EHF mottaksprosessen
Mottaksprosessen gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at riktig vare og/eller tjenester er mottatt og å sikre korrekt utbetaling i henhold til bestilling.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF vare og tjenestemottak prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.2.3 Levere vare og tjenester X.4.2.4 Motta varer og tjenester |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
| 1.0 | 2020.06.02 | Dokument opprettet | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Dette er en prosess hvor oppdragsgiver mottar og registrerer inn et korrekt mottak av varer og/eller tjenester. Systemet oppdatere opprinnelig bestilling med hva som er levert for derigjennom å kunne automatisk matche en faktura.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Oppdragsgiver v/vare- og tjenestemottak. Brukes der bestilling er sendt via et bestillingssystem.
6. Formål
Pakkseddel gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at riktig vare og/eller tjenester er mottatt. For derigjennom sikre korrekt utbetaling i henhold til bestilling.
Fange statistikk på leveransepresisjon fra leverandør.
7. Mål
Målet er å helautomatisere behandlingen av faktura.
Ikke betale for noe som ikke er levert
8. Fordeler/gevinster
For oppdragsgivere vil gevinst være å unngå utbetalinger for manglende leveranser – redusere kostnader. Reduserer risiko for at varer ikke blir levert som kan være virksomhetskritisk, eks helsesektoren. Reduserer tidsbruk i prosesser knyttet til dokumentasjon og arkivering. Bestilling oppdateres for automatisk match av faktura – sikrer en effektiv fakturaprosess. Ved elektronisk mottak, der pakkseddel gir en elektronisk dokumentasjon på leveranse, kan oppdragsgiver følge opp leverandørens leveransekvalitet (restlevering, ukurans og brekkasje) for problemløsning/forbedring.
Leverandør får dokumentert at leveranse er gjennomført på riktig sted, til riktig tid – kan redusere risiko for tvister om varen er levert på riktig sted, med riktig kvalitet, antall osv.
Totalt sett bidrar koordineringen til en mer effektiv verdikjede – samhandling mellom oppdragsgiver, leverandør og transportør.
For tjenesteleveranser er det en fordel for den som yter tjenesten å kunne sende inn en bekreftelse på utført arbeid slik at faktura er klart av oppdragsgiver før den sendes. Dermed flyttes kontrollen tidligere i prosessen slik at man reduserer risiko for kreditering – reduser bruk av tid og kostnader.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
Oppdragsgiver v/vare- og tjenestemottak. Brukes der bestilling er sendt via et bestillingssystem.
9. Definisjoner/forkortelser
Ingen
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | Bestilling mottatt fra oppdragsgiver. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Etablere et elektronisk varemottak i sitt bestillingssystem. Oppdragsgiver må definere en varemottakerrolle og tildele denne til personer som får opplæring i hvordan man foretar elektronisk varemottak. |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Bestilling | Oppdragsgiver | ||
12. Deltakere
Beskrivelse av roller
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
|
1. Plukke varer og allokerer ressurser. |
L-per |
|
|
||
|
2. Genererer EHF pakkseddel |
L-sys |
|
|
||
|
3. Utføre oppdrag |
|
|
|
||
|
4. EHF pakkseddel sent |
L-sys |
|
|
||
|
5. Lagre EHF pakkseddel i system |
O-sys |
|
|
||
|
6. Motta varer eller sjekk utført oppdrag |
O-per |
>Motta varer eller sjekk utført oppdrag >Registrer i system. |
x |
||
13. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
|
1. Plukke varer og allokerer ressurser. |
L-per |
|
|
||
|
2. Genererer EHF pakkseddel |
L-sys |
|
|
||
|
3. Utføre oppdrag |
|
|
|
||
|
4. EHF pakkseddel sent |
L-sys |
|
|
||
|
5. Lagre EHF pakkseddel i system |
O-sys |
|
|
||
|
6. Motta varer eller sjekk utført oppdrag |
O-per |
>Motta varer eller sjekk utført oppdrag >Registrer i system. |
x |
||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
|
6 |
Bestiller sjekker om leveranser fra bestillingen er registrert i systemet. |
Sjekk pakkseddel status. |
Sikre at ordre er i henhold til den faktura som kommer – automatch kan gjennomføres. |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
|
Mottatte varer og tjenester registert i system. |
System |
Oppdragsgiver |
|
17. Sluttkriterier
Korrekt leveranser er registrert i systemet.
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Ingen |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Hvis varemottaker ikke vet om det er farlig gods i leveransen kan det være fare for liv og helse. | Liten | Høy | Følge anvisninger som EHF pakkseddel gir for risikoprodukter. | Leverandør må merke risikoprodukter. |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
|
Ingen ut over systemstøtte |
|
|
Opplæring i utførelse av prosess. |
|
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/
22. Tilleggsinformasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)