EHF ordreprosess

Forskjellen på denne prosessen og avansert ordre er at endring og kansellering kan gjøres via system.

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF ordre prosess
Prosess ID X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier Jan Mærøe
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.06.16 Dokument etablert Jan Mærøe
       
       
       

3. Om prosessen

Prosessen starter med at en person/enhet har et behov for varer og/eller tjenster. Behovet beskrives og sendes til en bestiller(kan være samme person som behovshaver). Så søker bestiller opp varer og tjenster i bestillingssystemet basert på katalog og/eller puch-out. Så lagres dette i handlekurven til bestiller. Som påfører den handlekurven konteringsinformasjon(prosjekt, kostnadssted, etc.). Dersom organisasjon har en beløpsgrense der bestilling skal godkjennes, sendes bestillingen til den som har autorisajonsfullmakt. Dersom godkjenner ser at bestillingen må endres sendes den tilbake til bestiller som gjør endringer. Hvis alt er ok sender godkjenner bestilling til leverandør. Er bestillingen under vedtatt beløpsgrense sender bestiller direkte til leverandør.

Leverandør mottar bestillingen og sjekker tilgjengelighet på varen/tjenesten. Leverandør sender ordrebekreftelse med eller uten endringer. Dersom endringer må bestiller ta stilling til de endringer som er kommet – enten ta kontakt med leverandør for å endre bestilling eller kansellere bestilling.

Forskjellen på denne prosessen og avansert ordre er at endring og kansellering kan gjøres via system.

4. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Oppdragsgiver med følgende roller: Behovshaver, bestiller og godkjenner.

Leverandør v/den som tar i mot bestillingen/ordre og sender bestillings-/ordrebekreftelsen, eller leverandørsystem som elektronisk importerer bestiling og automatisk genererer ordrebekreftelse basert på tilgjengelighet til varen/tjenesten. 

5. Formål

Effektivisering i betydningen redusert bruk av tid, ressurser og økt kvalitet

6. Mål

At oppdragsgiver automatiserer bestilingsprosessen basert på inngåtte avtaler i form av katalog/punch-out.

At leverandør automatiserer prosess for mottak av bestilling/ordre og automatisk kan sende en ordrebekreftelse.

At man automatisk kan matche faktura og ordre/bestilling.

7. Gevinster

For oppdragsgiver: Spart tid og/ev ressurser/kostnader. Økt kvalitet i betydningen ingen feil i utførelsen.  Fange data for analyse som kan benyttes i planlegging og oppfølgning av leverandør i avtaleperioden. Som gir mulighet for å bedre kontroll og forbedring av prosesser.  Bedre planlegging kan redusere transportbehov som vil gi miljøgevinster.

For leverandør: Få inn bestillingen elektronisk i system og slippe manuelle punching på for eksempel kundesenter og redusere/eliminere feil som krever tid, ressurser. Slippe å sjekke varer/tjenester og sende ordrebekreftelse manuelt – kan krave mye tid og ressurser samt risiko for feil som kan gå ut over kundetilfredshet. Kan dokumentere bestilling fra oppdragsgiver slik at man slipper tvister i ettertid. Oppdragsgiver oppgir presise leveransetider og steder – reduserer transportkostnader og transportbehov som gir miljøgevinster. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver 

8. Definisjoner/forkortelser

Nei

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger Organisasjonens behov for varer/tjenster
Andre forutsetninger

Inngått avtale med leverandører av varer/tjenester. 

Må ha definert hvem som skal ha bestillerroller i organisasjonen.

Må ha definert hvem som skal ha godkjennerrollen i organisasjonen opp mot bestillere.

Må ha anskaffet et bestillingssystem og ha en organisasjon som kan benytte det. 

Må eventuelt ha definert grenser for godkjenning av bestilling.

Må ha leverandører som kan sende katalog eller ha satt opp et punch-out system.

Leverandørene må ha et system for å motta elektroniske ordre/bestillinger og sende elektroniske ordre/bestillings bekreftelser.

Leverandør må kunne påføre faktura bestillingsnummer/ordrenummer.

10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
Behov   Organisasjon  
       

11. Deltakere
Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver Behovshaver O-beh  
Oppdragsgiver Bestiller O-bes  
Oppdragsgiver Godkjenner O-god  
Oppdragsgiver System O-sys  
Oppdragsgiver Person O-per  
Leverandør Person L-per  
Leverandør System L-sys  
       

12. Prosessdiagram

EHF Ordre prosess
xlsx 230.24 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Klargjør handelkurv, påfør konteringsinformasjon og send til godkjenning eller direkte til leverandør O-bes      
  2. Godkjenn ordre O-god      
  3. Send ordre O-sys      
  4. Behandle ordre L-sys / L-per      
  5. Generer en bekreftelse med status avslått L-sys      
  6. Generer en bekreftelse med status delvis bekreftet L-sys      
  7. Generer en bekreftelse med status bekreftet L-sys      
  8. Motta og kontrollere bekreftelse mot ordre O-sys      
  9. Slett ordre i bestillingssystem O-sys      
  10. Oppdater ordre i bestillingssystem O-sys      
  11. Vurder om endringer av ordre kan aksepteres O-bes      
  12. Ta kontakt med leverandør O-bes      
  13. Motta tilbakemelding fra oppdragsgiver. Enten slett ordre eller endre ordrebekreftelse og send på nytt L-per      
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
8 Kontrollere at det ikke er avvik fra ordre/bestilling System gir ved avvik en oversikt over hva avviket består i. Uten tidlig varsel om varen kan leveres eller ikke, vil/kan organisasjonen få problemer som i verste fall kan være livstruende.  
       

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Ordre oppdagert i system Fakturaprosess Oppdragsgiver  
Varer og tjenester Varemottaksprosessen hos oppdragsgiver Oppdragsgiver  
Grunnlag for å allokere varer eller tjenester. Transport/leveranseprosess Leverandør  
       

16. Sluttkriterier

Nei

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Aktivitet 1 oppdager at det ikke finnes varer/tjenester i bestillingssystem Må kontakte leverandør manuelt.
   

18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Ikke korrekt definert leveransested for varen/tjenesten Lav Lav Legge inn og vedlikeholde korrekte leveranseadresser i bestillingssystem. Rette feil i system.
         

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring  
Hvis behovshaver har et behov som er spesielt må bestiller klarlegge hva behovet egentlig er Kan være behov for opplæring og dialog med faginnstanser i virksomheten
   

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 8. desember 2022

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.