EHF punch-out prosessen
Oppdragsgiver logger seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system).
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosessnavn | EHF punchout prosess |
|---|---|
| Prosess-ID | X.4.2.2 Bestille varer og tjenester |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosesseier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.05.30 | Opprettelse | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
I punch out prosessen logger oppdragsgiver seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system). Oppdragsgiver søker etter varer og/eller tjenester i leverandørens nettbutikk og legger disse i handlkurv. Når oppdragsgiver har funnet alle varer eller tjenester klikker han på knappen som skal sende handlekurven over til sitt bestillingssystem. Handlekurven lagres i oppdragsgivers system. Neste prosess er ordreprosess.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og bruksområde (hvem og når)
Oppdragsgiver kan benyttes ved kjøp av komplekse varer og/eller tjenester som må skreddersys i leverandørens system, for eksempel konfigurering av PC.
6. Formål
Sikre god maskinlesbar informasjon fra leverandørenes system inn i eget bestillingssystem ved bruk av standard format.
7. Mål
- Tilstrekklig informasjon for å kunne sende en EHF ordre
- Tilstrekkelig informasjon for å matche EHF faktura med EHF ordre.
- Muliggjøre innsamling og bruk av data i analyser.
- Synlighet, transparens i bestillingsprosessen.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Økt kvaliltet i informasjonen vil redusere bruk av tid, ressurser og risiko for feil. Ledelsen får mulighet til bedre planlegging og kontroll.
Leverandører: Sparer tid ved at oppdragsgiver benytter leverandørens informasjon i etterfølgende prosesser.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Punch out er det samme som round trip.
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | Behov for varer og/eller tjenester. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Leverandørens bestillingsystem må ha innført punch-out funksjonalitet. Vær oppmerksom på at ved å stille krav om denne prosessen i konkurranser kan ha en konkurransevridende effekt da ikke alle leverandører har ressurser til å utvikle en slik løsning. Bestillere hos oppdragsgivere må være kjent med leverandørens nettbutikk |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Behov | Oppdragsgiver | ||
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | System | o-sys | |
| Leverandør | System | l-sys | |
| Leverandør | Person | l-per |
13. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Logg inn i bestillingsystem og klikk punch out | o-bes | ||||
| 2. Punch out sesjon åpnes baser på innloggingsurl og avtalevarer vises i søkemotor. | l-sys | ||||
| 3. Fyll handlekurv basert på søkemotorresultat og avslutt handleprosess | o-bes | ||||
| 4. Forbered forsendelse av varer til oppdragsgivers bestillingssystem. Lagre bestilling i systeme | l-sys | Leverandør må ha registrert standard klassifiseringskode UNSPSC for sine varer og tjenester som må overføres til bestiller | |||
| 5. Returner oppdragsgiver til sitt eget bestillingssystem og lukk sesjonen i systemet | l-sys | Her må en såkalt hook-url benyttes | |||
| 6. Handlekurv mottas i bestillingssystemet til oppdragsgiver | o-sys | ||||
| 7. Lagre varer i bestillingssystemet og klargjør for forsendelse av EHF ordre | o-sys | ||||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | |||
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Varer lagret i oppdragsgivers bestillingssystem | Ordreprosess (er definert) | Oppdragsgiver/system | |
17. Sluttkriterier
Varer og tjenester må være i henhold til avtale.
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Nei | ||||
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Opplæring i bruk av leverandørers systemer | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) .
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/
22. Tilleggsinformasjon
For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes
23. Vedlegg
Nei