EHF purring prosess
Purreprosessen begynner når forfallsdato passeres uten at systemet har registrert innbetaling for den aktuelle faktura.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosessnavn | EHF purring (reminder) |
| Prosess-ID | X.4.2.8 |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosesseier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.05.29 | Opprette dokument | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Før purreprosessen begynner har leverandør sendt en faktura til oppdragsgiver og lagret forfallsdato for betaling i sitt økonomisystem/kundeoppfølgingssystem. Purreprosessen begynner når forfallsdato passeres uten at systemet har registrert innbetaling for den aktuelle faktura. Leverandørs system oppretter en EHF purring og sender denne til oppdragsgivers system. EHF purring inneholder referanse til den aktuell faktura slik at oppdragsgiver lett kan finne denne. Basert på mottatt purring starter oppdragsgiver en ny utbetalingsprosess.
Hvis EHF purring inneholder purregebyr må oppdragsgiver også sikre utbetaling av dette.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Brukere: Leverandør og oppdragsgiver.
Når: Ved for sen betaling av innsendt faktura.
6. Formål
Unngå manuelle purrerutiner som kan være tid- og kostnadskrevende
7. Mål
At purring kan utføres elektronisk mellom leverandør og oppdragsgiver
8. Fordeler/gevinster
Leverandør: Sparer tid ved at systemet genererer en purremelding ved manglende betaling fra oppdragsgiver (etter forfallsdato på den opprinnelige fakturaen). Spart tid skjer ved at system tar utgangspunkt i utsendt orginalfaktura når purring lages. Dette sikrer riktig informasjon(kvalitet) i purringen.
Oppdragsgiver: Sparer tid ved at purring referer til innsendt/mottatt orginalfaktura. Sikrer at orginalfakturainformasjon er riktig. Muliggjør automatisert sjekk om orginalfaktura er godkjent og utbetalt eller at purringen skal godkjennes og utbetales.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Forfallsdato: Den datoen oppdragsgiver må ha betalt fakturaen på.
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | Ikke mottatt betaling før forfallsdatoen på en faktura i leverandørs system trigger purreprosessen (forfallsdato + 14 dager). |
|---|---|
| Andre forutsetninger | Leverandør må ha et system som sjekker forfallsdato + 14 dager, på en faktura mot mottatt betaling. Gjøres ofte i et økonomisystem |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Melding om ikke innbetalt faktura | Systemspesifikk (ID er normalt det opprinnelige fakturanummert + forfallsdatoen) | Leverandør | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Behovshaver | o-beh | |
| Oppdragsgiver | Bestiller | o-bes | |
| Oppdragsgiver | System | o-sys | |
| Leverandør | System | l-sys | |
| Leverandør | Person | l-per |
13. Prosessdiagram
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Fakturasystem generer en EHF purring | l-sys | Systemspesifikk | |||
| 2. Send purring på utsendt faktura | l-sys | Systemspesifikk | |||
| 3. Undersøk årsak til at utbetaling ikke har funnet sted | o-per | Delprosessen består av to aktiviterer. Den ene er å finne årsaken til at utbetaling ikke har funnet sted og og iverksette riktig tiltak | |||
| 4. Generer utbetaling og send til betalingsmottaker | o-sys | Systemspesifikk | |||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | |||
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Utbetaling til leverandør | Payment prosess | Leverandør | |
| Leverandør varslet om manglende faktura | Leverandør | ||
| Leverandør varslet om at utbetaling er underveis | Leverandør | ||
17. Sluttkriterier
Leverandør: At innbetaling for utsendt orginalfaktura og purring er registrert og bokført i leverandørs system.
Oppdragsgiver: Undersøker hva som var årsaken til at utbetaling ikke fant sted og utredrer eventuelle feil
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Nei | |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Nei | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS).
Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/
22. Tilleggsinformasjon
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1989-07-14-562
Alle regninger skal ha en forfallsdato, det vil si at kunden må betale fakturaen innen denne fristen. På grunn av at man bruker purring for å minne kunden på en manglende innbetaling, kan purring også kalles betalingspåminnelse.
Regler for purring og purregebyr:
- Man kan sende ut en purring 14 dager etter den opprinnelige betalingsfristen, for å minne kunden på at regningen ikke er betalt.
- Når man først må sende ut en purring, kan man legge til et gebyr for å måtte sende ut denne. Da kalles det purregebyr. Hvor stort gebyr man kan kreve, og andre regler for utsendelse av purringer, reguleres av Inkassoforskriften.
I Norge kan man kun kreve gebyr på utsendelse av to purringer. Det kan kreves renter fra betalingsfristen på den opprinnelige regningen, til forfall på purringen. Det gebyret som kan kreves inn, kan være lik en tidel av den gjeldende inkassosatsen når det sendes ut en purring. Per 01.01.2014 er maksimumsgebyret for purrenota kr 64,- (10% av Inkassogebyr). Purringen må ha en betalingsfrist på minst 14 dager.
Fra purring til inkasso
Dersom en regning ikke betales innen forfallsdatoen, kan man velge å sende et inkassovarsel direkte i stedet for purring. Man kan også sende ut inkassovarsel etter at purringen er sendt. Hvis inkassovarselet ikke betales innen 14 dager, kan saken sendes til inkasso. Inkasso vil si å inndrive gjeld, som ofte gjøres av et inkassobyrå.
23. Vedlegg
Nei