EHF pakkseddel

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Kontrollere at riktig vare eller tjeneste leveres

Kontroll med leveranser er viktig for både oppdragsgivere og leverandører. Begge parter må være trygge på at leveransen stemmer med bestillingen, og at det betales for riktig vare eller tjeneste. Formatet EHF pakkseddel kan hjelpe begge parter med kontrollen, ved at leveransen blir dokumentert elektronisk.

For leveranse av fysiske varer er det viktig at varemottakerrollen er definert hos oppdragsgiver. Varen kan bli levert et annet sted enn der den ble bestilt fra, og mottaker av varen kan være en annen enn bestiller.

Et eksempel er en skole: Bestiller sitter på kontoret og en vaktmester tar i mot varene. Dermed bør vaktmesteren være definert som varemottaker og må registrere varene inn i systemet.

Vareinformasjon fra EHF pakkseddel kan benyttes som underlag for denne kontrollen. Varemottaket vil også fungere som en referanse for ordre og benyttes ved match av EHF faktura.

EHF pakkseddel kan også benyttes som en bekreftelse på utført tjenesteoppdrag, der bestiller vil sjekke om for eksempel en konsulent eller vikar har vært tilstede og utført oppgaven i henhold til tilsendt pakkseddel.

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Få kontroll på leveransene.
• Klargjøre eget system for automatisert matching av EHF faktura.
• Ved elektronisk mottak (registrere restlevering, ukurans og brekkasje): Bedre grunnlag for å følge opp leverandør på leveransekvalitet i henhold til kontrakt på jevnlige statusmøter.  
• Få definert rollebeskrivelsen varemottaker og tildele oppgaven til personer i organisasjonen.
• Redusere avvik på faktura ved at den reelle leveransen registreres, så feilfakturering ikke forekommer.

For leverandør

• Pakkseddel er som regel den siste oversikten over leveransen av varer som leverandør tar ut. Det vil si at restinger og andre ting som avviker fra bestilling er luket ut, slik at man har en reell oversikt over de varer som faktisk sendes til oppdragsgiver. Elektronisk pakkseddel sendes som regel over til transportør. Dersom EHF pakkseddel sendes til oppdragsgiver samtidig, vil begge parter være koordinert.  
• For leverandør er det en fordel at oppdragsgiver sjekker varene i henhold til EHF pakkseddel for å unngå tvister der bestiller ikke har mottatt varene, eller at man påstår ukuranse og brekkasje som kan ha skjedd internt hos oppdragsgiver.
• For tjenesteleveranser er det en fordel for konsulent eller innleid personell, som vikarer, å kunne sende inn en bekreftelse på utført arbeid, slik at faktura er klarert før den sendes og sjekkes. Dermed flyttes kontrollen tidligere i prosessen slik at man unngår kreditering.