EHF prosessoversikt er en utvidet delprosess/aktivitetsliste basert på anskaffelsesprosessen på Anskaffelser.no.
Kilde:
DFØ
En digital delprosess/aktivitetsliste krever en mer detaljert fremstilling, derfor finnes det flere forekomster på denne siden enn på prosessidene til Anskaffelser.no og beskrivelsen kan være noe ulik. Hensikten med siden er å vise sammenhengen mellom prosesser, informasjonsinnhold og teknisk implementering for å sikre effektive prosesser gjennom god systemstøtte for brukerne.
Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.26 | Dokument etablert | Jan Mærøe |
| 1.1 | 2020.10.30 | Lagt til støtteprosesser | Jan Mærøe |
| 1.1.1 | 2021.01.06 | Endret lenkenavn | Jan Mærøe |
Prosessoversikt
| ID | Aktiviteter | Lenke til Digital-EHF prosess | Organisasjon som deltar |
|---|---|---|---|
| X | ANSKAFFELSER | ||
| X.1 | Ledelse av anskaffelsesvirksomheten | ||
| Planlegge, organisere, lede og kontrollere anskaffelser | Oppdragsgiver | ||
| X.2 | Avklare behov og forberede konkurransen | ||
| X.2.1 | Vurdere behov | Leverandøranalyse digital egnethet | |
| X.2.1.1 | Beskrive utfordringer og dagens løsning | Oppdragsgiver | |
| X.2.1.2 | Identifisere rammevilkår | Oppdragsgiver | |
| X.2.1.3 | Avklare anskaffelsens formål | Oppdragsgiver | |
| X.2.1.4 | Gjennomføre markedsundersøkelse | Oppdragsgiver | |
| X.2.1.5 | Vurdere alternativer og anbefale beslutning | Oppdragsgiver | |
| X.2.1.6 | Beslutte anskaffelser | Oppdragsgiver | |
| X.2.2 | Lage kontraktstrategi | ||
| X.2.2.1 | Verfisere behovet | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.2 | Kartlegge konkurransesituasjonen | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.3 | Ha dialog med marked | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.2.2.4 | Utarbeide foreløpig budsjett | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.5 | Beregne livssykluskostnader | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.6 | Kartlegge risiko | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.7 | Velge prosedyre | Oppdragsgiver | |
| X.2.2.8 | Beslutte kontraktsstrategi | Oppdragsgiver | |
| X.2.3 | Forberede konkurranse | ||
| X.2.3.1 | Etablere anskaffelsesprotokoll | Oppdragsgiver | |
| X.2.3.2 | Definere anskaffelsens resultatmål | Oppdragsgiver | |
| X.2.3.3 | Kartlegge risiko | Oppdragsgiver | |
| X.2.3.4 | Lage gjennomføringsplan | Oppdragsgiver | |
| X.2.4 | Lage konkurransegrunnlag | ||
| X.2.4.1 | Lage definisjon og formål | Oppdragsgiver | |
| X.2.4.2 | Utforme konkurransegrunnlag | Oppdragsgiver | |
| X.2.4.3 | Beslutte tidsfrister og hvordan ta hensyn til miljø | Oppdragsgiver | |
| X.2.4.4 | Utforme regler for konkurransen | Oppdragsgiver | |
| X.2.5 | Definere spesifikasjoner, krav, kriterier og kontraktsvilkår | ||
| X.2.5.1 | Definere kravspesifikajoner | Oppdragsgiver | |
| X.2.5.2 | Definere tildelingskriterium | Oppdragsgiver | |
| X.2.5.3 | Definere kontrakstvilkår | Oppdragsgiver | |
| X.2.6 | Definere kvalifikasjonskrav | ||
| X.2.6.1 | Definere krav til økonomisk soliditet | Oppdragsgiver | |
| X.2.6.2 | Definere krav til erfaring og kompetanse | Digital CV prosess | Oppdragsgiver |
| X.2.6.3 | Definere krav til rutiner for miljø og kvalitet | Oppdragsgiver | |
| X.2.6.4 | Definere etiske kvalifikasjonskrav | Oppdragsgiver | |
| X.2.6.5 | Definere krav til prekvalifisering | Oppdragsgiver | |
| X.3 | Gjennomføre konkurranse | ||
| X.3.1 | Invitere til konkurranse (kunngjøring av konkurranse) | ||
| X.3.1.1 | Kunngjøre konkurranse | Digital kunngjøringsprosess | Oppdragsgiver |
| X.3.1.2 | Svare på spørsmål fra leverandører | Digital spørsmål og svar prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.3.1.3 | Gjøre endringer og avlysninger | Oppdragsgiver | |
| X.3.1.4 | Søke på kunngjøringer | Digital søk kunngjøring prosess | Leverandør |
| X.3.1.5 | Vise interesse for konkurranse | Digital vise interesse for anskaffelse prosess | Leverandør |
| X.3.1.6 | Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenter | Digital utsendelse av anskaffelsesdokumenter | Oppdragsgiver |
| X.3.1.7 | Sende mottaksbekreftelse | Leverandør | |
| X.3.1.8 | Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenter | Digital spørsmål og svar prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.3.2 | Kvalifisere leverandører | ||
| X.3.2.1 | Innsendelse av ESPD/egenerklæring og beskrivelse av andre krav stilt for kvalifisering | Leverandør | |
| X.3.2.2 | Sende mottaksbekreftelse | Oppdragsgiver | |
| X.3.2.3 | Avvis forespørsler som er mottatt for sent | Oppdragsgiver | |
| X.3.2.4 | Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter | Oppdragsgiver | |
| X.3.2.5 | Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjon | Digital spørsmål og svar prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.3.2.6 | Innhent dokmentasjonsbevis basert på informasjon i ESPD/egenerklæring | Digital eBevis prosess | Oppdragsgiver |
| X.3.2.7 | Vurdering av hvilke dokumentasjonsbevis oppdragsgiver må innhente selv | Oppdragsgiver | |
| X.3.2.8 | Innhent resterende dokumentasjonsbevis | Oppdragsgiver | |
| X.3.2.9 | Evaluer dokumentasjonsbevis og vurder om kvalifikasjonskrav er oppfylt | Oppdragsgiver | |
| X.3.3 | Vurder om leverandør er kvalifisert | ||
| X.3.3.1 | Vurder hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene | Oppdragsgiver | |
| X.3.3.2 | Reduser antallet kvalifiserte leverandører etter utvelgelseskriteriene i en begrenset konkurranse | Oppdragsgiver | |
| X.3.3.3 | Send ut melding til de som ikke er kvalifisert, de som er kvalifisert men ikke valgt ut og de som er kvalifisert | Oppdragsgiver | |
| X.3.3.4 | Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud | Oppdragsgiver | |
| X.3.4 | Administrer database for kvalifiserte leverandører | ||
| X.3.4.1 | Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen) | Digital spørsmål og svar prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.3.4.2 | Send ut oversikt over deltakere i DPS og maler for behovsinnhenting (innkjøpssentral) | Innkjøpssentral | |
| X.3.4.3 | Send en bekreftelse på mottatt deltakerliste og maler (innkjøpssentral) | Kunde av innkjøpsentral | |
| X.3.4.4 | Send inn ønske om å ikke delta i DPS lenger | Leverandør | |
| X.3.4.5 | Send en bekreftelse på mottatt avmelding i DPS | Oppdragsgiver | |
| X.3.4.6 | Send en melding om fjerning av leverandør fra databasen på bakgrunn av brudd på krav | Oppdragsgiver | |
| X.3.4.7 | Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud | Oppdragsgiver | |
| X.3.4.8 | Send inn tilbud | Leverandør | |
| X.3.5 | Velge tilbud og inngå avtale | ||
| X.3.5.1 | Ta imot tilbud | Oppdragsgiver | |
| X.3.5.2 | Send bekreftelse på mottatt tilbud | Oppdragsgiver | |
| X.3.5.3 | Avklare og ettersende opplysninger | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.3.5.4 | Vurdere vurdere tilbud mot kravspesifikasjon/absolutte krav |
|
Oppdragsgiver |
| X.3.5.5 | Avvise tilbud som ikke oppfyller krav | Oppdragsgiver | |
| X.3.5.6 | Evaluere tilbud | Oppdragsgiver | |
| X.3.5.7 | Foreta en avklaring av tilbud hvis nødvendig | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.3.5.8 | Gjennomføre forhandlinger hvis angitt i konkurransegrunnlag | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.3.5.9 | Meddele tildeling av kontrakt | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.0 | Motta og behandle innsynsbegjæring | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.1 | Klagebehandling | ||
| X.3.6.1.1 | Sende og motta klage på tildeling | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.3.6.1.2 | Behandle klage på tildeling | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.1.3 | Medele beslutning til leverandør | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.1.4 | Foreta en ny tilbudsevaluering hvis det har skjedd en feil | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.1.5 | Sende nytt meddelelsesbrev hvis beslutnigen er omgjort | Oppdragsgiver | |
| X.3.6.2 | Signere og arkivere kontrakt | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.3.6.3 | Ferdigstill protokoll | Oppdragsgiver | |
| X.3.7 | Kunngjør inngått kontrakt | ||
| X.3.7.1 | Kunngjøre inngåelse av kontrakt | Digital kunngjøringsprosess | Oppdragsgiver |
| X.3.7.2 | Evaluere konkurransen | Oppdragsgiver | |
| X.4 | Implementere og følge opp kontrakt | Digital spørsmål og svar prosess | |
| X.4.1 | Forberede kontraktsgjennomføring (Bruk av avtalen) | ||
| X.4.1.1 | Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.4.1.2 | Informere brukere om avtalen | EHF katalog prosess | Oppdragsgiver |
| X.4.2 | Bruke avtalen | ||
| X.4.2.1 | Leverandør og kundeaktivering | EHF katalog prosess EHF punch-out prosess |
Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.4.2.2 | Bestille varer og tjenester | EHF ordre og ordrebekreftelse EHF avansert ordre EHF ordreforslag |
Oppdragsgiver |
| X.4.2.3 | Levere vare og tjenester | EHF mottaks prosess | Leverandør |
| X.4.2.4 | Motta varer og tjenester | EHF mottaks prosess | Oppdragsgiver |
| X.4.2.5 | Foreta reklamasjon på varer/tjenester | Oppdragsgiver | |
| X.4.2.6 | Sende og motta betalingskrav | EHF faktura prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.4.2.7 | Sende og motta kreditering | EHF faktura prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.4.2.8 | Sende og motta purring | EHF purring prosess | Oppdragsgiver-Leverandør |
| X.4.2.9 | Foreta utbetaling til leverandør | Payment prosess | Oppdragsgiver |
| X.4.3 | Forvalte avtalen | Digital spørsmål og svar prosess | |
| X.4.3.1 | Følge opp leveransen | Oppdragsgiver | |
| X.4.3.2 | Endring av kontrakt | Oppdragsgiver-Leverandør | |
| X.4.3.3 | Avslutte kontrakt | Prosess deaktivering av leverandør i bestillingsløsning | Oppdragsgiver |
| X.4.3.4 | Foreta en sluttevaluering | Oppdragsgiver | |
| X.5 | Prosedyrer / teknikker | ||
| X.5.1 | Dynamisk innkjøpsordning (DPS) | Lenke til prosessdefinisjon | |
| X.6 | Støtteprosesser | ||
| X.6.1 | Digitale støtteprosesser | ||
| X.6.1.1 | Utvikle og forvalte standardformat | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.1.1 | Analysere behov og muligheter | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.1.2 | Utvikle teknisk veileder | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.1.3 | Forvalte standard format | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.2 | Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølging | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.2.1 | Analysere implementering av bestillingsløsning | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.2.2 | Implementere bestillingsløsning | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.1.2.3 | Forvalte bestillingsløsning | Lenke til prosessdefinisjon | Virksomhet |
| X.6.2 | HR-støtte | ||
| X.6.2.1 | Endringsledelse | ||
| X.6.3 | Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning | Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning | Virksomhet |
Kilde:
Oslo economics og Inventura