X.6.1.1.3 EHF Forvalte standard format

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF Forvalte standard format
Prosess ID	X5113 Forvalte standard format
Organisasjon	DFØ-ANS
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.12.03	Dokument etablert	Petter Vinje
1.1	2021.03.22	Lagt til to bekreftelser på aktivitet 13 og 16	Petter Vinje

3. Om prosessen

Prosessen beskriver alle aktiviteter som må eller kan utføres i forvaltning av standard format. Etter teknisk utvikling overtar forvaltningsorganisasjonen ansvaret for formatet.

4. Brukere og bruksområde 

• DFØ ANS trenger prosessen for å dokumentere forvaltningsprosessen.
• DFØ trenger prosessen for å sikre at ønsker fra brukerne blir ivaretatt på en god måte.
• DFØ ANS trenger prosessen for sikre at kompetanse i forvaltning av standard format utvikles/blir i virksomhet og kan overføres til andre – unngå problemer som oppstår ved skifte, fravær. 
• DFØ ANS trenger prosessen for å kunne forbedre, utvikle forvaltningen av standard format.
• Deltakerne i forvaltning av standard format trenger prosessen for å forstå, planlegge og gjennomføre sine oppgaver på en koordinert måte. 

5. Formål

Sikre at standardformat forvaltes på en rask, effektiv og riktig måte.

6. Mål

• Implementere endringsønsker og tilrettelegge for en kvalitetsmessig og effektiv implementering av endringer i de ulike systemene.

7. Gevinster

Alle som eier, ledere, deltar og skal bruke resultatet av bedre prosesser vil ha en fordel, gevinst av denne prosessen.

• Brukerne: Endringsønsker blir ivaretatt. Ny funksjonalitet/tjenester utvikles i systemer. 
• DFØ ANS: Relevant og attraktiv for markedet.
• Oppdragsgivere: Effektiv kvalitetsmessig implementering i deres systemer. 
• Leverandører: Effektiv kvalitetsmessig implementering i deres systemer.
• Systemleverandører: Effektiv kvalitetsmessig implementering i deres systemer. 
• Samfunnet Enklere å operasjonalisere politiske beslutninger. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

• Prosess: En systematisk serie med aktiviteter rettet mot oppnåelse av ett eller flere mål. 
• Effektivitet: Prosessen benytter ikke mer ressurser enn det som er nødvendig for å produsere format med ønsket kvalitet.
• Produktivitet: Antall formater som utvikles i en bestemt tidsperiode. 
• Informasjonskvalitet: Kvaliteten på informasjonen som mottas. 100% informasjonskvalitet vil si at informasjonen er komplett og riktig slik at de som mottar den kan utføre sine oppgaver/aktiviteter på en riktig og effektiv måte – ikke måtte bruke ekstra tid, ressurser på å finne, rette, legge til informasjon som mangler. 

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger	Innkommende endringsønsker
Andre forutsetninger	Ledelsen må legge til rette for at de som skal utføre prosessen har mulighet til å det. For eksempel at prosessen er definert, oppdatert med lenker til verktøy, metoder og at det er gitt opplæring. Ledelsen må sikre at prosessen følges.

​​10. Input og leverandører

Input	Avgivende prosess:	Leverandør av input	Referanse
Endringsønske		Peppol BIS, formel kanal
Endringsønske		GitHub
Endringsønske		EHF@DFO.no

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle (ved behov)	Forkortelser	Kommentarer
DFØ ANS ATS	EHF team	EHF-T
Oppdragsgiver		O	O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver
Leverandør		L	Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon.
Systemleverandør		SL	SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør.

12. Prosessdiagram

Åpne konfigurasjonsalternativer

EHF forvalte standard formater prosessdiagram:

X611 Utvikle og forvalte EHF alle prosesser.xlsx

xlsx

289.17 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

13. Aktiviteter

ID	Aktiviteter	Ansvar	Beskrivelse	KP (x)	Kommentar
	1. Sjekke endringsønsker		>Via release not Peppol BIS >GitHub >EHF@DFO.no		Forskjellen på minor og major er tidsforløpet i varsling og implementering av ny versjon se "Release management"
	2. Vurder endringsomfanget		Om det er bug,minor eller major
	3. BUG: Analyser hva som må gjøres. Iverksette tiltak
	4. BUG:Dokumenter endring		For bruk i release note og dokumenter endring i change log
	5. BUG: QA  (Kvalitetssikring)
	6. BUG: Oppdater i eksisterende EHF veileder(e)
	7. BUG: Sette i produksjon		Etter denne aktiviteten er retting utført i veileder og endring publisert
	8. M/M:Analyser og planlegg det som må utvikles
	9. Utvikling av endring		(Syntaks, kodelister, schematronregler)
	10. Oppdatere EHF veileder(e)
	11. QA  (Kvalitetssikring)
	12. Etablere release note og change log
	13. Send ut melding til alle systemleverandører og brukere.		Om den forestående endringen med informasjon om høringens startdato og sluttdato. Varsler hvilken dato ny versjon trer i kraft		Varsling konkurransegjennomføringsfasen Last ned RSSRelease management
	14. Korriger endring hvis det er feil. Hvis ikke send melding om at vi er uenig i kommentaren		Hvis det kommer kommentarer på endring.
	15. Publiser ny versjon
	16. Varsle alle systemleverandører og deres brukere.
	17.Gi melding til Digitalisereringsdirektoratet		Om å slette mulighet for nyregistrering av gammelt format i ELMA og slettingsdato av gammel versjon		Tidsfrister se release management.  https://anskaffelser.no/postaward/g3/docs/release-management/
	18. Fjerne mulighet for nyregistrering av gammel versjon  i ELMA				Tidsfrister se release management.  https://anskaffelser.no/postaward/g3/docs/release-management/
	19. Fjerne gammel versjon fjernet fra ELMA

14. Kontrollpunkter og målinger

Aktivitet nr.	Hva som skal kontrolleres, måles		Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
Ingen			Prosess kontrolleres ved bruk av sjekklister.

15. Output og mottaker/bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Pilot candidate	Mottaker/brukers egne prosesser	Systemleverandør	Benyttes når markedet/prosessen er umodent, fordel med pilot.
Release candidate (RC) 1,2,..	Mottaker/brukers egne prosesser	Systemleverandør	Benyttes når markedet/prosessen er umodent.
Oppdatert versjon	Mottaker/brukers egne prosesser	Systemleverandør

16. Sluttkriterier

1. Når høringen er gjennomført og høringssvarene implementert. Publisere ny versjon.
2. Når mulighet for registrering av gammel versjon er fjernet i ELMA (SMP).
3. Gammel versjon er fjernet fra ELMA (SMP). 

17. Unntak/spesielle hensyn

Del-prosess, aktivitet	Unntak/hensyn
Dersom markedet ikke har implementert ny versjon	Må gammel versjon leve inntil antall transaksjoner av ny versjon har nådd kritisk masse. Fastsettes av leder.

​​​​​​18. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Avviker fra prosessen	Lav	Medium-Høy	Markedet gir tilbakemelding om ev. avvik	Gå tilbake til relevant prosessteg.
Endring medfører så høy kostnader at systemleverandører ikke implementerer.	Lav	Høy	Markedet gir tilbakemelding

19: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring.
Behov for teknisk opplæring

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon

Lenke til informasjonsside: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/announcement/ 

Release management: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/docs/release-management/ 

Lenke til tekniske spesifikasjoner:  https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei