EHF purring prosess

Purreprosessen begynner når forfallsdato passeres uten at systemet har registrert innbetaling for den aktuelle faktura.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF purring (reminder)
Prosess ID	X.4.2.8
Organisasjon	DFØ-ANS
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.05.29	Opprette dokument	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

Før purreprosessen begynner har leverandør sendt en faktura til oppdragsgiver og lagret forfallsdato for betaling i sitt økonomisystem/kundeoppfølgingssystem. Purreprosessen begynner når forfallsdato passeres uten at systemet har registrert innbetaling for den aktuelle faktura. Leverandørs system oppretter en EHF purring og sender denne til oppdragsgivers system. EHF purring inneholder referanse til den aktuell faktura slik at oppdragsgiver lett kan finne denne. Basert på mottatt purring starter oppdragsgiver en ny utbetalingsprosess.

Hvis EHF purring inneholder purregebyr må oppdragsgiver også sikre utbetaling av dette.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Brukere: Leverandør og oppdragsgiver.

Når: Ved for sen betaling av innsendt faktura.

6. Formål

Unngå manuelle purrerutiner som kan være tid- og kostnadskrevende

7. Mål

At purring kan utføres elektronisk mellom leverandør og oppdragsgiver

8. Fordeler/gevinster

Leverandør: Sparer tid ved at systemet genererer en purremelding ved manglende betaling fra oppdragsgiver (etter forfallsdato på den opprinnelige fakturaen). Spart tid skjer ved at system tar utgangspunkt i utsendt orginalfaktura når purring lages. Dette sikrer riktig informasjon(kvalitet) i purringen.

Oppdragsgiver: Sparer tid ved at purring referer til innsendt/mottatt orginalfaktura. Sikrer at orginalfakturainformasjon er riktig. Muliggjør automatisert sjekk om orginalfaktura er godkjent og utbetalt eller at purringen skal godkjennes og utbetales.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Forfallsdato: Den datoen oppdragsgiver må ha betalt fakturaen på.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Ikke mottatt betaling før forfallsdatoen på en faktura i leverandørs system trigger purreprosessen (forfallsdato + 14 dager).
Andre forutsetninger	Leverandør må ha et system som sjekker forfallsdato + 14 dager, på en faktura mot mottatt betaling. Gjøres ofte i et økonomisystem

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon	Referanse
Melding om ikke innbetalt faktura	Systemspesifikk (ID er normalt det opprinnelige fakturanummert + forfallsdatoen)	Leverandør

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	System	o-sys
Leverandør	System	l-sys
Leverandør	Person	l-per

13. Prosessdiagram

EHF purringsprosess

xlsx

186.67 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Beskrivelse
1. Fakturasystem generer en EHF purring	l-sys	Systemspesifikk
2. Send purring på utsendt faktura	l-sys	Systemspesifikk
3. Undersøk årsak til at utbetaling ikke har funnet sted	o-per	Delprosessen består av to aktiviterer. Den ene er å finne årsaken til at utbetaling ikke har funnet sted og og iverksette riktig tiltak
4. Generer utbetaling og send til betalingsmottaker	o-sys	Systemspesifikk

15. Sjekkpunkter

Akt. nr.	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
	Nei

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker
Utbetaling til leverandør	Payment prosess	Leverandør
Leverandør varslet om manglende faktura		Leverandør
Leverandør varslet om at utbetaling er underveis		Leverandør

17. Sluttkriterier

Leverandør: At innbetaling for utsendt orginalfaktura og purring er registrert og bokført i leverandørs system.

Oppdragsgiver: Undersøker hva som var årsaken til at utbetaling ikke fant sted og utredrer eventuelle feil

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Støtte	Forklaring/Lenker
Nei

20: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Nei

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS).

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

22. Tilleggsinformasjon

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1989-07-14-562

Alle regninger skal ha en forfallsdato, det vil si at kunden må betale fakturaen innen denne fristen. På grunn av at man bruker purring for å minne kunden på en manglende innbetaling, kan purring også kalles betalingspåminnelse.

Regler for purring og purregebyr:

Man kan sende ut en purring 14 dager etter den opprinnelige betalingsfristen, for å minne kunden på at regningen ikke er betalt.
Når man først må sende ut en purring, kan man legge til et gebyr for å måtte sende ut denne. Da kalles det purregebyr. Hvor stort gebyr man kan kreve, og andre regler for utsendelse av purringer, reguleres av Inkassoforskriften.

I Norge kan man kun kreve gebyr på utsendelse av to purringer. Det kan kreves renter fra betalingsfristen på den opprinnelige regningen, til forfall på purringen. Det gebyret som kan kreves inn, kan være lik en tidel av den gjeldende inkassosatsen når det sendes ut en purring. Per 01.01.2014 er maksimumsgebyret for purrenota kr 64,- (10% av Inkassogebyr). Purringen må ha en betalingsfrist på minst 14 dager.

Fra purring til inkasso

Dersom en regning ikke betales innen forfallsdatoen, kan man velge å sende et inkassovarsel direkte i stedet for purring. Man kan også sende ut inkassovarsel etter at purringen er sendt. Hvis inkassovarselet ikke betales innen 14 dager, kan saken sendes til inkasso. Inkasso vil si å inndrive gjeld, som ofte gjøres av et inkassobyrå.

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 20. oktober 2023

Kontakt

ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)