Leverandør registrerer informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | EHF ordreforslag prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.4.2.2 Bestille varer og tjenester |
| Organisasjon | Digitaliseringsdirektoratet |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Trigger | Et behov som må løses, for eksempel behov for flyreise, rask reparasjon av vannlekkasje. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
3. Om prosessen
I denne prosessen registrerer leverandør informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.
4. Brukere og bruksområde (hvem og når)
Prosessen kan benyttes av leverandør og oppdragsgivere.
Oppdragsgiver skal normalt sende en ordre til leverandør før varer og tjenester leveres. Dette kan i mange tilfeller være lite hensiktsmessig – forsinke prosessen med å utføre tjenesten. For eksempel: Det har oppstått en vannlekkasje på en skole hvor det ikke er tid til å vente på en ordre. Det er inngått avtale om vedlikehold hvor det er uhensiktsmessig å be om og vente på en ordre for hver oppgave som skal utføres. Det er tatt en policy beslutning i virksomheten om å bruke reiseselskapets web-side for å reserve plass. Uten en slik løsning ville du kunne tapt reservasjonen før bestillingen når leverandør (sanntids-bestilling).
5. Formål
Når leverandør sender faktura for et hasteoppdrag, må den behandles manuelt. Hensikten med denne prosessen er å sikre at innkomne faktura kan behandles maskinelt og effektivt.
6. Mål
Flest mulig maskinelt behandlede fakturaer, automatch.
7. Gevinster
For leverandør: Dokumentasjon som kan brukes som input til faktura. Gjenbruk av informasjon sparer tid, reduserer feil og som følge av det reduserer kostnader. Ved statusmøter mellom oppdragsgiver og leverandør kan leverandør enkelt dokumentere sine prosesser/arbeid. Noe som sparer partene for tid samt øker tilliten til leverandøren.
For oppdragsgiver: Kunne dokumentere utført oppdrag ved ettersyn/revisjon – sparer tid og skaper tillit. Ved statusmøter blir det enklere å sammenligne informasjon som leverandør fremlegger med egen. Noe som sparer tid og reduserer kostnader. Fakturamatch sparer tid og reduserer risiko for feil. Enkel gjenbruk av strukturert informasjon forenkler planlegging – sparer tid ved nye konkurranser.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
8. Definisjoner/forkortelser
Nei.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger | Et behov som må løses, for eksempel behov for flyreise, rask reparasjon av vannlekkasje. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
10. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
|
En ansatt eller bestiller reserverer for eksempel en reise. |
Oppdragsgiver logger seg på reisesystemet |
Oppdragsgiver |
|
|
En vannlekkasje oppstår. |
Varslingssystem eller rutinekontroll fra leverandør |
Oppdragsgiver |
|
|
Andre eksempler. |
|
|
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | Goskjenner | o-god | |
| Oppdragsgiver | Avtaleforvalter | o-avf | |
| Oppdraggiver | System | o-sys | |
| Leverandør | l | ||
| Leverandør | Person | l-per | |
| Leverandør | System | l-sys |
12. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
|
1. Utfør arbeid i henhold til kontrakt og registrer tid og varekostnad |
l-per |
Situasjonsbestemt. |
|||
|
2. Oppdragsgiver har registrerer informasjon i system eks reise. |
l-per |
Situasjonsbestemt. |
|||
|
3. Lagre informasjon i system og klargjør forsendelse. |
l-sys |
Systemspesifikk |
|||
|
4. Send et ordreforslag basert på utført oppgave. |
l-sys
|
Systemspesifikk
|
|||
|
5. Lagre ordreforslag i system |
o-sys |
Systemspesifikk |
|||
|
6. Sjekk om ordreforslag er i henhold til kontrakt |
o-bes/avf |
|
x | ||
|
7. Kontakt leverandør |
o-bes/avf |
|
|||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
|
6 |
Sjekk om leveranse er i henhold til kontrakt |
Enten kan system brukes opp mot kontrakts arkiv eller manuelt. |
Sikre at man får avtalte priser. |
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
|
Strukturert informasjon (EHF ordreforslag) lagret i system i påvente av faktura. |
Fakturaprosessen (er definert) |
Oppdragsgiver/Bestiller |
|
16. Sluttkriterier
Leverandør må inkluderer ordreforslagsnummer i faktura slik at det er mulig for oppdragsgiver å koble ordreforslag mot faktura når den mottas.
17. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Nei. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Nei. |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
21. Tilleggsinformasjon
Nei.