EHF ordreforslag prosess

Leverandør registrerer informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn EHF ordreforslag prosess  
Prosess ID X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Trigger Et behov som må løses, for eksempel behov for flyreise, rask reparasjon av vannlekkasje.   
Andre forutsetninger  

3. Om prosessen

I denne prosessen registrerer leverandør informasjon om utført tjeneste eller utført bestilling for oppdragsgiver. Systemet sender et ordreforslag til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar ordreforslag og lagrer det i sitt system.  

4. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Prosessen kan benyttes av leverandør og oppdragsgivere.  

Oppdragsgiver skal normalt sende en ordre til leverandør før varer og tjenester leveres. Dette kan i mange tilfeller være lite hensiktsmessig – forsinke prosessen med å utføre tjenesten. For eksempel: Det har oppstått en vannlekkasje på en skole hvor det ikke er tid til å vente på en ordre. Det er inngått avtale om vedlikehold hvor det er uhensiktsmessig å be om og vente på en ordre for hver oppgave som skal utføres. Det er tatt en policy beslutning i virksomheten om å bruke reiseselskapets web-side for å reserve plass. Uten en slik løsning ville du kunne tapt reservasjonen før bestillingen når leverandør (sanntids-bestilling).    

5. Formål

Når leverandør sender faktura for et hasteoppdrag, må den behandles manuelt. Hensikten med denne prosessen er å sikre at innkomne faktura kan behandles maskinelt og effektivt.  

6. Mål

Flest mulig maskinelt behandlede fakturaer, automatch.  

7. Gevinster

For leverandør: Dokumentasjon som kan brukes som input til faktura. Gjenbruk av informasjon sparer tid, reduserer feil og som følge av det reduserer kostnader. Ved statusmøter mellom oppdragsgiver og leverandør kan leverandør enkelt dokumentere sine prosesser/arbeid. Noe som sparer partene for tid samt øker tilliten til leverandøren.   

For oppdragsgiver: Kunne dokumentere utført oppdrag ved ettersyn/revisjon – sparer tid og skaper tillit. Ved statusmøter blir det enklere å sammenligne informasjon som leverandør fremlegger med egen. Noe som sparer tid og reduserer kostnader. Fakturamatch sparer tid og reduserer risiko for feil. Enkel gjenbruk av strukturert informasjon forenkler planlegging – sparer tid ved nye konkurranser.  

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

Nei.

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger Et behov som må løses, for eksempel behov for flyreise, rask reparasjon av vannlekkasje.   
Andre forutsetninger  

10. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse

En ansatt eller bestiller reserverer for eksempel en reise.  

Oppdragsgiver logger seg på reisesystemet 

Oppdragsgiver 

 

En vannlekkasje oppstår.  

Varslingssystem eller rutinekontroll fra leverandør 

Oppdragsgiver 

 

Andre eksempler.  

 

 

 

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver Behovshaver o-beh  
Oppdragsgiver Bestiller o-bes  
Oppdragsgiver Goskjenner o-god  
Oppdragsgiver Avtaleforvalter o-avf  
Oppdraggiver System o-sys  
Leverandør   l  
Leverandør Person l-per  
Leverandør System l-sys  

12. Prosessdiagram

EHF ordreforslagsprosess
xlsx 171.91 KB

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
 

1. Utfør arbeid i henhold til kontrakt og registrer tid og varekostnad 

l-per 

Situasjonsbestemt. 

   
 

2. Oppdragsgiver har registrerer informasjon i system eks reise. 

l-per 

Situasjonsbestemt. 

   
 

3. Lagre informasjon i system og klargjør forsendelse.  

l-sys 

Systemspesifikk 

   
 

4. Send et ordreforslag basert på utført oppgave. 

l-sys 

 

Systemspesifikk 

 

   
 

5. Lagre ordreforslag i system 

o-sys 

Systemspesifikk 

   
 

6. Sjekk om ordreforslag er i henhold til kontrakt 

o-bes/avf 

 

x  
 

7. Kontakt leverandør 

o-bes/avf 

 

   
           

14. Kontrollpunkter og målinger

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig

6

Sjekk om leveranse er i henhold til kontrakt 

Enten kan system brukes opp mot kontrakts arkiv eller manuelt.  

Sikre at man får avtalte priser.  

       

15. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse

Strukturert informasjon (EHF ordreforslag) lagret i system i påvente av faktura.  

Fakturaprosessen (er definert) 

Oppdragsgiver/Bestiller 

 

       

16. Sluttkriterier

Leverandør må inkluderer ordreforslagsnummer i faktura slik at det er mulig for oppdragsgiver å koble ordreforslag mot faktura når den mottas. 

17. Unntak/spesielle hensyn

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  

18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Nei.        

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Nei.  

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Nei.

22. Vedlegg

Oppdatert: 8. desember 2022

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.