem egenerklæring om.

Prekvalifisering og dokumentasjon

Dokumentasjon av kvalifikasjon er særlig aktuelt i anskaffelsesprosesser hvor det gjennomføres en prekvalifisering.

Hensikten med en prekvalifisering er å velge ut kvalifiserte leverandører, og da vil man gjerne ha behov for å kontrollere disse. Kontrollbehovet gjelder særlig dokumentasjon som ikke utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter.

Eksempler på slik annen dokumentasjon kan være diverse redegjørelser og beskrivelser fra leverandøren om dennes tekniske og faglige kvalifikasjoner. Ved denne typen dokumentasjon må oppdragsgiveren gjerne gjøre en subjektiv vurdering av om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, og det kan være vanskelig på bakgrunn av en egenerklæring.

Dette vil særlig være utfordrende i begrensede konkurranser, hvor det settes en grense for antall leverandører som blir invitert til å levere tilbud. Utvelgelsen vil ofte være basert på hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene best.

Oppdatert: 17. september 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord