Forskjellen på denne prosessen og avansert ordre er at endring og kansellering kan gjøres via system.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF ordre prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.2.2 Bestille varer og tjenester |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.06.16 | Dokument etablert | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Prosessen starter med at en person/enhet har et behov for varer og/eller tjenster. Behovet beskrives og sendes til en bestiller(kan være samme person som behovshaver). Så søker bestiller opp varer og tjenster i bestillingssystemet basert på katalog og/eller puch-out. Så lagres dette i handlekurven til bestiller. Som påfører den handlekurven konteringsinformasjon(prosjekt, kostnadssted, etc.). Dersom organisasjon har en beløpsgrense der bestilling skal godkjennes, sendes bestillingen til den som har autorisajonsfullmakt. Dersom godkjenner ser at bestillingen må endres sendes den tilbake til bestiller som gjør endringer. Hvis alt er ok sender godkjenner bestilling til leverandør. Er bestillingen under vedtatt beløpsgrense sender bestiller direkte til leverandør.
Leverandør mottar bestillingen og sjekker tilgjengelighet på varen/tjenesten. Leverandør sender ordrebekreftelse med eller uten endringer. Dersom endringer må bestiller ta stilling til de endringer som er kommet – enten ta kontakt med leverandør for å endre bestilling eller kansellere bestilling.
Forskjellen på denne prosessen og avansert ordre er at endring og kansellering kan gjøres via system.
4. Brukere og bruksområde (hvem og når)
Oppdragsgiver med følgende roller: Behovshaver, bestiller og godkjenner.
Leverandør v/den som tar i mot bestillingen/ordre og sender bestillings-/ordrebekreftelsen, eller leverandørsystem som elektronisk importerer bestiling og automatisk genererer ordrebekreftelse basert på tilgjengelighet til varen/tjenesten.
5. Formål
Effektivisering i betydningen redusert bruk av tid, ressurser og økt kvalitet
6. Mål
At oppdragsgiver automatiserer bestilingsprosessen basert på inngåtte avtaler i form av katalog/punch-out.
At leverandør automatiserer prosess for mottak av bestilling/ordre og automatisk kan sende en ordrebekreftelse.
At man automatisk kan matche faktura og ordre/bestilling.
7. Gevinster
For oppdragsgiver: Spart tid og/ev ressurser/kostnader. Økt kvalitet i betydningen ingen feil i utførelsen. Fange data for analyse som kan benyttes i planlegging og oppfølgning av leverandør i avtaleperioden. Som gir mulighet for å bedre kontroll og forbedring av prosesser. Bedre planlegging kan redusere transportbehov som vil gi miljøgevinster.
For leverandør: Få inn bestillingen elektronisk i system og slippe manuelle punching på for eksempel kundesenter og redusere/eliminere feil som krever tid, ressurser. Slippe å sjekke varer/tjenester og sende ordrebekreftelse manuelt – kan krave mye tid og ressurser samt risiko for feil som kan gå ut over kundetilfredshet. Kan dokumentere bestilling fra oppdragsgiver slik at man slipper tvister i ettertid. Oppdragsgiver oppgir presise leveransetider og steder – reduserer transportkostnader og transportbehov som gir miljøgevinster.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger | Organisasjonens behov for varer/tjenster |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Inngått avtale med leverandører av varer/tjenester. Må ha definert hvem som skal ha bestillerroller i organisasjonen. Må ha definert hvem som skal ha godkjennerrollen i organisasjonen opp mot bestillere. Må ha anskaffet et bestillingssystem og ha en organisasjon som kan benytte det. Må eventuelt ha definert grenser for godkjenning av bestilling. Må ha leverandører som kan sende katalog eller ha satt opp et punch-out system. Leverandørene må ha et system for å motta elektroniske ordre/bestillinger og sende elektroniske ordre/bestillings bekreftelser. Leverandør må kunne påføre faktura bestillingsnummer/ordrenummer. |
10. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Behov | Organisasjon | ||
11. Deltakere
Beskrivelse av roller
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | O-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | O-bes | |
| Oppdragsgiver | Godkjenner | O-god | |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Oppdragsgiver | Person | O-per | |
| Leverandør | Person | L-per | |
| Leverandør | System | L-sys | |
12. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
Har du koblet din pc til ekstern skjerm og ikke hele diagrammet i Excel vises, kan problemet løses hvis du kobler fra den eksterne skjermen.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Klargjør handelkurv, påfør konteringsinformasjon og send til godkjenning eller direkte til leverandør | O-bes | ||||
| 2. Godkjenn ordre | O-god | ||||
| 3. Send ordre | O-sys | ||||
| 4. Behandle ordre | L-sys / L-per | ||||
| 5. Generer en bekreftelse med status avslått | L-sys | ||||
| 6. Generer en bekreftelse med status delvis bekreftet | L-sys | ||||
| 7. Generer en bekreftelse med status bekreftet | L-sys | ||||
| 8. Motta og kontrollere bekreftelse mot ordre | O-sys | ||||
| 9. Slett ordre i bestillingssystem | O-sys | ||||
| 10. Oppdater ordre i bestillingssystem | O-sys | ||||
| 11. Vurder om endringer av ordre kan aksepteres | O-bes | ||||
| 12. Ta kontakt med leverandør | O-bes | ||||
| 13. Motta tilbakemelding fra oppdragsgiver. Enten slett ordre eller endre ordrebekreftelse og send på nytt | L-per | ||||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| 8 | Kontrollere at det ikke er avvik fra ordre/bestilling | System gir ved avvik en oversikt over hva avviket består i. | Uten tidlig varsel om varen kan leveres eller ikke, vil/kan organisasjonen få problemer som i verste fall kan være livstruende. |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Ordre oppdagert i system | Fakturaprosess | Oppdragsgiver | |
| Varer og tjenester | Varemottaksprosessen hos oppdragsgiver | Oppdragsgiver | |
| Grunnlag for å allokere varer eller tjenester. | Transport/leveranseprosess | Leverandør | |
16. Sluttkriterier
Nei
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Aktivitet 1 oppdager at det ikke finnes varer/tjenester i bestillingssystem | Må kontakte leverandør manuelt. |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Ikke korrekt definert leveransested for varen/tjenesten | Lav | Lav | Legge inn og vedlikeholde korrekte leveranseadresser i bestillingssystem. | Rette feil i system. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring | |
| Hvis behovshaver har et behov som er spesielt må bestiller klarlegge hva behovet egentlig er | Kan være behov for opplæring og dialog med faginnstanser i virksomheten |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Nei