X.6.1.5 Digital momsrefusjon
Prosessen beskriver hvilke aktiviteter, som må og kan utføres i hvilken rekkefølge, av hvilke personer/organisasjoner/systemer, hver gang det skal søkes om momsrefusjon basert på kjøp i et annet land. Prosessen og VAT refund spesifikasjonen er laget av Nordic Smart Government & Business (NSG&B) programmet
1. Informasjon
| ID | |
| Prosessnavn | Momsrefusjonsprosess (VAT refund) |
| Organisasjon | DFØ ANS- NSG&B |
| Prosesseier | DFØ ANS- NSG&B SA-A |
| Forespørsler | Jan Mærøe - ehf@dfo.no |
| Formålet med dokumentet | Å veilede brukere og tjenesteleverandører i de Nordiske land som ønsker å implementere er digital refusjonsprosess. Digital moms refusjon prosessen (VAT refund process) med tilhørende spesifikasjon er laget av ekspertgruppen i NSG&B SA-A med innspill fra VAT refund eksperter fra skatteetatene i de Nordiske land. Prosess og spesifikasjon er ikke pilotert. |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Informasjon | Forfatter / Rolle |
| 0.8 | 07.02.2024 | Innspill fra prosjektgruppen | Petter Vinje |
| 1.0 | 01.07.2024 | Innspill fra prosjektgruppe, VAT refund eksperter og opprettelse av prosess på Anskaffelser.no | Jan Mærøe |
3. Ord og uttrykk
Nei
4. Om prosessen
I dag foregår som oftest refundering av moms manuelt ved at den som har kjøp en vare i et annet land fyller ut et søknadskjema og sender dette til sin egen skattemyndighet (EU medlemsland), som igjen sender momsrefunderingsskjemaet til skattemyndigheten i det landet kjøpet har foregått. For EØS land sendes skjemaet direkte til skattemyndighetene i det landet kjøpet er blitt foretatt.
Digital momsrefusjonsprosess benytte enten e-Kvittering (eReceipt) fra selger eller EHF / Peppol BIS faktura som underlag for å fylle ut momsrefusjons skjema som er et maskinlesbart dokument (xml). e-Kvittering eller faktura vedlegges filen som bevis. Momsrefusjonsskjema, sammen med enten e-Kvittering eller e-Faktura, sendes til skatteetaten som en maskinlesbar fil. Dette gjør det mulig å effektivisere prosessen, ved å maskinelt evaluere refusjonsgrunnlaget, og at dette er i henhold til gjeldene regler. Dette muliggjør også å kunne videresende skjema til neste mottaker og foreta en digital godkjenning og utbetaling av refunderte beløp.
5. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse i bruk av "kunstig intelligens" KI eller "artificial intelligence" AI. Og ser muligheter for å forbedre prosessen ytterligere ved bruk av det. Vi vil gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Har du innspill, send det til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
6. Brukere og deres behov
| Brukere | Når | Hvorfor | Forventninger |
| Kjøper | Søke om tilbakebetaling av merverdiavgift/moms ved kjøp av varer og tjenester i et annet land | Forbedring av prosess | Redusert bruk av tid og ressurser. |
| Aksesspunkt, system | Kjøpers aksesspunkt: Sender søknad om momsrefusjon på vegne av kjøper til mottakers aksesspunkt. Skattemyndighetenes aksesspunkt mottar og validerer søknad og eventuelt videresender søknad fra kjøper til annen skattemyndighet | Forbedring av prosess | Redusere/eliminere bruk av manuelle oppgaver, ressurser og tid. |
| Selger | Enten sende en kvittering eller en faktura for noe kjøper har kjøpt | Effektivisere egne prosesser. Behov for bruk i markedsføring. Trenger prosessen for å fange informasjon for dokumentasjonsformål. | Forvent at det finnes mottakere og systemer for digital overføring. |
| Skattemyndigheter i begge land (transaksjon på tvers av land) | Når de skal akseptere og vurdere en søknad om refusjon av merverdiavgift fra kjøper. Skattemyndighetene i EUs medlemsland skal motta søknader om tilbakebetaling av moms fra kjøpere i eget land og videreformidle dette til skattemyndighetene i landet der transaksjonen fant sted. Skattemyndighetene i EUs medlemsland mottar søknader om momsrefusjon direkte fra kjøpere i et EØS-land | Skattemyndighetene: Riktig moms, automatisere prosesser for å redusere kostnadene. Bekreft og verifiser at informasjonen fra selger og kjøper er korrekt. | Feilfri informasjon. Åpenhet. |
| Selgers system | Skaper grunnlag for moms opplysninger i form av enten e-kvittering eller faktura basert på salg av varer eller tjenester til kjøper. Sender e-kvittering eller faktura til kjøper | For å effektivisere interne prosesser, for å yte gode tjenester til sine kunder (kjøpere) | Mer effektive prosesser |
7. Interessenter
| Interessenter | Interesse |
| SME organisasjoner | Forenkle det daglige arbeidet for sine medlemmer. Redusere kostnader. Bli mer konkurransedyktig. |
8. Mål for prosessen
| Mål | Indikatorer | Måltall/resultat |
| Kortest mulig ledetid (tid) | Ledetid | |
| Reduserte arbeidskostnader | FTE (Fulltids ekvivalent) kostnad. | |
| Forenkle arbeidsoppgaver | Medarbeidertilfredshet | 100% |
| Optimale transaksjoner på tvers av landegrenser | Antall systemer som håndterer prosess og format. |
9. Fordeler/gevinster
| Hvem kan ha fordel | Hvilke fordeler de kan oppnå |
| Kjøper | Sikre data. Standard prosess og format i ulike land (interoperabilitet). Automatisert bokføring. Informasjon kommer ikke til å forsvinne/gå tapt. Enklere å generere en søknad da eksisterende data fra kvittering eller faktura kan brukes i søknaden og vedlegg som dokumentasjon. Effektiv prosess som støttes av kjøpers system. |
| Selger | Back-office prosesser mer effektive. Mulighet for enklere rapportering ved behov. Skatteetaten har mottatt all tilgjengelig informasjon. Dette eliminerer behovet for å finne informasjon for å dokumentere kjøpet. |
| Offentlige myndigheter | Reduser risikoen for svindel. Mer effektive måter å kontrollere. Data mer tilgjengelig i sanntid. Effektiv behandling av søknader om momsrefusjon. Enklere å analysere basert på strukturerte data. |
| Peppol-kompatible tjenesteleverandører | Nye tjenester å selge. Økt inntekt. Nye kunder. |
10. Utløsere og forutsetninger
| Utløser/trigger | Mottatt e-Kvittering og e-Faktura som er maskinlesbare (digitalt, xml) |
| Forutsetninger | Kjøper og selger må ha et system som er kompatibelt med eReceipt-format og mulighet for å sende/utveksle transaksjoner gjennom Peppol-nettverk, wallets eller andre APIer. |
| Unik ID for selskapets avsender og mottaker. | |
| Skatteetaten må ha et system for å motta mva-rapportering basert på standardformat. Tilknytning til system som kan levere digitale meldinger basert på standard format | |
| MVA-refusjons-ID må være registrert i Peppol-nettverket – SMP og SML, eller andre løsninger for å kunne sende og motta transaksjoner. | |
| Tjenesteleverandører må ha forståelse om hva et standardformat er, prosessen som skal gjennomføres og hvilken rolle som skal utøves. |
11. Input og leverandører
| Input | Navn på prosess. Hvis prosessen har et navn og en ID, sett inn dette. | Navn på leverandør / avsender - organisasjon og mulig rolle. | Referanse |
| e-kvittering og faktura som kan refunderes | Selgers regnskapssystem Kjøpers regnskapssystem | ||
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
| Kjøper | System | K-sys | K-sys brukes når du ønsker å spesifisere at aktiviteten utføres av kjøpers system. |
| Skattemyndighet | System | S-sys | S-sys brukes når du ønsker å spesifisere at aktiviteten utføres av et Skatteetat system. |
| Skattemyndighet | Person | S-per | S-per brukes når du ønsker å spesifisere at aktiviteten utføres av en Skatteetat person. |
| Støttesystem | System | S | S benyttes for å markere at oppgaven utføres av et støttesystem. |
13. Diagram
Prosessdiagram for digital momsrefusjonsprosess
Overordnet prosessdiagram
Momsrefusjonsprosess
14. Aktiviteter
| Id | Aktivitet | Ansvarlig | Beskrivelse | SP (x) | Kommentarer |
| 1. Del inn i land | K-sys | ||||
| 2. Skill utenlandsk e-kvittering/e-faktura fra innenlandsk e-kvittering/e-faktura | K-sys | ||||
| 3. Beregne moms for hvert land basert på selgerens landskode | K-sys | ||||
| 4. Bestem hvilket format som skal brukes | K-sys | ||||
| 5. Opprett søknad om momsrefusjon og legg ved e-kvitteringer eller e-faktura | K-sys | ||||
| 6. Send søknad om tilbakebetaling av moms til innenlandske/utenlandsk skattemyndighet | K-sys | ||||
| 7. Sjekk at søknaden er korrekt og at søkeren har gyldig firma-ID. Hvis ikke manuell (spesifiser) | S-sys / S | ||||
| 8. Kontroller gyldighet for vedlagt e-Kvittering eller e-Faktura | S-sys | ||||
| 9. Håndter feil | S-per/ S-sys | ||||
| 10. Godkjenning av refusjon, ja eller nei | S-per/ S-sys |
15. Sjekkpunkter
| Aktivitet | Hva skal sjekkes | Hvordan sjekke | Hvorfor sjekke |
| 7. Sjekk at søknaden er korrekt og at søkeren har gyldig firma-ID. Hvis ikke manuell håndtering. | Om søknaden er korrekt og selskaps-ID er valid. | Automatisk oppslag eller manuell sjekk | Forhindre feil utbetaling |
| 8. Kontroll av vedlagt e-kvittering eller e-faktura | Om vedlagt e-kvittering eller e-faktura er i henholdt til søknad og om de er ekte | Automatisk oppslag eller manuell sjekk | Forhindre feil utbetaling |
16. Output og brukere
| Output/leveranse | Navn på prosess som benytter output | Navn på mottaker / bruker | Referanse |
| Godkjenning eller avvisning av søknad om refusjon av moms | Hvis godkjent, vil neste prosess være utbetaling. Hvis ikke godkjent, avsluttes prosessen. | Intern prosess Skatteetaten |
17. Sluttkriterier
Ingen
18. Unntak og alternativer
| Hvor I prosessen | Unntak/alternativer som kan velges med begrunnelse |
| Ingen |
19. Risiko
| Id + Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
| Dårlig kvalitet på data | Lav | Høy | Validering av data | ||
| Sender data to ganger/hvis feil | Lav | Lav | Mottaker må ha kontroll på ID, som for eksempel at det ikke er duplikater | ||
| Systemstøtte mangler | Lav | Høy | SLAs som setter krav til oppetid og tilgjengelighet |
20. Behov for støtte
| Støtte | Beskrivelse / Lenker |
| NSG&B / Nordisk samarbeid | User story: https://nordicsmartgovernment.org/vat-refund NSGB VAT refund specification: https://nordicsmartgovernment.org/guidelines-and-specifications |
| Tjenesteleverandør (POS, ERP) | System support |
NSGB VAT refund specification er ikke godkjent som en standard. NSG&B har laget den basert på ekspertgruppens kunnskap og kvalitetssikret av VAT refund eksperter fra flere nordiske skatteetater.
21. Ytterligere informasjon
Klikk her for å se hva Nordic Smart Government & Business programmet omhandler
22. Vedlegg
Nei