X.6.1.1.1 EHF Analysere behov og mulighet

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF Analysere behov og mulighet
Prosess ID	X.6.1.1.1 Analysere behov og mulighet
Organisasjon	DFØ-ANS
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.11.26	Dokument etablert	Petter Vinje

3. Om prosessen

Prosessen X.6.1.1.1 Analysere behov og mulighet er den første av de tre del-prosessene i X.6.1.1 Utvikle og forvalte standard format. Prosessen begynner når beslutning om prosjekt er tatt. Og beskriver alle aktiviteter knyttet til planlegging og analyse av behov/mulighet for format – grunnlaget for de som skal utvikle teknisk veileder.    

4. Brukere og bruksområde 

Programeier, prosjektleder, deltakere har behov for prosessen når:

• Prosjektet skal planlegges.
• Behov og mulighet for bruk av standard format skal identifiseres og avklares. 
• Besluttning om utvikling og eventuelt videre arbeid skal tas.

5. Formål

Sikre kvalitet og effektivitet i utvikling av teknisk veileder.

6. Mål

• Sikre at alle som deltar i prosjektet blir involvert og informert så godt og tidlig som mulig. 
• Sikre at brukernes behov blir ivaretatt og riktig format utviklet.
• Sikre at alternative løsninger blir vurdert og mest hensiktsmessig løsning valgt.
• Sikre at de som utvikler teknisk veileder får den informasjonen de må ha for å kunne utvikle formatet på en effektiv måte.
• Sikre at behov for markedsføringstøtte og endringsledelse er forstått og planlagt i god tid. 

7. Gevinster

Alle som eier, ledere, deltar i prosjektet vil ha følgende fordeler.

• Enklere, raskere og bedre planlegging – grunnlag for effektiv utvikling og bruk av utviklingsressurser. 
• Tidlig involvering og informasjon bidrar til økt tilfredshet og motivasjon hos deltakerne. 
• Tidlig involvering av HR, markedsfunksjon reduserer risiko for at viktige tiltak knyttet til endring og markedsføring ikke iverksettes tidlig nok.
• De som skal utvikle tekniske veiledere får den informasjon de må ha for effektiv utvikling.
• Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

• Prosess: En systematisk serie med aktiviteter rettet mot oppnåelse av ett eller flere mål. 
• Effektivitet: Prosessen benytter ikke mer ressurser enn det som er nødvendig for å produsere format med ønsket kvalitet.
• Produktivitet: Antall formater som utvikles i en bestemt tidsperiode. 

9. Startkriterier/forutsetninger

Analyseprosessen starter når beslutning om prosjekt er tatt.

Trigger	Beslutning om prosjekt.
Andre forutsetninger	Ledelsen må tilrettelegge og sikre at alle prosjekter følger prosessen. Kultur for å arbeide prosessorientert

​​10. Input og leverandører

Input	Avgivende prosess:	Leverandør av input	Referanse
Beslutning m/prosjektgrunnlag	Ledelse	Prosjekteier

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle (ved behov)	Forkortelser	Kommentarer
DFØ ANS	Prosjekteier	PE
DFØ ANS	Prosjektleder	PL
DFØ ANS	Prosjektdeltakere	PD
DFØ ANS	Prosessansvarlig	PRA
DFØ ANS	Formatansvarlig	FA
Oppdragsgiver		O	O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver.
Leverandør		L	Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon.
Systemleverandør		SL	SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør.
Ev andre		Ev andre	Man kan også legge til roller dersom det er hensiktsmessig.

12. Prosessdiagram

Åpne konfigurasjonsalternativer

Prosessdiagram i Excel:

X611 Utvikle og forvalte EHF alle prosesser

xlsx

289.17 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

13. Aktiviteter

ID	Aktiviteter i prosesskart	Ansvar	Aktivitetsbeskrivelse	KP (x)	Kommentar
	Starte prosjekt
	1. Lage prosjektgrunnlag:	PE	Sjekkliste >Målbilde: >Hvordan skal aktørene benytte produktet? >Hvordan passer produktet inn i anskaffelsesprosessen? >Hvilke kontrollmekanismer skal etableres? >Krav til statistikkinnsamling? >Krav til metode? >Krav til gjennomsiktighet? >Hva er utenfor scope (avgrensninger)? >Resultat: >>Hvilke del-produkter skal produseres? >>Hvilke bi-produkter skal produseres? >>Hvilke brukere har de ulike del-/bi-produktene? >>Hvilke krav stilles til implementerere? >>Hvilken funksjonalitet stilles det krav om? >>Annet?		Mal
	2. Lage forslag til mandat	PL			Mal
	3. Godkjenne mandat	PE
	4. Lage forslag til prosjektplan	PL			Mal
	5. Godkjenne prosjektplan	PL
	6. Planlegge  og gjennomføre Kick-off	PL			>Excel oppgavearke
	7. Planlegge WS1 og fortsette arbeidet med utvikling av informasjonsmodell og fylle ut maler	PL			>Excel oppgaveark >Undersøke om muligheter for pilotering av standard format.
	8. Ev. Gjennomføre kartlegging og intervju	PRA	>Lage AS-IS prosessmodell		>Excel oppgaveark mal >Presentasjons eksempel med spørsmål
	9. Beskrive nåsituasjon: AS-IS	PRA	>Kartlegge forventninger >Kartlegge AS-IS situasjon		>Prosessrammeverk  >BPMN 2.0 notasjon >Sjekkliste
	10. Gjennomføre WS1 AS-IS	PL			>Sjekkliste >Eksempler
	11. Beskrive fremtidig  situasjon for brukere og interessenter	PRA	>Forventning og krav til format og prosess.  >Endringsbehov >Gevinstmuligheter		>Sjekkliste
	12. Planlegge WS2 og videreføre arbeid med utvikling av informasjonsmodell og maler, TO-BE prosessmodell, Use case	PL	>Informasjonsmodell >Prosessmodell >Use Case >Fylle ut maler		>Maler >Eksempler
	13. Gjennomføre WS2 Fremtidig situasjon	PL	Dersom det ikke er behov for en WS2 bør det likevel holdes et avsluttnings-/informasjonsmøte.
	14. Lage analyserapport	PL	I tilfellet det kun blir WS1 kan arbeidet med å sluttføre rapporten påbegynnes etter aktivitet 10. med eventuell gjennomgang i et avsluttningsmøte.
	15. Godkjenne analyserapport	PE

14. Kontrollpunkter og målinger

I denne prosessen vil bruk av sjekklister og oppfølgningsmøte være tilstrekkelig som kontroll og oppfølgning.  

Aktivitet nr.	Hva som skal kontrolleres, måles		Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
			Kontroll sikres ved bruk av sjekklister og oppfølgningsmøter.

15. Output og mottaker/bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Analyserapport	X5112 Utvikle teknisk veileder	DFØ ANS

16. Sluttkriterier

Rapport fra analysefasen må være godkjent før neste prosess kan påbegynnes

17. Unntak/spesielle hensyn

Del-prosess, aktivitet	Unntak/hensyn
Aktivitet 8.	Dersom det er behov/fordel at deltakerne forbereder seg til noe før WS1 anbefales det at de gis en oppgave med eventuelle oppfølgningsmøter. Dersom det er behov for å lage prosesskart anbefaler vi at dette forberedes, gjøres her, ikke i WS1 fordi det kan ta mye tid fra viktige diskusjoner.

​​​​​​18. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Avviker fra prosessen	Høy	Lav-høy	Prosjektleder må kontrollere at prosessen følges.	Prosessen tillater avvik i de tilfeller det er hensiktsmessig. Dersom det oppstår ikke hensiktsmessige avvik, må Prosjektleder kartlegge årsaken og iverksette tiltak. Dersom avviket representerer en forbedring, bør prosessdefinisjonen oppdateres og endring kommuniseres.

19: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Behov for opplæring i utførelse av prosess.

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Sluttresultatet, en EHF, publiseres her: https://anskaffelser.no/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei