X.6.1.3 Digitale kvitteringsmeldinger

Her finner du prosessdefinisjonen for digital kvitteringsmelding også kalt eReceipt

1 Informasjon 

Navn på prosess  eKvittering ved kjøp av varer og tjenester
ID og navn i prosessoversikt  
Organisasjon  DFØ-ANS
Prosesseier  Jan Mærøe
Forespørsler  Jan Mærøe
Formålet med dokumentet For å veilede brukere og tjenesteleverandører som implementerer prosessen 

2 Historikk 

Versjon Dato Informasjon Forfatter / Rolle 
 1.0 23.02.2024 Dokument etablert Petter Vinje
    
    
    

3 Ord og uttrykk

eKvittering = Elektronisk kvittering (ofte kalt eReceipt)
EHF = Elektronisk Handelsformat
ViDA= VAT in the Digital Age

4 Om prosessen 

Det er i dag vanlig å kunne motta eKvittering ved kjøp av varer og tjenester. Dette er en beskrivelse av 4 digitale prosesser knyttet til bruk av eKvittering. Fordi prosessene i utgangspunktet er de samme uansett hva man kjøper. Har vi valgt å beskrive de grunnleggende, generiske prosessene som enkelt kan tilpasses kjøp av ulike typer varer og tjenester.
De 4 prosessene (P1-P4) beskriver prosessen, det som skjer når:
P1: En virksomhet kjøper varer og tjenester og mottar en eKvittering.
P2: En virksomhet som matcher eKvittering mot faktura.
P3: En virksomhet som benytter eKvittering/faktura for å få refundert MVA.
P4: Den fjerde prosessen er en en mulig fremtidig prosess som viser hvordan en virksomhet kan bruke eKvittering og VIDA report ved rapportering av MVA til skattemyndighetene.
Prosessene beskriver/viser transaksjoner som både kan være nasjonalt og/eller mellom ulike land.

5 Bruk av KI/AI  

Hvis du har kompetanse i bruk av "kunstig intelligens" KI eller "artificial intelligence" AI. Og ser muligheter for å forbedre prosessen ytterligere ved bruk av det. Vi vil gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.  

Har du innspill, send det til EHF@dfo.no  Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen. 

6 Brukere og deres behov 

Brukere NårHvorforForventninger
 KjøperBehov for å få eKvittering ved kjøp av varer og tjenester.
Behov for å bruke eKvittering i ulike sammenhenger, tilstøtende prosesser.
Behov for å forenkle og effektivisere mottak og bruk av kvitteringer.Forventer å motta maskin-lesbar informasjon med riktig kvalitet i et standard format slik at man kan automatisere egen bruk av eKvittering (egne prosesser).
 SelgerNår kvittering skal gis til kjøperForenkle og effektivisere egen kvitteringsprosess. Markedsføre tjenester. Forenkle revisjon.Forventer at det er mottakere og systemer for digital overføring.
 Skattemyndigheter i begge landNår de trenger rapporter.> Skattemyndighet: Korrekt MVA. Automatisert prosess for å redusere kostnader.
> Bekrefte at informasjon fra selger og kjøper er korrekt.
Feilfri informasjon. Transparens.
 Selgers system (Kasse og andre)Kommunisere interne data til eksterne systemer.
Dersom de bruker systemer for å rapportere til skattemyndigheter i eget land.
Mer forretning.Mer effektive prosesser.
Service providers, Tjeneste/system leverandører(ERP)Når transaksjoner skal overføres mellom systemer nasjonalt og mellom land.Skape mer forretning ved å imøtekomme et markedsbehov.Gjenbruke en etablert prosess i et nytt forretningsområde.
AksesspunktNår kjøper og selger skal utveksle transaksjoner basert på standard formatEffektiv måte å utveksle transaksjoner på.Mottar riktig strukturert informasjon.
Wallet (digital lommebok)Når kjøper trenger å få overført digital kvitteringsmelding til sin digital lommebokTilby nye tjenester på ny teknologiRiktig strukturert informasjon.

7 Interessenter

InteressenterInteresse
BransjeorganisasjonerBidra til en mer effektiv og konkurransedyktig bransje.
Kredittkort selskaperUnderstøtte ny teknologi som kan bidra til forretningsutvikling.
EUDigital informasjon for bedre dokumentasjon i henhold til lover og regler. Bidra til å forenkle og effektivisere hverdagen for virksomheter og brukere.
Offentlig sektor i NorgeDigital informasjon for bedre dokumentasjon i henhold til lover og regler. Bidra til å forenkle og effektivisere hverdagen for virksomheter og brukere (offentlig sektor). Bidra til økt digitalisering og tjenesteutvikling.

8 Mål  for prosessen

Mål IndikatorerMåtall/resultat 
Kvalitet: Komplett og riktig informasjon i alle prosesser. Førstegangskvalitet (en indikator som forteller hvor stor andel kvitteringer som går gjennom prosessen ved første gangs forsøk uten feil, mangler. 100%
Tid: Minst mulig bruk av tid fra kunde betaler til kunde mottar kvittering. Og i kundens eget bruk av eKvittering. Ledetid Vil kunne variere. Må måles og vurderes i hver prosess. Men bør generelt sett kunne gjennomføres på sekunder.
Ressursbruk: Frigjør tid til andre oppgaver, eventuelt redusere lønnskostnader FTE (Full Tids Ekvivalenter)
Lønnskostnader
 Vil kunne variere. Må måles og vurderes i hver prosess.
Forenkling: Redusere og gjøre antallet trinn enklere: Medarbeidertilfredshet med prosessen
 100%
Forenkle og effektivisere transaksjoner på tvers av landegrenser. Antall systemer som håndterer prosess og format. Må måles og vurderes i hvert enkelt tilfelle.

9 Fordeler/gevinster 

Hvem kan ha fordelHvilke fordeler de kan oppnå
 KjøperSikre data. Trenger ikke tenke på forskjellige land, interoperabilitet. Automatisert bokføring. Informasjon kommer ikke til å forsvinne/gå tapt. Enklere å beregne miljøfotavtrykk gjennom informasjonsfelter i kvitteringsmeldingen.
 SelgerBack-office prosesser mer effektive. Lojalitetsprogrammer enklere å administrere. Markedsføringskanal.. Rapportering – for eksempel miljødata.
 Offentlige myndigheterReduser risikoen for svindel. Mer effektive måter å kontrollere. Data mer tilgjengelig i sanntid. Mulighet for mottak av rapportering av innhold i meldingen eks. MVA og miljø
 eKvitteringsoperatører Flere transaksjoner. Lag flere tjenester. Salg av data og analyser.
Peppol-kompatible og Wallet tjenesteleverandørerNye tjenester å selge. Økt inntekt. Nye kunder.

10. Utløsere og forutsetninger

Utløser/trigger Grunnleggende prosess for:
P1: Kjøp av varer og tjenester: Igangsettes når det oppstår behov for kjøp av varer og tjenester
P2: Match av eKvittering mot faktura: Igangsettes når faktura mottas.
P3: Refusjon av MVA: Igangsettes når ev. regler for når man kan sende inn krav om refusjon er oppfylt – tidspunkt, beløp.
P4: MVA rapportering ved bruk av ViDA report: Igangsettes når kjøper mottar eKvittering eller faktura for kjøp av varer og tjenester hvor MVA skal rapporteres til skattemyndighetene.
Forutsetninger  > Selger må ha eKvitterings tjenester (POS som kan sende transaksjonsdata til andre systemer).
> Kjøper og selger må ha et system som er kompatibelt med eKvittering-format og mulighet for å sende transaksjoner gjennom Peppol-nettverk, APIer, Wallet teknologi(block chain).
> Unik ID for virksomhet som sender og mottar.
> Hvis eKvittering kan benyttes som MVA rapporteringsformat, må skattemyndighetene ha et system som mottar MVA informasjon basert på standard format. Kobling til økosystem. Se VIDA report prosessen.
> Mottaker av eKvittering meldinger må være registrert i Peppol Nettverk – SMP og SML, eller andre løsninger. Mulig å sende og motta transaksjoner.
> Tjenesteleverandører må ha kunnskap/kompetanse om standard transaksjonsform (Peppol Nettverk, Wallet osv).
> Norske forskrifter:
>> Norwegian regulations: Norwegian regulations
>> Norwegian regulations
>>> https://lovdata.no/forskrift/2009-10-01-1226/§18
>>> https://lovdata.no/forskrift/2009-10-01-1226/§17
> I tilfelle internasjonale transaksjoner også:
>> Svenske forskrifter: Swedish regulations:
>>> Lag (2007:592) om kassaregister m.m - Riksdagen
>>> Taxitrafikfõrordning ( 2012:238) - Riksdagen
> Finske forskrifter: Finnish regulations:
>> https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2013/20130658?search%5Btype%5D=pika&search%5Bpika%5D=658%2F2013
> Danske forskrifter: Danish regulations:
>> Danish law about electronic cash register
> I tilfelle rapportering av MVA basert på kvitteringsmeldinger må skattemyndighetene ha systemer for å motta informasjon.

11.  Input og leverandører

 Dette er en samlet oversikt over input man trenger for å starte prosessen. Prosesser krever flere typer input/ressurser for å kunne utføres som kan leses ut av diagrammet dersom man ser på aktivitet for aktivitet. Se prosessdiagrammene for hvilke prosesser som benytter hvilken type input.

Input Navn på prosessNavn på leverandør/avsender Referanse 
 P1: Behov for varer og tjenester Virksomhetsprosess Kjøper 
 P1: Kort eller Firma kort (Company card (pre-paid is like cash)  Virksomhetsprosess  Kjøper 
P1: Selskapets retningslinjer/kontrakt, Plassering av tilgjengelige bensinstasjonerKjøper og/eller offentlige myndigheter
P1-P4: Unik firma ID (i Norge org.nr)KjøperOrganisasjons nummer. GLN og andre.
P2, P3, P4: eKvittering og fakturaDatalagringssystemKjøper, interne prosess

12 Deltakere

Organisasjon Rolle (om nødvendig) Forkortelser Kommentarer 
Oppdragsgiver  O betyr at aktivitet utføres av oppdragsgiver
Aksesspunkt oppdragsgiverO-APO-AP betyr at aktivitet utføres av oppdragsgivers aksesspunkt
 Leverandør  LL betyr at aktivitet utføres av leverandør 
 Leverandør aksesspunkt  L-AP L-AP betyr at aktivitet utføres av leverandørs aksesspunkt
 Kjøper  K K betyr at aktivitet utføres av kjøpers virksomhet
KjøperPersonK-perK-per betyr at aktiviteten utføres av en person hos kjøper.
KjøperSystemK-sysK-sys betyr at aktiviteten utføres av et system hos kjøper.
SelgerS S S – betyr at aktivitetene utføres av selgers virksomhet.
SelgerPerson S-per S-per betyr at aktiviteten utføres av en person hos selger.
SelgerSystem S-sys S-sys betyr at aktiviteten utføres av et system hos selger.
Tjenesteleverandør (POS, regnskap, etc.)SLSL is used when there is a need to indicate that the activity is performed by a service provider. As a rule, there is no need to specify the role that the activity of the system supplier performs
Selger aksesspunktS-APS-AK betyr at aktivitet utføres av selgers aksesspunkt
SkattemyndigheterSKSK betyr at aktivitet utføres av skattemyndigheten i det enkelte land

13 Prosessdiagram

Overordnet diagram

 Diagrammet beskriver de 4 prosessene som er nærmere detaljert i vedlagt Excel-ark.

Bilde av kvitteringsprosess

Vedlagt et Excel ark med detaljerte tegninger av hver enkelt prosess. Ett diagram i bildeformat for klipp og lim og ett diagram i Visio format for de som har Visio eller kan importere Visio filer til eget system. Diagrammene er lagt inn over/under hverandre i samme arkfane.
OBS! For å åpne diagram i Visio sett peker i diagram og høyreklikk. Du får en meny hvor det står Visio-objekt. Velg åpne. Da får du diagrammet åpnet i Visio.

2024_02_28 eKvitteringsprosess diagrammer v1.0.xlsx
xlsx 1.46 MB

14  Aktiviteter 

Dette er en beskrivelse av aktivitetene i prosessene som du finner i diagrammene i Excel-arket

Id Aktivitet  Ansvarlig Beskrivelse:  SP (x) Kommentarer 
  Prosess 1: Kjøp av varer og tjenester med eKvittering    
 1. Bruk kort K   
 2. Registrer betaling i system (POS) S  Kan skje automatisk eller manuelt for eksempel av en selger
 3. Aksepter beløp K   
 4. Lagre informasjon S-sys  Lenke til lovdata
 5. Lag kvittering S-sys   
 6. Map kvitteringsdata til standard eKvittering format S   
 7. Send eKvittering til aksesspunkt S-sys   
 8. Oppslag mot digital adresse register (SML, SMP) A   
 9. Send til mottaker  S-AP   
10. Overfør eKvittering til kundens reise-økonomisystemK-AP
11. Lagre eKvittering i regnskap-/økonomisystemK-sys
12. Skrive ut papir -kvittering m/QR kodeS-sys
13. Motta papirkvittering m/QR-kode og eventuelt, scan og legg i Wallet og overfør denne til arbeidsgivers systemK-sys
Prosess 2: Match av eKvittering mot faktura
1. Sammenlign eKvittering med fakturalinjerK-sys
2. Sjekk og/eller legg til informasjonK
3. Aksepter faktura og forbered utbetalingK-sys
Prosess 3: bruk av eKvittering for refusjon av MVA
1. Sjekk om produkter/tjenester er refunderbare basert på standard spesifikasjon f.eks UNSPCK-sys
2. Separer nasjonale eKvitteringsmeldinger fra utenlandskeK-sys
3. Grupper pr. landK-sys
4. Kalkuler hvert lands VATK-sys
5. Beslutt hvilke format som skal benyttes K-sys
6. MAP eReceipt til format (SAF-T, SIE.SE. XBRL.FI?)K-sys
7. Fyll ut MVA refusjons skjema og legg ved eKvitteringsmeldinger og/eller fakturaK-sys
8. Sjekk om utfylt skjema er korrekt i henhold til format (hvis XML).K-sys
9. Korriger informasjonK-sys
10. Send søknadsskjema og kvitteringsmeldinger til skattemyndigheter. (EU medlem sender til egen skattemyndighet. EØS/EU sender direkte til skattemyndigheter i landet du har handlet)K-sys
11. Sjekk om søknadsskjema er korrekt i henhold til format. Hvis ikke sjekk og ev. korriger manuelt.SK
12. Sjekk om søker er et lovlig registrert firmabasert på organisasjonsnummer (Kjøper og selger)SK-sys
13. Sjekk om produkter/tjenester er refunderbar basert på standard klassifisering for eksempel UNSPC.SK-sys
14. Varsle kjøper om avvik og korriger informasjonSK-per
15. Valider om eKvittering er korrektSK-sys
16. Revisjon hvis noe er uklart ved situasjonen og beslutte om man skal akseptere, avvise eller delvis akseptereSK-per
17. Beslutning om refusjonSK-sys
Prosess 4: Bruk av eKvittering ved rapportering av MVA og bruk av ViDA report process.Lenke til ViDA report prosessen
1. Lag en faktura basert på mottatt ordre fra kunde/oppdragsgiver, kontrakt og en leveranse og mottak av leveransenL-sys
2. Valider faktura i henhold til format EHF/Peppol BIS billingL-AP
3. Mapp informasjon fra faktura/kvittering til ViDA report format transaksjonL-AP
4. Utfør et oppslag mot adresseregister ELMA (SMP-SML)L-AP
5. Forbered respons/bekreftelse for mottatt ViDA reportSK
6. Lagre ViDA reportSK
7. Lagre MLRA-L
8. Analyser mottatt faktura/kvitteringO-AP
9. Mapp informasjon fra faktura til ViDA report format transaksjonO-AP
10. Forbered forsendelse av faktura eller foreta en mapping til mottakende systems formatO-AP
11. Sammenlign faktura mot ordre som er sent og varer og tjenester som er mottattO-sys
12. Forbered utbetaling for mottatte varer og tjenesterO-sys
13. Forbered respons/bekreftelse for mottatt ViDA reportSK-sys
14. Lagre ViDA reportSK-sys
15. Lagre MLRO-AP

15 Sjekkpunkter

Aktivitet Hva skal sjekkes  Hvordan sjekke Hvorfor sjekke
 Ingen   
    
    

 16 Output og brukere 

Output/leveranse Navn på prosess som benytter output   Navn på mottaker / bruker Referanse 
 P1: eKvittering, papirkvittering   
 P2: Akseptert/godkjent faktura klar for utbetaling   
 P3: Søknadsskjema og eKvittering, refusjon klar for utbetaling   
 P4: ViDA report   

 17 Sluttkriterier 

Ingen 

18 Unntak og alternativer

Hvor I prosessen Unntak/alternativer som kan velges med begrunnelse 
 Ingen. 
  

19 Risiko

Id + Aktivitet  Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode for å forebygge Tiltak hvis risiko oppstår 
  Selge eKvittering data uten tillatelse. Lav Høy Sikringstiltak 
  Sende data to ganger/hvis feil Lav Lav Mottaker må ha kontroll på ID, slik at det ikke er noen duplikater. 
Mangler system støtteLavHøySLAer, Service level agreement som stiller krav til tilgjengelighet.
eKvitteringsidentifikator og fakturaidentifikatorer ikke matcherMediumMediumValidator tjenesterManuell sjekk
Feil MVA grunnlag (bevisst/ubevisst)LavHøySikre identifikatorerSjekk om søker er lovlig registrert firma, og at de søker på varegrupper som er refunderbare.

 20 Behov for støtte 

Støtte Beskrivelse / Lenker 
 Opplæring i prosess og system. 
  

Kobling til standardformat/spesifikasjon 

NSG&B eReceipt spesifikasjonen er ikke formelt godkjent som en standard. Spesifikasjonen bygger på Peppol BIS billing 3.0 og bruker additional item properties for spesifikk kvitteringsinformasjon. Spesifikasjonen er pilotert av Nordic Smart Government & Business

Lenke: https://nordicsmartgovernment.org/ereceipt-specification

Prosessen Digital rapportering av MVA baserer seg på en pilot utført av Nordic Smart Government & Business. Spesifikasjonen ViDA report er en pilotspesifikasjon som ble brukt av Nordic Smart Government & Business i samme pilot for overføring av MVA informasjon til alle Nordiske skattemyndigheter basert på mottatt Peppol BIS faktura.

Lenke: https://nordicsmartgovernment.org/vida-report-specification

21. Ytterligere informasjon

Klikke her for å se de ulike brukerhistoriene.

22. Vedlegg 

No 

Oppdatert: 2. juli 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.