X.6.1.1.1 EHF Analysere behov og mulighet

Prosessen er den første av de tre del-prosessene i X.6.1.1 Utvikle og forvalte standard format. Prosessen begynner når beslutning om prosjekt er tatt.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navnEHF Analysere behov og mulighet
Prosess IDX.6.1.1.1 Analysere behov og mulighet
OrganisasjonDFØ-ANS
Prosess eierJan Mærøe
HenvendelserJan Mærøe

2. Historikk

VersjonDatoEndringForfatter/Rolle
1.02020.11.26Dokument etablertPetter Vinje
    
    
    

3. Om prosessen

Prosessen X.6.1.1.1 Analysere behov og mulighet er den første av de tre del-prosessene i X.6.1.1 Utvikle og forvalte standard format. Prosessen begynner når beslutning om prosjekt er tatt. Og beskriver alle aktiviteter knyttet til planlegging og analyse av behov/mulighet for format – grunnlaget for de som skal utvikle teknisk veileder.    

4. Brukere og bruksområde 

Programeier, prosjektleder, deltakere har behov for prosessen når:

  • Prosjektet skal planlegges.
  • Behov og mulighet for bruk av standard format skal identifiseres og avklares. 
  • Besluttning om utvikling og eventuelt videre arbeid skal tas.

5. Formål

Sikre kvalitet og effektivitet i utvikling av teknisk veileder.

6. Mål

  • Sikre at alle som deltar i prosjektet blir involvert og informert så godt og tidlig som mulig. 
  • Sikre at brukernes behov blir ivaretatt og riktig format utviklet.
  • Sikre at alternative løsninger blir vurdert og mest hensiktsmessig løsning valgt.
  • Sikre at de som utvikler teknisk veileder får den informasjonen de må ha for å kunne utvikle formatet på en effektiv måte.
  • Sikre at behov for markedsføringstøtte og endringsledelse er forstått og planlagt i god tid. 

7. Gevinster

Alle som eier, ledere, deltar i prosjektet vil ha følgende fordeler.

  • Enklere, raskere og bedre planlegging – grunnlag for effektiv utvikling og bruk av utviklingsressurser. 
  • Tidlig involvering og informasjon bidrar til økt tilfredshet og motivasjon hos deltakerne. 
  • Tidlig involvering av HR, markedsfunksjon reduserer risiko for at viktige tiltak knyttet til endring og markedsføring ikke iverksettes tidlig nok.
  • De som skal utvikle tekniske veiledere får den informasjon de må ha for effektiv utvikling.
  • Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

8. Definisjoner/forkortelser

  • Prosess: En systematisk serie med aktiviteter rettet mot oppnåelse av ett eller flere mål. 
  • Effektivitet: Prosessen benytter ikke mer ressurser enn det som er nødvendig for å produsere format med ønsket kvalitet.
  • Produktivitet: Antall formater som utvikles i en bestemt tidsperiode. 

9. Startkriterier/forutsetninger

Analyseprosessen starter når beslutning om prosjekt er tatt.

Trigger  Beslutning om prosjekt.
Andre forutsetningerLedelsen må tilrettelegge og sikre at alle prosjekter følger prosessen. Kultur for å arbeide prosessorientert

​​10. Input og leverandører

InputAvgivende prosess:Leverandør av inputReferanse
Beslutning m/prosjektgrunnlagLedelseProsjekteier 
    

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

OrganisasjonRolle (ved behov)ForkortelserKommentarer
DFØ ANSProsjekteierPE 
DFØ ANSProsjektlederPL 
DFØ ANSProsjektdeltakerePD 
DFØ ANSProsessansvarligPRA 
DFØ ANSFormatansvarligFA 
Oppdragsgiver OO benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. 
Leverandør LAngir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon.
Systemleverandør SLSL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør.
    
Ev andre Ev andreMan kan også legge til roller dersom det er hensiktsmessig.

12. Prosessdiagram

Åpne konfigurasjonsalternativer

Prosessdiagram i Excel:

X611 Utvikle og forvalte EHF alle prosesser
xlsx 289.17 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

13. Aktiviteter

IDAktiviteter i prosesskartAnsvarAktivitetsbeskrivelseKP (x)Kommentar
 Starte prosjekt    
 1. Lage prosjektgrunnlag:PESjekkliste
>Målbilde:
>Hvordan skal aktørene benytte produktet?
>Hvordan passer produktet inn i anskaffelsesprosessen?
>Hvilke kontrollmekanismer skal etableres?
>Krav til statistikkinnsamling?
>Krav til metode?
>Krav til gjennomsiktighet?
>Hva er utenfor scope (avgrensninger)?
>Resultat:
>>Hvilke del-produkter skal produseres?
>>Hvilke bi-produkter skal produseres?
>>Hvilke brukere har de ulike del-/bi-produktene?
>>Hvilke krav stilles til implementerere?
>>Hvilken funksjonalitet stilles det krav om?
>>Annet?
 Mal
 2. Lage forslag til mandatPL  Mal
 3. Godkjenne mandatPE   
 4. Lage forslag til prosjektplanPL  Mal
 5. Godkjenne prosjektplanPL   
 6. Planlegge  og gjennomføre Kick-offPL  >Excel oppgavearke
 7. Planlegge WS1 og fortsette arbeidet med utvikling av informasjonsmodell og fylle ut malerPL  >Excel oppgaveark
>Undersøke om muligheter for pilotering av standard format.
 8. Ev. Gjennomføre kartlegging og intervjuPRA>Lage AS-IS prosessmodell >Excel oppgaveark mal
>Presentasjons eksempel med spørsmål
 9. Beskrive nåsituasjon: AS-ISPRA>Kartlegge forventninger
>Kartlegge AS-IS situasjon 
 >Prosessrammeverk 
>BPMN 2.0 notasjon
>Sjekkliste
 10. Gjennomføre WS1 AS-ISPL  >Sjekkliste
>Eksempler
 11. Beskrive fremtidig  situasjon for brukere og interessenterPRA>Forventning og krav til format og prosess. 
>Endringsbehov
>Gevinstmuligheter
 >Sjekkliste
 12. Planlegge WS2 og videreføre arbeid med utvikling av informasjonsmodell og maler, TO-BE prosessmodell, Use casePL>Informasjonsmodell
>Prosessmodell
>Use Case
>Fylle ut maler
 >Maler
>Eksempler
 13. Gjennomføre WS2 Fremtidig situasjonPLDersom det ikke er behov for en WS2 bør det likevel holdes et avsluttnings-/informasjonsmøte.  
 14. Lage analyserapportPLI tilfellet det kun blir WS1 kan arbeidet med å sluttføre rapporten påbegynnes etter aktivitet 10. med eventuell gjennomgang i et avsluttningsmøte.  
 15. Godkjenne analyserapportPE   
      

14. Kontrollpunkter og målinger

I denne prosessen vil bruk av sjekklister og oppfølgningsmøte være tilstrekkelig som kontroll og oppfølgning.  

Aktivitet nr.Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøresHvorfor det er nødvendig
   Kontroll sikres ved bruk av sjekklister og oppfølgningsmøter. 
     

15. Output og mottaker/bruker

OutputMottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.Mottaker/brukerReferanse
AnalyserapportX5112 Utvikle teknisk veilederDFØ ANS 
    

16. Sluttkriterier

Rapport fra analysefasen må være godkjent før neste prosess kan påbegynnes

17. Unntak/spesielle hensyn

Del-prosess, aktivitetUnntak/hensyn  
Aktivitet 8.Dersom det er behov/fordel at deltakerne forbereder seg til noe før WS1 anbefales det at de gis en oppgave med eventuelle oppfølgningsmøter. Dersom det er behov for å lage prosesskart anbefaler vi at dette forberedes, gjøres her, ikke i WS1 fordi det kan ta mye tid fra viktige diskusjoner.  

​​​​​​18. Risiko

RisikoSannsynlighetAlvorlighetMetodeTiltak
Avviker fra prosessenHøyLav-høyProsjektleder må kontrollere at prosessen følges.Prosessen tillater avvik i de tilfeller det er hensiktsmessig.
Dersom det oppstår ikke hensiktsmessige avvik, må Prosjektleder kartlegge årsaken og iverksette tiltak.
Dersom avviket representerer en forbedring, bør prosessdefinisjonen oppdateres og endring kommuniseres.  
     

19: Behov for støtte

StøtteForklaring/Lenker
Behov for opplæring i utførelse av prosess. 
  

20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.

Sluttresultatet, en EHF, publiseres her: https://anskaffelser.no/

21. Tilleggsinformasjon

Nei

22. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 13. januar 2023

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.