En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver ente akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF avansert ordre prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.2.2 Bestille varer og tjenester |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.04.28 | Jan Mærøe | |
3. Om prosessen
En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver ente akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.
4. Brukere og bruksområde
Brukere: Oppdragsgiver og leverandør av varer og tjenester. Transportør. (pakkseddel basert på ordre)
Bruksområde: Kan brukes ved vare og tjenestekjøp basert på katalog eller punch-out.
5. Formål
Prosessen hjelper oppdragsgiver og leverandør i å finne riktig varer og tjenester – optimalisere bestillingsprosessen. Sikre dokumentasjon av det oppdragsiver og leverandør gjør. Effektivserer komplekse bestillingsprosesser ved at systemet støtter deg både når det gjelder bestilling, endring, kansellering og bekreftelse. Danner grunnlag for senere prosesser – varemottak, automatisert mottak av faktura. Danner grunnlag for planleggingsfasen.
6. Mål
Gjøre all manuell kommunikasjon overflødig ved at man kommuniserer via systemet.
7. Gevinster
For oppdragsgiver: Ved å bruke et system reduseres tidsbruken. Kan dokumentere alle prosesstrinn som er utført - viktig ved revisjon, kontroll. Du sikrer at bestillingen har den rette kvalitetene – slipper returer. Man kan lage statistikker som kan gjøre planlegging av enklere. Forsyner faktura med bestillingsnummer som gjør fakturamatch mulig.
For leverandører: Sikrer kvalitet i bestillingsprosessen og unngår dermed feil som medfører returer og andre komplikasjon som igjen fører til økt tidsbruk og kostnader.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger | Prosessen starter når et behov oppstår (trigger). Bestiller får beskjed fra en i organisasjonen om at de trenger noe |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
|
10. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
|
Funnet varer og tjenester fra katlog eller punch-out via sin søkemotor |
Katalogprosessen, puch-out prosessen. |
Internt |
|
11. Deltakere
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | Goskjenner | o-god | |
| Oppdragsgiver | Avtaleforvalter | o-avf | |
| Leverandør | l | ||
| Leverandør | Person | l-per | |
| Leverandør | System | l-sys | |
12. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Kontere og godkjenne bestilling. |
o-bes |
>Påfør konteringsinformasjon >Godkjenne |
X |
||
|
2. Send en ny ordre med varer og/eller tjenester eller endre en eksisterende ordre |
o-bes |
|
|
||
| 3. Behandle innkommende ordre og sjekk tilgjengelighet og tilrettelegg for en bekreftelse |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 4. Lag en ordrebekreftelse basert på tilgjengelige varer og tjenester. |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 5.Send negativ bekreftelse |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 6. Send en bekreftelse uten endring. |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 7. Send ordrebekreftelse med endring. |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 8. Motta ordrebekreftelse |
o-bes |
|
X |
||
| 9. Prosesser ordrebekreftelse og sammenlign med sendt ordre. |
o-sys |
Systemspesifikk |
X |
||
| 10. Lagre ordrebekreftelse |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 11. Oppdatere ordre med endring |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 12. Lagre ordrebekreftelse |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 13. Evaluer endring mot opprinnelig ordre |
o-bes |
|
|
||
| 14. Forbered kanselering av ordre |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 15. Send ordreavslag |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 16. Fjerne ordre fra system. |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 17. Forbered endringsordre |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 18. Send endringsordre |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 19. Evaluer oppdragsgivers forslag for endring av ordre |
l-per |
|
|
||
| 20. Send en positiv ordrebekreftelse |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 21. Send en negativ ordrebekreftelse |
l-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 22. Slett ordre i system. |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 23. Lagre ordrebekreftelse |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
||
| 24. Oppdater ordre med endringene |
o-sys |
Systemspesifikk |
|
14. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
|
1 |
Sjekke verdi i henhold til godkjenningsprosess.. |
I henhold til regler i bestillingssystem |
Attestering/budsjettfullmakt vedtatt skal følges. |
|
8 |
Sjekk at leverandør har respondert på ordre sendt eller endringsordre sendt. |
Sjekk status i ordreoversikt. |
For å sikre at prosessen ikke forsinkes unødvendig. |
|
9 |
Kontroller om endring på opprinnelige ordre er akseptabel. |
Sjekk om forslag på ny vare og tjeneste er akseptabel. |
Sikre at behov blir dekket. (riktig kvalitet, pris) |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
|
Oppdatert ordre klar for mottak |
Vare/tjenestemottak |
o | |
|
Grunnlag for mottak av faktura |
Fakturaprosess |
o | |
16. Sluttkriterier
Leverandør og oppdragsgiver er enig om leveranse av varer/tjeneste.
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
|
Aktivitet 1 Hvis bestiller ikke finner varen eller tjenesten i søkemotoren. |
Da må man på manuell behandling. |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
|
Får ikke svar fra leverandør |
Lav |
Kan være kritisk |
Manuell kontroll |
Ringer, sender mail, etc. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
|
Kun behov for ordinær opplæring i bruk av system. |
|
|
Aktivtet 1: Kan være behov for faglig bistand ved bestilling av spesielle varer og tjenester. |
|
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Nei.