X.6.1.2.3 Forvalte bestillingsløsning
Prosessen beskriver alle de viktigste aktivitetene som må utføres for å sikre en god og effektiv forvaltning av virksomhetens bestillingssystem.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn | X.6.1.2.3 Forvalte bestillingsløsning |
| EHF Prosess | |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Trigger |
X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Ansvaret for forvaltning av bestillingsløsning er overført og forstått av linjen. |
3. Definisjoner/forkortelser
System: Er i denne sammenheng samspillet mellom alle de ressurser som kreves for å nå målet: Mennesker, teknologi(it-systemer), metoder, målesystemer, arbeidsmiljø, informasjon, etc. - helheten. Bestillingssystem: Er alle de ressurser som kreves for å gjennomføre bestillinger. Mens bestillingsløsningen er det tekniske verktøyet som benyttes i systemet.
4. Om prosessen
Prosessen beskriver alle de viktigste aktivitetene som må utføres for å sikre en god og effektiv forvaltning av virksomhetens bestillingssystem.
Hver enkelt del-prosess vil bli beskrevet i nærmere deltalj, utarbeides egen PDD.
5. Brukere og bruksområde
Oppdragsgiver: Har behov for prosessen for å sikre at virksomheten til enhvertid har et oppdater og velfungerende bestillingssystem. Sikre kontinuitet – at kvalitet og effektivitet ikke reduseres ved sykdom, fravær, endring av ansatte. Sikre at forbedringstiltak ikke får uønskede konsekvenser – at ytelser ikke påvirkes negativt.
Systemleverandører: Trenger prosessen for å fange opp feil og eventuelt ønske om endring fra oppdragsgiver. Endringer i bestillingsløsningen, verktøyet.
6. Formål
Sikre at virksomheten:
- Til enhver tid har en bestillingsløsning som ivaretar brukernes behov for å få levert riktige varer og tjenester til rett tid, med rett kvalitet.
- Benytter ressursene effektivt.
- Oppfyller dokumentasjonskrav.
- Sikrer at lovpålagte krav følges.
Samfunn:
- Mer effektiv forvaltning
7. Mål
- Alle skal benytte løsningen.
- At den er tilpasset de standarder som er definert.
- At den bidrar til bedre internkontroll
- Bedre statistikk.
- Økt avtalelojalitet.
- Tilrettelegge for bedre prosesser for leverandører.
7. Gevinster/fordeler
Oppdragsgiver:
- Enklere å overta og videreføre oppgaver for den som får ansvar for forvaltningen.
- Sikrer at man har en optimal (best og mest mulig effektiv) «bestilling til betalingsprosess»/Kontraktsoppfølgningsprosess. Ledelsen får raskere tilgang til data,informasjon - bedre beslutningsgrunnlag. Redusert risiko for uønskede forpliktelser. Reduserer risiko for at prosesser ikke utføres, ev. utføres ved ved sykdom, fravær, etc.
Leverandører:
- God tilgang til informasjon om hva oppdragsgiver forventer av leverandør når ny prosess og system er implementert hos oppdragsgiver.
- Får bestillingen gjennom én, ikke flere kanaler. Sikrer god kvalitet, unngår feil, misforståelser. Reduserer risiko for feillevering og gjennom det kostbar retur av varer.
- En maskinlesbar bestilling tilrettelegger for enklere generering av påfølgende dokumenter som for eksempel ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura. Enklere å tilrettelegge egne prosesser for god digital samhandling. Kan benyttes i eget forbedringsarbeid.
- Mulighet for raskere betaling fra oppdragsgiver.
- Rapportering og statistikkkrav til leverandør kan borfalle – ivaretas av oppdragsgiver.
Systemleverandører:
- Forutsigbart endringsarbeid.
- Mindre behov for opplæring og support.
- Enklere å avdekke nye behov og muligheter for tjenesteutvikling.
Samfunn:
- Økt avtalelojalitet antas å ha en stor økonomisk gevinst.
- Maskinlesbart gir bedre grunnlag for å nasjonal statistikk.
- Bidrar til spredning av ønsket praksis for implementering og forvaltning av bestillingsløsninger – utvikling av gode og effektive støtteprosesser.
- Digital samhandling via standardformat kan redusere risiko for arbeidslivskriminalitet, samt stimulere til reduksjon av miljøbelastning.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Ansvaret for forvaltning av bestillingsløsning er overført og forstått av linjen. |
10. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| System er implementert og all nødvendig dokumentasjon og kompetanse er overført til linjen. |
X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning X.4.2 Bruke avtalen X.4.3 Forvalte avtalen |
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver | Ledergruppe | O-LG | |
| Oppdragsgiver | Prosjektleder | O-PL | |
| Oppdragsgiver | Prosjektdeltakere | O-PD | IT-avdeling, linjeleder, økonomi, HR, o.l. |
| Oppdragsgiver | Prosesseier | O-PE | |
| Oppdragsgiver | Innkjøper | O-IN | Person som leder innkjøpsprosessen. |
| Oppdragsgiver | E-handelsansvarlig | O-EH | Ansvarlig for forvaltningsprosessen. Kontroll og tilgjengeliggjøring av avtale avropsmetode, herunder kontroll og godkjenning og distribusjon av katalog, punch-out, mm. |
| Leverandør | L | Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Systemleverandør | SL | SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør. | |
12. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
- Høyre-klikke på diagrammet
- Klikk "Visio-objekt"
- Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
Disse aktivitetene beskriver del-prosesser som vil bli definert på et senere tidspunkt. I tillegg til disse kan det også være behov for andre typer aktiviteter i forvaltningen.
| ID | Aktiviteter i prosesskart | Ansvar | Aktivitetsbeskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
| 1. Justere og kontinuerlig forbedre prosesser - D. | O-LG | Beskriver de aktiviteter som oppdragsgiver må utføres for å praktisere kontinuerlig forbedring. | Kontinuerlig forbedring av prosessen er ledelsens ansvar. | ||
| 2. Vedlikeholde roller og tilgangsstyring, samt opplæring av brukere – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som ivaretar virksomhetens sikkerhetsbehov knyttet til bestilling av varer og tjenester. Samt sikre at de som har roller har den nødvendige kompetansen. | X | Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning | |
| 3. Opprette(nye) og vedlikeholde unike interne maskinlesbare koder for identifikasjon av fysiske leveransepunkter – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer at varer og tjenester blir levert til riktig mottakssted/lokasjon. | X | Lenke til GS1/GLN https://www.gs1.no/gln | |
| 4. Legge inn, vedlikeholde og knytte leveranseadresser mot riktige brukere – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer sikrer at bestiller og fysisk leveransested knyttes sammen. Redusere mulighet for avvik. Og sikre at bestiller har myndighet til å forplikte virksomheten økonomisk. | |||
| 5. Kontere UNSPSC grupper for automatisk konteringer-D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer at riktig informasjon er lagt i system for automatisering av senere prosesser. | |||
| 6. Leverandøraktivering og avslutning – D | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer at man aktiverer og avslutter en kontrakt på en mest mulig effektiv måte. | X | ||
| 7. Sikre at krav til digitale prosesser finnes i de konkurranser der det er relevant – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer at leverandører oppfyller de forpliktelser oppdragsgiver ønsker å gi for å stimulere til en digital prosess. | X |
Inngår i planleggingsprosessen. Lenke til samhandlingsavtale blant annet. |
|
| 8. Lage relevant statistikk for bruk i planlegging og kontraktsoppfølging – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer god informasjon til virksomheten angående måloppnåelse/KPIer. | Inngår i planleggingsprosessen. | ||
| 9. Informere internt/eksternt om digitale prosesser – D. | O-EH | Beskriver aktiviteter som sikrer en god og oppdatert informasjon til interne og eksterne brukere. | |||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Aktivitet nr. 2 | At alle som har fått tildelt rolle også har gjennomført opplæring. | Loggføre opplæring. | Sikre at system har brukere som kan utføre prosessen. |
| Aktivitet nr. 3 | Sjekk at maskinlesbare koder er mottatt og lagt inn i system. Og at de er unike pr. lokasjon. | Virksomheten må utpeke en ansvarlig for administrasjon og innleggelse av de unike kodene i sitt system. | Sikre at leverandør kan mappe ordre mot sitt kundenummer med riktig leveransepunkt/lokasjon. Unngå at varer og tjenester blir levert til feil sted. |
| Aktivitet nr. 6 | At katalog fjernes fra system når avtalen går ut/opphører. | Ansvarlig for katalogverktøy fjerner tilgang til bestilling på katalogen ved å gjøre den usynlig, inaktiv, fjernes helt. | Stimulere til økt avtalelojalitet på ny katalog. Sikre at man bestiller riktig produkt av riktig leverandør til riktig pris. |
| Aktivitet nr. 7 | At status quo og erfaringer inkluderes i nye anskaffelser som planlegges. | Anskaffelsesavdeling må etablere en rutine for å inkludere de som er ansvarlig for bestillingsløsning. | Sikre at riktig og oppdaterte krav implementeres i nye avtaler. Risiko for at du får en leverandør som ikke kan levere katalog i riktig format. Som betyr at du ikke kan bruke bestillingsløsningen for den aktuelle avtalen. |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| 1. Justere og kontinuerlig forbedre prosesser: Økt kvalitet. Økt effektivitet. Økt produktivitet. Etc. | Samme prosess. | Hele organiasjonen. | |
| 2. Vedlikeholde roller og tilgangsstyring, samt opplæring av brukere: Oppdatert roller, tilganger og kompetanse til å fylle rollen man har fått tildelt. |
Bestillingsprosessen. |
De som har en eller flere roller. | |
| 3. Opprette(nye) og vedlikeholde unike interne maskinlesbare koder for identifikasjon av fysiske leveransepunkter. | Ordre- og varemottaksprosessen. | Leverandør og organiasjon. | |
| 4. Legge inn, vedlikeholde og knytte leveranseadresser mot riktige brukere. | Bestillingsprosessen. | Bestillere. | |
| 5. Kontere UNSPSC grupper for automatisk konteringer. | Fakturaprosessen (ordre/fakturamatch) | Bestiller, attestant og regnskap. | |
| 6. Leverandøraktivering og avslutning. | Katalog- og bestillingsprosessen. | Leverandør, katalog- og avtaleansvarlig. | |
| 7. Sikre at krav til digitale prosesser finnes i de konkurranser der det er relevant. | Planleggingsprosessen. | Innkjøpsansvarlig. Leverandørmarkedet. | |
| 8. Lage relevant statistikk for bruk i planlegging og kontraktsoppfølging. | Planleggingsprosessen. Løpende avtaleforvaltning. Økonomi- og regnskap. | Alle. | |
| 9. Informere internt/eksternt om digitale prosesser. | Alle. |
16. Sluttkriterier
Nei
17. Unntak/spesielle hensyn
| Del-prosess, aktivitet | Unntak/hensyn |
|---|---|
| Se prosessdefinisjon for hver del-prosess i forvaltningsprosessen. |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Se prosessdefinisjon for hver del-prosess i forvaltningsprosessen |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Se prosessdefinisjon for hver del-prosess i forvaltningsprosessen. | |
20. Tilleggsinformasjon
Se prosessdefinisjon for hver del-prosess i forvaltningsprosessen.
21. Vedlegg
Se prosessdefinisjon for hver del-prosess i forvaltningsprosessen.
Oppdatert: 24. april 2023
Kontakt
e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)