EHF avansert ordre prosess

En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

ProsessnavnEHF avansert ordreprosess
Prosess-IDX.4.2.2 Bestille varer og tjenester
OrganisasjonDigitaliseringsdirektoratet
ProsesseierJan Mærøe
HenvendelserJan Mærøe

2. Historikk

VersjonDatoEndringForfatter/Rolle
1.02020.04.28OpprettelseJan Mærøe
1.02023.10.20TekstredigeringJan Mærøe
    
    

3. Om prosessen

En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver ente akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov 

Brukere: Oppdragsgiver og leverandør av varer og tjenester. Transportør. (pakkseddel basert på ordre)

Bruksområde: Kan brukes ved vare og tjenestekjøp basert på katalog eller punch-out.

6. Formål

Prosessen hjelper oppdragsgiver og leverandør i å finne riktig varer og tjenester – optimalisere bestillingsprosessen. Sikre dokumentasjon av det oppdragsiver og leverandør gjør. Effektivserer komplekse bestillingsprosesser ved at systemet støtter deg både når det gjelder bestilling, endring, kansellering og bekreftelse. Danner grunnlag for senere prosesser – varemottak, automatisert mottak av faktura. Danner grunnlag for planleggingsfasen.

7. Mål

Gjøre all manuell kommunikasjon overflødig ved at man kommuniserer via systemet.

8. Fordeler/gevinster

For oppdragsgiver: Ved å bruke et system reduseres tidsbruken. Kan dokumentere alle prosesstrinn som er utført - viktig ved revisjon, kontroll. Du sikrer at bestillingen har den rette kvalitetene – slipper returer. Man kan lage statistikker som kan gjøre planlegging av enklere. Forsyner faktura med bestillingsnummer som gjør fakturamatch mulig.

For leverandører: Sikrer kvalitet i bestillingsprosessen og unngår dermed feil som medfører returer og andre komplikasjon som igjen fører til økt tidsbruk og kostnader.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger Prosessen starter når et behov oppstår (trigger). Bestiller får beskjed fra en i organisasjonen om at de trenger noe
Andre forutsetninger
  • I denne prosessen må katalog være lagt inn i søkemotoren i bestillingsystmet, eller lagt opp en lenke til en punch-out løsning hos leverandør.  
  • Virksomheten bør ha en godkjenningsløsning tilknyttet prosessen. Virksomheten kan ha definerte grenser for bestillinger som godkjennes.   
  • Må velge ut personer til rollene som bestiller, varemottaker og godkjenner.
  • Virksomheten må ha gjort konteringsinformasjon tilgjengelig i systemet for bestiller.
  • Fordi innføring kan være krevende bør det gjennomføres en grundig kartlegging av endringsbehov. Det bør etableres KPIer og rapportering av KPI til ledelsen for at løsningn skal utbres i hele virksomheten.

11. Input og leverandører

InputAvleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tomLeverandør/avsender - organisasjonReferanse
Funnet varer og tjenester fra katlog eller punch-out via sin søkemotorKatalogprosessen, puch-out prosessen.Internt 
    

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

OrganisasjonRolleForkortelserKommentarer
OppdragsgiverBehovshavero-beh 
OppdragsgiverBestillero-bes 
OppdragsgiverGodkjennero-god 
OppdragsgiverAvtaleforvaltero-avf 
Leverandør l 
LeverandørPersonl-per 
LeverandørSysteml-sys 
    

13. Prosessdiagram

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:

  • Høyre-klikk på diagrammet.
  • Klikk "Visio-objekt".
  • Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
EHF avansert ordreprosess
xlsx 476.55 KB

14. Aktiviteter

IDAktiviteterAnsvarBeskrivelseKP (x)Kommentar
 1. Kontere og godkjenne bestilling.o-bes>Påfør konteringsinformasjon
>Godkjenne
X 
 2. Send en ny ordre med varer og/eller tjenester eller endre en eksisterende ordreo-bes   
 3. Behandle innkommende ordre og sjekk tilgjengelighet og tilrettelegg for en bekreftelsel-sysSystemspesifikk  
 4. Lag en ordrebekreftelse basert på tilgjengelige varer og tjenester.l-sysSystemspesifikk  
 5.Send negativ bekreftelsel-sysSystemspesifikk  
 6. Send en bekreftelse uten endring.l-sysSystemspesifikk  
 7. Send ordrebekreftelse med endring.l-sysSystemspesifikk  
 8. Motta ordrebekreftelseo-bes X 
 9. Prosesser ordrebekreftelse og sammenlign med sendt ordre.o-sysSystemspesifikkX 
 10. Lagre ordrebekreftelseo-sysSystemspesifikk  
 11. Oppdatere ordre med endringo-sysSystemspesifikk  
 12. Lagre ordrebekreftelseo-sysSystemspesifikk  
 13. Evaluer endring mot opprinnelig ordreo-bes   
 14. Forbered kanselering av ordreo-sysSystemspesifikk  
 15. Send ordreavslago-sysSystemspesifikk  
 16. Fjerne ordre fra system.l-sysSystemspesifikk  
 17. Forbered endringsordreo-sysSystemspesifikk  
 18. Send endringsordreo-sysSystemspesifikk  
 19. Evaluer oppdragsgivers forslag for endring av ordrel-per   
 20. Send en positiv ordrebekreftelsel-sysSystemspesifikk  
 21. Send en negativ ordrebekreftelsel-sysSystemspesifikk  
 22. Slett ordre i system.o-sysSystemspesifikk  
 23. Lagre ordrebekreftelseo-sysSystemspesifikk  
 24. Oppdater ordre med endringeneo-sysSystemspesifikk  

15. Sjekkpunkter 

Akt. nr.Hva som skal kontrolleres, målesHvordan det skal gjøresHvorfor det er nødvendig
1Sjekke verdi i henhold til godkjenningsprosess..I henhold til regler i bestillingssystemAttestering/budsjettfullmakt vedtatt skal følges.
8Sjekk at leverandør har respondert på ordre sendt eller endringsordre sendt.Sjekk status i ordreoversikt.For å sikre at prosessen ikke forsinkes unødvendig.
9Kontroller om endring på opprinnelige ordre er akseptabel.Sjekk om forslag på ny vare og tjeneste er akseptabel.Sikre at behov blir dekket. (riktig kvalitet, pris)

16. Output og bruker

OutputMottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.Mottaker/brukerReferanse
Oppdatert ordre klar for mottakVare/tjenestemottako 
Grunnlag for mottak av fakturaFakturaprosesso 
    

17. Sluttkriterier

Leverandør og oppdragsgiver er enig om leveranse av varer/tjeneste.

18. Unntak og alternativer

HvorUnntak – betingelser og endring
Aktivitet 1: Hvis bestiller ikke finner varen eller tjenesten i søkemotoren.Da må man på manuell behandling.

19. Risiko

RisikoSannsynlighetAlvorlighetMetodeTiltak
Får ikke svar fra leverandørLavKan være kritiskManuell kontrollRinger, sender mail, etc.

20. Behov for støtte

StøtteForklaring/Lenker
Kun behov for ordinær opplæring i bruk av system. 
Aktivitet 1: Kan være behov for faglig bistand ved bestilling av spesielle varer og tjenester. 
  

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Tilleggsinformasjon

For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes.

23. Vedlegg

Nei.

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

Har du spørsmål eller trenger du veiledning, ta kontakt med oss!

 

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.