X.6.1.1 EHF Utvikle og forvalte standardformat

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

2. Historikk

3. Om prosessen

Prosessen beskriver hvilke aktiviteter, som må og kan utføres i hvilken rekkefølge, av hvilke personer/organisajsoner/systemer, hver gang det skal utvikles og forvaltes et standard format.

Selv om man ønsker å benytte prosjektveiviseren og utredningsinstruksen. Vil det i tillegg være behov for metode for utvikling, forvaltning, forbedring og fornying(innovasjon) av digitale prosesser. Dette er i utgangspunktet en selvstendig metode. Her en kort forklaring på hvordan den kan benyttes sammen med prosjektveiviseren og utredningsinstruksen.

Utredningsinstruksens krav ivaretas i denne metoden på følgende måte:

• Beskrivelse av situasjon og problem ivaretas i kartleggingen av AS-IS prosess og situasjonen og beskrives i prosessrapport.
• Vurdering av relevante tiltak ivaretas når man skal identifisere og velge den beste prosessen og beskrives i prosessrapport.
• Prinsipielle spørsmål ivaretas i vurderingen av tiltakene og beskrives i prosessrapporten.
• Positive og negative virkninger ivaretas i kartlegging av alternativer og endringsbehov og beskrives både i prosessrapport og Prosess Definisjons Dokumentet (PDD) under forutsetninger i pkt. 7.
• Hvilke tiltak anbefales ivaretas i analyse og valg av alternative prosesser og beskrives i prosessrapport og som TO-BE prosess i PDD i pkt. 11 og 12.
• Forutsetninger for vellykket gjennomføring ivaretas i analysen og beskrives i PDD i pkt. 8

Prosjektveiviserens krav ivaretas i denne metoden på følgende måte:

• Det vi kaller for analysefasen tilsvarer det som kalles for konseptfasen i prosjektveiviseren.
• I vår metode skal det utarbeides en prosjektrapport med anbefaling til gjennomføringsprosjekt. Den planleggingen som gjøres der, tilsvarer planleggingsfasen i prosjektveiviseren.
• I vår metode er gjennomføringen av planen det samme som utvikling og pilotering av standard formater. Det som tilsvarer utviklingsfasen i prosjektveiviseren.

4. Brukere og bruksområde 

• Prosjektleder:

- Alle som leder denne type utviklingsprosjekter skal/kan benytte prosessen i 
-- Planlegging: Identifiser og avklare hvilke aktiviteter det er behov for. 
-- Organisering: Tilrettelette og organisere arbeidet.  
-- Ledelse: Veilede, coach, motivere deltakerne. 
-- Kontroll: Følge opp milepælene, iverksette tiltak ved avvik.
-- Læring og utvikling:  Fordi utvikling og forvaltning er en prosess må de som skal forbedre prosessen ha oversikt over prosessen.

•  Prosjektdeltakere:

- Alle som deltar i prosjektet skal være kjent med og benytte prosessen og de metoder, verktøy som er beskrevet der. Gjør det enklere å forstå hvilke aktiviteteter man har ansvar for, hvordan disse         skal utføres, hvem man skal samarbeide med.  

• Prosjekteier/programeier:

- Avhengig av prosessen for å sikre at alle prosjekter gjennomføres på en like god måte.

• Offentlig virksomhet

- Er avhengig av prosessen for å dokumentere sin praksis i interne prosessverktøy og sikre at prosjekter utføres på en riktig og effektiv måte. 
- Er avhengig av prosessen for å kunne forbedre og utvikle seg. Uten prosessfokus er det ikke mulig å utvikle organisasjon eller virksomhet.

• Systemleverandører, oppdragsgivere, leverandører:

- Det er mange elementer i prosessen som systemleverandører, oppdragsgiver og andre kan benytte i eget arbeid. 

• HR-funksjoner/endringsledelse:

- HR er avhengig av prosessen i sitt arbeid med rekruttering og utvikling av medarbeidere og organisasjon. Endringsledelse er avhengig av prosessen for å avdekke behov for endringer i en så tidlig fase som mulig – øke mulighetene for vellykket endring og gevinstrealisering.

• Markedsfunksjonen:

- Er avhengig av prosessen for å identifisere behov/muligheter for å iverksette markedstiltak i en tidlig fase. 

5. Formål

Sikre at utvikling og forvaltning av standard formater forbedres og gjennomføres på en mest mulig effektiv måte. 

6. Mål

• Til enhver tid ha en oppdatert prosessdefinisjon.
• Benytte prosessdefinisjonen i  planlegging, organisering, ledelse og kontroll av alle prosjekter. 
• Benytte prosessdefinisjonen i rekruttering, opplæring og utvikling av prosjektledere og deltakere.
• Benytte prosessdefinisjonen i forbedring og utvikling av organisasjonen. 
• Sikre at kompetanse dokumenteres slik at risiko for problemer ved sykdom og fravære reduseres.

7. Gevinster

Bruk av prosessdefinisjoner er en ubetinget fordel for alle som bidrar til og skal bruke standardiserte formater.

• Enklere: Bruk av prosessen som sjekkliste gjør det enklere å planlegge og gjennomføre prosjekter.
• Raskere: Ved å følge prosessen reduseres unødvendig bruk av tid. Prosjekter kan gjennomføres raskere – økt produktivitet. 
• Bedre: Ved å følge prosessen vil kvaliteten på leveranser bli jevnt sett høyere – reduserer uønskede variasjoner. Enklere, raskere og bedre arbeid gir økt bruker og medarbeidertilfredshet. 
• Rimeligere: Bedre kvalitet og mer effektive prosesser reduserer ressursbruk.
• Mer attraktiv: Enklere, raskere, bedre og rimeligere prosesser gjør oss mer attraktive som organisasjon for brukere og ansatte.
• Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

• Prosess: En systematisk serie med aktiviteter rettet mot oppnåelse av ett eller flere mål. 
• Effektivitet: Prosessen benytter ikke mer ressurser enn det som er nødvendig for å produsere format med ønsket kvalitet. 
• Produktivitet: Antall formater som utvikles i en bestemt tidsperiode.
• Kvalitet: Er her det samme som kvalitet på informasjonen – at den er komplett og nøyaktig – oppfyller brukerens behov – ikke måtte bruke ekstra tid, ressurser på å finne, rette, legge til informasjon som mangler. 

9. Startkriterier/forutsetninger

​​10. Input og leverandører

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

12. Prosessdiagram

X611 Utvikle og forvalte EHF alle prosesser.xlsx

xlsx

289.17 KB

13. Aktiviteter

14. Kontrollpunkter og målinger

15. Output og mottaker/bruker

16. Sluttkriterier

Utviklingsfasen avsluttes når høring er avsluttet. Forvaltningsfasen avsluttes når formatet publiseres i ny versjon og gammel format fjernes.  

17. Unntak/spesielle hensyn

​​​​​​18. Risiko

19: Behov for støtte

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Resultatet av prosessen vil publiseres på anskaffelser.no.

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

ehf_utviklingsprosess_aktiviteter_og_avhengigheter_gant_diagram.xlsx

xlsx

23.06 KB