EHF Prosessoversikt

EHF prosessoversikt er en utvidet delprosess/aktivitetsliste basert på anskaffelsesprosessen på Anskaffelser.no.

Kilde: DFØ

En digital delprosess/aktivitetsliste krever en mer detaljert fremstilling, derfor finnes det flere forekomster på denne siden enn på prosessidene til Anskaffelser.no og beskrivelsen kan være noe ulik. Hensikten med siden er å vise sammenhengen mellom prosesser, informasjonsinnhold og teknisk implementering for å sikre effektive prosesser gjennom god systemstøtte for brukerne.

 Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/rolle
1.0 2020.08.26 Dokument etablert Jan Mærøe
1.1 2020.10.30 Lagt til støtteprosesser Jan Mærøe
       
ID Aktiviteter Lenke til EHF prosess Organisasjon som deltar
X ANSKAFFELSER    
X.1 Ledelse av anskaffelsesvirksomheten    
  Planlegge, organisere, lede og kontrollere anskaffelser   Oppdragsgiver
X.2 Avklare behov og forberede konkurransen    
X.2.1 Vurdere behov Leverandøranalyse digital egnethet  
X.2.1.1 Beskrive utfordringer og dagens løsning   Oppdragsgiver
X.2.1.2 Identifisere rammevilkår   Oppdragsgiver
X.2.1.3 Avklare anskaffelsens formål   Oppdragsgiver
X.2.1.4 Gjennomføre markedsundersøkelse   Oppdragsgiver
X.2.1.5 Vurdere alternativer og anbefale beslutning   Oppdragsgiver
X.2.1.6 Beslutte anskaffelser   Oppdragsgiver
X.2.2 Lage kontraktstrategi    
X.2.2.1 Verfisere behovet   Oppdragsgiver
X.2.2.2 Kartlegge konkurransesituasjonen   Oppdragsgiver
X.2.2.3 Ha dialog med marked   Oppdragsgiver-Leverandør
X.2.2.4 Utarbeide foreløpig budsjett   Oppdragsgiver
X.2.2.5 Beregne livssykluskostnader    Oppdragsgiver
X.2.2.6 Kartlegge risiko   Oppdragsgiver
X.2.2.7 Velge prosedyre   Oppdragsgiver
X.2.2.8 Beslutte kontraktsstrategi   Oppdragsgiver
X.2.3 Forberede konkurranse    
X.2.3.1 Etablere anskaffelsesprotokoll   Oppdragsgiver
X.2.3.2 Definere anskaffelsens resultatmål    Oppdragsgiver
X.2.3.3 Kartlegge risiko   Oppdragsgiver
X.2.3.4 Lage gjennomføringsplan   Oppdragsgiver
X.2.4 Lage konkurransegrunnlag    
X.2.4.1 Lage definisjon og formål   Oppdragsgiver
X.2.4.2 Utforme konkurransegrunnlag   Oppdragsgiver
X.2.4.3 Beslutte tidsfrister og hvordan ta hensyn til miljø   Oppdragsgiver
X.2.4.4 Utforme regler for konkurransen   Oppdragsgiver
X.2.5 Definere spesifikasjoner, krav, kriterier og kontraktsvilkår    
X.2.5.1 Definere kravspesifikajoner   Oppdragsgiver
X.2.5.2 Definere tildelingskriterium   Oppdragsgiver
X.2.5.3 Definere kontrakstvilkår   Oppdragsgiver
X.2.6 Definere kvalifikasjonskrav    
X.2.6.1 Definere krav til økonomisk soliditet   Oppdragsgiver
X.2.6.2 Definere krav til erfaring og kompetanse EHF CV prosess Oppdragsgiver
X.2.6.3 Definere krav til rutiner for miljø og kvalitet   Oppdragsgiver
X.2.6.4 Definere etiske kvalifikasjonskrav   Oppdragsgiver
X.2.6.5 Definere krav til prekvalifisering   Oppdragsgiver
X.3 Gjennomføre konkurranse      
X.3.1 Invitere til konkurranse (kunngjøring av konkurranse)    
X.3.1.1 Kunngjøre konkurranse EHF kunngjøringsprosess Oppdragsgiver
X.3.1.2 Svare på spørsmål fra leverandører EHF spørsmål og svar prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.1.3 Gjøre endringer og avlysninger    Oppdragsgiver
X.3.1.4 Søke på kunngjøringer EHF søk kunngjøring prosess Leverandør
X.3.1.5 Vise interesse for konkurranse EHF vise interesse for anskaffelse prosess Leverandør
X.3.1.6 Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter EHF utsendelse av anskaffelsesdokumenter Oppdragsgiver
X.3.1.7 Sende mottaksbekreftelse   Leverandør
X.3.1.8 Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenter EHF spørsmål og svar prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.2 Kvalifisere leverandører

EHF kvalifiseringsprosess

 
X.3.2.1 Innsendelse av ESPD/egenerklæring og beskrivelse av andre krav stilt for kvalifisering   Leverandør
X.3.2.2 Sende mottaksbekreftelse   Oppdragsgiver
X.3.2.3 Avvis forespørsler som er mottatt for sent   Oppdragsgiver
X.3.2.4 Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter   Oppdragsgiver
X.3.2.5 Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjon EHF spørsmål og svar prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.2.6 Innhent dokmentasjonsbevis basert på informasjon i ESPD/egenerklæring EHF eBevis prosess Oppdragsgiver
X.3.2.7 Vurdering av hvilke dokumentasjonsbevis oppdragsgiver må innhente selv   Oppdragsgiver
X.3.2.8 Innhent resterende dokumentasjonsbevis   Oppdragsgiver
X.3.2.9 Evaluer dokumentasjonsbevis og vurder om kvalifikasjonskrav er oppfylt   Oppdragsgiver
X.3.3 Vurder om leverandør er kvalifisert    
X.3.3.1 Vurder hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene   Oppdragsgiver
X.3.3.2 Reduser antallet kvalifiserte leverandører etter utvelgelseskriteriene i en begrenset konkurranse   Oppdragsgiver
X.3.3.3 Send ut melding til de som ikke er kvalifisert, de som er kvalifisert men ikke valgt ut og de som er kvalifisert   Oppdragsgiver
X.3.3.4 Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud   Oppdragsgiver
X.3.4 Administrer database for kvalifiserte leverandører    
X.3.4.1 Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen) EHF spørsmål og svar prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.4.2 Send ut oversikt over deltakere i DPS og maler for behovsinnhenting (innkjøpssentral)   Innkjøpssentral
X.3.4.3 Send en bekreftelse på mottatt deltakerliste og maler (innkjøpssentral)   Kunde av innkjøpsentral
X.3.4.4 Send inn ønske om å ikke delta i DPS lenger   Leverandør
X.3.4.5 Send en bekreftelse på mottatt avmelding i DPS   Oppdragsgiver
X.3.4.6 Send en melding om fjerning av leverandør fra databasen på bakgrunn av brudd på krav   Oppdragsgiver
X.3.4.7 Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud   Oppdragsgiver
X.3.4.8 Send inn tilbud   Leverandør
X.3.5 Velge tilbud og inngå avtale    
X.3.5.1 Ta imot tilbud

EHF tilbudsinnlevering prosess

Oppdragsgiver
X.3.5.2 Send bekreftelse på mottatt tilbud   Oppdragsgiver
X.3.5.3 Avklare og ettersende opplysninger   Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.4 Vurdere vurdere tilbud mot kravspesifikasjon/absolutte krav

 

Oppdragsgiver
X.3.5.5 Avvise tilbud som ikke oppfyller krav   Oppdragsgiver
X.3.5.6 Evaluere tilbud

EHF eBevisprosessen

EHF CV prosess

Oppdragsgiver
X.3.5.7 Foreta en avklaring av tilbud hvis nødvendig   Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.8 Gjennomføre forhandlinger hvis angitt i konkurransegrunnlag   Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.9 Meddele tildeling av kontrakt   Oppdragsgiver
X.3.6.0 Motta og behandle innsynsbegjæring   Oppdragsgiver
X.3.6.1 Klagebehandling    
X.3.6.1.1 Sende og motta klage på tildeling   Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.6.1.2 Behandle klage på tildeling   Oppdragsgiver
X.3.6.1.3 Medele beslutning til leverandør   Oppdragsgiver
X.3.6.1.4 Foreta en ny tilbudsevaluering hvis det har skjedd en feil   Oppdragsgiver
X.3.6.1.5 Sende nytt meddelelsesbrev hvis beslutnigen er omgjort   Oppdragsgiver
X.3.6.2 Signere og arkivere kontrakt   Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.6.3 Ferdigstill protokoll   Oppdragsgiver
X.3.7 Kunngjør inngått kontrakt    
X.3.7.1 Kunngjøre inngåelse av kontrakt EHF kunngjøringsprosess Oppdragsgiver
X.3.7.2 Evaluere konkurransen   Oppdragsgiver
X.4 Implementere og følge opp kontrakt EHF spørsmål og svar prosess  
X.4.1 Forberede kontraktsgjennomføring (Bruk av avtalen)    
X.4.1.1 Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør   Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.1.2 Informere brukere om avtalen EHF katalog prosess Oppdragsgiver
X.4.2 Bruke avtalen    
X.4.2.1 Leverandør og kundeaktivering EHF katalog prosess
EHF punch-out prosess
Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.2 Bestille varer og tjenester EHF ordre og ordrebekreftelse
EHF avansert ordre
EHF ordreforslag
Oppdragsgiver
X.4.2.3 Levere vare og tjenester EHF mottaks prosess Leverandør
X.4.2.4 Motta varer og tjenster EHF mottaks prosess Oppdragsgiver
X.4.2.5 Foreta reklamasjon på varer/tjenster   Oppdragsgiver
X.4.2.6 Sende og motta betalingskrav EHF faktura prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.7 Sende og motta kreditering EHF faktura prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.8 Sende og motta purring EHF purring prosess Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.9 Foreta utbetaling til leverandør Payment prosess Oppdragsgiver
X.4.3 Forvalte avtalen EHF spørsmål og svar prosess  
X.4.3.1 Følge opp leveransen   Oppdragsgiver
X.4.3.2 Endring av kontrakt   Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.3.3 Avslutte kontrakt Prosess deaktivering av leverandør i bestillingsløsning Oppdragsgiver
X.4.3.4 Foreta en sluttevaluering   Oppdragsgiver
X.5 Prosedyrer / teknikker    
X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS) Lenke til prosessdefinisjon  
X.6 Støtteprosesser    
X.6.1 Digitale støtteprosesser    
X.6.1.1 Utvikle og forvalte standardformat Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.1.1 Analysere behov og muligheter Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.1.2 Utvikle teknisk veileder Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.1.3 Forvalte standard format Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.2 Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølging Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.1.2.3 Forvalte bestillingsløsning Lenke til prosessdefinisjon Virksomhet
X.6.2 HR-støtte    
X.6.2.1 Endringsledelse    
X.6.3 Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning Virksomhet

Har du spørsmål ta kontakt med Jan Mærøe via EHF@dfo.no

Se også

Oppdatert: 14. oktober 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord