EHF avansert ordre prosess

En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF avansert ordre prosess
Prosess ID	X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon	Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.04.28	Opprettelse	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

En oppdragsgiver har et behov og sender en ordre til sin leverandør. Leverandøren gir et ordresvar som enten bekrefter hele ordren eller har avvik. Da kan oppdragsgiver ente akseptere avviket, foreta en endring av ordren, eller kansellere ordren.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Brukere: Oppdragsgiver og leverandør av varer og tjenester. Transportør. (pakkseddel basert på ordre)

Bruksområde: Kan brukes ved vare og tjenestekjøp basert på katalog eller punch-out.

6. Formål

Prosessen hjelper oppdragsgiver og leverandør i å finne riktig varer og tjenester – optimalisere bestillingsprosessen. Sikre dokumentasjon av det oppdragsiver og leverandør gjør. Effektivserer komplekse bestillingsprosesser ved at systemet støtter deg både når det gjelder bestilling, endring, kansellering og bekreftelse. Danner grunnlag for senere prosesser – varemottak, automatisert mottak av faktura. Danner grunnlag for planleggingsfasen.

7. Mål

Gjøre all manuell kommunikasjon overflødig ved at man kommuniserer via systemet.

8. Fordeler/gevinster

For oppdragsgiver: Ved å bruke et system reduseres tidsbruken. Kan dokumentere alle prosesstrinn som er utført - viktig ved revisjon, kontroll. Du sikrer at bestillingen har den rette kvalitetene – slipper returer. Man kan lage statistikker som kan gjøre planlegging av enklere. Forsyner faktura med bestillingsnummer som gjør fakturamatch mulig.

For leverandører: Sikrer kvalitet i bestillingsprosessen og unngår dermed feil som medfører returer og andre komplikasjon som igjen fører til økt tidsbruk og kostnader.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Prosessen starter når et behov oppstår (trigger). Bestiller får beskjed fra en i organisasjonen om at de trenger noe
Andre forutsetninger	I denne prosessen må katalog være lagt inn i søkemotoren i bestillingsystmet, eller lagt opp en lenke til en punch-out løsning hos leverandør. Virksomheten bør ha en godkjenningsløsning tilknyttet prosessen. Virksomheten kan ha definerte grenser for bestillinger som godkjennes. Må velge ut personer til rollene som bestiller, varemottaker og godkjenner. Virksomheten må ha gjort konteringsinformasjon tilgjengelig i systemet for bestiller. Fordi innføring kan være krevende bør det gjennomføres en grundig kartlegging av endringsbehov. Det bør etableres KPIer og rapportering av KPI til ledelsen for at løsningn skal utbres i hele virksomheten.

Trigger

Prosessen starter når et behov oppstår (trigger). Bestiller får beskjed fra en i organisasjonen om at de trenger noe

Andre forutsetninger

I denne prosessen må katalog være lagt inn i søkemotoren i bestillingsystmet, eller lagt opp en lenke til en punch-out løsning hos leverandør.
Virksomheten bør ha en godkjenningsløsning tilknyttet prosessen. Virksomheten kan ha definerte grenser for bestillinger som godkjennes.
Må velge ut personer til rollene som bestiller, varemottaker og godkjenner.
Virksomheten må ha gjort konteringsinformasjon tilgjengelig i systemet for bestiller.
Fordi innføring kan være krevende bør det gjennomføres en grundig kartlegging av endringsbehov. Det bør etableres KPIer og rapportering av KPI til ledelsen for at løsningn skal utbres i hele virksomheten.

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon	Referanse
Funnet varer og tjenester fra katlog eller punch-out via sin søkemotor	Katalogprosessen, puch-out prosessen.	Internt

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	Godkjenner	o-god
Oppdragsgiver	Avtaleforvalter	o-avf
Leverandør		l
Leverandør	Person	l-per
Leverandør	System	l-sys

13. Prosessdiagram

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:

Høyre-klikk på diagrammet.
Klikk "Visio-objekt".
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

ehf_avansert_ordreprosess.xlsx

xlsx

476.55 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Beskrivelse	KP (x)
1. Kontere og godkjenne bestilling.	o-bes	>Påfør konteringsinformasjon >Godkjenne	X
2. Send en ny ordre med varer og/eller tjenester eller endre en eksisterende ordre	o-bes
3. Behandle innkommende ordre og sjekk tilgjengelighet og tilrettelegg for en bekreftelse	l-sys	Systemspesifikk
4. Lag en ordrebekreftelse basert på tilgjengelige varer og tjenester.	l-sys	Systemspesifikk
5.Send negativ bekreftelse	l-sys	Systemspesifikk
6. Send en bekreftelse uten endring.	l-sys	Systemspesifikk
7. Send ordrebekreftelse med endring.	l-sys	Systemspesifikk
8. Motta ordrebekreftelse	o-bes		X
9. Prosesser ordrebekreftelse og sammenlign med sendt ordre.	o-sys	Systemspesifikk	X
10. Lagre ordrebekreftelse	o-sys	Systemspesifikk
11. Oppdatere ordre med endring	o-sys	Systemspesifikk
12. Lagre ordrebekreftelse	o-sys	Systemspesifikk
13. Evaluer endring mot opprinnelig ordre	o-bes
14. Forbered kanselering av ordre	o-sys	Systemspesifikk
15. Send ordreavslag	o-sys	Systemspesifikk
16. Fjerne ordre fra system.	l-sys	Systemspesifikk
17. Forbered endringsordre	o-sys	Systemspesifikk
18. Send endringsordre	o-sys	Systemspesifikk
19. Evaluer oppdragsgivers forslag for endring av ordre	l-per
20. Send en positiv ordrebekreftelse	l-sys	Systemspesifikk
21. Send en negativ ordrebekreftelse	l-sys	Systemspesifikk
22. Slett ordre i system.	o-sys	Systemspesifikk
23. Lagre ordrebekreftelse	o-sys	Systemspesifikk
24. Oppdater ordre med endringene	o-sys	Systemspesifikk

15. Sjekkpunkter

Akt. nr.	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
1	Sjekke verdi i henhold til godkjenningsprosess..	I henhold til regler i bestillingssystem	Attestering/budsjettfullmakt vedtatt skal følges.
8	Sjekk at leverandør har respondert på ordre sendt eller endringsordre sendt.	Sjekk status i ordreoversikt.	For å sikre at prosessen ikke forsinkes unødvendig.
9	Kontroller om endring på opprinnelige ordre er akseptabel.	Sjekk om forslag på ny vare og tjeneste er akseptabel.	Sikre at behov blir dekket. (riktig kvalitet, pris)

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker
Oppdatert ordre klar for mottak	Vare/tjenestemottak	o
Grunnlag for mottak av faktura	Fakturaprosess	o

17. Sluttkriterier

Leverandør og oppdragsgiver er enig om leveranse av varer/tjeneste.

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Aktivitet 1 Hvis bestiller ikke finner varen eller tjenesten i søkemotoren.	Da må man på manuell behandling.

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Får ikke svar fra leverandør	Lav	Kan være kritisk	Manuell kontroll	Ringer, sender mail, etc.

20. Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Kun behov for ordinær opplæring i bruk av system.
Aktivtet 1: Kan være behov for faglig bistand ved bestilling av spesielle varer og tjenester.

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Tilleggsinformasjon

For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes.

23. Vedlegg