EHF-faktura- og -kreditnotaprosess

Leverandør lager en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver. Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestillingen/ordren som er sendt, kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF faktura og kreditnota prosess 
Prosess ID X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav
Organisasjon Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier Jan Mærøe
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

VersjonDatoEndringForfatter/Rolle
1.02020.06.10Dokument opprettetJan Mærøe
1.02023.10.20TekstredigeringJan Mærøe

3. Om prosessen

I denne prosessen lager leverandør en faktura for varer han har sendt eller tjenester han har utført, som sendes til oppdragsgiver. 

Oppdragsgiver sjekker faktura mot bestilling. Hvis faktura er lik bestilling/orderen som er sendt kan faktura betales automatisk – uten manuell behandling. 

Hvis faktura ikke er i samsvar med bestilling, må oppdragsgiver kontrollere og eventuelt kreve at leverandør retter opp feil og eventuelt sender en kreditering. 

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5.  Brukere og deres behov

Offentlige oppdragsgiver må benytte EHF faktura se Referansekatalogen for IT-standarder: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486

6. Formål

Effektivisere fakturabehandling – spare tid. Samt kunne dokumentere utbetaling fra offentlige virksomheter.  

7. Mål

Korrekt faktura opp mot bestilling og i henhold til avtale.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: 

  • Ved å eliminere den manuelle faktureringsprosessen kan virksomhetene spare mye tid og ressurser. 
  • Fordi faktura finnes i maskinlesbart format er det enklere å gjennomføre bokettersyn/revisjon. 
  • Fordi faktura er grunnlag for utbetaling til leverandør kan utbetalingsprosessen også effektiviseres.
  • Hvis det er feil på faktura kan den også effektivisere krediteringsprosessen. 
  • En elektronisk faktura reduserer også risiko for morarenter ved for sen utbetaling.  

Leverandører: 

  • Reduserer risiko for sen betaling av varer og tjenester fra oppdragsgiver.
  • Faktura danner grunnlag for purreprosessen som kan settes opp automatisk i leverandørens systemer ved overskridelse av innbetalingsdato.
  • Fakturaen danner også grunnlag for en effektiv krediteringsprosess ved feil. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver.

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger EHF ordre, abonnement eller annen form for bestilling (for utenlandske leverandører PEPPOL BIS) 
Andre forutsetninger Nei

11. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Ordre Ordreprosessen (definert)  Oppdragsgiver/bestiller   
Abonnement  Fakturaprosess til leverandør  Leverandør   

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver Behovshaver o-beh  
Oppdragsgiver Bestiller o-bes  
Oppdragsgiver System o-sys  
Leverandør System l-sys  
Leverandør Person l-per  

13. Prosessdiagram

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:

  • Høyre-klikk på diagrammet
  • Klikk "Visio-objekt"
  • Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio
EHF faktura prosess
xlsx 204.01 KB

14. Aktiviteter

IDAktiviteterAnsvarBeskrivelse KP (x)Kommentar
 1. Generere faktura basert på bestilling fra oppdragsgiver for leveranse av varer/tjenesterl-sys   Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester
 2. Send faktural-sys    
 3. Motta fakturao-sys    
 4. Sjekk faktura mot bestillingo-sys  
 5. Sjekk avvik. Sjekk om utbetaling har funnet stedo-bes x 
 6. Kontakt leverandør å be om kreditering av  hele fakturaen og be de sende en ny faktura med korrekt beløpo-bes   
 7. Kontakt leverandør: be om kreditnota på hele fakturaen og be de sende en korrekt faktura og betale tilbake hele utbetalingen. 
Be om kreditnota på deler av fakturaen. Be leverandør betale tilbake delbeløpet.
o-bes   
 8. Behandle forespørselen og klargjør for kreditnota og/eller utbetaling av beløpl-per x 
 9. Generer kreditnota med referanse til utsendt faktural-sys   
 10. Send kreditnotal-sys   
 11. Motta kreditnotao-sys   
 12. Oppdater eller utligne faktura mot kreditnota i regnskapssystemeto-sys   
 13. Klargjør utbetaling til leverandøro-sys   

15. Sjekkpunkter  

OutputMottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.Mottaker/brukerReferanse
Grunnlag for utbetaling Payment prosess/utbetalingsprosess Regnskapssystem hos oppdragsgiver 

16. Output og bruker

OutputMottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.Mottaker/brukerReferanse
Grunnlag for utbetaling Payment prosess/utbetalingsprosess Regnskapssystem hos oppdragsgiver 

17. Sluttkriterier

Kvitteringsmelding fra paymentsystem

18. Unntak og alternativer

HvorUnntak - betingelser og endring
Nei 

19. Risiko

RisikoSannsynlighetAlvorlighetMetodeTiltak
Feilutbetaling LavHøyElektronisk match av ordre eller abonnements ordning.  Sikre at alle fakturaer har et bestillings/abonnements nummer.

20. Behov for støtte

StøtteForklaring/Lenker
Systemopplæring for oppdragsgivere og leverandør. 

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/

22. Tilleggsinformasjon

Referansekatalogen for IT-standarder

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser

For analyse av bestillinger og faktura kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

  • ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.