EHF mottaksprosessen

Mottaksprosessen gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at riktig vare og/eller tjenester er mottatt og å sikre korrekt utbetaling i henhold til bestilling. 

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF vare og tjenestemottak prosess 
Prosess ID X.4.2.3 Levere vare og tjenester
X.4.2.4 Motta varer og tjenster
Organisasjon Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier Jan Mærøe
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Trigger Bestilling mottatt fra oppdragsgiver.  
Andre forutsetninger

Etablere et elektronisk varemottak i sitt bestillingssystem. 

Oppdragsgiver må definere en varemottakerrolle og tildele denne til personer som får opplæring i hvordan man foretar elektronisk varemottak.  

3. Om prosessen

Dette er en prosess hvor oppdragsgiver mottar og registrerer inn et korrekt mottak av varer og/eller tjenester. Systemet oppdatere opprinnelig bestilling med hva som er levert for derigjennom å kunne automatisk matche en faktura.  

4. Formål

Pakkseddel gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at riktig vare og/eller tjenester er mottatt. For derigjennom sikre korrekt utbetaling i henhold til bestilling.  

Fange statistikk på leveransepresisjon fra leverandør.    

5. Mål

Målet er å helautomatisere behandlingen av faktura.  

Ikke betale for noe som ikke er levert

6. Gevinster

For oppdragsgivere vil gevinst være å unngå utbetalinger for manglende leveranser – redusere kostnader. Reduserer risiko for at varer ikke blir levert som kan være virksomhetskritisk, eks helsesektoren. Reduserer tidsbruk i prosesser knyttet til dokumentasjon og arkivering. Bestilling oppdateres for automatisk match av faktura – sikrer en effektiv fakturaprosess. Ved elektronisk mottak, der pakkseddel gir en elektronisk dokumentasjon på leveranse, kan oppdragsgiver følge opp leverandørens leveransekvalitet (restlevering, ukurans og brekkasje) for problemløsning/forbedring.  

Leverandør får dokumentert at leveranse er gjennomført på riktig sted, til riktig tid – kan redusere risiko for tvister om varen er levert på riktig sted, med riktig kvalitet, antall osv.  

Totalt sett bidrar koordineringen til en mer effektiv verdikjede – samhandling mellom oppdragsgiver, leverandør og transportør.   

For tjenesteleveranser er det en fordel for den som yter tjenesten å kunne sende inn en bekreftelse på utført arbeid slik at faktura er klart av oppdragsgiver før den sendes. Dermed flyttes kontrollen tidligere i prosessen slik at man reduserer risiko for kreditering – reduser bruk av tid og kostnader.  

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

7. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Oppdragsgiver v/vare- og tjenestmottak. Brukes der bestilling er sendt via et bestillingssystem. 

8. Definisjoner/forkortelser

Ingen

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger Bestilling mottatt fra oppdragsgiver.  
Andre forutsetninger

Etablere et elektronisk varemottak i sitt bestillingssystem. 

Oppdragsgiver må definere en varemottakerrolle og tildele denne til personer som får opplæring i hvordan man foretar elektronisk varemottak.  

10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID  Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Bestilling   Oppdragsgiver  
       

11. Deltakere
Beskrivelse av roller

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse  

KP (x)

Kommentar
 

1. Plukke varer og allokerer ressurser.   

L-per

 

 

 
 

2. Genererer EHF pakkseddel 

L-sys

 

 

 
 

3. Utføre oppdrag 

 

 

 

 
 

4. EHF pakkseddel sent 

L-sys

 

 

 
 

5. Lagre EHF pakkseddel i system 

O-sys

 

 

 
 

6. Motta varer eller sjekk utført oppdrag 

O-per

>Motta varer eller sjekk utført oppdrag 

>Registrer i system.  

 
           

12. Prosessdiagram

EHF vare og tjeneste mottaksprosess
xlsx 173.59 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse  

KP (x)

Kommentar
 

1. Plukke varer og allokerer ressurser.   

L-per

 

 

 
 

2. Genererer EHF pakkseddel 

L-sys

 

 

 
 

3. Utføre oppdrag 

 

 

 

 
 

4. EHF pakkseddel sent 

L-sys

 

 

 
 

5. Lagre EHF pakkseddel i system 

O-sys

 

 

 
 

6. Motta varer eller sjekk utført oppdrag 

O-per

>Motta varer eller sjekk utført oppdrag 

>Registrer i system.  

 
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig

Bestiller sjekker om leveranser fra bestillingen er registrert i systemet.  

Sjekk pakkseddel status.   

Sikre at ordre er i henhold til den faktura som kommer – automatch kan gjennomføres.  

       

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse

Mottatte varer og tjenester registert i system.   

System 

Oppdragsgiver 

 
       

16. Sluttkriterier

Korrekt leveranser er registrert i systemet.  

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Ingen  

18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Hvis varemottaker ikke vet om det er farlig gods i leveransen kan det være fare for liv og helse.   Liten Høy Følge anvisninger som EHFpakkseddel gir for risikoprodukter.   Leverandør må merke risikoprodukter.  
         

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker

Ingen ut over systemstøtte 

 

Opplæring i utførelse av prosess.  

 
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 2. januar 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.